Associação para uma pessoa que já existe

No Omoplata, cada pessoa existe uma única vez. Se alguém já está no sistema - como pai ou mãe de uma criança, como ex-aluno, como cliente com um pacote de aulas ou como treinador - você não cadastra a pessoa de novo. Você dá uma associação ao perfil que ela já tem. Este guia mostra o caminho certo para cada situação.

A regra em duas frases

Qual é a sua situação?

Como você percebe que a pessoa já existe

O Omoplata reconhece uma pessoa pelo e-mail. No seu clube, cada e-mail pertence a exatamente um perfil.

Você recebe uma mensagem. Se você informar em Criar Aluno, ou ao converter um lead, um e-mail que já está em uso, aparece O e-mail informado já está sendo utilizado. Isso não é um erro que você precisa contornar. É o aviso de que essa pessoa já está no sistema. Cancele e siga pelo perfil dela.

Você busca antes. Assim você encontra uma pessoa que já existe:

• Barra de busca à esquerda, na navegação: Ela encontra todas as pessoas, inclusive responsáveis sem associação própria. Eles aparecem marcados como Responsável.
• Lista de alunos: Ela mostra apenas alunos. Se a sua busca não encontrar ninguém ali, aparece embaixo o bloco Outros usuários com responsáveis e funcionários correspondentes - a partir dali você abre o perfil.
• Pela criança: Abra o perfil da criança, depois Perfil › Responsáveis, e clique no nome do responsável.

Um pai ou uma mãe quer treinar

O pai ou a mãe já está no sistema como responsável por uma criança: com nome, e-mail e, em geral, também endereço e método de pagamento. Só falta uma associação própria.

1. Abra o perfil do responsável - pela barra de busca ou pelo perfil da criança (veja acima).
2. Clique em Assinaturas. Ali aparece Nenhuma assinatura encontrada.
3. Clique em Criar Assinatura.
4. Escolha o plano. Se a janela mostrar os planos errados, clique em Alterar no topo e escolha o tipo de aluno certo, por exemplo adultos.
5. Confira Começa em, Dia de cobrança e Valor, além das taxas.
6. Escolha o Tipo de contrato (veja abaixo) e clique em Criar.

O que acontece:

• Nenhum segundo perfil. O responsável mantém o perfil, o e-mail e o login. Agora ele também é aluno e aparece na lista de alunos.
• O método de pagamento é reaproveitado. A janela não pergunta por ele: o método de pagamento com que o responsável já paga pelo filho vale também para a associação dele.
• O desconto por múltiplas matrículas já está calculado. Se você configurou um desconto para várias associações em Configurações › Planos, a associação do filho conta. O valor já vem preenchido de acordo, com um aviso embaixo.
• No app, as duas coisas aparecem lado a lado: a associação dele e os filhos. Saiba mais em Dependentes.

Mais um filho para um responsável que já existe

A criança é uma pessoa nova, o responsável não. Então você cadastra a criança e informa, no responsável, o e-mail que o Omoplata já conhece.

1. Vá até Alunos e clique em Criar Aluno.
2. Escolha o Tipo de aluno ou a faixa etária para crianças. Só então aparece o bloco Responsável.
3. Informe o nome e o sobrenome da criança. O e-mail da criança pode ficar em branco.
4. No bloco Responsável, informe o e-mail do responsável - exatamente o que já está no sistema.
5. O Omoplata reconhece o e-mail na hora: nome e sobrenome são preenchidos, e embaixo aparece Este e-mail já está registrado. O responsável será ….
6. Escolha plano, data de início e dia de cobrança como em qualquer novo aluno.
7. No passo Informações de pagamento, o Omoplata mostra o Método de pagamento existente do responsável. Você não informa nada e clica em Próximo.
8. Escolha o Tipo de contrato e clique em Criar Aluno.

A criança agora está vinculada ao mesmo responsável que o irmão. O responsável paga pelos dois com o mesmo método de pagamento, assina o contrato e vê os dois filhos em um único login.

Bom saber:

• Deixe o nome preenchido como está. O que você alterar em nome e sobrenome no bloco Responsável é alterado no perfil do responsável.
• Funciona também se o responsável for aluno ou treinador. O que conta é só o e-mail.
• O caminho sempre passa pela criança. Na página Dependentes, no perfil do responsável, você vê os filhos, mas não consegue cadastrar um novo ali.
• O desconto por múltiplas matrículas para o segundo ou terceiro filho já vem preenchido no valor, se você o configurou.

Um aluno ganha mais uma associação ou uma nova

Isso vale para um aluno que acrescenta uma segunda associação e para um ex-aluno que volta depois de um cancelamento. Nos dois casos, o perfil com todos os dados continua lá.

1. Abra o perfil do aluno. Ex-alunos você encontra na lista de alunos, colocando o filtro de status em Todos, ou pela barra de busca.
2. Clique em Assinaturas e depois em Criar Assinatura.
3. Escolha plano, Começa em, Dia de cobrança e Tipo de contrato e clique em Criar.

A nova associação aparece como um cartão próprio. Associações canceladas continuam em Inativos - com o contrato e a cobrança delas.

Se o aluno é uma criança, quem paga continua sendo o responsável: o pagador é sempre o responsável primário, e o contrato vai para ele.

Pessoas com pacote de aulas, clientes da loja e treinadores

Quem até agora só comprou um pacote de aulas ou comprou na loja já está no sistema como pessoa - só que sem associação. O mesmo vale para treinadores.

1. Busque a pessoa. Pessoas com pacote de aulas e clientes da loja você encontra na lista de alunos com os filtros Sem plano ou Com pacote.
2. Abra o perfil, clique em Assinaturas e depois em Criar Assinatura.
3. Escolha plano, data de início, dia de cobrança e tipo de contrato e clique em Criar.

Pacotes, compras e faturas continuam no mesmo perfil. Um treinador continua sendo treinador e passa a ser também aluno.

Um lead que já existe como pessoa

Um pai ou uma mãe cujo filho treina com você agenda, pelo seu site, uma aula experimental para si. Agora existe um lead com um e-mail que já pertence a um perfil. Se você clicar em Criar Aluno no lead, aparece O e-mail informado já está sendo utilizado - porque a conversão sempre cria uma pessoa nova.

Faça assim:

1. Abra o perfil da pessoa que já existe e crie a associação ali, como descrito em Um pai ou uma mãe quer treinar.
2. Vá até Leads e arraste o cartão do lead para a coluna Convertido.
3. Confirme Marcar como convertido? O Omoplata mostra o aluno com os dados correspondentes. Nenhum segundo aluno é criado - o lead só é encerrado.

O tipo de contrato

Ao criar a associação, você escolhe como o contrato é assinado:

Até a assinatura, a associação fica com o status Novo, e nada é cobrado. Com a assinatura ela fica ativa. As diferenças e o prazo de arrependimento estão em Cadastrar um novo aluno.

O que é reaproveitado - e o que não é

A janela Criar Assinatura é mais curta que o assistente para novos alunos, porque quase tudo já está no perfil.

No tablet: a station reconhece a pessoa sozinha

Se alguém se cadastra no tablet da station e informa um e-mail que já está no sistema, a station pergunta: Já conhecemos este e-mail. Embaixo aparece o que o Omoplata sabe sobre a pessoa - por exemplo, por quais crianças ela é responsável e que os dados de pagamento já existem.

• Sim, é … - a pessoa ganha a associação no perfil que ela já tem.
• Outra pessoa - volta para o campo, para usar outro e-mail.

Perguntas frequentes

Um responsável pode cadastrar a si mesmo ou mais um filho pelo app?

Não. No app e no portal, os responsáveis veem os filhos e as associações, mas não conseguem contratar uma nova associação. Isso você faz no clube - pelo perfil, pelo assistente ou pelo tablet da station.

Criei um segundo perfil por engano. E agora?

Decida qual perfil fica - em geral o mais antigo, ao qual estão ligados os filhos, o método de pagamento e as faturas. Crie a associação ali e exclua o perfil criado por engano em Mais ações. Se ele já tem uma associação ativa, cancele-a primeiro - um perfil com associação ativa não pode ser excluído.

O responsável agora tem um novo e-mail.

Altere o e-mail no perfil do responsável, em Perfil. Não crie um novo perfil com o novo e-mail.

A mãe está cadastrada como responsável, e agora o pai quer treinar.

O pai é outra pessoa. Se ele já está no sistema como mais um responsável, abra o perfil dele e crie a associação ali. Se ele ainda não está no sistema, cadastre-o em Criar Aluno.

Próximos passos

• Cadastrar um novo aluno - o assistente para pessoas novas e as opções de contrato em detalhe.
• Dependentes - filhos, responsável primário e demais responsáveis, cobrança na família.
• Gerencie associações - pausar, cancelar, trocar de plano.
• Gerencie leads - da aula experimental a aluno.