Tarefas comuns
Cadastrar um novo aluno
Cadastrar um aluno e obter um contrato assinado são a mesma tarefa. Um aluno que você cadastrou no Omoplata ainda não é aluno do seu clube -- ele se torna no momento em que o contrato é assinado. Este guia mostra como criar o registro, como o aluno assina e o que cada forma de assinatura significa para você.
A regra por trás de tudo
Quase toda forma de adicionar um aluno segue o mesmo formato:
- Você (ou o aluno) preenche os dados e escolhe um plano.
- A associação é criada com o status Nova. Ela ainda não está ativa.
- O aluno assina o contrato.
- A associação passa para Ativa e o e-mail de boas-vindas é enviado.
Entre os passos 2 e 3 o aluno existe na sua lista, mas nada é cobrado e nenhum e-mail de boas-vindas é enviado. É a assinatura que ativa a associação.
A única exceção é um contrato que já foi assinado no papel -- veja Já assinado no papel.
Passo 1: Abra o assistente de criação
O assistente de criação é a forma de cadastrar um aluno, esteja ele na sua frente ou não. Ele está disponível em dois lugares, e ambos seguem os mesmos passos:
| Local | Descrição |
|---|---|
| Painel administrativo | Navegue até Alunos e clique em Adicionar Aluno. |
| Tablet da station | Use o cadastro de novo aluno na interface da station na sua recepção. |
Converter um lead
Se a pessoa já existe como lead, converta-a em vez de começar do zero -- os dados dela vêm preenchidos e o restante deste guia se aplica sem mudanças. Veja Gerenciar leads.
Passo 2: Insira os dados pessoais
- Insira o nome e o sobrenome do aluno.
- Insira o endereço de e-mail dele. Isso é usado para login no portal, notificações e faturas.
- Insira a data de nascimento (opcional, mas recomendada -- ela determina o grupo de alunos e a faixa etária corretos para a precificação).
- Insira o número de telefone (opcional).
O e-mail é opcional em algumas configurações
Se o seu clube tem a configuração "e-mail obrigatório" desabilitada, alunos podem ser criados sem um endereço de e-mail. Eles podem adicioná-lo mais tarde durante a integração. Isso é útil para registros de visitantes em que você não quer atrasar o processo.
“E-mail já está em uso”
Se essa mensagem aparecer, o endereço já está cadastrado no sistema -- geralmente de um responsável (pai ou mãe) que já matriculou um filho no clube. Nesse caso, não crie um novo aluno. Em vez disso, busque a pessoa pela barra de busca à esquerda, abra a aba Associação e adicione uma associação ali. Os dados já existentes e o método de pagamento utilizado são reaproveitados, restando apenas a assinatura do contrato.
Passo 3: Selecione um plano de associação
- O assistente mostra os planos disponíveis filtrados pelo grupo de alunos e pela faixa etária do aluno.
- Selecione o plano (por exemplo, "Jiu-Jitsu Adultos").
- Selecione o preço de plano com base na duração do contrato e na frequência de cobrança que o aluno prefere (por exemplo, "12 meses, mensal, 89,00").
- Se houver apenas uma opção para uma dada seleção (uma duração de contrato, uma frequência, uma faixa etária), ela é selecionada automaticamente.
Passo 4: Configure a cobrança
- Defina a data de início da associação. Pode ser hoje, uma data passada ou uma data futura.
- Selecione o dia de pagamento dentre as opções que o seu clube configurou (por exemplo, o dia 1 ou o dia 15 do mês). A primeira data de cobrança é calculada automaticamente como a primeira ocorrência do dia escolhido após a data de início.
- Revise a cobrança proporcional: se a data de início cair antes da primeira data de cobrança, uma cobrança proporcional é listada cobrindo o período parcial.
- Revise as taxas de inscrição: se o plano tem taxas de inscrição, elas são listadas com seus nomes e valores. Uma caixa de seleção permite pular as taxas de inscrição se necessário (por exemplo, durante uma promoção).
Passo 5: Configure o método de pagamento
- Selecione o método de pagamento do aluno dentre os tipos que o seu clube habilitou (débito direto SEPA, transferência bancária, dinheiro, etc.).
- Para débito direto SEPA, insira o IBAN e o nome do titular da conta. O Omoplata tenta buscar o BIC automaticamente. Um mandato é criado com a data atual.
- Para outros métodos, siga as instruções na tela.
Passo 6: Escolha como o contrato será assinado e conclua
Revise o resumo mostrando os dados do aluno, o plano selecionado, a configuração de cobrança e o método de pagamento. Antes de você poder salvar, o Omoplata pergunta como o contrato será tratado. Esta é a decisão mais importante de todo o fluxo -- veja as três opções de contrato.
Clique em Criar aluno para concluir o registro. O sistema cria o aluno, a associação, as transações iniciais (incluindo quaisquer cobranças proporcionais ou de taxa de inscrição) e o método de pagamento.
A associação pode ser opcional
Se o seu clube tem a opção "pular associação" habilitada, o assistente permite pular a etapa de associação. O aluno é criado sem um plano e pode receber um mais tarde -- e sem plano não há associação e, portanto, não há contrato a assinar. Quando essa configuração está desabilitada, selecionar uma associação é obrigatório.
As três opções de contrato
Em resumo:
| No tablet | No próprio aparelho | Já assinado no papel | |
|---|---|---|---|
| Status após salvar | Nova | Nova | Ativa |
| PDF do contrato é gerado | Sim | Sim | Não |
| E-mail enviado ao aluno | Não -- ele está na sua frente | Sim -- convite com o link de assinatura | Não |
| Quando fica ativa | Ao assinar, geralmente em minutos | Quando o aluno resolver assinar | Imediatamente |
| Prazo de arrependimento se aplica | Normalmente não | Sim -- 14 dias na Alemanha | Depende de como foi assinado |
Opção A: Assinar no tablet
Use quando o aluno estiver fisicamente no clube -- alguém que apareceu na porta ou um aluno de aula experimental que decidiu entrar. É o caminho mais rápido e o que deixa menos pontas soltas: o aluno não vai embora sem uma associação ativa.
Depois de salvar, o tablet mostra uma tela de entrega. Passe-o ao aluno e ele completa o fluxo de onboarding sozinho. Nenhum e-mail é enviado -- ele está bem ali.
Para crianças, entregue o tablet ao responsável
Quando o aluno é menor de idade ou o grupo dele exige um pagador, o tablet é entregue ao adulto responsável, nunca à criança -- uma criança não pode informar dados de pagamento nem assinar um contrato. O nome do responsável aparece na linha de assinatura e é ele quem assina.
Opção B: Assinar no próprio aparelho
Use quando o aluno não estiver com você -- entrou em contato por telefone, quer pensar melhor ou precisa buscar os dados bancários em casa. Isso poupa digitação e dá a ele acesso ao app desde o primeiro dia.
O Omoplata envia por e-mail um link de assinatura pessoal e também o exibe na tela para você copiar. Se o aluno for menor de idade, o e-mail vai para o responsável, que é quem precisa assinar. Depois ele completa o fluxo de onboarding sozinho.
O link é de uso único
Enviar um novo convite invalida qualquer link anterior daquele aluno, e o link deixa de funcionar assim que o onboarding é concluído. Se um aluno disser que o link não abre, basta enviar um novo convite.
Acompanhe os alunos que ainda não assinaram
A associação permanece em Nova até o aluno assinar, então a cobrança só começa depois que ele concorda com o contrato. Filtre sua lista de alunos pelo status Nova de vez em quando para ver quem ainda precisa de um empurrãozinho -- em geral, um lembrete rápido resolve.
Opção C: Já assinado no papel
Use para alunos que assinaram um contrato em papel ou que estão migrando do seu sistema anterior com os dados de pagamento já definidos. Escolher isso significa:
- A associação fica ativa imediatamente -- sem etapa de assinatura.
- Nenhum PDF de contrato é gerado e nenhuma assinatura é capturada. O seu original em papel é o contrato válido. Você pode enviar uma digitalização para o perfil do aluno e manter tudo junto.
- Nenhum e-mail de convite ou de boas-vindas é enviado.
Apenas para contratos que já existem
Escolha esta opção somente quando houver, de fato, um contrato assinado em papel. Se o aluno ainda não assinou, use uma das duas opções de assinatura acima -- assim a associação fica respaldada por um contrato que você pode apresentar depois.
O que o aluno faz durante o onboarding
Os dois métodos de assinatura levam ao mesmo fluxo de autoatendimento -- a única diferença é em qual aparelho ele roda:
- Boas-vindas -- ele confirma as informações básicas.
- Seleção de associação -- ele escolhe um plano e o preço, se você já não tiver selecionado.
- Termos e contrato -- ele lê o contrato e assina com o dedo ou com o mouse. Um PDF é gerado com a assinatura e o logo do seu clube.
- Perguntas médicas -- questionário de saúde opcional, se habilitado.
- Configuração de pagamento -- ele configura o método de pagamento e aceita os termos.
- Foto de perfil -- envio de foto opcional.
- Conclusão -- a associação fica ativa e ele chega ao painel do portal.
O prazo de arrependimento de 14 dias
Aqui está a real diferença entre os dois métodos de assinatura, e ela é jurídica, não técnica.
Quando um aluno assina no próprio aparelho, o contrato é celebrado sem que as duas partes estejam fisicamente presentes. Pela lei alemã isso é um contrato à distância (Fernabsatzvertrag, § 312c BGB), e um consumidor que assina um contrato à distância tem, em regra, direito legal de arrependimento de 14 dias (Widerrufsrecht, § 355 BGB). Dentro desses 14 dias ele pode desistir do contrato sem justificativa e sem multa.
Quando um aluno assina no tablet do seu clube, vocês dois estão presentes no seu estabelecimento. Isso não é contrato à distância nem contrato celebrado fora do estabelecimento, então o direito legal de arrependimento normalmente nem chega a existir.
Por isso o tablet é a opção mais segura quando o aluno já está na sua frente.
O que você precisa fazer a respeito
Você precisa informar o aluno sobre o direito de arrependimento (Widerrufsbelehrung). Isso importa mais do que parece: se você não informar corretamente, o prazo de 14 dias não simplesmente se esgota -- ele pode se estender por até 12 meses e 14 dias (§ 356 (3) BGB), deixando o contrato cancelável por quase um ano.
Coloque o aviso de arrependimento no texto do contrato
O seu modelo de contrato é o que entrega o aviso de arrependimento ao aluno, então ele precisa conter um. Adicione-o em Configurações > Jurídico e, como você mantém um modelo por grupo de alunos, confira cada modelo usado para assinatura remota.
O Omoplata guarda a data da assinatura na associação e gera o PDF assinado, que é o que você precisa para comprovar quando o prazo começou. Acompanhar o prazo em si fica por sua conta.
Não é aconselhamento jurídico
O texto acima descreve as regras alemãs de forma geral e não é aconselhamento jurídico. As exigências variam conforme o país -- as regras brasileiras de arrependimento em compras a distância são diferentes -- e o conteúdo dos seus contratos é responsabilidade sua. Peça a um advogado que revise seus modelos de contrato e, em especial, seu aviso de arrependimento.
De onde vem o texto do contrato
O texto do seu contrato fica em Configurações > Jurídico. Você guarda um modelo de contrato por grupo de alunos, então adultos e crianças podem receber condições diferentes.
O modelo é escrito em Markdown e aceita três marcadores, preenchidos quando o contrato é gerado:
| Marcador | Substituído por |
|---|---|
{{ member }} | O nome completo do aluno |
{{ plan }} | O nome do plano escolhido |
{{ club }} | O nome do seu clube |
Você não precisa escrever o cabeçalho. O Omoplata o monta automaticamente a partir dos seus dados jurídicos e do cadastro do aluno: razão social, endereço, contatos e números fiscais do clube, nome, data de nascimento e endereço do aluno, os dados do responsável quando houver, e um bloco da associação com plano, data de início, duração do contrato, preço, intervalo de cobrança e eventuais taxas.
O que o aluno vê é o que ele recebe
A tela de assinatura renderiza o contrato a partir exatamente do mesmo modelo do PDF final, então a prévia que o aluno lê e o documento que ele recebe são sempre idênticos.
Cadastrar um aluno criança
O processo para cadastrar uma criança segue o mesmo assistente, com passos adicionais para o responsável.
- Inicie o assistente normalmente e insira os dados da criança.
- Quando o sistema detecta que o aluno é menor de idade (pela idade ou pelo grupo), ele solicita o responsável principal (pai, mãe ou guardião).
- Insira o nome e o e-mail do responsável. O e-mail do responsável precisa ser diferente do e-mail da criança para evitar problemas de login duplicado. Se o responsável já existir no sistema, ele é vinculado automaticamente.
- O responsável torna-se o pagador da associação, assina o contrato e recebe todas as notificações relacionadas a cobrança.
- Tanto o responsável quanto a criança (se tiver e-mail) ganham acesso ao app móvel e ao portal. O responsável vê um painel familiar centralizado com a própria associação e as informações de todos os filhos em um só lugar.
Um responsável, vários filhos
Cada criança é um aluno por direito próprio, e você cadastra cada uma pelo assistente acima, informando os dados do mesmo responsável a cada vez. O Omoplata as vincula automaticamente ao mesmo responsável, que paga e gerencia todas a partir de um único painel familiar.
Adicionar responsáveis secundários
Depois que o aluno criança é criado, você pode adicionar outros responsáveis (por exemplo, um segundo pai ou mãe, avós ou uma babá):
- Vá até o perfil do aluno criança.
- Encontre a seção de responsáveis.
- Adicione um responsável secundário informando nome e e-mail.
- Responsáveis secundários ganham acesso para ver o perfil, as aulas e a presença da criança pelo app móvel e pelo portal, mas não são o pagador.
Para mais sobre como funcionam responsáveis principais e secundários, veja Dependentes.
Outras formas pelas quais alunos chegam ao clube
Nem todos chegam pelo assistente:
- Pelo site do seu clube. O formulário de aula experimental no seu site cria um lead, registrando o interesse da pessoa para você dar sequência. Quando ela decidir entrar, converta o lead e escolha uma opção de contrato exatamente como acima. Veja Gerenciar leads.
- Por uma importação. Alunos trazidos do seu sistema anterior chegam como alunos ativos, com o histórico preservado. Eles mantêm o contrato que já assinaram com você, então não há nova assinatura, taxa de adesão nem e-mail de boas-vindas -- a associação simplesmente continua.
- Pelo seu próprio site via API. Se você integrou a matrícula diretamente ao seu site, ele coleta a assinatura e a envia com o cadastro, e o PDF do contrato é gerado igual ao daqui. Como isso é uma venda a distância, o prazo de arrependimento se aplica. Veja Integrar com seu site.
Renovar um contrato que está vencendo
Contratos não se renovam silenciosamente. O Omoplata dispara um alerta de contrato vencendo antes da data final -- 30 dias por padrão, configurável nas configurações de associação -- e você decide o que acontece:
- Manter como está -- nada muda, sem nova assinatura.
- Alterar condições -- ajustar a associação sem novo contrato.
- Novo contrato -- um contrato novo que o aluno precisa assinar.
Só a última opção envolve assinatura, e ela oferece a mesma escolha que você já conhece: enviar por e-mail ou deixar que ele assine no tablet no próximo treino. Cada contrato assinado fica guardado na associação a que pertence, então renovações não sobrescrevem o original.
Depois do cadastro
Assim que um aluno está cadastrado e o contrato assinado:
- O PDF do contrato é gerado e guardado na associação, com a assinatura embutida no documento. Você pode baixá-lo a qualquer momento no perfil do aluno; o aluno (e o pagador dele) pode baixar a própria cópia pelo portal.
- Transações são criadas com base no cronograma de cobrança da associação. Se a associação começa no passado, cobranças históricas são geradas.
- Faturas são geradas para cada transação.
- O e-mail de boas-vindas é enviado -- ao responsável, quando houver, e ao aluno, se ele tiver e-mail.
- O aluno pode entrar no portal para ver a agenda, o histórico de cobranças e o perfil.
Verifique o novo aluno
- Vá em Alunos e busque o novo aluno.
- Clique no nome dele para abrir o perfil.
- Confira a aba Associações para verificar plano, preço e datas corretos -- e que o status é Ativa, não Nova.
- Confira a aba Formas de pagamento para verificar se o método está configurado.
- Procure por ícones de aviso (como o indicador de forma de pagamento ausente).
Próximos passos
- Gerenciar associações -- aprenda a pausar, cancelar ou alterar o plano de um aluno.
- Jurídico -- editar seus modelos de contrato e dados jurídicos.
- Gerar faturas -- entenda como a cobrança funciona após o cadastro.
- Registrar presença -- configure o check-in para que o novo aluno registre a presença.
Para a referência completa sobre a lista e os perfis de alunos, veja Alunos e Perfil do aluno.