Transaktionen - Omoplata Dokumentation

Transaktionen sind die grundlegenden Bausteine des Finanzsystems von Omoplata. Jede Belastung, Zahlung, Erstattung und Gebühr, die durch deinen Club fließt, wird als Transaktion erfasst. Ob monatlicher Mitgliedsbeitrag, einmalige Anmeldegebühr oder wiederkehrende Mietzahlung -- alles erscheint im Transaktionsbuch, damit du stets einen vollständigen Überblick über die Finanzen deines Clubs hast.

Was ist eine Transaktion

Eine Transaktion stellt eine einzelne finanzielle Bewegung dar, die deinem Club zugeordnet ist. Transaktionen werden automatisch erstellt, wenn Mitgliedschaften Belastungen erzeugen, oder manuell, wenn du einmalige Gebühren, Anpassungen oder andere finanzielle Ereignisse erfassen möchtest.

Jede Transaktion enthält:

Titel -- eine kurze Beschreibung, wofür die Belastung ist (zum Beispiel "BJJ Erwachsene Monatsbeitrag - Januar 2025").
Betrag -- der Geldwert, einschließlich Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag, sofern zutreffend.
Transaktionsdatum -- das Datum, auf das sich die Belastung bezieht.
Mitglied -- das Mitglied, dem die Transaktion zugeordnet ist.
Zahler -- die zahlungspflichtige Person (kann vom Mitglied abweichen, z. B. ein Elternteil, das für ein Kind zahlt).
Kategorie -- die Art der Transaktion (Einnahme oder Ausgabe) und deren Klassifizierung.
Status -- wo sich die Transaktion in ihrem Lebenszyklus befindet.
Rechnung -- die Rechnung, der diese Transaktion zugeordnet ist, sofern eine erstellt wurde.

Transaktionskategorien

Jede Transaktion gehört zu einer Kategorie, die sie klassifiziert und ihren Typ bestimmt. Kategorien haben zwei wesentliche Eigenschaften:

Name -- eine Bezeichnung wie "Mitgliedsbeitrag", "Anmeldegebühr", "Miete" oder "Ausstattung".
Typ -- entweder Einnahme oder Ausgabe, was bestimmt, wie die Transaktion in deinen Finanzberichten berücksichtigt wird.

Kategorien enthalten außerdem einen Standard-Mehrwertsteuersatz, der auf neue Transaktionen in dieser Kategorie angewendet wird.

Transaktionsstatus

Transaktionen durchlaufen einen definierten Lebenszyklus. Jeder Status spiegelt eine bestimmte Bearbeitungsphase wider.

Status	Bedeutung
Ausstehend	Neu erstellt, wartet auf Bearbeitung.
In Rechnung gestellt	In einer Rechnung enthalten und bereit zum Einzug.
Wartet auf Versand	Teil einer SEPA-Datei, die erstellt, aber noch nicht an die Bank übermittelt wurde.
An Bank gesendet	Teil einer SEPA-Datei, die zur Verarbeitung an die Bank übermittelt wurde.
Abgeschlossen	Zahlung eingegangen und erfolgreich verbucht.
Fehlgeschlagen	Zahlungsversuch fehlgeschlagen.
Überfällig	Das Fälligkeitsdatum wurde ohne Zahlung überschritten.
Storniert	Wird nicht eingezogen. Dies ist ein Endstatus.
Erstattet	War zuvor abgeschlossen, wurde aber erstattet. Dies ist ein Endstatus.
Uneinbringlich	Nach wiederholten Fehlversuchen als uneinbringlich eingestuft.

Statusänderungen sind mit Rechnungen verknüpft

Transaktionsstatus sind eng mit Rechnungsstatus verknüpft. Wenn du den Status einer Rechnung änderst -- beispielsweise als bezahlt markierst -- werden alle zugehörigen Transaktionen automatisch entsprechend aktualisiert. Es ist selten nötig, den Status einer Transaktion direkt zu ändern.

Statusübergänge

Nicht jeder Status kann in jeden anderen Status übergehen. Die erlaubten Übergänge erzwingen einen logischen Ablauf:

Ausstehend kann zu In Rechnung gestellt oder Storniert wechseln.
In Rechnung gestellt kann zu Ausstehend, Abgeschlossen, Fehlgeschlagen oder Storniert wechseln.
Wartet auf Versand kann zu Abgeschlossen, Fehlgeschlagen oder Storniert wechseln.
An Bank gesendet kann zu Abgeschlossen, Fehlgeschlagen oder Storniert wechseln.
Abgeschlossen kann zu Ausstehend, Erstattet oder Überfällig wechseln.
Fehlgeschlagen kann zu Ausstehend oder Storniert wechseln.
Überfällig kann zu Ausstehend, Uneinbringlich oder Storniert wechseln.
Uneinbringlich kann zu Ausstehend oder Storniert wechseln.
Storniert und Erstattet sind Endstatus ohne weitere Übergänge.

Jede Statusänderung wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten, sodass du stets nachvollziehen kannst, wie eine Transaktion das System durchlaufen hat.

Das Transaktionsbuch einsehen

Navigiere zu Finanzen > Transaktionen, um alle Transaktionen deines Clubs zu sehen. Das Buch zeigt Transaktionen in einer Tabelle mit folgenden Spalten an: Titel, Mitglied, Betrag, Datum, Kategorie und Status.

Filtern

Die Transaktionsliste bietet verschiedene Filteroptionen, um schnell zu finden, was du suchst:

Jahr -- Transaktionen nach Jahr filtern. Standardmäßig ist das aktuelle Jahr ausgewählt. Im Dezember zeigt Omoplata automatisch das aktuelle Jahr plus das nächste Jahr an, damit du bevorstehende Januar-Belastungen sehen kannst.
Monat -- auf einen bestimmten Monat innerhalb des ausgewählten Jahres eingrenzen.
Status -- nach Transaktionsstatus filtern. Die Standardansicht zeigt "offene" Transaktionen, also ohne Endstatus (abgeschlossen, fehlgeschlagen, storniert, erstattet und uneinbringlich). Du kannst auch alle Transaktionen anzeigen oder nach einem bestimmten Status filtern.
Typ -- nach Einnahme oder Ausgabe filtern.

Status-Filter-Badges zeigen die Anzahl der Transaktionen in jedem Status an, sodass du auf einen Blick sehen kannst, wie viele Transaktionen ausstehend, überfällig oder in anderen Zuständen sind.

Suchen

Verwende die Suchleiste, um Transaktionen nach Titel, Beschreibung, Mitgliedsname, Kategorie oder Zahlungsmethode zu finden. Bei der Suche wird der Jahresfilter vorübergehend entfernt, damit die Ergebnisse alle Jahre umfassen. Du kannst den Jahresfilter bei Bedarf während der Suche wieder aktivieren.

Manuelle Transaktionen erstellen

Während die meisten Transaktionen automatisch aus Mitgliedschaftsbelastungen erstellt werden, kannst du Transaktionen auch manuell für einmalige Gebühren, Anpassungen oder Korrekturen anlegen. Manuelle Transaktionen erstellst du über das Mitgliederprofil im Bereich Abrechnung. Fülle folgende Felder aus:

Mitglied und Zahler
Titel und optionale Beschreibung
Betrag und Währung
Transaktionsdatum
Kategorie
Bankkonto (falls dein Club mehrere Konten nutzt)

Manuelle Transaktionen starten im Status Ausstehend und durchlaufen denselben Lebenszyklus wie automatisch erstellte.

Transaktionsstatistiken

Am oberen Rand der Transaktionsseite zeigt eine Statistikleiste vier Kennzahlen für den aktuellen Monat:

Einnahmen -- Gesamtbetrag aller Einnahmetransaktionen in diesem Monat.
Ausgaben -- Gesamtbetrag aller Ausgabetransaktionen in diesem Monat.
Netto -- die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben.
Anzahl -- die Gesamtzahl der in diesem Monat erstellten Transaktionen.

Diese Kennzahlen geben dir einen schnellen Überblick über die finanzielle Aktivität deines Clubs, ohne dass du in Berichte eintauchen musst.

Wie Transaktionen erzeugt werden

Für mitgliedschaftsbasierte Belastungen verarbeitet Omoplata täglich automatisch alle aktiven Mitgliedschaften. Das System prüft den Abrechnungsrhythmus jeder Mitgliedschaft (wöchentlich, monatlich usw.) und erstellt Transaktionen für alle fälligen Belastungen.

Jede Transaktion ist mit ihrer Quellmitgliedschaft verknüpft, sodass du jede Belastung stets auf den Tarif und die Mitgliedschaft zurückverfolgen kannst, die sie erzeugt hat.

Mitglieder ohne Zahlungsmethode

Wenn ein Mitglied eine aktive Mitgliedschaft, aber keine hinterlegte Zahlungsmethode hat, protokolliert das System einen Fehler und erstellt eine Problembenachrichtigung. Diese findest du im Bereich Benachrichtigungen auf dem Dashboard. Behebe diese, indem du dem Mitgliedsprofil eine Zahlungsmethode hinzufügst, bevor der nächste Abrechnungslauf stattfindet.