Mitgliedschaften

Der Reiter "Mitgliedschaften" im Profil eines Mitglieds zeigt alle Mitgliedschaften -- aktive, pausierte und gekündigte. Jede Mitgliedschaft wird als Karte mit Plandetails, Abrechnungsinformationen, Pausenhistorie und Vertragsdaten dargestellt.

Mitgliedschaftsstatus

Jede Mitgliedschaft hat einen Status, der ihren aktuellen Zustand widerspiegelt:

• Neu -- Das Mitglied wurde angelegt und hat den Onboarding-Prozess noch nicht begonnen.
• Onboarding begonnen -- Das Mitglied hat den Onboarding-Prozess geöffnet, aber nicht abgeschlossen.
• Aktiv -- Die Mitgliedschaft ist derzeit aktiv und wird normal abgerechnet.
• Pausiert -- Die Mitgliedschaft ist vorübergehend pausiert. Die Abrechnung ist während der Pause ausgesetzt.
• Gekündigt -- Die Mitgliedschaft wurde beendet.
• Zahlungsverzug -- Das Mitglied ist mit Zahlungen in Verzug.

Der Mitgliedschaftsstatus wird täglich automatisch aktualisiert. Omoplata prüft aktive Pausen und Kündigungsdaten, um den korrekten Status zu ermitteln.

Mitgliedschaft erstellen

Um eine neue Mitgliedschaft hinzuzufügen, gehe zum Reiter "Mitgliedschaften" des Mitglieds und klicke auf Mitgliedschaft hinzufügen. Wähle einen Plan und Preis aus und konfiguriere dann das Startdatum und die Abrechnungsdetails.

Startdatum und Abrechnung

Beim Erstellen einer Mitgliedschaft wählst du ein Startdatum und einen Zahlungstag. Der Zahlungstag wird aus den Optionen ausgewählt, die dein Club konfiguriert hat (z. B. der 1. und 15. jedes Monats oder bestimmte Wochentage). Das erste Abrechnungsdatum wird automatisch als das erste Auftreten des gewählten Zahlungstags nach dem Startdatum berechnet.

Anteilige Berechnung

Wenn das Startdatum vor dem ersten Abrechnungsdatum liegt, wird eine anteilige Gebühr für den Teilzeitraum zwischen Startdatum und erstem Abrechnungsdatum erstellt. Wenn eine Mitgliedschaft beispielsweise am 3. Juni beginnt und die erste reguläre Abrechnung am 1. Juli erfolgt, deckt die anteilige Gebühr den Zeitraum vom 3. bis 30. Juni ab.

Anmeldegebühren

Pläne können einmalige Anmeldegebühren enthalten. Wenn du eine Mitgliedschaft für einen Plan mit Anmeldegebühren erstellst, werden die Gebührenbezeichnungen und Preise aufgelistet. Ein Kontrollkästchen ermöglicht es dir, die Anmeldegebühren bei Bedarf zu überspringen (z. B. bei einer Aktion).

Rückdatierte Mitgliedschaften

Du kannst eine Mitgliedschaft mit einem Startdatum in der Vergangenheit erstellen. Wenn das Startdatum mehr als eine Abrechnungsperiode zurückliegt, werden alle historischen Gebühren sofort generiert, sodass die Abrechnungshistorie vollständig ist. Liegt das Startdatum innerhalb der aktuellen Abrechnungsperiode, wird nur eine anteilige Gebühr erstellt.

Mitgliedschaftsdetails anzeigen

Jede Mitgliedschaftskarte zeigt:

Vertragsinformationen

• Startdatum -- Wann die Mitgliedschaft begonnen hat.
• Vertragslaufzeit -- Die Dauer der anfänglichen Bindungsperiode (z. B. 6 Monate, 12 Monate).
• Vertragsende -- Wann die anfängliche Vertragslaufzeit abläuft. Wenn eine Pause den Vertrag verlängert hat, werden sowohl das ursprüngliche als auch das verlängerte Datum mit der Verlängerungsdauer angezeigt.

Abrechnungsinformationen

• Preis -- Der wiederkehrende Betrag und die Abrechnungshäufigkeit (z. B. 50,00 EUR / monatlich).
• Letzte Abrechnung -- Das Datum der letzten Abrechnungsgebühr.
• Nächste Abrechnung -- Das Datum der kommenden Abrechnungsgebühr.
• Wiederkehrende Gebühren -- Zusätzliche wiederkehrende Gebühren, die an die Mitgliedschaft gebunden sind, wie Versicherungs- oder Verbandsgebühren, mit eigenen Beträgen und Intervallen.

Sonderpreise

Wenn die Mitgliedschaft einen Sonderpreis verwendet (z. B. einen Studentenrabatt), wird ein Badge mit dem Namen des Sonderpreises am unteren Rand der Karte angezeigt.

Unterzeichneter Vertrag

Wenn das Mitglied den Onboarding-Prozess abgeschlossen und einen Vertrag unterzeichnet hat, erscheint ein Download-Link für das unterzeichnete Vertrags-PDF auf der Karte.

Mehrere Mitgliedschaften

Ein Mitglied kann gleichzeitig mehr als eine Mitgliedschaft halten. Dies ist nützlich, wenn ein Mitglied in mehreren Disziplinen mit separaten Plänen trainiert oder wenn ein Planwechsel stattfindet. Der Reiter "Mitgliedschaften" zeigt alle Mitgliedschaften an, und du kannst über die Tabs am oberen Rand zwischen aktiven und inaktiven (gekündigten) Mitgliedschaften filtern.

Mitgliedschaft kündigen

Um eine Mitgliedschaft zu kündigen, klicke auf die Schaltfläche Verwalten auf der Mitgliedschaftskarte, um das Modal "Mitgliedschaft bearbeiten" zu öffnen. Klicke auf Mitgliedschaft kündigen, um eine Datumsauswahl einzublenden, in der du das Kündigungsdatum wählst.

Geplante Kündigung

Wenn du ein Kündigungsdatum festlegst, ändert sich der Mitgliedschaftsstatus auf Aktiv mit einem deutlichen roten Banner, das das geplante Enddatum anzeigt. Die Mitgliedschaft funktioniert weiterhin normal und die Abrechnung läuft bis zu diesem Datum weiter. Es ist kein manuelles Eingreifen erforderlich -- die Mitgliedschaft wird nach dem Kündigungsdatum automatisch inaktiv.

Das geplante Kündigungsdatum ist in Omoplata sichtbar, sodass sowohl Mitarbeiter als auch das Mitglied sehen können, wann die Mitgliedschaft endet.

Mitgliedschaft pausieren

Klicke auf die Schaltfläche Pausieren auf einer Mitgliedschaftskarte, um das Pausen-Modal zu öffnen. Pausieren setzt eine Mitgliedschaft und deren Abrechnung vorübergehend aus.

Pause erstellen

Beim Erstellen einer Pause konfigurierst du:

• Startdatum -- Wann die Pause beginnt.
• Enddatum -- Wann die Pause endet. Lass das Feld leer für eine unbefristete Pause.
• Grund -- Eine optionale Notiz, die erklärt, warum die Mitgliedschaft pausiert wird (z. B. "Urlaub", "Verletzung", "Medizinische Auszeit").
• Vertrag verlängern -- Ein Schalter, der bestimmt, ob die Pausendauer zum Vertragsende hinzugefügt wird.

Wie sich Pausen auf die Abrechnung auswirken

Während einer Pause werden Abrechnungsgebühren, die in den Pausenzeitraum fallen, automatisch übersprungen. Das System filtert alle Abrechnungsdaten heraus, die zwischen dem Pausen-Start- und Enddatum liegen.

Vertragsverlängerung

Wenn "Vertrag verlängern" aktiviert ist, wird die Pausendauer zum Vertragsende der Mitgliedschaft hinzugerechnet. Beispiel: Eine 30-tägige Pause bei einer Mitgliedschaft mit Vertragsende am 31. Januar verlängert den Vertrag bis zum 2. März. Die Mitgliedschaftskarte zeigt sowohl das ursprüngliche als auch das verlängerte Vertragsdatum an.

Pause bearbeiten

Klicke auf die Schaltfläche Pause bearbeiten, um eine bestehende Pause zu ändern. Du kannst das Enddatum, den Grund und die Einstellung zur Vertragsverlängerung ändern. Wenn die Pause bereits begonnen hat, kann das Startdatum nicht mehr geändert werden.

Wenn du eine Pause mit Vertragsverlängerung bearbeitest, wird die alte Verlängerung rückgängig gemacht und die neue angewendet, sodass die Vertragsdaten korrekt bleiben.

Pausenhistorie

Die Mitgliedschaftskarte zeigt aktive und zukünftige Pausen als auffällige Hinweise an:

• Aktive Pausen erscheinen in Bernsteinfarbe und zeigen den Zeitraum, die Dauer und den Grund an.
• Geplante (zukünftige) Pausen erscheinen in Blau.
• Vergangene Pausen sind standardmäßig in einem Abschnitt "Vergangene Pausen" eingeklappt. Klappe ihn aus, um die Historie aller bisherigen Pausen einzusehen.

Vertragsablauf

Wenn eine Mitgliedschaft eine Vertragslaufzeit hat (z. B. 12 Monate), überwacht Omoplata automatisch das Vertragsende und erstellt einen Vertrag läuft aus-Alert, bevor das Datum erreicht wird. Standardmäßig erscheint der Alert 30 Tage vor Vertragsende. Du kannst dieses Zeitfenster in den Mitgliedschaftseinstellungen anpassen oder durch Setzen des Werts auf 0 deaktivieren.

Der Alert erscheint auf deinem Dashboard und im Profil des Mitglieds und fordert dich auf zu entscheiden, wie es mit der Mitgliedschaft weitergehen soll. Durch Klick auf Lösen öffnet sich ein Dialog, der die aktuellen Vertragsdetails zeigt -- Planname, aktueller Preis, Vertragsende und Vertragslaufzeit -- und drei Optionen anbietet.

Beibehalten

Wähle Beibehalten, um den Alert zu verwerfen, ohne Änderungen vorzunehmen. Die Mitgliedschaft bleibt mit denselben Konditionen aktiv und wird weiterhin zum aktuellen Preis abgerechnet. Dies ist nützlich, wenn das Mitglied mit der aktuellen Vereinbarung zufrieden ist und keine Anpassungen nötig sind.

Konditionen ändern

Wähle Konditionen ändern, um den Mitgliedschaftspreis ab dem Vertragsende anzupassen. Diese Option ermöglicht es dir, den Abrechnungsbetrag zu aktualisieren, ohne einen neuen Vertrag zu erstellen, wobei der Mitgliedschaftsdatensatz durchgängig bleibt.

Wenn du diese Option wählst, wird der aktuelle Preis im Betragsfeld vorausgefüllt. Du kannst ihn anpassen mit:

• Monatlichen Planpreis verwenden -- ändert den Betrag auf den monatlichen Preis des Plans. Dies ist nützlich, wenn das Mitglied einen vergünstigten Langzeitvertrag hatte und du es auf den Standard-Monatstarif umstellen möchtest.
• +5%, +10%, +15% -- Schnell-Buttons, die den aktuellen Preis um den gewählten Prozentsatz erhöhen.
• Benutzerdefinierter Betrag -- gib einen beliebigen Betrag manuell ein.

Eine Vorschau zeigt den neuen Preis, bevor du bestätigst. Die Preisänderung wird für das Vertragsende eingeplant und automatisch angewendet -- kein manuelles Eingreifen ist an diesem Tag nötig.

Neuer Vertrag

Wähle Neuer Vertrag, um eine komplett neue Mitgliedschaft für das Mitglied zu erstellen, die am Tag nach dem aktuellen Vertragsende beginnt. Die aktuelle Mitgliedschaft wird automatisch zum Vertragsende gekündigt.

Wenn du diese Option wählst:

1. Altersgruppe auswählen -- filtere verfügbare Pläne nach der Altersgruppe des Mitglieds (z. B. Erwachsene, Kinder). Die Altersgruppe wird basierend auf dem Plan der aktuellen Mitgliedschaft vorausgewählt.
2. Plan und Preis auswählen -- wähle den Plan und die Preisgestaltung für den neuen Vertrag.
3. Vertragsdetails konfigurieren -- lege Startdatum, Zahlungstag, Betrag und Anmeldegebühren fest. Das Startdatum wird standardmäßig auf den Tag nach dem aktuellen Vertragsende gesetzt, und der Zahlungstag wird von der bestehenden Mitgliedschaft übernommen.

Nach der Bestätigung erhält das Mitglied eine E-Mail mit einem Link zur Unterzeichnung des neuen Vertrags über das Mitgliederportal. Die neue Mitgliedschaft wird mit der alten verknüpft, sodass eine lückenlose Übergangshistorie entsteht.

Mitgliedschaftsperioden

Omoplata verfolgt Vertragszyklen über Mitgliedschaftsperioden. Jede Periode stellt eine Vertragslaufzeit dar (z. B. einen 6-monatigen oder 12-monatigen Zyklus). Wenn eine Mitgliedschaft beginnt, wird die anfängliche Periode erstellt. Wenn der Vertrag automatisch verlängert wird, beginnt eine neue Periode. Pausen mit Vertragsverlängerung ändern das Enddatum der aktuellen Periode.