Neues Mitglied registrieren - Omoplata Dokumentation

Ein Mitglied zu registrieren und einen unterschriebenen Vertrag zu bekommen, ist ein und dieselbe Aufgabe. Ein Mitglied, das du in Omoplata eingetragen hast, ist noch kein Mitglied deines Clubs -- das wird es in dem Moment, in dem der Vertrag unterschrieben ist. Diese Anleitung zeigt, wie du den Datensatz anlegst, wie das Mitglied unterschreibt und was die einzelnen Wege für dich bedeuten.

Die Regel hinter allem

Fast jeder Weg, ein Mitglied anzulegen, folgt demselben Muster:

Du (oder das Mitglied) trägst die Daten ein und wählst einen Plan.
Die Mitgliedschaft wird mit dem Status Neu angelegt. Sie ist noch nicht aktiv.
Das Mitglied unterschreibt den Vertrag.
Die Mitgliedschaft wird aktiv und die Willkommens-E-Mail geht raus.

Zwischen Schritt 2 und 3 existiert das Mitglied in deiner Mitgliederliste, aber es wird nichts abgerechnet und keine Willkommens-E-Mail verschickt. Die Unterschrift ist das, was die Mitgliedschaft aktiviert.

Die einzige Ausnahme ist ein Vertrag, der bereits auf Papier unterschrieben wurde -- siehe Bereits auf Papier unterschrieben.

Schritt 1: Erstellungsassistenten öffnen

Der Erstellungsassistent ist der Weg, ein Mitglied zu registrieren -- egal, ob es vor dir steht oder nicht. Er ist an zwei Stellen verfügbar, und beide folgen denselben Schritten:

Ort	Beschreibung
Admin-Dashboard	Navigiere zu Mitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen.
Tablet-Station	Nutze die Neumitglieder-Registrierung auf der Station-Oberfläche am Empfang.

Einen Interessenten umwandeln

Existiert die Person bereits als Interessent, wandle sie um, statt von vorne anzufangen -- ihre Daten sind dann vorausgefüllt und der Rest dieser Anleitung gilt unverändert. Siehe Interessenten verwalten.

Schritt 2: Persönliche Daten eingeben

Gib den Vornamen und Nachnamen des Mitglieds ein.
Gib die E-Mail-Adresse ein. Diese wird für den Portal-Login, Benachrichtigungen und Rechnungen verwendet.
Gib das Geburtsdatum ein (optional, aber empfohlen -- es bestimmt die korrekte Zielgruppe und Altersgruppe für die Preisgestaltung).
Gib die Telefonnummer ein (optional).

E-Mail ist in manchen Konfigurationen optional

Wenn in deinem Club die Einstellung "E-Mail erforderlich" deaktiviert ist, können Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erstellt werden. Du kannst diese später während des Onboardings hinzufügen. Das ist nützlich für Walk-in-Registrierungen, bei denen du den Prozess nicht verlangsamen möchtest.

„E-Mail ist bereits vergeben“

Erscheint diese Meldung, ist die Adresse bereits im System hinterlegt -- meist bei einem Verantwortlichen (Elternteil), der schon ein Kind im Club angemeldet hat. Lege dann kein neues Mitglied an. Suche stattdessen über die linke Suchleiste nach der Person, öffne den Reiter Mitgliedschaft und füge dort eine Mitgliedschaft hinzu. Die bereits vorhandenen Daten und die genutzte Zahlungsmethode werden übernommen, sodass nur noch die Vertragsunterschrift fehlt.

Schritt 3: Mitgliedschaftsplan wählen

Der Assistent zeigt die verfügbaren Pläne, gefiltert nach Zielgruppe und Altersgruppe des Mitglieds.
Wähle den Plan (zum Beispiel "Jiu-Jitsu Erwachsene").
Wähle den Planpreis basierend auf der Vertragslaufzeit und Abrechnungshäufigkeit, die das Mitglied bevorzugt (zum Beispiel "12 Monate, monatlich, 89,00").
Wenn für eine bestimmte Auswahl nur eine Option vorhanden ist (eine Vertragslaufzeit, eine Häufigkeit, eine Altersgruppe), wird diese automatisch ausgewählt.

Schritt 4: Abrechnung konfigurieren

Lege das Startdatum der Mitgliedschaft fest. Dies kann heute, ein vergangenes Datum oder ein zukünftiges Datum sein.
Wähle den Zahlungstag aus den von deinem Club konfigurierten Optionen (zum Beispiel der 1. oder 15. des Monats). Das erste Abrechnungsdatum wird automatisch als das erste Auftreten des gewählten Tages nach dem Startdatum berechnet.
Prüfe die anteilige Gebühr: Falls das Startdatum vor dem ersten Abrechnungsdatum liegt, wird eine anteilige Gebühr für den Teilzeitraum aufgeführt.
Prüfe die Anmeldegebühren: Falls der Plan Anmeldegebühren vorsieht, werden diese mit ihren Bezeichnungen und Beträgen aufgelistet. Eine Checkbox ermöglicht es, die Anmeldegebühren bei Bedarf zu überspringen (zum Beispiel während einer Aktion).

Schritt 5: Zahlungsmethode einrichten

Wähle die Zahlungsmethode des Mitglieds aus den von deinem Club aktivierten Optionen (SEPA-Lastschrift, Überweisung, Barzahlung usw.).
Für SEPA-Lastschrift gib die IBAN und den Kontoinhaber ein. Omoplata versucht, die BIC automatisch zu ermitteln. Ein Mandat wird mit dem aktuellen Datum erstellt.
Für andere Methoden folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Schritt 6: Vertragsart wählen und abschließen

Prüfe die Zusammenfassung mit den Daten des Mitglieds, dem gewählten Plan, der Abrechnungskonfiguration und der Zahlungsmethode. Bevor du speichern kannst, fragt Omoplata, wie der Vertrag gehandhabt wird. Das ist die wichtigste Entscheidung im gesamten Ablauf -- siehe die drei Vertragsoptionen.

Klicke auf Mitglied erstellen, um die Registrierung abzuschließen. Das System erstellt das Mitglied, die Mitgliedschaft, die initialen Transaktionen (einschließlich anteiliger Gebühren oder Anmeldegebühren) und die Zahlungsmethode.

Mitgliedschaft kann optional sein

Wenn in deinem Club die Option "Mitgliedschaft überspringen" aktiviert ist, ermöglicht der Assistent das Überspringen des Mitgliedschaftsschritts. Das Mitglied wird ohne Plan erstellt und kann später einem zugewiesen werden -- ohne Plan gibt es keine Mitgliedschaft und damit auch keinen Vertrag zum Unterschreiben. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist die Auswahl einer Mitgliedschaft obligatorisch.

Die drei Vertragsoptionen

AIm Club

Auf dem Tablet

Das Mitglied unterschreibt am Station-Tablet, bevor es das Gebäude verlässt.

BAus der Ferne

Auf dem eigenen Gerät

Das Mitglied bekommt eine E-Mail mit einem Link und unterschreibt in Ruhe zu Hause.

COhne Unterschrift

Bereits auf Papier unterschrieben

Der Vertrag existiert bereits auf Papier. Die Mitgliedschaft ist sofort aktiv.

Auf einen Blick:

	Auf dem Tablet	Auf dem eigenen Gerät	Bereits auf Papier
Status nach dem Speichern	Neu	Neu	Aktiv
Vertrags-PDF wird erzeugt	Ja	Ja	Nein
E-Mail an das Mitglied	Nein -- es steht ja vor dir	Ja -- Einladung mit Unterschriftslink	Nein
Wann wird es aktiv	Beim Unterschreiben, meist in Minuten	Wann immer das Mitglied dazu kommt	Sofort
Widerrufsrecht greift	Normalerweise nein	Ja -- 14 Tage	Je nachdem, wie unterschrieben wurde

Option A: Auf dem Tablet unterschreiben

Nutze das, wenn das Mitglied physisch im Club ist -- Laufkundschaft oder ein Probetrainings-Gast, der sich entschieden hat. Das ist der schnellste Weg und der mit den wenigsten losen Enden: Das Mitglied geht nicht ohne aktive Mitgliedschaft nach Hause.

Nach dem Speichern zeigt das Tablet einen Übergabe-Bildschirm. Reiche es dem Mitglied, und es durchläuft das Onboarding selbst. Es wird keine E-Mail verschickt -- das Mitglied ist ja da.

Bei Kindern das Tablet an die Eltern geben

Wenn das Mitglied minderjährig ist oder seine Mitgliedergruppe einen Zahler erfordert, wird das Tablet an den erziehungsberechtigten Erwachsenen übergeben, niemals an das Kind -- ein Kind kann weder Zahlungsdaten eingeben noch einen Vertrag unterschreiben. Auf der Unterschriftszeile steht der Name des Erziehungsberechtigten, und er unterschreibt auch.

Option B: Auf dem eigenen Gerät unterschreiben

Nutze das, wenn das Mitglied nicht bei dir ist -- es hat telefonisch angefragt, will noch darüber nachdenken oder muss zu Hause erst seine IBAN heraussuchen. Das spart dir Tipparbeit und gibt dem Mitglied von Anfang an Zugang zur Mobile App.

Omoplata schickt ihm einen persönlichen Unterschriftslink per E-Mail und zeigt ihn dir zusätzlich auf dem Bildschirm zum Kopieren an. Ist das Mitglied minderjährig, geht die E-Mail an den Erziehungsberechtigten, denn er muss unterschreiben. Danach durchläuft es das Onboarding selbst.

Der Link ist einmalig

Eine neue Einladung macht alle vorherigen Links für dieses Mitglied ungültig, und der Link funktioniert nach abgeschlossenem Onboarding nicht mehr. Wenn ein Mitglied sagt, sein Link gehe nicht: einfach eine neue Einladung schicken.

Bei noch nicht unterschriebenen Mitgliedern nachfassen

Die Mitgliedschaft bleibt auf Neu, bis das Mitglied unterschreibt -- die Abrechnung startet also erst, wenn es dem Vertrag zugestimmt hat. Filtere deine Mitgliederliste ab und zu nach dem Status Neu, um zu sehen, wer noch einen Anstoß braucht. Meist genügt eine kurze Erinnerung.

Option C: Bereits auf Papier unterschrieben

Nutze das für Mitglieder, die einen Papiervertrag unterschrieben haben oder die aus deinem vorherigen System herüberkommen und deren Zahlungsdaten bereits vorliegen. Diese Wahl bedeutet:

Die Mitgliedschaft ist sofort aktiv -- kein Unterschriftsschritt.
Es wird kein Vertrags-PDF erzeugt und keine Unterschrift erfasst. Dein Papier-Original ist der maßgebliche Vertrag. Du kannst einen Scan hochladen und im Profil des Mitglieds ablegen, damit alles beisammen ist.
Es wird keine Einladungs- oder Willkommens-E-Mail verschickt.

Nur für bereits bestehende Verträge

Wähle diese Option nur, wenn tatsächlich ein unterschriebener Vertrag auf Papier vorliegt. Hat das Mitglied noch nicht unterschrieben, nutze eine der beiden Unterschriftsoptionen oben -- so ist die Mitgliedschaft durch einen Vertrag gedeckt, den du später vorlegen kannst.

Was das Mitglied im Onboarding macht

Beide Unterschriftswege führen zum selben Self-Service-Ablauf -- der einzige Unterschied ist, auf wessen Gerät er läuft:

Willkommensseite -- die grundlegenden Informationen bestätigen.
Mitgliedschaftsauswahl -- Plan und Preis wählen, falls du nicht bereits einen ausgewählt hast.
Bedingungen und Vertrag -- den Vertrag lesen und mit Finger oder Maus unterschreiben. Ein PDF wird mit der Unterschrift und dem Logo deines Clubs generiert.
Gesundheitsfragen -- optionaler Fragebogen, falls aktiviert.
Zahlungseinrichtung -- Zahlungsmethode konfigurieren und die Zahlungsbedingungen akzeptieren.
Profilbild -- optionaler Foto-Upload.
Abschluss -- die Mitgliedschaft wird aktiv und das Mitglied landet im Portal-Dashboard.

Die 14-tägige Widerrufsfrist

Hier liegt der eigentliche Unterschied zwischen den beiden Unterschriftswegen -- und er ist rechtlicher, nicht technischer Natur.

Wenn ein Mitglied auf seinem eigenen Gerät unterschreibt, kommt der Vertrag zustande, ohne dass beide Seiten körperlich anwesend sind. Nach deutschem Recht ist das ein Fernabsatzvertrag (§ 312c BGB), und Verbraucher haben bei einem Fernabsatzvertrag grundsätzlich ein gesetzliches Widerrufsrecht von 14 Tagen (§ 355 BGB). Innerhalb dieser 14 Tage können sie ohne Angabe von Gründen und ohne Kosten vom Vertrag zurücktreten.

Wenn ein Mitglied auf dem Tablet in deinem Club unterschreibt, seid ihr beide in deinen Geschäftsräumen anwesend. Das ist weder ein Fernabsatzvertrag noch ein außerhalb von Geschäftsräumen geschlossener Vertrag, sodass das gesetzliche Widerrufsrecht in der Regel gar nicht erst greift.

Deshalb ist das Tablet die sicherere Option, wenn das Mitglied ohnehin vor dir steht.

Was du dafür tun musst

Du musst das Mitglied über sein Widerrufsrecht informieren (Widerrufsbelehrung). Das ist wichtiger, als es klingt: Belehrst du nicht ordnungsgemäß, läuft die 14-Tage-Frist nicht einfach ab, sondern kann sich auf bis zu 12 Monate und 14 Tage verlängern (§ 356 Abs. 3 BGB). Dann ist der Vertrag fast ein Jahr lang widerruflich.

Nimm die Widerrufsbelehrung in deinen Vertragstext auf

Deine Vertragsvorlage ist das, was die Widerrufsbelehrung zum Mitglied bringt -- sie muss also eine enthalten. Ergänze sie unter Einstellungen > Rechtliches, und da du pro Mitgliedergruppe eine eigene Vorlage pflegst, prüfe jede Vorlage, die du für Unterschriften aus der Ferne nutzt.

Omoplata speichert das Unterschriftsdatum bei der Mitgliedschaft und erzeugt das unterschriebene PDF -- damit kannst du belegen, wann die Frist begonnen hat. Die Überwachung der Frist selbst liegt bei dir.

Keine Rechtsberatung

Das Obige beschreibt die deutschen Regeln allgemein und ist keine Rechtsberatung. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, und für die Inhalte deiner Verträge bist du selbst verantwortlich. Lass deine Vertragsvorlagen -- und besonders deine Widerrufsbelehrung -- von einem Anwalt prüfen.

Woher der Vertragstext kommt

Dein Vertragstext liegt unter Einstellungen > Rechtliches. Du hinterlegst eine Vertragsvorlage pro Mitgliedergruppe, sodass Erwachsene und Kinder unterschiedliche Bedingungen bekommen können.

Die Vorlage wird in Markdown geschrieben und unterstützt drei Platzhalter, die beim Erzeugen des Vertrags ersetzt werden:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{{ member }}`	Den vollständigen Namen des Mitglieds
`{{ plan }}`	Den Namen des gewählten Plans
`{{ club }}`	Den Namen deines Clubs

Den Kopfbereich musst du nicht selbst schreiben. Omoplata baut ihn automatisch aus deinen rechtlichen Angaben und den Daten des Mitglieds: Firmierung, Adresse, Kontaktdaten und Steuernummern deines Clubs, Name, Geburtsdatum und Adresse des Mitglieds, gegebenenfalls die Daten des Erziehungsberechtigten sowie ein Block zur Mitgliedschaft mit Plan, Startdatum, Vertragslaufzeit, Preis, Abrechnungsintervall und allen Gebühren.

Was das Mitglied sieht, ist das, was es bekommt

Der Unterschriftsbildschirm rendert den Vertrag aus genau derselben Vorlage wie das finale PDF. Die Vorschau, die das Mitglied liest, und das Dokument, das am Ende entsteht, sind also immer identisch.

Kindermitglied registrieren

Der Prozess für die Registrierung eines Kindes folgt demselben Assistenten, mit zusätzlichen Schritten für den Erziehungsberechtigten.

Starte den Assistenten wie gewohnt und gib die Daten des Kindes ein.
Wenn das System erkennt, dass das Mitglied minderjährig ist (basierend auf dem Alter oder der Zielgruppe), wird nach dem primären Verantwortlichen (Elternteil oder Vormund) gefragt.
Gib den Namen und die E-Mail des Erziehungsberechtigten ein. Die E-Mail des Erziehungsberechtigten muss sich von der E-Mail des Kindes unterscheiden, um doppelte Logins zu vermeiden. Falls der Erziehungsberechtigte bereits im System existiert, wird er automatisch verknüpft.
Der Erziehungsberechtigte wird zum Zahler für die Mitgliedschaft, unterschreibt den Vertrag und erhält alle abrechnungsbezogenen Benachrichtigungen.
Sowohl der Erziehungsberechtigte als auch das Kind (sofern eine E-Mail vorhanden ist) erhalten Zugang zur Mobile App und zum Portal. Der Erziehungsberechtigte sieht ein zentrales Familien-Dashboard mit seiner eigenen Mitgliedschaft und allen Informationen seiner Kinder an einem Ort.

Ein Verantwortlicher, mehrere Kinder

Jedes Kind ist ein eigenständiges Mitglied, und du registrierst jedes über den Assistenten oben -- dabei trägst du jeweils dieselben Daten des Erziehungsberechtigten ein. Omoplata verknüpft sie automatisch mit demselben Verantwortlichen, und der Erziehungsberechtigte zahlt und verwaltet alle über ein gemeinsames Familien-Dashboard.

Weitere Verantwortliche hinzufügen

Nachdem das Kindermitglied erstellt wurde, kannst du weitere Erziehungsberechtigte hinzufügen (zum Beispiel einen zweiten Elternteil, Großeltern oder ein Kindermädchen):

Gehe zum Mitgliedsprofil des Kindes.
Finde den Bereich für Verantwortliche.
Füge einen weiteren Verantwortlichen hinzu, indem du Name und E-Mail eingibst.
Weitere Verantwortliche erhalten Zugang über die Mobile App und das Portal, um das Profil, die Kurse und die Anwesenheit des Kindes einzusehen, sind aber nicht der Zahler.

Weitere Informationen zur Funktionsweise von primären und weiteren Verantwortlichen findest du unter Angehörige.

Wie Mitglieder sonst noch zu deinem Club kommen

Nicht alle kommen über den Assistenten:

Über deine Club-Website. Das Probetrainings-Formular auf deiner Website erzeugt einen Interessenten und hält so das Interesse der Person fest, damit du nachfassen kannst. Entscheidet sie sich anzumelden, wandelst du den Interessenten um und wählst eine Vertragsoption wie oben beschrieben. Siehe Interessenten verwalten.
Über einen Import. Mitglieder aus deinem vorherigen System kommen als aktive Mitglieder mit ihrer bisherigen Historie an. Sie behalten den Vertrag, den sie bereits bei dir unterschrieben haben -- daher werden keine neue Unterschrift, keine Anmeldegebühr und keine Willkommens-E-Mail fällig, die Mitgliedschaft läuft einfach weiter.
Über deine eigene Website per API. Hast du die Anmeldung direkt in deine Seite eingebaut, erfasst sie die Unterschrift und schickt sie mit der Registrierung mit; das Vertrags-PDF wird genauso erzeugt wie hier. Da das ein Fernabsatzgeschäft ist, gilt die Widerrufsfrist. Siehe Integration mit deiner Website.

Auslaufenden Vertrag verlängern

Verträge verlängern sich nicht stillschweigend. Omoplata löst vor dem Enddatum eine Benachrichtigung Vertrag läuft aus aus -- standardmäßig 30 Tage vorher, einstellbar in den Mitgliedschafts-Einstellungen -- und du entscheidest, was passiert:

Unverändert lassen -- nichts ändert sich, keine neue Unterschrift.
Konditionen ändern -- die Mitgliedschaft anpassen, ohne neuen Vertrag.
Neuer Vertrag -- ein frischer Vertrag, den das Mitglied unterschreiben muss.

Nur die letzte Option beinhaltet eine Unterschrift, und sie bietet dieselbe Wahl, die du schon kennst: per E-Mail verschicken oder beim nächsten Training auf dem Tablet unterschreiben lassen. Jeder unterschriebene Vertrag wird bei der Mitgliedschaft gespeichert, zu der er gehört -- Verlängerungen überschreiben also nicht das Original.

Nach der Registrierung

Sobald ein Mitglied registriert und der Vertrag unterschrieben ist:

Das Vertrags-PDF wird erzeugt und gespeichert, mit der Unterschrift direkt im Dokument. Du kannst es jederzeit aus dem Profil des Mitglieds herunterladen; das Mitglied (und sein Zahler) können ihre eigene Kopie im Portal herunterladen.
Transaktionen werden erstellt basierend auf dem Abrechnungsplan der Mitgliedschaft. Falls die Mitgliedschaft in der Vergangenheit beginnt, werden historische Buchungen generiert.
Rechnungen werden generiert für jede Transaktion.
Die Willkommens-E-Mail wird verschickt -- an den Erziehungsberechtigten, falls vorhanden, und an das Mitglied, wenn es eine E-Mail-Adresse hat.
Das Mitglied kann sich im Portal anmelden, um seinen Stundenplan, die Abrechnungshistorie und sein Profil einzusehen.

Neues Mitglied überprüfen

Gehe zu Mitglieder und suche nach dem neuen Mitglied.
Klicke auf den Namen, um das Profil zu öffnen.
Prüfe den Reiter Mitgliedschaften, um den korrekten Plan, Preis und die Daten zu überprüfen -- und dass der Status Aktiv ist und nicht Neu.
Prüfe den Reiter Zahlungsmethoden, um sicherzustellen, dass die Zahlungsmethode konfiguriert ist.
Achte auf Warnsymbole (z. B. ein Hinweis auf fehlende Zahlungsmethode).

Nächste Schritte

Mitgliedschaften verwalten -- erfahre, wie du den Plan eines Mitglieds pausierst, kündigst oder änderst.
Rechtliches -- Vertragsvorlagen und rechtliche Angaben bearbeiten.
Rechnungen generieren -- verstehe, wie die Abrechnung nach der Registrierung funktioniert.
Anwesenheit erfassen -- richte den Check-in ein, damit das neue Mitglied seine Anwesenheit aufzeichnen kann.

Die vollständige Referenz zur Mitgliederliste und zu Mitgliedsprofilen findest du unter Mitglieder und Mitgliedsprofil.