SEPA-Lastschrift

SEPA (Single Euro Payments Area) Lastschrift ermöglicht es deinem Club, Mitgliedsbeiträge und andere Gebühren direkt von den Bankkonten der Mitglieder einzuziehen. Anstatt darauf zu warten, dass Mitglieder manuell zahlen, erstellst du eine Bankeinreichung mit allen ausstehenden Rechnungen und sendest diese an deine Bank. Dies ist die gängigste Zahlungsmethode für Clubs im SEPA-Raum (EU, EWR, Schweiz und Großbritannien).

So funktioniert der SEPA-Einzug

Der SEPA-Workflow in Omoplata folgt diesen Schritten:

1. Transaktionen und Rechnungen werden erstellt -- Omoplata erzeugt Belastungen aus aktiven Mitgliedschaften und fasst sie in Rechnungen zusammen. Standardmäßig werden Rechnungen 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erstellt. Dieser Zeitraum kann unter Einstellungen > Abrechnung angepasst werden.
2. Du erstellst eine Bankeinreichung -- auf der SEPA-Seite klickst du auf „Bankeinreichung erstellen". Omoplata fasst alle ausstehenden, einzugsbereiten Rechnungen zusammen.
3. Die Bankeinreichung wird an die Bank übermittelt -- Klicke auf die drei Punkte (⋯) neben der Bankeinreichung und wähle „An Bank senden". Nach Eingabe des Sicherheitscodes verbindet sich Omoplata mit dem Online-Banking und eine TAN-Freigabe ist erforderlich.
4. Die Bank verarbeitet die Lastschriften -- deine Bank belastet am angegebenen Fälligkeitsdatum das Konto jedes Mitglieds.
5. Rechnungen werden als bezahlt markiert -- Rechnungen werden 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum automatisch als bezahlt markiert. Alternativ kannst du die Zahlung manuell bestätigen.

Bankeinreichung erstellen

Navigiere zu Finanzen > SEPA Dateien, um deine Bankeinreichungen zu verwalten. So erstellst du eine neue Bankeinreichung:

1. Klicke auf „Bankeinreichung erstellen". Omoplata sammelt alle ausstehenden Rechnungen, die für den SEPA-Einzug bereit sind.
2. Du kannst anschließend einzelne Rechnungen an- oder abwählen, falls bestimmte Lastschriften nicht in diesen Stapel aufgenommen werden sollen.
3. Es gibt einen separaten Reiter „Wiederholungen" für Lastschriften, die nach einem gescheiterten Versuch erneut abgebucht werden.
4. Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Ausstehend zu Wartet auf Versand.

Jede Bankeinreichung enthält:

• Die Anzahl der enthaltenen Transaktionen.
• Den Gesamtbetrag über alle Transaktionen.
• Die Gläubigerdaten deines Clubs.

SEPA-Sequenztypen

Wenn Omoplata eine Bankeinreichung erstellt, prüft das System, ob jedes Mandat bereits verwendet wurde:

• FRST (Erstmalig) -- wird für die allererste Lastschrift unter einem neuen Mandat verwendet.
• RCUR (Wiederkehrend) -- wird für alle nachfolgenden Lastschriften unter demselben Mandat verwendet.

Diese Unterscheidung wird vom SEPA-Verfahren vorgeschrieben und automatisch gehandhabt.

Status einer Bankeinreichung

Jede Bankeinreichung hat einen Status, der anzeigt, wo sie sich im Prozess befindet:

Bankeinreichung als hochgeladen markieren

Nachdem die Bankeinreichung erfolgreich an die Bank gesendet wurde, wird sie automatisch als Hochgeladen markiert. Dadurch wird:

• Der Status auf Hochgeladen geändert und der Upload-Zeitstempel festgehalten.
• Alle zugehörigen Rechnungen von Wartet auf Versand auf An Bank gesendet gesetzt.
• Alle zugehörigen Transaktionen auf An Bank gesendet aktualisiert.

Automatische Verarbeitung

Omoplata enthält einen Fallback-Mechanismus für Banken, die keine explizite Bestätigung erfolgreicher Lastschriften senden. Nach einer konfigurierbaren Wartezeit (Standard: 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum) führt Omoplata automatisch folgende Schritte aus:

• Die Bankeinreichung wird als Verarbeitet markiert.
• Alle zugehörigen Rechnungen werden als Bezahlt markiert.
• Alle zugehörigen Transaktionen werden abgeschlossen.

Nur Bankeinreichungen, bei denen alle Zahlungsfälligkeitsdaten älter als die Wartezeit sind, werden auf diese Weise verarbeitet.

Eine Bankeinreichung löschen

Wenn du eine Bankeinreichung vor dem Senden stornieren musst, kannst du sie löschen. Dadurch werden alle enthaltenen Rechnungen von Wartet auf Versand zurück auf Ausstehend gesetzt, sodass sie in einer zukünftigen Bankeinreichung berücksichtigt werden können.

Rücklastschriften verarbeiten

Wenn eine SEPA-Lastschrift fehlschlägt (zum Beispiel wegen unzureichender Deckung, eines geschlossenen Kontos oder eines Mandatswiderspruchs), müssen die fehlgeschlagenen Transaktionen in Omoplata verarbeitet werden.

1. Rufe unter Finanzen > SEPA Dateien die Banktransaktionen ab. Omoplata verbindet sich mit deiner Bank und gleicht die Transaktionen automatisch ab.
2. Fehlgeschlagene Lastschriften werden automatisch identifiziert und die betroffenen Rechnungen auf Wiederholung ausstehend gesetzt.
3. Das betroffene Mitglied wird automatisch per E-Mail über die fehlgeschlagene Transaktion informiert -- basierend auf dem Rückgabegrund der Bank. Wenn das Konto gesperrt ist, wird um Kontaktaufnahme zum Betreiber gebeten. In allen Fällen wird darauf hingewiesen, dass in wenigen Tagen ein erneuter Einzug stattfindet und für ausreichende Kontodeckung gesorgt werden soll.
4. Sofern eine Bearbeitungsgebühr unter Einstellungen > Abrechnung hinterlegt ist, wird diese automatisch auf die jeweilige Rechnung aufgeschlagen.
5. Die fehlgeschlagene Rechnung erscheint im separaten Reiter „Wiederholungen" und kann jederzeit erneut an die Bank gesendet werden.

SEPA-Mandate verwalten

Ein SEPA-Mandat ist die Ermächtigung eines Mitglieds, die deinem Club erlaubt, sein Bankkonto zu belasten. Jedes Mandat wird zusammen mit der Zahlungsmethode des Mitglieds gespeichert und enthält:

• IBAN -- die Kontonummer des Mitglieds.
• Kontoinhaber -- der Name auf dem Bankkonto.
• BIC -- die Bankleitzahl (optional, da sie aus der IBAN ermittelt werden kann).
• Mandatsdatum -- das Datum, an dem das Mitglied die Ermächtigung unterschrieben hat.

Zahlungsdaten aktualisieren

Wenn sich die Bankdaten eines Mitglieds ändern, kannst du diese über den Schnellansicht-Dialog aktualisieren. Die Aktualisierung erstellt eine neue Zahlungsmethode und ein neues Mandat und deaktiviert die alten. Alle bestehenden Mitgliedschaften, die die alte Zahlungsmethode verwenden, werden automatisch auf die neue umgestellt.

Mandats-Lebenszyklus

• Wenn eine neue SEPA-Zahlungsmethode erstellt wird, wird ein neues Mandat mit dem aktuellen Datum ausgestellt.
• Die erste Lastschrift unter einem neuen Mandat verwendet den Sequenztyp FRST.
• Alle nachfolgenden Lastschriften verwenden den Sequenztyp RCUR.
• Wenn Zahlungsdaten aktualisiert werden, wird ein neues Mandat erstellt und das alte deaktiviert.