Gerencie associações

Depois que um aluno é registrado, você precisará gerenciar regularmente sua associação -- pausando-a enquanto ele está de férias, cancelando-a quando ele sai ou alterando seu plano quando ele faz um upgrade. Este guia cobre todas as operações comuns de associação.

Visualizando as associações de um aluno

1. Navegue até Alunos na barra lateral.
2. Busque e clique no nome do aluno para abrir o perfil dele.
3. Clique na aba Associações.

A aba exibe todas as associações do aluno como cartões, incluindo associações ativas, pausadas e canceladas. Cada cartão mostra o nome do plano, os dados de cobrança, as datas do contrato e o status atual.

Criando uma associação adicional

Um aluno pode ter mais de uma associação ao mesmo tempo. Isso é útil quando um aluno treina em várias modalidades com planos separados.

1. Na aba Associações do aluno, clique em Adicionar associação.
2. Siga os mesmos passos do registro inicial: selecione um plano, escolha um preço, defina a data de início e selecione um dia de pagamento.
3. Revise a cobrança proporcional e as taxas de inscrição.
4. Clique em Criar para adicionar a associação.

A nova associação aparece como um cartão separado na aba Associações.

Pausando uma associação

Pausar suspende temporariamente uma associação e sua cobrança. Isso é comumente usado para férias, lesões ou licença médica.

Como pausar

1. No cartão da associação, clique no botão Pausar.
2. No modal de pausa, configure as opções abaixo.

3. Revise o resumo de impacto e clique em Confirmar.

O que acontece quando uma associação é pausada

• O status da associação muda para Pausada.
• As cobranças que caem dentro do período de pausa são puladas automaticamente.
• Se "Estende o contrato" estiver habilitado, a data de término do contrato é estendida pela duração da pausa.
• Uma entrada no log de atividades é criada para a pausa.

Editando uma pausa existente

1. No cartão da associação, encontre o alerta de pausa ativa ou futura.
2. Clique em Editar pausa.
3. Altere a data de término, o motivo ou a configuração de extensão de contrato conforme necessário.
4. Se a pausa já começou, você não pode alterar a data de início.
5. Quando você altera a extensão de contrato, a extensão antiga é revertida e a nova é aplicada automaticamente.

Encerrando uma pausa antecipadamente

Se um aluno quiser voltar a treinar antes do término previsto da sua pausa:

1. Clique em Editar pausa no cartão da associação.
2. Altere a data de término para hoje ou uma data num futuro próximo.
3. Salve a alteração.

Cancelando uma associação

Quando um aluno quer deixar o seu clube, você agenda um cancelamento na associação dele.

Como cancelar

1. No cartão da associação, clique no botão Gerenciar para abrir o modal Editar Associação.
2. Clique em Cancelar Associação para exibir o seletor de data de cancelamento.
3. Escolha a data de cancelamento -- este é o último dia em que a associação ficará ativa.
4. Confirme o cancelamento.

O que acontece após o cancelamento ser agendado

• O status da associação permanece Ativa com um banner vermelho em destaque mostrando a data de término agendada.
• A cobrança continua normalmente até a data de cancelamento passar.
• Nenhuma intervenção manual é necessária -- a associação se torna inativa automaticamente após a data.
• A data de cancelamento agendada fica visível em todo o Omoplata.

Revertendo um cancelamento

Se um aluno mudar de ideia antes da data de cancelamento:

1. Abra o modal Editar Associação.
2. Remova a data de cancelamento.
3. Salve as alterações.

A associação retorna ao seu estado ativo normal e a cobrança continua como antes.

Alterando o plano de um aluno

Quando um aluno quer fazer upgrade, downgrade ou mudar para um plano diferente:

Opção 1: Cancelar e criar novo

1. Cancele a associação atual com uma data de término apropriada.
2. Crie uma nova associação com o plano desejado, começando no dia seguinte ao término da associação antiga.

Essa abordagem proporciona uma transição limpa, com registros de cobrança claros para ambos os planos.

Opção 2: Editar a associação existente

1. No cartão da associação, clique em Gerenciar para abrir o modal Editar Associação.
2. Atualize o plano, o preço ou os dados de cobrança conforme necessário.
3. Salve as alterações.

Isso mantém o registro da associação contínuo, mas altera a cobrança daqui em diante.

Lidando com a expiração de contrato

Quando o período de contrato de uma associação está prestes a terminar, o Omoplata cria um alerta para que você possa decidir como proceder. Esse alerta aparece no painel e no perfil do aluno 30 dias antes do término do contrato (configurável nas configurações).

Como resolver uma expiração de contrato

1. Clique em Resolver no alerta de expiração de contrato (no painel ou no perfil do aluno).
2. O modal mostra os detalhes atuais do contrato: plano, preço, data de término e duração.
3. Escolha uma das três opções:

Opção 1: Manter como está

• Clique em Manter como está e depois em Confirmar.
• O alerta é descartado. A associação continua inalterada com o mesmo preço.

Opção 2: Alterar termos

Use isto quando você quiser ajustar o preço mas manter a mesma associação. O contrato existente do aluno precisa incluir uma cláusula que permita ajustes de preço ao final do período de contrato para que esta opção seja legalmente válida.

1. Clique em Alterar termos.
2. Defina o novo preço usando um dos auxiliares:
   • Clique em Usar preço mensal do plano para mudar para a tarifa mensal padrão do plano.
   • Clique em +5%, +10% ou +15% para aplicar um aumento percentual.
   • Ou digite um valor personalizado diretamente.
3. Revise a prévia do novo preço.
4. Clique em Confirmar.

A alteração de preço é agendada para a data de término do contrato e aplicada automaticamente. Nenhuma ação adicional é necessária.

Opção 3: Novo contrato

Use isto quando o aluno está mudando para um plano diferente ou precisa de um contrato novo.

1. Clique em Novo contrato.
2. Selecione o grupo de alunos para filtrar os planos disponíveis.
3. Escolha um plano e um preço da lista.
4. Revise os detalhes pré-preenchidos do contrato (data de início, dia de pagamento) e ajuste se necessário.
5. Configure as taxas de inscrição e o valor.
6. Clique em Confirmar.

A associação atual é agendada para terminar na data de término do contrato. Uma nova associação é criada a partir do dia seguinte. O aluno recebe um e-mail com um link para assinar o novo contrato.

Entendendo os status de associação

Cada associação tem um status que é atualizado automaticamente a cada dia:

O Omoplata recalcula os status de associação diariamente, verificando pausas ativas e datas de cancelamento para determinar o status correto.

Gerenciando esportes, aulas ou horários

Dependendo do modo de seleção de associação do seu clube (configurado em Configurações), os alunos gerenciam suas preferências de aula a partir do portal. A associação atual limita quantos itens podem ser selecionados:

Quando o limite definido pelo plano é atingido, novas opções não podem ser adicionadas pelo portal. Os administradores podem sobrepor esse limite ao editar o aluno pelo Omoplata.

Períodos de associação

O Omoplata acompanha os ciclos de contrato por meio de períodos de associação. Cada período representa um termo de contrato (por exemplo, 6 meses ou 12 meses).

• Quando uma associação começa, o período inicial é criado.
• Quando o contrato é renovado automaticamente, um novo período começa.
• Pausas com extensão de contrato modificam a data de término do período atual.

Os períodos de associação ficam visíveis no cartão da associação e ajudam você a entender em que ponto do ciclo de contrato um aluno está.

O que fazer a seguir

• Gerar faturas -- entenda como a cobrança funciona conforme as associações mudam.
• Lidar com pagamentos falhos -- gerencie situações em que o pagamento de um aluno não é concluído.
• Registrar um novo aluno -- adicione mais alunos ao seu clube.

Para a referência completa sobre associações, consulte Associações.