Neues Mitglied registrieren

Es gibt zwei Wege, ein Mitglied in deinen Club aufzunehmen: über den Erstellungsassistenten oder über einen Einladungslink. Der Erstellungsassistent ist sowohl im Admin-Dashboard als auch auf der Tablet-Station verfügbar, sodass du Walk-ins von beiden Stellen registrieren kannst. Der Einladungslink ermöglicht es dem Mitglied, die Registrierung eigenständig abzuschließen.

Option A: Der Erstellungsassistent

Der Erstellungsassistent ist der schnellste Weg, ein neues Mitglied direkt vor Ort zu registrieren -- zum Beispiel, wenn jemand hereinkommt und sich sofort anmelden möchte. Er ist an zwei Stellen verfügbar:

• Admin-Dashboard -- navigiere zu Mitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen.
• Tablet-Station -- nutze die Neumitglieder-Registrierung auf der Station-Oberfläche am Empfang.

Beide folgen denselben Schritten.

Schritt 2: Persönliche Daten eingeben

1. Gib den Vornamen und Nachnamen des Mitglieds ein.
2. Gib die E-Mail-Adresse ein. Diese wird für den Portal-Login, Benachrichtigungen und Rechnungen verwendet.
3. Gib das Geburtsdatum ein (optional, aber empfohlen -- es bestimmt die korrekte Zielgruppe und Altersgruppe für die Preisgestaltung).
4. Gib die Telefonnummer ein (optional).

Für ein Kindermitglied

Falls das Mitglied minderjährig ist:

1. Der Assistent erkennt dies anhand des Geburtsdatums oder der gewählten Zielgruppe und fragt nach den Daten des Erziehungsberechtigten.
2. Gib die Daten des Erziehungsberechtigten (Elternteil/Vormund) ein: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
3. Die E-Mail des Erziehungsberechtigten muss sich von der E-Mail des Kindes unterscheiden, um doppelte Logins zu vermeiden.
4. Der Erziehungsberechtigte wird zum primären Verantwortlichen und Standard-Zahler für die Mitgliedschaft des Kindes.

Schritt 3: Mitgliedschaftsplan wählen

1. Der Assistent zeigt die verfügbaren Pläne, gefiltert nach Zielgruppe und Altersgruppe des Mitglieds.
2. Wähle den Plan (zum Beispiel "Jiu-Jitsu Erwachsene").
3. Wähle den Planpreis basierend auf der Vertragslaufzeit und Abrechnungshäufigkeit, die das Mitglied bevorzugt (zum Beispiel "12 Monate, monatlich, 89,00").
4. Wenn für eine bestimmte Auswahl nur eine Option vorhanden ist (eine Vertragslaufzeit, eine Häufigkeit, eine Altersgruppe), wird diese automatisch ausgewählt.

Schritt 4: Abrechnung konfigurieren

1. Lege das Startdatum der Mitgliedschaft fest. Dies kann heute, ein vergangenes Datum oder ein zukünftiges Datum sein.
2. Wähle den Zahlungstag aus den von deinem Club konfigurierten Optionen (zum Beispiel der 1. oder 15. des Monats). Das erste Abrechnungsdatum wird automatisch als das erste Auftreten des gewählten Tages nach dem Startdatum berechnet.
3. Prüfe die anteilige Gebühr: Falls das Startdatum vor dem ersten Abrechnungsdatum liegt, wird eine anteilige Gebühr für den Teilzeitraum aufgeführt.
4. Prüfe die Anmeldegebühren: Falls der Plan Anmeldegebühren vorsieht, werden diese mit ihren Bezeichnungen und Beträgen aufgelistet. Eine Checkbox ermöglicht es, die Anmeldegebühren bei Bedarf zu überspringen (zum Beispiel während einer Aktion).

Schritt 5: Zahlungsmethode einrichten

1. Wähle die Zahlungsmethode des Mitglieds aus den von deinem Club aktivierten Optionen (SEPA-Lastschrift, Überweisung, Barzahlung usw.).
2. Für SEPA-Lastschrift gib die IBAN und den Kontoinhaber ein. Omoplata versucht, die BIC automatisch zu ermitteln. Ein Mandat wird mit dem aktuellen Datum erstellt.
3. Für andere Methoden folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Schritt 6: Assistenten abschließen

1. Prüfe die Zusammenfassung mit den Daten des Mitglieds, dem gewählten Plan, der Abrechnungskonfiguration und der Zahlungsmethode.
2. Klicke auf Mitglied erstellen, um die Registrierung abzuschließen.
3. Das System erstellt das Mitglied, die Mitgliedschaft, die initialen Transaktionen (einschließlich anteiliger Gebühren oder Anmeldegebühren) und die Zahlungsmethode.

Option B: Einladungslink senden

Anstatt alle Daten selbst einzugeben, kannst du dem Mitglied vom Admin-Dashboard aus einen Einladungslink senden. Das Mitglied schließt die Registrierung dann eigenständig ab, was dir Zeit spart und dem Mitglied von Anfang an Zugang zur Mobile App gibt.

Schritt 1: Minimalen Mitgliederdatensatz erstellen

1. Navigiere zu Mitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen.
2. Gib mindestens den Namen und die E-Mail des Mitglieds ein.
3. Schließe den Assistenten ab (du kannst den Mitgliedschaftsschritt überspringen, falls deine Einstellungen dies erlauben, oder einen Plan in dessen Namen auswählen).

Schritt 2: Einladung senden

1. Nach dem Erstellen des Mitglieds generiert Omoplata einen Einladungslink.
2. Der Link wird auf dem Bildschirm angezeigt, damit du ihn kopieren kannst.
3. Optional kann eine Einladungs-E-Mail automatisch an das Mitglied (oder an dessen Erziehungsberechtigten, falls das Mitglied minderjährig ist) gesendet werden. Eine Checkbox steuert, ob diese E-Mail versendet wird.

Schritt 3: Mitglied schließt das Onboarding ab

Wenn das Mitglied den Onboarding-Link öffnet, durchläuft es den Self-Service-Ablauf:

1. Willkommensseite -- Registrierung mit den grundlegenden Informationen.
2. Mitgliedschaftsauswahl -- Auswahl eines Plans und der Preisgestaltung (falls nicht bereits vom Admin ausgewählt).
3. Bedingungen und Vertrag -- Prüfung und digitale Unterschrift des Mitgliedschaftsvertrags. Ein PDF wird mit der Unterschrift und dem Logo deines Clubs generiert.
4. Zahlungseinrichtung -- Konfiguration der Zahlungsmethode (SEPA, Karte usw.) und Akzeptanz der Zahlungsbedingungen.
5. Medizinische Fragen -- optionaler Gesundheitsfragebogen (falls aktiviert).
6. Profilbild -- optionaler Foto-Upload.
7. Abschluss -- Weiterleitung zum Mitglieder-Portal-Dashboard.

Nach der Registrierung

Sobald ein Mitglied registriert ist, passieren automatisch mehrere Dinge:

• Transaktionen werden erstellt basierend auf dem Abrechnungsplan der Mitgliedschaft. Falls die Mitgliedschaft in der Vergangenheit beginnt, werden historische Buchungen generiert.
• Rechnungen werden generiert für jede Transaktion.
• Das Mitglied erscheint in der Mitgliederliste mit Mitgliedschaftsstatus, Plan und Abrechnungsinformationen.
• Das Mitglied kann sich im Portal anmelden (sofern eine E-Mail vorhanden ist), um seinen Stundenplan, die Abrechnungshistorie und sein Profil einzusehen.

Neues Mitglied überprüfen

1. Gehe zu Mitglieder und suche nach dem neuen Mitglied.
2. Klicke auf den Namen, um das Profil zu öffnen.
3. Prüfe den Reiter Mitgliedschaften, um den korrekten Plan, Preis und die Daten zu überprüfen.
4. Prüfe den Reiter Zahlungsmethoden, um sicherzustellen, dass die Zahlungsmethode konfiguriert ist.
5. Achte auf Warnsymbole (z. B. ein Hinweis auf fehlende Zahlungsmethode).

Kindermitglied registrieren

Der Prozess für die Registrierung eines Kindes folgt demselben Assistenten, mit zusätzlichen Schritten für den Erziehungsberechtigten.

1. Starte den Assistenten wie gewohnt und gib die Daten des Kindes ein.
2. Wenn das System erkennt, dass das Mitglied minderjährig ist (basierend auf dem Alter oder der Zielgruppe), wird nach dem primären Verantwortlichen (Elternteil oder Vormund) gefragt.
3. Gib den Namen und die E-Mail des Erziehungsberechtigten ein. Falls der Erziehungsberechtigte bereits im System existiert, wird er automatisch verknüpft.
4. Der Erziehungsberechtigte wird zum Zahler für die Mitgliedschaft und erhält alle abrechnungsbezogenen Benachrichtigungen.
5. Sowohl der Erziehungsberechtigte als auch das Kind (sofern eine E-Mail vorhanden ist) erhalten Zugang zur Mobile App und zum Portal. Der Erziehungsberechtigte sieht ein zentrales Familien-Dashboard mit seiner eigenen Mitgliedschaft und allen Informationen seiner Kinder an einem Ort.

Weitere Verantwortliche hinzufügen

Nachdem das Kindermitglied erstellt wurde, kannst du weitere Erziehungsberechtigte hinzufügen (zum Beispiel einen zweiten Elternteil, Großeltern oder ein Kindermädchen):

1. Gehe zum Mitgliedsprofil des Kindes.
2. Finde den Bereich für Verantwortliche.
3. Füge einen weiteren Verantwortlichen hinzu, indem du Name und E-Mail eingibst.
4. Weitere Verantwortliche erhalten Zugang über die Mobile App und das Portal, um das Profil, die Kurse und die Anwesenheit des Kindes einzusehen, sind aber nicht der Zahler.

Weitere Informationen zur Funktionsweise von primären und weiteren Verantwortlichen findest du unter Angehörige.

Nächste Schritte

• Mitgliedschaften verwalten -- erfahre, wie du den Plan eines Mitglieds pausierst, kündigst oder änderst.
• Rechnungen generieren -- verstehe, wie die Abrechnung nach der Registrierung funktioniert.
• Anwesenheit erfassen -- richte den Check-in ein, damit das neue Mitglied seine Anwesenheit aufzeichnen kann.

Die vollständige Referenz zur Mitgliederliste und zu Mitgliedsprofilen findest du unter Mitglieder und Mitgliedsprofil.