Gere faturas

As faturas são solicitações de pagamento enviadas aos seus alunos. O Omoplata as gera automaticamente quando as cobranças de associação são criadas, então na maioria dos casos você não precisa criar faturas manualmente. Este guia explica como funciona o ciclo de cobrança e como gerenciar faturas quando necessário.

Como funciona a cobrança automática

O Omoplata processa todas as associações ativas diariamente e gera transações e faturas automaticamente.

O ciclo diário de cobrança

A cada dia, o Omoplata:

1. Identifica todos os pagadores em associações ativas.
2. Verifica cada associação pela qual eles são responsáveis.
3. Determina se uma cobrança é devida com base na programação de cobrança da associação (definida pela frequência de cobrança do plano).
4. Cria uma transação para cada cobrança devida, representando o valor devido.
5. Cria uma fatura que agrupa as transações do pagador, com um ID único, título, valor total e data de vencimento.

Detalhes da fatura

Cada fatura gerada automaticamente inclui:

• Um ID único com prefixo (por exemplo, INV-1000042).
• Um título construído a partir dos títulos de todas as transações incluídas, unidos com um sinal de + (truncado para 140 caracteres para compatibilidade com SEPA).
• O valor líquido, o IVA e o total bruto.
• Uma data de vencimento calculada a partir da data de cobrança mais o seu período de carência configurado.
• Itens de linha correspondentes a cada transação.

Visualizando faturas

1. Navegue até Finanças > Faturas pela barra lateral.
2. A lista de faturas mostra todas as faturas com seu ID, nome do aluno, valor, data de vencimento e status.
3. Use a barra de pesquisa para encontrar faturas por ID, nome do aluno ou descrição.
4. Clique em qualquer fatura para ver seus detalhes completos, incluindo itens de linha e histórico de status.

Estatísticas de faturas

No topo da página de faturas, um widget de resumo mostra os números-chave do mês atual:

Entendendo os status das faturas

As faturas passam por um ciclo de vida definido. O status determina quais ações estão disponíveis.

Alterando o status da fatura manualmente

1. Navegue até Finanças > Faturas e selecione a fatura.
2. Abra o menu suspenso de status, que mostra apenas as transições válidas a partir do estado atual.
3. Selecione o novo status.
4. O Omoplata atualiza automaticamente todas as transações relacionadas para corresponder ao novo status:

Marcando uma fatura como paga manualmente

Para métodos de pagamento como dinheiro ou transferência bancária, em que o Omoplata não consegue detectar o pagamento automaticamente:

1. Vá para Finanças > Faturas e encontre a fatura.
2. Altere o status para Paga.
3. O sistema cria um registro de pagamento e marca as transações relacionadas como concluídas.

Se o seu clube usa a integração bancária FinTS, as transferências bancárias recebidas podem ser correspondidas às faturas automaticamente. Veja Integração bancária para detalhes.

Faturas de valor zero

Se uma cobrança de associação resultar em uma fatura de valor zero (por exemplo, durante um período de avaliação gratuita), a fatura é automaticamente marcada como paga e suas transações são concluídas. Nenhuma ação é necessária de você ou do aluno.

Faturas proporcionais

Quando uma associação começa no meio de um período de cobrança, o Omoplata gera uma fatura proporcional cobrindo o período parcial. Por exemplo, se uma associação começa em 3 de junho e a primeira cobrança regular é em 1 de julho, uma fatura proporcional cobre de 3 de junho a 30 de junho.

Associações retroativas

Quando uma associação é criada com uma data de início no passado:

• Se a data de início for há mais de um período de cobrança, todas as cobranças históricas são geradas imediatamente para que o histórico de cobrança fique completo.
• Se a data de início estiver dentro do período de cobrança atual, apenas uma cobrança proporcional é criada.

Isso garante que o registro de cobrança seja preciso, independentemente de quando a associação foi realmente inserida no sistema.

Tentativas de pagamento e novas tentativas

Quando um débito SEPA falha e a fatura passa para nova tentativa pendente, o ID da fatura recebe um sufixo com um contador:

• Primeira tentativa: INV-1000042
• Após a primeira falha: INV-1000042-1
• Após a segunda falha: INV-1000042-2

Isso facilita ver quantas vezes a coleta foi tentada para uma determinada fatura.

Baixando PDFs de faturas

1. Na lista de faturas ou no perfil do aluno, clique no link de download ao lado de qualquer fatura.
2. Um PDF é gerado e baixado, contendo todos os detalhes da fatura, os itens de linha e a identidade visual do seu clube.

Os alunos também podem baixar suas próprias faturas na seção de cobrança do portal do aluno. O portal mostra as cinco transações mais recentes, e cada uma com uma fatura associada tem um link de download.

As faturas e o fluxo de trabalho SEPA

Quando o seu clube usa débito direto SEPA, as faturas seguem um caminho específico:

1. Pendente -- a fatura é criada e aguarda o próximo lote SEPA.
2. Aguardando envio -- um arquivo XML SEPA foi gerado e inclui esta fatura (veja Processe débitos diretos SEPA).
3. Enviada ao banco -- o arquivo SEPA foi enviado ao seu banco.
4. Paga -- o banco processou o débito (ou o fallback automático confirmou o pagamento).

Se um arquivo SEPA for excluído antes de ser enviado, as faturas revertem de "aguardando envio" de volta para "pendente" e podem ser incluídas em um lote futuro.

O que fazer em seguida

• Processe débitos diretos SEPA -- aprenda como coletar faturas pendentes via SEPA.
• Lidar com pagamentos com falha -- gerencie faturas em que a coleta falhou.
• Gerencie associações -- entenda como as alterações de associação afetam a cobrança.

Para a referência completa sobre status e comportamento das faturas, veja Faturas.