Mitglieder
Angehörige
Der Reiter "Angehörige" im Profil eines Mitglieds zeigt alle Kinder, die mit diesem Mitglied als Erziehungsberechtigtem verknüpft sind. Omoplata wurde von Grund auf für alle Familienszenarien entwickelt -- ein Kind, mehrere Kinder, Eltern die selbst trainieren, getrennt lebende Eltern mit gemeinsamem Sorgerecht oder Großeltern die Kinder zum Training bringen. Alles ist so gestaltet, dass Familien einen zentralen Ort haben, um alles zu verwalten.
Angehörige verstehen
In Omoplata ist ein "Angehöriger" ein Mitglied, das eine verantwortliche erwachsene Person für die Kontoverwaltung und Gebührenzahlung benötigt. Dies ist typischerweise ein Kind, das an Kinder- oder Jugendkursen teilnimmt. Das System bestimmt auf zwei Wegen, ob ein Mitglied ein Angehöriger ist:
- Geburtsdatum -- Wenn das Mitglied ein Geburtsdatum hinterlegt hat, prüft das System, ob es unter dem Mindestalter für die jeweilige Zielgruppe liegt.
- Verknüpfter Erziehungsberechtigter -- Wenn kein Geburtsdatum hinterlegt ist, prüft das System, ob ein verantwortlicher Erwachsener mit dem Mitglied verknüpft ist.
Angehörige anzeigen
Der Reiter "Angehörige" listet jedes mit dem Mitglied verknüpfte Kind auf. Jeder Eintrag zeigt:
- Den vollständigen Namen des Kindes
- Die Mitgliedsnummer
- Einen Link zur vollständigen Profilansicht des Kindes
Ein Klick auf Anzeigen führt dich zum eigenen Mitgliederprofil des Kindes, wo du dessen Mitgliedschaft, Anwesenheit und weitere Details verwalten kannst.
Ein Erziehungsberechtigter, mehrere Kinder
Ein Erziehungsberechtigter ist in Omoplata kein Sonderkonstrukt, sondern ein ganz normales Profil im System -- eines, an dem Adresse und Zahlungsmethode hängen. Genau deshalb braucht nicht jedes Kind eine eigene E-Mail-Adresse und ein eigenes Konto: Alle Kinder werden mit demselben Profil verknüpft, und der Erziehungsberechtigte verwaltet sie aus einem einzigen Login.
Mehrere Kinder mit einem Profil verknüpfen
Entscheidend beim Anlegen eines Kindes ist das Feld Verantwortlicher. Beim ersten Kind trägst du dort Name und E-Mail-Adresse des Elternteils ein -- daraus entsteht sein Profil. Beim zweiten und jedem weiteren Kind trägst du dieselbe Adresse ein: Omoplata erkennt das bestehende Profil, weist direkt am Feld darauf hin und hängt das Kind daran an, statt ein zweites Konto anzulegen. Genauso verknüpfst du ein Mitglied, das bereits bei dir trainiert, als Verantwortlichen -- und wenn ein Erziehungsberechtigter später selbst trainieren möchte, fügst du seinem bestehenden Profil einfach eine Mitgliedschaft hinzu.
Kinder mit eigener E-Mail-Adresse
Eine eigene Adresse ist optional, aber möglich -- typischerweise bei älteren Kindern und Jugendlichen. Damit meldet sich das Kind selbst in der App an. Die Adresse muss sich von der des Erziehungsberechtigten unterscheiden, denn jede E-Mail-Adresse kann im Club nur zu einem Profil gehören.
Was der Erziehungsberechtigte mit einem Login erledigt
Aus seinem eigenen Konto -- in der Mitglieder-App oder im Browser-Portal -- sieht der Erziehungsberechtigte alle verknüpften Kinder untereinander und muss zwischen ihnen nie das Konto wechseln:
| Aufgabe | Wo |
|---|---|
| Alle Kinder und deren aktive Mitgliedschaft sehen | Dashboard, ein Block pro Kind |
| Teilnahme an den nächsten Terminen zu- oder absagen | Dashboard, Ja/Nein direkt am Termin des jeweiligen Kindes |
| Kurse bzw. Zeitfenster eines Kindes auswählen | Angehörige > Kind öffnen |
| Persönliche Daten eines Kindes pflegen | Angehörige > Kind öffnen |
| Anwesenheitsverlauf verfolgen | Dashboard, Anwesenheits-Chart mit einer Linie je Kind |
| Check-in-PIN eines Kindes ablesen | Dashboard, unter dem Namen des Kindes |
| Rechnungen und Zahlungsmethode verwalten | Abrechnung (immer die Daten des Erziehungsberechtigten) |
Ist ein Kurstermin ausgebucht, wird die Zusage für dieses Kind blockiert und der Termin als voll gekennzeichnet. Arbeitet dein Club mit Zeitfenstern statt mit Zusagen pro Termin, wählt der Erziehungsberechtigte die Zeitfenster einmalig je Kind aus -- danach gilt das Kind dauerhaft als eingeplant. Mehr dazu unter Trainingsauswahl.
Wie der Check-in für mehrere Kinder abläuft, steht unter Check-in. Sämtliche Beiträge der Kinder laufen über den primären Erziehungsberechtigten und eine einzige Zahlungsmethode -- siehe Wie die Abrechnung für Angehörige funktioniert.
Primäre und sekundäre Erziehungsberechtigte
Jeder Angehörige kann mehrere verknüpfte Erwachsene haben. Die Unterscheidung ist relevant für Abrechnung und Portalzugang.
Primärer Erziehungsberechtigter
Der primäre Erziehungsberechtigte ist der Hauptansprechpartner und Rechnungsempfänger für den Angehörigen. Wichtige Verhaltensweisen:
- Alle Mitgliedschaftsgebühren werden dem primären Erziehungsberechtigten in Rechnung gestellt.
- Zahlungsmethoden werden unter dem Konto des primären Erziehungsberechtigten gespeichert.
Sekundärer Erziehungsberechtigter
Sekundäre Erziehungsberechtigte sind weitere Erwachsene, die über das Portal auf das Kind zugreifen und es verwalten können. Häufige Szenarien sind:
- Beide Elternteile benötigen Portalzugang
- Getrennt lebende Eltern mit gemeinsamem Sorgerecht
- Großeltern oder Betreuer, die das Kind zum Training bringen
Sekundäre Erziehungsberechtigte können:
- Das Profil, die Kurse und die Anwesenheit des Kindes im Portal einsehen
- Die Teilnahme an bevorstehenden Trainingseinheiten für das Kind bestätigen oder absagen
- Auf die Dokumente und den Zeitplan des Kindes zugreifen
Sekundäre Erziehungsberechtigte können die Abrechnung nicht verwalten. Alle Zahlungspflichten verbleiben beim primären Erziehungsberechtigten.
Sekundären Erziehungsberechtigten hinzufügen
Klicke im Reiter "Profil" des Kindes auf die Schaltfläche Sekundären Erziehungsberechtigten hinzufügen. Du kannst entweder einen neuen Benutzer erstellen oder ein bestehendes Mitglied verknüpfen. Der neue Erziehungsberechtigte erhält automatisch Zugang zur Verwaltung des Kindes über die Mobile App und das Portal.
Familienkonten in der App
In der App hat der Erziehungsberechtigte eine Schnellauswahl, um zwischen seinem eigenen Konto und dem seiner Kinder zu wechseln -- etwa für die Teilnahmeabsicht oder den Check-in. Ein Aus- und wieder Einloggen ist dafür nicht nötig. Mehr dazu unter Mitglieder-App und Check-in.
Wie die Abrechnung für Angehörige funktioniert
Die Abrechnung für Angehörige wird immer über den primären Erziehungsberechtigten abgewickelt:
- Gebühren -- Wenn eine Mitgliedschaftsgebühr für ein Kind anfällt, wird sie dem Konto des primären Erziehungsberechtigten zugeordnet.
- Zahlungsmethoden -- Die zur Einziehung der Gebühren verwendete Zahlungsmethode gehört dem primären Erziehungsberechtigten, nicht dem Kind. Im Reiter "Zahlungsmethoden" des Kindes siehst du die Zahlungsmethoden des Erziehungsberechtigten mit einem entsprechenden Hinweis.
- Rechnungen -- Rechnungen für die Mitgliedschaft eines Kindes werden an den primären Erziehungsberechtigten ausgestellt. Wenn der Erziehungsberechtigte mehrere Kinder hat, erscheinen die Gebühren jedes Kindes unter demselben Zahlungspflichtigen.
Änderung des primären Erziehungsberechtigten
Wenn du einen sekundären Erziehungsberechtigten zum primären befördern:
- Zahlungsmethoden werden vom alten primären auf den neuen primären Erziehungsberechtigten übertragen.
- Die Mitgliedschaften des Kindes werden aktualisiert, sodass die Abrechnung an den neuen primären Erziehungsberechtigten geht.
- Alle zukünftigen Gebühren werden an den neuen primären Erziehungsberechtigten gerichtet.
Auswirkungen auf die Abrechnung
Die Änderung des primären Erziehungsberechtigten wirkt sich sofort auf die Abrechnung aus. Stelle sicher, dass der neue primäre Erziehungsberechtigte eine gültige Zahlungsmethode hinterlegt hat, bevor du den Wechsel vornimmst, oder richte zeitnah eine ein.
Erziehungsberechtigten entfernen
Sekundären Erziehungsberechtigten entfernen
Sekundäre Erziehungsberechtigte können jederzeit ohne Auswirkungen auf die Abrechnung entfernt werden. Die Verknüpfung wird einfach aufgelöst, und die entfernte Person verliert den Zugang zum Kind in der Mobile App und im Portal.
Primären Erziehungsberechtigten entfernen
Der primäre Erziehungsberechtigte kann nur entfernt werden, wenn das Mitglied 18 Jahre oder älter ist (nicht mehr minderjährig). Beim Entfernen:
- Zahlungsmethoden werden vom Erziehungsberechtigten zurück auf das Mitglied übertragen.
- Zukünftige Gebühren werden dem Mitglied direkt in Rechnung gestellt.
Wenn andere sekundäre Erziehungsberechtigte vorhanden sind, wenn der primäre entfernt wird, wird der erste sekundäre automatisch zum primären befördert.
Schutz Minderjähriger
Du kannst den primären Erziehungsberechtigten nicht von einem Minderjährigen entfernen. Mitglieder unter 18 Jahren müssen jederzeit mindestens einen Erziehungsberechtigten hinterlegt haben. Wenn du ändern musst, wer verantwortlich ist, befördere zuerst einen sekundären zum primären Erziehungsberechtigten und entferne dann den bisherigen primären.
Familienübersicht in der Mobile App und im Portal
Kinder einchecken
Um die eigenen Kinder einzuchecken, muss der Erziehungsberechtigte das jeweilige Kind in den Einstellungen der App auswählen, um den Check-in für dieses Kind durchzuführen.
Erziehungsberechtigte, die sich in der Mobile App oder im Portal einloggen, sehen ein zentrales Familien-Dashboard. Das ist eine der großen Stärken von Omoplata -- Eltern haben einen einzigen Ort, um alles für ihre gesamte Familie zu verwalten:
- Eine Liste ihrer Kinder mit der jeweils aktiven Mitgliedschaft
- Trainingsanwesenheit und bevorstehende Zeitpläne für jedes Kind
- Die Möglichkeit, die Teilnahme an bevorstehenden Trainingseinheiten zu bestätigen oder abzusagen (die nächsten drei Termine pro Kind)
- Zugang zur Abrechnungsseite, die immer die eigenen Zahlungsmethoden des Erziehungsberechtigten anzeigt
Wenn ein Elternteil auch selbst im Club trainiert, zeigt die App sowohl die eigene Mitgliedschaft (Zeitpläne, Anwesenheit, Abrechnung) als auch die Kinderübersicht nebeneinander. Wenn der Erziehungsberechtigte nur Vormund ist (kein Mitglied), zeigt die App nur kindbezogene Informationen. Das funktioniert gleichermaßen in der Mobile App und im Browser-Portal.