Mitgliedschaften verwalten

Sobald ein Mitglied registriert ist, musst du regelmäßig dessen Mitgliedschaft verwalten -- sie pausieren, wenn das Mitglied im Urlaub ist, kündigen, wenn es den Club verlässt, oder den Plan ändern, wenn es ein Upgrade wünscht. Diese Anleitung deckt alle gängigen Mitgliedschaftsvorgänge ab.

Mitgliedschaften eines Mitglieds anzeigen

1. Navigiere zu Mitglieder in der Seitenleiste.
2. Suche das Mitglied und klicke auf dessen Namen, um das Profil zu öffnen.
3. Klicke auf den Reiter Mitgliedschaften.

Der Reiter zeigt alle Mitgliedschaften des Mitglieds als Karten an, einschließlich aktiver, pausierter und gekündigter Mitgliedschaften. Jede Karte zeigt den Plannamen, Abrechnungsdetails, Vertragsdaten und den aktuellen Status.

Zusätzliche Mitgliedschaft erstellen

Ein Mitglied kann mehrere Mitgliedschaften gleichzeitig haben. Das ist nützlich, wenn ein Mitglied in mehreren Disziplinen mit separaten Plänen trainiert.

1. Klicke im Reiter Mitgliedschaften des Mitglieds auf Mitgliedschaft hinzufügen.
2. Folge denselben Schritten wie bei der Erstregistrierung: Wähle einen Plan, bestimme einen Preis, lege das Startdatum fest und wähle einen Zahlungstag.
3. Prüfe die anteilige Gebühr und die Anmeldegebühren.
4. Klicke auf Erstellen, um die Mitgliedschaft hinzuzufügen.

Die neue Mitgliedschaft erscheint als separate Karte im Reiter Mitgliedschaften.

Mitgliedschaft pausieren

Durch Pausieren wird eine Mitgliedschaft und deren Abrechnung vorübergehend ausgesetzt. Dies wird häufig für Urlaub, Verletzungen oder medizinische Abwesenheit verwendet.

So pausierst du

1. Klicke auf der Mitgliedschaftskarte auf die Schaltfläche Pausieren.
2. Konfiguriere im Pausieren-Dialog:
   • Startdatum -- wann die Pause beginnt.
   • Enddatum -- wann die Pause endet. Lass es leer für eine unbefristete Pause.
   • Grund -- eine optionale Notiz zur Erklärung der Pause (zum Beispiel "Urlaub", "Verletzung", "Medizinische Abwesenheit").
   • Vertrag verlängern -- aktiviere dies, wenn die Pausendauer zur Vertragsendzeit hinzugefügt werden soll. Bei Aktivierung wird eine Vorschau des neuen Vertragsenddatums angezeigt.
3. Prüfe die Zusammenfassung der Auswirkungen und klicke auf Bestätigen.

Was passiert, wenn eine Mitgliedschaft pausiert wird

• Der Mitgliedschaftsstatus ändert sich zu Pausiert.
• Abrechnungen, die in den Pausenzeitraum fallen, werden automatisch übersprungen.
• Wenn "Vertrag verlängern" aktiviert ist, wird das Vertragsende um die Pausendauer verlängert.
• Ein Aktivitätsprotokoll-Eintrag wird für die Pause erstellt.

Bestehende Pause bearbeiten

1. Suche auf der Mitgliedschaftskarte den Hinweis zur aktiven oder zukünftigen Pause.
2. Klicke auf Pause bearbeiten.
3. Ändere das Enddatum, den Grund oder die Vertragsverlängerungs-Einstellung nach Bedarf.
4. Wenn die Pause bereits begonnen hat, kannst du das Startdatum nicht mehr ändern.
5. Wenn du die Vertragsverlängerung änderst, wird die alte Verlängerung rückgängig gemacht und die neue automatisch angewendet.

Pause vorzeitig beenden

Wenn ein Mitglied vor dem geplanten Pausenende wieder trainieren möchte:

1. Klicke auf der Mitgliedschaftskarte auf Pause bearbeiten.
2. Ändere das Enddatum auf heute oder ein Datum in naher Zukunft.
3. Speichere die Änderung.

Mitgliedschaft kündigen

Wenn ein Mitglied deinen Club verlassen möchte, plane eine Kündigung für dessen Mitgliedschaft.

So kündigst du

1. Klicke auf der Mitgliedschaftskarte auf die Schaltfläche Verwalten, um den Dialog "Mitgliedschaft bearbeiten" zu öffnen.
2. Klicke auf Mitgliedschaft kündigen, um die Datumsauswahl für die Kündigung anzuzeigen.
3. Wähle das Kündigungsdatum -- dies ist der letzte Tag, an dem die Mitgliedschaft aktiv ist.
4. Bestätige die Kündigung.

Was nach der geplanten Kündigung passiert

• Der Mitgliedschaftsstatus bleibt Aktiv mit einem auffälligen roten Banner, das das geplante Enddatum anzeigt.
• Die Abrechnung läuft bis zum Kündigungsdatum normal weiter.
• Kein manueller Eingriff ist nötig -- die Mitgliedschaft wird nach dem Datum automatisch inaktiv.
• Das geplante Kündigungsdatum ist in Omoplata sichtbar.

Kündigung rückgängig machen

Wenn ein Mitglied es sich vor dem Kündigungsdatum anders überlegt:

1. Öffne den Dialog "Mitgliedschaft bearbeiten".
2. Entferne das Kündigungsdatum.
3. Speichere die Änderungen.

Die Mitgliedschaft kehrt in ihren normalen aktiven Status zurück und die Abrechnung läuft wie zuvor weiter.

Plan eines Mitglieds ändern

Wenn ein Mitglied upgraden, downgraden oder zu einem anderen Plan wechseln möchte:

Option 1: Kündigen und neu erstellen

1. Kündige die aktuelle Mitgliedschaft mit einem passenden Enddatum.
2. Erstelle eine neue Mitgliedschaft mit dem gewünschten Plan, beginnend am Tag nach dem Ende der alten Mitgliedschaft.

Dieser Ansatz bietet einen sauberen Übergang mit klaren Abrechnungsunterlagen für beide Pläne.

Option 2: Bestehende Mitgliedschaft bearbeiten

1. Klicke auf der Mitgliedschaftskarte auf Verwalten, um den Dialog "Mitgliedschaft bearbeiten" zu öffnen.
2. Aktualisiere den Plan, den Preis oder die Abrechnungsdetails nach Bedarf.
3. Speichere die Änderungen.

Dadurch bleibt der Mitgliedschaftsdatensatz durchgängig, aber die Abrechnung ändert sich für die Zukunft.

Vertragsablauf behandeln

Wenn die Vertragslaufzeit einer Mitgliedschaft kurz vor dem Ende steht, erstellt Omoplata einen Alert, damit du entscheiden kannst, wie es weitergehen soll. Dieser Alert erscheint auf dem Dashboard und im Profil des Mitglieds 30 Tage vor Vertragsende (konfigurierbar in den Einstellungen).

So löst du einen Vertragsablauf

1. Klicke auf Lösen beim Vertragsablauf-Alert (auf dem Dashboard oder im Mitgliederprofil).
2. Der Dialog zeigt die aktuellen Vertragsdetails: Plan, Preis, Enddatum und Laufzeit.
3. Wähle eine von drei Optionen:

Option 1: Beibehalten

• Klicke auf Beibehalten und dann auf Bestätigen.
• Der Alert wird verworfen. Die Mitgliedschaft läuft unverändert zum gleichen Preis weiter.

Option 2: Konditionen ändern

Verwende dies, wenn du den Preis anpassen möchtest, aber die gleiche Mitgliedschaft beibehalten willst. Der bestehende Vertrag des Mitglieds muss eine Klausel enthalten, die Preisanpassungen erlaubt zum Vertragsende, damit diese Option rechtlich gültig ist.

1. Klicke auf Konditionen ändern.
2. Lege den neuen Preis fest mit einem der Hilfsmittel:
   • Klicke auf Monatlichen Planpreis verwenden, um auf den Standard-Monatstarif des Plans zu wechseln.
   • Klicke auf +5%, +10% oder +15%, um eine prozentuale Erhöhung anzuwenden.
   • Oder gib einen benutzerdefinierten Betrag direkt ein.
3. Prüfe die Vorschau des neuen Preises.
4. Klicke auf Bestätigen.

Die Preisänderung wird für das Vertragsende eingeplant und automatisch angewendet. Kein weiteres Eingreifen ist nötig.

Option 3: Neuer Vertrag

Verwende dies, wenn das Mitglied zu einem anderen Plan wechselt oder einen neuen Vertrag benötigt.

1. Klicke auf Neuer Vertrag.
2. Wähle die Altersgruppe des Mitglieds, um verfügbare Pläne zu filtern.
3. Wähle einen Plan und Preis aus der Liste.
4. Prüfe die vorausgefüllten Vertragsdetails (Startdatum, Zahlungstag) und passe sie bei Bedarf an.
5. Konfiguriere Anmeldegebühren und Betrag.
6. Klicke auf Bestätigen.

Die aktuelle Mitgliedschaft wird zum Vertragsende beendet. Eine neue Mitgliedschaft wird erstellt, die am Tag danach beginnt. Das Mitglied erhält eine E-Mail mit einem Link zur Unterzeichnung des neuen Vertrags.

Mitgliedschaftsstatus verstehen

Jede Mitgliedschaft hat einen Status, der täglich automatisch aktualisiert wird:

Omoplata berechnet die Mitgliedschaftsstatus täglich neu und prüft dabei aktive Pausen und Kündigungsdaten, um den korrekten Status zu bestimmen.

Sportarten, Kurse oder Zeitfenster verwalten

Je nach Mitgliedschaftsauswahlmodus deines Clubs (konfigurierbar in den Einstellungen) verwalten Mitglieder ihre Kurseinstellungen über das Portal. Die aktuelle Mitgliedschaft begrenzt, wie viele Einträge ausgewählt werden können:

• Sportarten-Modus -- Mitglieder wählen, welche Sportarten (Disziplinen) sie trainieren.
• Kurse-Modus -- Mitglieder wählen bestimmte Kurse aus.
• Zeitfenster-Modus -- Mitglieder wählen einzelne wöchentliche Zeitfenster.

Wenn das vom Plan definierte Limit erreicht ist, können über das Portal keine neuen Optionen hinzugefügt werden. Administratoren können dieses Limit beim Bearbeiten des Mitglieds über Omoplata überschreiben.

Mitgliedschaftsperioden

Omoplata verfolgt Vertragszyklen über Mitgliedschaftsperioden. Jede Periode entspricht einer Vertragslaufzeit (zum Beispiel 6 Monate oder 12 Monate).

• Wenn eine Mitgliedschaft beginnt, wird die erste Periode erstellt.
• Wenn sich der Vertrag automatisch verlängert, beginnt eine neue Periode.
• Pausen mit Vertragsverlängerung verschieben das Enddatum der aktuellen Periode.

Mitgliedschaftsperioden sind auf der Mitgliedschaftskarte sichtbar und helfen dir zu verstehen, wo sich ein Mitglied in seinem Vertragszyklus befindet.

Nächste Schritte

• Rechnungen generieren -- verstehe, wie sich die Abrechnung bei Mitgliedschaftsänderungen verhält.
• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- verwalte Situationen, in denen die Zahlung eines Mitglieds nicht durchgeht.
• Neues Mitglied registrieren -- füge weitere Mitglieder zu deinem Club hinzu.

Die vollständige Referenz zu Mitgliedschaften findest du unter Mitgliedschaften.