Gerencie leads

Leads representam pessoas que demonstraram interesse no seu clube, mas ainda não são alunos. Elas podem ter se inscrito para uma aula experimental no seu site, ter sido adicionadas por um treinador ou ter vindo por indicação. Este guia cobre todo o ciclo de vida do lead -- da captação de um novo lead ao agendamento da sua aula experimental e à conversão em aluno pagante.

Entendendo o funil de leads

Os leads são gerenciados em um quadro Kanban visual com duas seções:

Funil principal

O funil principal acompanha a jornada típica de um futuro aluno:

Colunas estacionadas

Um segundo grupo de colunas lida com leads que saem do fluxo principal:

Você pode recolher as colunas estacionadas para manter o quadro focado nos prospectos ativos.

Passo 1: Capture leads

Há duas maneiras de leads entrarem no sistema.

Pelo formulário de aula experimental do site público

Quando um visitante envia o formulário de aula experimental no site público do seu clube:

1. Um novo lead é criado automaticamente com o nome, e-mail, telefone e interesse de modalidade do visitante.
2. Se o seu clube tem o contrato experimental habilitado, o visitante precisa aceitar o contrato antes de enviar. Um PDF assinado é gerado e anexado ao registro do lead.
3. Se a seleção de horário estiver habilitada nas suas configurações de aula experimental, o visitante pode escolher uma próxima ocorrência de aula para a sua experimental.
4. O lead aparece na coluna Novo no quadro Kanban.

Entrada manual

1. Navegue até Leads na barra lateral.
2. Clique em Criar Lead (canto superior direito) ou no botão "+" no rodapé da coluna "Novo".
3. Preencha o nome, e-mail e número de telefone do lead.
4. Opcionalmente, selecione um grupo de alunos e a modalidade de interesse.
5. Clique em Salvar. O lead aparece na coluna "Novo".

Passo 2: Contate o lead

Assim que um novo lead estiver no quadro, entre em contato com ele.

1. Encontre o cartão do lead na coluna Novo.
2. Clique no ícone de olho para abrir a gaveta de visualização rápida, que mostra os dados de contato completos.
3. Contate o lead por telefone, e-mail ou mensagem.
4. Após fazer contato, arraste o cartão do lead de Novo para Contatado.
5. A mudança de status é registrada no log de atividades.

Passo 3: Agende uma aula experimental

Quando um lead manifesta interesse em experimentar uma aula:

1. Arraste o cartão do lead para a coluna Agendado (ou clique no lead e selecione "Agendado" como o novo status).
2. Um modal abre pedindo que você selecione uma ocorrência de aula para a experimental.
3. O seletor de ocorrências mostra as aulas agrupadas por dia da semana, com navegação por semana. As aulas são filtradas por:
   • A preferência de grupo de alunos do lead.
   • O interesse de modalidade do lead.
   • Apenas aulas que têm a aceitação de experimental (accepts_leads) habilitada.
4. Selecione a aula e o horário para a experimental.
5. Confirme a seleção. O status do lead muda para Agendado e a aula selecionada é exibida no cartão do lead.

Reagendando uma experimental

Se o lead precisar mudar a data da sua experimental:

1. Altere o status do lead para Reagendado.
2. O mesmo modal seletor de ocorrências abre.
3. A ocorrência selecionada anteriormente fica pré-selecionada para referência.
4. Escolha a nova aula e horário.
5. Confirme a alteração.

Passo 4: Acompanhe a experimental

Se o lead comparece

1. Após a aula experimental, arraste o lead de Agendado para Compareceu.
2. Converse com o lead sobre a experiência e o interesse em ingressar.
3. Se ele estiver avaliando, mova-o para Avaliando.
4. Se ele estiver pronto para ingressar, prossiga para a conversão (Passo 5).

Se o lead não comparece

1. Arraste o lead para a coluna Não compareceu.
2. Faça o acompanhamento com o lead para reagendar ou entender por que ele não compareceu.
3. Se ele quiser outra chance, mova-o de volta para o funil principal e reagende.

Passo 5: Converta o lead em aluno

Quando um lead estiver pronto para ingressar no seu clube:

1. Abra a gaveta de visualização rápida do lead clicando no ícone de olho no cartão.
2. Clique no botão Criar Aluno.
3. O modal de conversão abre, pré-preenchido com as informações do lead:
   • Nome e dados de contato são preenchidos a partir do registro do lead.
   • Você pode revisar e ajustar todos os campos.
   • Selecione um grupo de alunos diferente, se necessário (para garantir que os planos corretos apareçam).
4. Opcionalmente, marque a caixa para enviar um e-mail de convite de integração ao aluno (ou ao seu responsável). Essa caixa vem desmarcada por padrão.
5. Clique em Criar para finalizar a conversão.

Após a conversão:

• Um novo registro de aluno é criado no sistema.
• Um link de integração é gerado e exibido para você. Você pode compartilhar esse link com o novo aluno.
• Se a opção de e-mail foi marcada, o convite é enviado ao aluno ou ao seu responsável.
• O status do lead muda para Convertido.

Editando informações do lead

Você pode atualizar os dados de um lead sem sair da página de índice.

1. Abra a gaveta de visualização rápida do lead.
2. Clique em Editar para alternar para o formulário de edição inline.
3. Atualize o nome, dados de contato, grupo de alunos ou faixa etária do lead.
4. Os campos de responsável aparecem automaticamente quando o grupo de alunos escolhido exige um pagador responsável (para crianças).
5. Clique em Salvar para aplicar as alterações, ou em Cancelar para descartar.

Baixando contratos de experimental

Quando um lead aceitou os termos no formulário de inscrição da experimental, um PDF de contrato foi gerado.

1. Abra a gaveta de visualização rápida do lead.
2. Se existir um contrato de experimental assinado, um link de download é exibido.
3. Clique no link para baixar o PDF.

O PDF do contrato inclui o texto do contrato, a assinatura do lead (se aplicável) e a data e hora da aceitação.

Monitorando estatísticas de leads

No topo da página de leads, duas métricas-chave oferecem uma visão geral rápida:

Acompanhe essas métricas ao longo do tempo para entender sua taxa de conversão e a eficácia do seu funil de aulas experimentais.

Buscando leads

Use a barra de busca no topo do quadro Kanban para filtrar leads por nome ou e-mail. Os resultados são atualizados em tempo real em todas as colunas, facilitando encontrar um prospecto específico.

Dicas para um funil de leads eficaz

1. Responda rapidamente a novos leads. Quanto antes você contatar um novo lead, maior a probabilidade de ele agendar uma experimental. Procure entrar em contato em até 24 horas.
2. Agende a experimental durante o primeiro contato. Quando você tem o lead ao telefone ou por e-mail, marque a aula experimental imediatamente.
3. Acompanhe os não comparecimentos. Um não comparecimento não é uma causa perdida. Muitas pessoas simplesmente tiveram um conflito de agenda e vão valorizar uma segunda chance.
4. Converta prontamente após a experimental. Após uma experiência experimental positiva, crie o registro de aluno e envie o link de integração antes que o entusiasmo esfrie.
5. Use as colunas estacionadas. Não deixe leads frios no funil principal. Mova-os para "Acompanhar", "Em espera" ou "Perdido" para manter o quadro limpo e focado.

O que fazer a seguir

• Registrar um novo aluno -- entenda todo o processo de criação de aluno que segue a conversão do lead.
• Configurar aulas -- garanta que suas aulas elegíveis para experimental estejam configuradas.
• Acompanhar presença -- registre a presença dos participantes da experimental.

Para a referência completa do sistema de leads, consulte Leads e Aulas experimentais.