Kurse einrichten

Kurse bilden den Trainingsplan deines Clubs. Jeder Kurs steht für eine wiederkehrende Einheit -- wie "BJJ Grundlagen" oder "Kinder Judo" -- und Omoplata generiert automatisch einzelne Termine (Vorkommnisse) aus den von dir definierten Zeitfenstern. Diese Anleitung führt dich durch die Erstellung deines vollständigen Kursplans.

Schritt 1: Einen Kurs erstellen

1. Navigiere zu Kurse in der Hauptseitenleiste. Damit öffnet sich die Wochenplan-Ansicht.
2. Klicke auf die Schaltfläche Kurs erstellen oben rechts.
3. Fülle die Pflichtfelder aus:
   • Name -- ein beschreibender Name für den Kurs (zum Beispiel "Montag Abend No-Gi", "BJJ Grundlagen", "Kinder Judo").
   • Zielgruppe -- für welche Mitgliedergruppe dieser Kurs gedacht ist (Erwachsene, Kinder usw.). Wenn dein Club nur eine Zielgruppe konfiguriert hat, wird diese automatisch ausgewählt.
4. Fülle die optionalen Felder nach Bedarf aus:
   • Untertitel -- ein kurzer Zusatztext, der auf der öffentlichen Clubwebsite unterhalb des Kursnamens im Stundenplan angezeigt wird (zum Beispiel "Alle Level willkommen" oder "Wettkampfvorbereitung").
   • Disziplin -- die Kampfkunstdisziplin (BJJ, Muay Thai, Judo usw.). Diese wird zur Filterung und Graduierungsverfolgung verwendet.
   • Trainer -- der Standardtrainer für diesen Kurs. Der Trainername erscheint in den Termindetails und auf dem öffentlichen Stundenplan.
   • Maximale Teilnehmer -- die maximale Anzahl an Mitgliedern pro Einheit. Wenn ein Limit gesetzt ist, verhindert das Portal Anmeldungen, sobald das Limit erreicht ist, und zeigt eine "Kurs voll"-Nachricht an. Der Stundenplan zeigt einen Auslastungsindikator an (zum Beispiel "12/20").
   • Altersgruppe -- wenn die Zielgruppe Altersgruppen hat, beschränke den Kurs auf eine bestimmte Altersklasse.
   • Standort -- der Ort, an dem der Kurs stattfindet. Erforderlich, wenn dein Club mehrere Standorte hat.
   • Farbe -- wähle eine Farbe aus der Palette, um diesen Kurs im Stundenplan visuell hervorzuheben. Zum Beispiel Blau für BJJ und Rot für Muay Thai.
5. Klicke auf Speichern, um den Kurs zu erstellen.

Schritt 2: Zeitfenster hinzufügen

Zeitfenster definieren, wann der Kurs jede Woche stattfindet. Du brauchst mindestens ein Zeitfenster, damit Termine generiert werden.

1. Im Kurs-Erstellungsformular (oder nach der Erstellung auf der Bearbeitungsseite) findest du den Abschnitt Zeitfenster.
2. Klicke auf Zeitfenster hinzufügen.
3. Stelle für jedes Zeitfenster ein:
   • Wochentag (Montag, Dienstag usw.).
   • Startzeit (zum Beispiel 18:00).
   • Endzeit (zum Beispiel 19:30).
4. Füge so viele Zeitfenster hinzu wie nötig. Zum Beispiel ein Kurs, der dreimal pro Woche stattfindet:
   • Montag 18:00 -- 19:30
   • Mittwoch 18:00 -- 19:30
   • Freitag 18:00 -- 19:30
5. Speichere die Änderungen.

Sobald Zeitfenster gespeichert sind, generiert Omoplata automatisch Termine (einzelne Einheiten) für die nächsten 12 Monate. Diese Termine erscheinen im Stundenplan und stehen für die Anwesenheitsverfolgung und Mitgliederanmeldungen zur Verfügung.

Schritt 3: Standardtrainer zuweisen

Jedem Kurs kann ein Standardtrainer zugeordnet werden, der im Stundenplan und in den Termindetails angezeigt wird.

1. Wähle beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses den Trainer aus dem Trainer-Dropdown.
2. Der Trainername erscheint bei jedem Termin, der für diesen Kurs generiert wird.

Trainer für einzelne Termine ändern

Wenn ein Vertretungstrainer eine bestimmte Einheit übernimmt:

1. Navigiere zum Stundenplan und klicke auf den jeweiligen Termin.
2. Ändere im Termindetail-Dialog den Trainer nur für diese Einheit.
3. Die Änderung gilt nur für den ausgewählten Termin -- alle anderen Einheiten zeigen weiterhin den Standardtrainer an.

Dies ist nützlich, um nachzuverfolgen, welcher Trainer tatsächlich jede Einheit geleitet hat, auch wenn Vertretungen vorkommen.

Schritt 4: Kurszuweisungen aktivieren (optional)

Einige Clubs verlangen, dass Mitglieder bestimmten wöchentlichen Zeitfenstern zugewiesen werden, anstatt eine offene Teilnahme zu ermöglichen. Dies ist bei Kinderprogrammen oder begrenztem Mattenplatz üblich.

1. Aktiviere beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses die Option Zuweisung erforderlich.
2. Speichere den Kurs.

Wenn Kurszuweisungen aktiviert sind:

• Mitglieder müssen über ihre Mitgliedschaft bestimmten Zeitfenstern zugeordnet werden. Ein Admin weist jedes Mitglied einem oder mehreren wöchentlichen Zeitfenstern zu (zum Beispiel "Montag 17:00" und "Mittwoch 17:00").
• Das Mitgliederportal zeigt nur die Einheiten an, denen das Mitglied zugewiesen ist.
• Der Check-in prüft, ob das Mitglied der aktuellen Einheit zugewiesen ist, bevor die Anwesenheit erlaubt wird.
• Die Termindetailansicht listet zugewiesene Mitglieder getrennt von denen auf, die ihre Teilnahme über das Portal angekündigt haben.

Weitere Details zur Funktionsweise von Zuweisungen findest du unter Kurse.

Schritt 5: Check-in-Einstellungen konfigurieren

Der Check-in ermöglicht es Mitgliedern, ihre Anwesenheit über eine PIN-basierte Station oder QR-Code-Scan selbst zu erfassen. Konfiguriere das Verhalten unter Einstellungen > Check-in.

Check-in-Zeitfenster einstellen

1. Stelle Minuten vor Beginn ein -- wie früh vor Kursbeginn der Check-in verfügbar wird (Standard: 30 Minuten). Für einen Kurs um 19:00 Uhr öffnet der Check-in um 18:30 Uhr.
2. Stelle Minuten nach Beginn ein -- wie spät nach Kursbeginn der Check-in noch akzeptiert wird (Standard: 10 Minuten). Für einen Kurs um 19:00 Uhr schließt der Check-in um 19:10 Uhr.

Teilnahmeabsichten konfigurieren

1. Teilnahmeabsicht aktiviert -- einschalten (Standard), um Mitglieder über das Portal zu fragen, ob sie an kommenden Kursen teilnehmen möchten. Ausschalten, um anstehende Kurse einfach nur aufzulisten, ohne nachzufragen.
2. Absicht erforderlich -- einschalten, wenn ein Mitglied nur nach Bestätigung seiner Teilnahmeabsicht einchecken darf. Bei Aktivierung werden Check-in-Versuche ohne vorherige "Ja"-Absicht abgelehnt. Standardmäßig deaktiviert.

QR-Code herunterladen

1. Klicke auf der Seite Einstellungen > Check-in auf Herunterladen, um ein PDF mit dem QR-Code für deine Station-Check-in-Seite zu erstellen.
2. Drucke den QR-Code aus und platziere ihn am Eingang deines Clubs oder in der Nähe der Matten.
3. Wenn Mitglieder den QR-Code mit ihrem Handy scannen, werden sie zur Check-in-Seite weitergeleitet, wo ihre Anwesenheit automatisch erfasst wird.

Schritt 6: Weitere Kurse erstellen

Wiederhole die Schritte 1 bis 4 für jeden Kurs, den dein Club anbietet. Ein typischer Clubplan könnte Folgendes umfassen:

• BJJ Grundlagen (Erwachsene) -- Montag, Mittwoch, Freitag 18:00-19:30
• BJJ Fortgeschrittene (Erwachsene) -- Dienstag, Donnerstag 18:00-19:30
• No-Gi (Erwachsene) -- Samstag 10:00-11:30
• Kinder BJJ (Kinder, 7-12 Jahre) -- Montag, Mittwoch 16:30-17:30
• Mini-Kinder BJJ (Kinder, 4-6 Jahre) -- Dienstag, Donnerstag 16:00-16:45
• Open Mat -- Sonntag 10:00-12:00

Schritt 7: Stundenplan überprüfen

Nachdem du alle Kurse erstellt hast:

1. Gehe zu Kurse in der Seitenleiste, um den Wochenplan anzuzeigen.
2. Überprüfe, ob alle Einheiten zu den richtigen Zeiten und Tagen erscheinen.
3. Prüfe die Farbcodierung, um sicherzustellen, dass verschiedene Kurse visuell unterscheidbar sind.
4. Nutze den Standortfilter, um zu prüfen, ob Kurse dem richtigen Standort zugeordnet sind (falls du mehrere Standorte hast).
5. Nutze den Zielgruppenfilter, um zu prüfen, ob Kinder- und Erwachsenenkurse korrekt kategorisiert sind.
6. Klicke auf einen einzelnen Termin, um zu prüfen, ob Trainer, Kapazität und Details korrekt sind.

Nächste Schritte

Mit deinem Kursplan steht dein Club bereit für Mitglieder:

• Neues Mitglied registrieren -- füge Mitglieder hinzu, die den Stundenplan einsehen und an Kursen teilnehmen können.
• Anwesenheit verfolgen -- erfahre mehr über PIN-Check-in, QR-Codes und manuelle Anwesenheitserfassung.
• Benachrichtigungen konfigurieren -- richte automatisierte E-Mails für deine Mitglieder ein.

Ausführliche Details zur Verwaltung von Kursen, Terminen und dem Stundenplan findest du unter Kurse und Anwesenheit.