Häufige Fragen (FAQ)
Häufige Fragen (FAQ)
Kurze Antworten auf die Fragen, die im Support am häufigsten gestellt werden. Jede Antwort verlinkt auf die ausführliche Anleitung, wenn du tiefer einsteigen möchtest.
Mitglieder & Verträge
Beim Anlegen eines neuen Mitglieds erscheint „E-Mail ist bereits vergeben". Was bedeutet das?
Diese Meldung erscheint, wenn die E-Mail-Adresse bereits im System hinterlegt ist. In den meisten Fällen handelt es sich um einen Verantwortlichen (Elternteil), der bereits ein Kind im Club angemeldet hat -- seine Daten sind also schon vorhanden. Lege in diesem Fall kein neues Mitglied an, sondern füge dem bestehenden Profil eine Mitgliedschaft hinzu: Suche über die linke Suchleiste nach der Person, öffne den Reiter Mitgliedschaft und klicke auf Mitgliedschaft hinzufügen. Alle Daten und die bereits genutzte Zahlungsmethode werden übernommen, sodass nur noch die Vertragsunterschrift fehlt.
Mehr dazu: Neues Mitglied registrieren
Wie nehme ich eine Vertragsänderung vor?
Je nach Ziel gibt es drei Wege. Mit neuer Unterschrift (empfohlen): Kündige die bestehende Mitgliedschaft zum aktuellen oder einem vergangenen Datum, damit sie sofort inaktiv wird, und erstelle anschließend über Mitgliedschaft erstellen den neuen Vertrag. Ohne neue Unterschrift: Passe über Mitgliedschaft verwalten einzelne Vertragsdaten oder den Beitrag direkt an -- die Erstlaufzeit lässt sich so allerdings nicht ändern. Zu einem zukünftigen Zeitpunkt: Nutze Ablösen, um schon heute einen neuen Vertrag zu hinterlegen, der nach Ablauf der aktuellen Erstlaufzeit automatisch aktiv wird.
Mehr dazu: Mitgliedschaften verwalten
Ich möchte einen Beitragsplan löschen, erhalte aber eine Fehlermeldung. Warum?
Ein Plan lässt sich nur löschen, wenn ihm keine aktiven Mitgliedschaften mehr zugeordnet sind. Solange noch Mitglieder einen Beitrag des Plans nutzen, wird der Lösch-Button ausgeblendet. Ordne die betroffenen Mitglieder zunächst über Mitgliedschaft > Mitgliedschaft verwalten einem anderen Plan zu; danach lässt sich der Plan löschen. Möchtest du den Plan nur für Neuanmeldungen sperren, deaktiviere stattdessen die Option Nimmt neue Mitglieder auf.
Check-in & App
Wo finde ich den QR-Code für den Check-in und wofür wird er verwendet?
Den QR-Code findest du unter Einstellungen > Check-in. Er hat zwei Funktionen: Mitglieder werden damit deinem Club zugewiesen und checken sich vor Ort zu Kursen ein. Hänge für jeden Standort -- und bei parallelen Kursen für jeden Raum bzw. jede Matte -- einen eigenen Code auf. Aktivierst du die Option Raum ignorieren, genügt pro Standort ein einziger Code: Beim Scannen werden alle Räume des Standorts durchsucht und das Mitglied bei mehreren gleichzeitig verfügbaren Kursen gefragt, wofür es sich einchecken möchte.
Mehr dazu: Check-in · Check-in-Einstellungen
Warum kann ein Mitglied seine Teilnahmeabsicht nicht angeben?
Dafür gibt es meist eine konkrete Ursache. Prüfe zunächst die Einstellungen unter Einstellungen > App-Einstellungen und Einstellungen > Check-in, ob die Zeitfenster und Optionen zu den Abläufen deines Clubs passen. Unter Analytics > Check-in siehst du anschließend für jedes Mitglied den genauen Grund, warum die Teilnahmeabsicht oder der Check-in nicht möglich war -- so kannst du die Ursache gezielt beheben.
Mehr dazu: Check-in · Trainingsauswahl
Wie nutze ich die App, wenn Elternteil und Kind angemeldet sind?
Sind Eltern und Kinder mit derselben E-Mail-Adresse hinterlegt, werden ihre Konten automatisch verknüpft. Beim Öffnen der App -- und beim Start des QR-Scanners -- kann ausgewählt werden, für welches Familienmitglied die App gerade genutzt wird. Das gilt für Teilnahmeabsicht, Check-in und weitere Funktionen. Mehrere Kinder können mit demselben Elternkonto verknüpft und gemeinsam verwaltet werden.
Mehr dazu: Mitglieder-App · Angehörige
Wie weise ich Mitglieder einem konkreten Kurstermin zu?
Stelle zunächst unter Einstellungen > Allgemein den Mitgliedschaftsmodus auf Zeitfenster um. Danach kannst du Mitglieder auf zwei Wegen zuweisen: über das Mitgliederprofil (Reiter Kurse) oder -- bei mehreren Mitgliedern empfohlen -- direkt über den Kurs unter Kurs bearbeiten > Zeitslots. Zugewiesene Mitglieder gelten automatisch als eingeplant und müssen ihre Teilnahme nicht mehr für jeden Termin bestätigen.
Mehr dazu: Zeitfenster · Trainingsauswahl
Wie sehe ich, wie viele Mitglieder einem Kurs zugeordnet sind?
Weise die Mitglieder zunächst den jeweiligen Zeitfenstern zu (siehe Frage oben) und hinterlege beim Kurs eine maximale Teilnehmerzahl. Sobald beides eingerichtet ist, zeigt dir die Kursübersicht die belegten Plätze an -- zum Beispiel „15 von 20".
Wie verknüpfe ich die Anwesenheit mit der Graduierung und wo wird das angezeigt?
Sind alle Voreinstellungen korrekt, erscheint der Fortschritt automatisch im Dashboard und im Mitgliederprofil. Voraussetzung ist, dass in den Graduierungen für jeden Gürtel bzw. Streifen eine Mindestanzahl an Klassen hinterlegt ist und dem Mitglied die richtige Sportart zugeordnet ist. Bei Zeitfenster-Zuweisungen erhält das Mitglied die Sportart automatisch aus dem zugewiesenen Kurs.
Mehr dazu: Graduierungen · Graduierungen einrichten
Wie sage ich einen einzelnen Kurstermin ab?
Gehe zu Kurse und klicke direkt auf den Kurs (nicht auf das Bearbeiten-Symbol), sodass sich das Detail-Pop-up des Termins öffnet. Klicke dort auf das Bearbeiten-Symbol und wähle Termin absagen. Alle betroffenen Mitglieder sehen den Ausfall sofort in ihrer App -- versende zur Sicherheit zusätzlich eine Push-Benachrichtigung über den Feed.
Finanzen & Mahnwesen
Was mache ich bei einer Rücklastschrift?
Rufe rund zwei bis drei Tage nach dem Versand der SEPA-Datei deine Finanzen > Bankanbindung ab. Fehlgeschlagene Lastschriften werden automatisch erkannt -- inklusive Rücklastschriftgrund und aktuellem Rechnungsstatus. Die betroffenen Rechnungen findest du unter Finanzen > Rechnungen im Status Retry ausstehend. Eine hinterlegte Bearbeitungsgebühr wird automatisch aufgeschlagen, und aktivierte Fehlgeschlagen-Benachrichtigungen informieren die Mitglieder per E-Mail.
Mehr dazu: Fehlgeschlagene Zahlungen bearbeiten
Wie starte ich den erneuten Einzug?
Sobald sich die Rechnungen im Status Retry ausstehend befinden, erstelle unter Finanzen > SEPA Dateien eine neue SEPA-Datei. Die betroffenen Rechnungen findest du im Reiter Wiederholungen und reichst die Datei wie gewohnt bei deiner Bank ein.
Mehr dazu: SEPA-Lastschriften verarbeiten
Wann kommt eine Rechnung ins Mahnwesen?
Eine Rechnung geht ins Mahnwesen, sobald ihr Status auf Überfällig oder Nicht abbuchbar gesetzt wird. Das passiert, wenn du eine Rechnung nach einer erfolglosen (Wiederholungs-)Lastschrift als überfällig markierst oder eine Mitgliedschaft als zahlungsunfähig kennzeichnest -- neue Rechnungen erhalten dann direkt den Status „Überfällig". Anschließend startet der Mahnprozess mit Erinnerungen und -- je nach Mahnstufe -- postalischen Mahnungen.
Woran sehe ich, dass eine Rücklastschrift bezahlt wurde -- und was, wenn nichts automatisch abgeglichen wird?
Rufe die Bankumsätze ab: Stimmen IBAN und Betrag mit einer offenen Rechnung überein, gleicht Omoplata die Zahlung automatisch ab und markiert die Rechnung als bezahlt (Status Abgeglichen, grün). Weicht der Betrag ab, stammt die Zahlung von einer anderen IBAN oder ist sie nicht eindeutig zuzuordnen, prüfst du in den Bankumsätzen den Absender und markierst die passende Rechnung im Mitgliedsprofil manuell als bezahlt. Häufig schlägt Omoplata bereits anhand des Verwendungszwecks eine passende Rechnung vor.
Kommunikation
Wie informiere ich meine Mitglieder am besten über Neuigkeiten?
Am einfachsten über den Feed in der App: Erstelle unter Kommunikation > Feed einen neuen Beitrag, der den ausgewählten Mitgliedern direkt angezeigt wird. Möchtest du nur eine bestimmte Gruppe erreichen, lege zuvor unter Einstellungen > Segmente ein Segment an (z. B. für einen Kurs, eine Altersgruppe oder einen Standort) und wähle es beim Erstellen des Beitrags als Empfänger aus.