Termine

Ein Termin ist eine einzelne Instanz eines Kurses an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit. Während ein Kurs den wiederkehrenden Plan definiert (z.B. "Fortgeschrittenes BJJ jeden Montag und Donnerstag um 19:00"), ist jede einzelne Einheit -- "Fortgeschrittenes BJJ am Montag, 10. März um 19:00" -- ein Termin. Termine sind das, woran Mitglieder tatsächlich teilnehmen, und sie bilden die Grundlage für die gesamte Anwesenheits- und Check-in-Erfassung.

Automatische Generierung aus Zeitfenstern

Termine werden automatisch auf Basis der im jeweiligen Kurs definierten Zeitfenster generiert. Du musst sie nicht manuell erstellen. Wenn du einen Kurs mit einem Zeitfenster am Montag von 19:00-20:30 einrichtest, erstellt Omoplata für jeden Montag zu dieser Zeit einen Termin -- von einem Monat in der Vergangenheit bis 12 Monate in die Zukunft.

Diese automatische Generierung erfolgt:

• Wenn ein neuer Kurs erstellt wird.
• Wenn Zeitfenster eines bestehenden Kurses geändert werden.
• Regelmäßig im Hintergrund, um sicherzustellen, dass der Plan mit fortschreitender Zeit stets gefüllt bleibt.

Feiertage

Omoplata ist mit einem Feiertagsdienst verbunden, der gesetzliche Feiertage in deiner Region erkennt. Wenn ein Termin auf einen Feiertag fällt, wird er trotzdem erstellt, aber mit dem Status "abgesagt" markiert. Der Name des Feiertags wird im Termin gespeichert, sodass du sehen kannst, warum er abgesagt wurde (z.B. "Weihnachtstag"). Diese abgesagten Einheiten erscheinen im Stundenplan, sind aber deutlich als inaktiv gekennzeichnet.

Termine anzeigen

Wöchentlicher Stundenplan

Die üblichste Art, Termine einzusehen, ist der wöchentliche Stundenplan auf der Kurse-Seite. Jeder farbige Block im Kalender steht für einen Termin. Der Block zeigt:

• Den Kursnamen.
• Die Start- und Endzeit (z.B. 19:00 - 20:30).
• Teilnehmer-Avatare für Mitglieder, die ihre Teilnahme bestätigt haben oder als anwesend markiert wurden.
• Eine Kapazitätsanzeige, wenn der Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hat (z.B. "8/15").
• Eine Interessenten-Anzahl, wenn sich potenzielle Mitglieder für ein Probetraining in dieser Einheit angemeldet haben.

Kurs-Terminkalender

Jeder Kurs hat auch eine eigene Terminansicht. Navigiere zur Kursdetailseite und wähle Termine in der Seitenleiste. Dort wird ein Monatskalender angezeigt, in dem Tage mit geplanten Einheiten hervorgehoben sind. Durch Klicken auf ein Datum werden die Termine für diesen Tag angezeigt mit:

• Dem Kursnamen und dem Zeitraum.
• Dem zugewiesenen Trainer.
• Teilnehmer-Avataren, die zeigen, wer teilgenommen hat oder teilnehmen möchte.
• Dem Belegungsverhältnis (z.B. "12/20").

Termin-Detailfenster

Durch Klicken auf einen Termin im wöchentlichen Stundenplan öffnet sich ein Detailfenster. Dieses zeigt die vollständigen Details der Einheit einschließlich Datum, Uhrzeit, Standort, Disziplin, Trainer und eine vollständige Teilnehmerliste. Von diesem Fenster aus können Admins die Anwesenheit direkt erfassen.

Kapazitätsverfolgung

Wenn ein Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hat, wird die Kapazität auf Terminebene verfolgt. Das System zählt die Anzahl der bestätigten Teilnehmer -- sowohl Mitglieder, die eingecheckt haben (Anwesenheitsdatensätze), als auch Mitglieder, die ihre Teilnahme angekündigt haben ("Ja"-Absichten).

• Im Stundenplan wird das Belegungsverhältnis als kleines Abzeichen auf jedem Termin angezeigt (z.B. "8/15").
• Im Mitgliederportal werden die Anmeldeschaltflächen durch die Meldung "Kurs voll" ersetzt, sobald die Kapazität erreicht ist. Mitglieder können dann keine neuen Teilnahmeabsichten für diese Einheit mehr erstellen.
• Im Termin-Detailfenster kann der Admin die genaü Anzahl neben der Teilnehmerliste einsehen.

Einzelne Termine absagen

Termine, die auf Feiertage fallen, werden bei der Generierung automatisch als abgesagt markiert. Der Termindatensatz bleibt mit einem Statusflag und dem Feiertagsnamen erhalten, sodass er im Stundenplan in einer visuell unterscheidbaren Darstellung erscheint.

Abgesagte Termine:

• Sind nicht für den Mitglieder-Check-in verfügbar.
• Zählen nicht zur Anwesenheitsstatistik.
• Erscheinen weiterhin im Kalender, damit Trainer und Mitglieder sehen können, dass die reguläre Einheit nicht stattfindet und warum.

Trainer-Überschreibungen

Jeder Kurs hat einen Standardtrainer, aber für einzelne Termine kann ein anderer Trainer zugewiesen werden. Das ist nützlich, wenn:

• Ein Vertretungstrainer eine Einheit übernimmt, während der reguläre Trainer abwesend ist.
• Ein Gasttrainer ein spezielles Seminar während eines regulären Kursslots leitet.
• Verschiedene Trainer sich im selben Kurs in verschiedenen Wochen abwechseln.

So funktionieren Trainer-Überschreibungen

Wenn einem Termin ein bestimmter Trainer zugewiesen wird, hat dieser Vorrang vor dem auf Kursebene definierten Standardtrainer:

1. Wenn der Termin einen eigenen Trainer zugewiesen hat, wird dieser Trainer angezeigt.
2. Andernfalls wird der Standardtrainer des Kurses angezeigt.

Der effektive Trainer wird im Termin-Detailfenster, im wöchentlichen Stundenplan und im Mitgliederportal angezeigt. So sehen Mitglieder immer, wer die Einheit tatsächlich leitet, an der sie teilnehmen.

Vergangene vs. kommende Termine

Omoplata behandelt vergangene und kommende Termine im Stundenplan unterschiedlich:

• Kommende Termine zeigen Teilnahmeabsichten an -- Mitglieder, die über das Portal angegeben haben, dass sie teilnehmen möchten.
• Vergangene Termine zeigen tatsächliche Anwesenheitsdatensätze -- Mitglieder, die entweder per Check-in oder durch einen Admin als anwesend markiert wurden.

Bei Kursen mit erforderlicher Zuweisung werden die zugewiesenen Mitglieder immer angezeigt, unabhängig davon, ob der Termin in der Vergangenheit oder Zukunft liegt.

Diese Unterscheidung stellt sicher, dass der Stundenplan stets die relevantesten Informationen anzeigt: erwartete Teilnehmer für zukünftige Einheiten und bestätigte Teilnehmer für vergangene.