Alunos
Associações
A aba Associações no perfil de um aluno mostra todas as associações dele -- ativas, pausadas e canceladas. Cada associação é exibida como um cartão com os detalhes do plano, informações de cobrança, histórico de pausas e datas de contrato.
Status de associação
Toda associação tem um status que reflete seu estado atual:
| Status | Significado |
|---|---|
| Novo | O aluno foi criado e ainda não iniciou o fluxo de onboarding. |
| Onboarding iniciado | O aluno abriu o fluxo de onboarding, mas não o concluiu. |
| Ativo | A associação está atualmente ativa e sendo cobrada normalmente. |
| Pausado | A associação está temporariamente pausada. A cobrança fica suspensa durante a pausa. |
| Cancelado | A associação foi encerrada. |
| Inadimplente | O aluno ficou inadimplente nos pagamentos. |
O status da associação é atualizado automaticamente todos os dias. O Omoplata verifica pausas ativas e datas de cancelamento para determinar o status correto.
Criando uma associação
Para adicionar uma nova associação, vá até a aba Associações do aluno e clique em Adicionar associação. Selecione um plano e um preço, depois configure a data de início e os detalhes de cobrança.
Data de início e cobrança
Quando você cria uma associação, escolhe uma data de início e um dia de pagamento. O dia de pagamento é selecionado entre as opções que o seu clube configurou (por exemplo, o dia 1 e o dia 15 de cada mês, ou dias específicos da semana). A primeira data de cobrança é calculada automaticamente como a primeira ocorrência do dia de pagamento escolhido após a data de início.
Cobranças proporcionais
Se a data de início ocorrer antes da primeira data de cobrança, uma cobrança proporcional é criada cobrindo o período parcial entre a data de início e a primeira data de cobrança. Por exemplo, se uma associação começa em 3 de junho e a primeira cobrança regular é em 1 de julho, uma cobrança proporcional cobre de 3 de junho a 30 de junho.
Taxas de inscrição
Os planos podem incluir taxas de inscrição únicas. Quando você cria uma associação para um plano que tem taxas de inscrição, os nomes e preços das taxas são listados. Uma caixa de seleção permite que você pule as cobranças de inscrição, se necessário (por exemplo, durante uma promoção).
Associações retroativas
Você pode criar uma associação com uma data de início no passado. Quando a data de início é de mais de um período de cobrança atrás, todas as cobranças históricas são geradas imediatamente para que o histórico de cobrança fique completo. Quando a data de início está dentro do período de cobrança atual, apenas uma cobrança proporcional é criada.
Visualizando os detalhes da associação
Cada cartão de associação exibe:
Informações do contrato
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Data de início | Quando a associação começou. |
| Duração do contrato | A duração do período de compromisso inicial (por exemplo, 6 meses, 12 meses). |
| Data de término do contrato | Quando o período de contrato inicial expira. Se uma pausa estendeu o contrato, tanto a data original quanto a estendida são exibidas com a duração da extensão. |
Informações de cobrança
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Preço | O valor recorrente e a frequência de cobrança (por exemplo, EUR 50,00 / mensal). |
| Última cobrança | A data da cobrança mais recente. |
| Próxima cobrança | A data da próxima cobrança. |
| Taxas recorrentes | Quaisquer taxas recorrentes adicionais vinculadas à associação, como taxas de seguro ou de associação, com seus próprios valores e frequências. |
Preços especiais
Se a associação usa um preço especial (por exemplo, um desconto para estudantes), um selo com o nome do preço especial é exibido na parte inferior do cartão.
Contrato assinado
Se o aluno concluiu o fluxo de onboarding e assinou um contrato, um link de download do PDF do contrato assinado aparece no cartão.
Múltiplas associações
Um aluno pode ter mais de uma associação ao mesmo tempo. Isso é útil quando um aluno treina em várias modalidades com planos separados, ou ao fazer a transição entre planos. A aba Associações mostra todas as associações, e você pode filtrar entre associações ativas e inativas (canceladas) usando as abas no topo.
Cancelando uma associação
Para cancelar uma associação, clique no botão Gerenciar no cartão da associação para abrir o modal Editar Associação. Clique em Cancelar Associação para revelar um seletor de data onde você escolhe a data de cancelamento.
Cancelamento agendado
Quando você define uma data de cancelamento, o status da associação muda para Ativo com um banner vermelho em destaque exibindo a data de término agendada. A associação continua funcionando normalmente e a cobrança continua até essa data. Nenhuma intervenção manual é necessária -- a associação torna-se automaticamente inativa depois que a data de cancelamento passa.
A data de cancelamento agendada fica visível em todo o Omoplata, para que tanto a equipe quanto o aluno possam ver quando a associação vai terminar.
Data de término do contrato vs. data de cancelamento
A data de término do contrato marca quando o período de compromisso inicial expira. A data de cancelamento só é definida quando uma associação foi explicitamente agendada para encerramento. Uma associação ativa que continua mês a mês após o período de contrato não tem data de cancelamento.
Pausando uma associação
Clique no botão Pausar em um cartão de associação para abrir o modal de pausa. Pausar suspende temporariamente uma associação e sua cobrança.
Criando uma pausa
Ao criar uma pausa, você configura:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Data de início | Quando a pausa começa. |
| Data de término | Quando a pausa termina. Deixe em branco para uma pausa indefinida. |
| Motivo | Uma observação opcional explicando por que a associação está sendo pausada (por exemplo, "Férias", "Lesão", "Licença médica"). |
| Estende o contrato | Um interruptor que determina se a duração da pausa é adicionada à data de término do contrato. |
Como as pausas afetam a cobrança
Durante uma pausa, as cobranças que caem dentro do período de pausa são puladas automaticamente. O sistema filtra quaisquer datas de cobrança que ocorram entre a data de início e a data de término da pausa.
A cobrança retoma na data de término
A cobrança retoma na data de término da pausa, não no dia seguinte. Se uma pausa termina em 15 de novembro e a data de cobrança é o dia 15 de cada mês, o aluno será cobrado em 15 de novembro. Certifique-se de comunicar isso claramente aos seus alunos.
Extensão do contrato
Quando "Estende o contrato" está habilitado, a duração da pausa é adicionada à data de término do contrato da associação. Por exemplo, uma pausa de 30 dias em uma associação que termina em 31 de janeiro estende o contrato até 2 de março. O cartão da associação mostra tanto a data de contrato original quanto a estendida.
Editando uma pausa
Clique no botão Editar pausa para modificar uma pausa existente. Você pode alterar a data de término, o motivo e a configuração de extensão do contrato. Se a pausa já começou, você não pode alterar a data de início.
Ao editar uma pausa com extensão de contrato, a extensão antiga é revertida e a nova extensão é aplicada, mantendo as datas de contrato precisas.
Histórico de pausas
O cartão da associação mostra pausas ativas e futuras como alertas em destaque:
| Tipo | Descrição |
|---|---|
| Pausas ativas | Aparecem em âmbar, mostrando o intervalo de datas, a duração e o motivo. |
| Pausas agendadas (futuras) | Aparecem em azul. |
| Pausas passadas | Recolhidas por padrão em uma seção "Pausas passadas". Expanda-a para ver o histórico de todas as pausas anteriores. |
Evite excluir pausas
Se você precisar encerrar uma pausa antecipadamente, edite-a para alterar a data de término em vez de excluí-la. Excluir uma pausa que já começou pode fazer com que o sistema de cobrança gere retroativamente cobranças do período pulado, resultando em faturas inesperadas para o aluno.
Expiração do contrato
Quando uma associação tem uma duração de contrato definida (por exemplo, 12 meses), o Omoplata monitora automaticamente a data de término do contrato e cria um alerta de Contrato Expirando antes que ela chegue. Por padrão, o alerta aparece 30 dias antes do término do contrato. Você pode alterar essa janela nas configurações de associação, ou desabilitá-la definindo o valor como 0.
O alerta aparece no seu painel e no perfil do aluno, solicitando que você decida como proceder com a associação. Clicar em Resolver abre um modal que mostra os detalhes atuais do contrato -- nome do plano, preço atual, data de término do contrato e duração do contrato -- e oferece três opções.
Manter como está
Escolha Manter como está para descartar o alerta sem fazer alterações. A associação permanece ativa com os mesmos termos e continua sendo cobrada pelo preço atual. Isso é útil quando o aluno está satisfeito com o arranjo atual e nenhum ajuste é necessário.
Comportamento padrão
Se o alerta não for resolvido antes da data de término do contrato, "Manter como está" é aplicado automaticamente. A associação continua com os mesmos termos e nenhuma ação é necessária.
Alterar termos
Escolha Alterar termos para ajustar o preço da associação a partir da data de término do contrato. Esta opção permite que você atualize o valor da cobrança sem criar um novo contrato, mantendo o registro da associação contínuo.
O contrato deve permitir ajustes de preço
Esta opção pressupõe que o contrato existente do aluno inclui uma cláusula que permite ajustes de preço ao final do período de contrato. Certifique-se de que seus modelos de contrato incluam tal cláusula para que a alteração de termos permaneça legalmente válida.
Quando você seleciona esta opção, o preço atual é pré-preenchido no campo de valor. Você pode ajustá-lo usando:
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Usar preço mensal do plano | Altera o valor para o preço mensal do plano. Isso é útil quando o aluno estava em um contrato de longo prazo com desconto e você quer movê-lo para a tarifa mensal padrão. |
| +5%, +10%, +15% | Botões de porcentagem rápidos que aumentam o preço atual pela porcentagem selecionada. |
| Valor personalizado | Insira qualquer valor manualmente. |
Uma prévia mostra o novo preço antes de você confirmar. A alteração de preço é agendada para a data de término do contrato e aplicada automaticamente -- nenhuma intervenção manual é necessária naquele dia.
Novo contrato
Escolha Novo contrato para criar uma associação completamente nova para o aluno, começando no dia seguinte ao término do contrato atual. A associação atual é automaticamente cancelada na data de término do contrato.
Quando você seleciona esta opção:
- Selecione um grupo de alunos -- filtre os planos disponíveis pelo grupo do aluno (por exemplo, Adultos, Crianças). O grupo é pré-selecionado com base no plano da associação atual.
- Selecione um plano e preço -- escolha o plano e o preço para o novo contrato.
- Configure os detalhes do contrato -- defina a data de início, o dia de pagamento, o valor e as taxas de inscrição. A data de início assume como padrão o dia seguinte ao término do contrato atual, e o dia de pagamento é transferido da associação existente.
Após confirmar, o aluno recebe um e-mail com um link para assinar o novo contrato através do portal do aluno. A nova associação é vinculada à antiga, criando um histórico de transição claro.
Em breve: assinatura em tablet
Estamos trabalhando em um recurso que permitirá que você escolha como o aluno assina o novo contrato -- seja por um link de e-mail (como funciona hoje) ou diretamente em um tablet no seu clube. Fique atento a esta atualização.
Rastreamento de transição de contrato
Quando um novo contrato substitui um antigo, o Omoplata vincula as duas associações. A nova associação registra que substitui a antiga. Isso facilita rastrear o histórico da associação e entender como um aluno fez a transição entre contratos.
Períodos de associação
O Omoplata acompanha os ciclos de contrato por meio de períodos de associação. Cada período representa um termo de contrato (por exemplo, um ciclo de 6 ou 12 meses). Quando uma associação começa, o período inicial é criado. Quando o contrato se renova automaticamente, um novo período começa. Pausas com extensão de contrato modificam a data de término do período atual.