Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln

Zahlungsausfälle kommen vor -- das Bankkonto eines Mitglieds hat nicht genug Deckung, ein Mandat ist abgelaufen oder die Bankdaten haben sich geändert. Diese Anleitung führt Sie durch das Erkennen von Ausfällen, die Nutzung des Mahnsystems für Zahlungserinnerungen und die Klärung offener Rechnungen.

Schritt 1: Fehlgeschlagene Zahlungen erkennen

Es gibt mehrere Stellen in Omoplata, an denen fehlgeschlagene Zahlungen sichtbar werden.

SEPA-Rücklastschriften

Wenn eine SEPA-Lastschrift von der Bank unbezahlt zurückgegeben wird:

1. Laden Sie die CAMT-Rücklastschriftdatei von Ihrer Bank hoch (siehe SEPA-Lastschriften verarbeiten).
2. Nach der Verarbeitung wechseln betroffene Rechnungen in den Status Wiederholung ausstehend.
3. Zugehörige Transaktionen werden als fehlgeschlagen markiert.
4. Eine Rücklastschriftgebühr wird dem Konto des Mitglieds belastet (falls konfiguriert).

Das Mahn-Dashboard

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Mahnwesen.
2. Diese Seite listet alle Mitglieder mit überfälligen Rechnungen auf.
3. Für jedes Mitglied sehen Sie:
   • Name und Kontaktdaten.
   • Anzahl und Gesamtbetrag der überfälligen Rechnungen.
   • Fälligkeitsdaten der ältesten unbezahlten Rechnungen.
   • Verlauf der bereits gesendeten Mahnungen.

Rechnungsliste

1. Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen.
2. Filtern Sie nach Status: Überfällig, Wiederholung ausstehend oder Ausstehend.
3. Prüfen Sie die Liste auf Rechnungen, die Aufmerksamkeit erfordern.

Warnungen im Mitgliedsprofil

Ein rotes Kreditkartensymbol erscheint in der Mitgliederliste neben jedem Mitglied, das eine aktive Mitgliedschaft, aber keine hinterlegte Zahlungsmethode hat. Dies geht häufig mit Zahlungsausfällen einher, wenn die vorhandene Zahlungsmethode nach einer fehlgeschlagenen Lastschrift deaktiviert wurde.

Schritt 2: Das Mahnverfahren verstehen

Mahnwesen ist der Prozess des Versendens eskalierender Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen. Omoplata unterstützt vier Stufen, jede mit eigener Gebühr und Zustellmethode.

Mahnstufen

Zeitplanung

• Die erste Erinnerung wird eine konfigurierbare Anzahl von Tagen nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung gesendet (Standard: 14 Tage).
• Folgende Mahnungen werden in einem konfigurierbaren Abstand ab dem tatsächlichen Versanddatum der vorherigen Mahnung gesendet (Standard: 14 Tage).
• Der Abstand wird ab dem tatsächlichen Versanddatum gemessen, nicht ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung. Wenn eine Mahnung verspätet gesendet wird, folgt die nächste trotzdem nach dem vollen Intervall.

Schritt 3: Automatisches Mahnwesen aktivieren (empfohlen)

Das automatische Mahnwesen prüft täglich auf überfällige Rechnungen und versendet Mahnungen gemäß Ihren Zeitregeln.

1. Gehen Sie zu Ihren Mahneinstellungen.
2. Aktivieren Sie den Schalter Automatisches Mahnwesen aktiviert.
3. Konfigurieren Sie die Zeitplanung:
   • Tage bis zur ersten Erinnerung -- Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung bis zur ersten Erinnerung (Standard: 14).
   • Mahnintervall -- Tage zwischen aufeinanderfolgenden Mahnungen (Standard: 14).
4. Konfigurieren Sie die Gebühr für jede Stufe.
5. Konfigurieren Sie die Zustellmethode für jede Stufe (nur E-Mail, E-Mail + Post oder E-Mail + Einschreiben).
6. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Wenn aktiviert, führt Omoplata täglich automatisch folgende Schritte durch:

1. Alle überfälligen Rechnungen finden.
2. Prüfen, ob seit der letzten Mahnung (oder seit dem Fälligkeitsdatum für die erste Erinnerung) genug Zeit vergangen ist.
3. Rechnungen nach Zahler gruppieren.
4. Mahnungen auf der entsprechenden Stufe versenden.
5. Zustellstatus erfassen und die Mahnstufe jeder Rechnung erhöhen.

Schritt 4: Mahnungen manuell versenden

Auch bei aktiviertem automatischem Mahnwesen können Sie jederzeit manuell Mahnungen versenden.

1. Gehen Sie zu Finanzen > Mahnwesen.
2. Suchen Sie das Mitglied mit überfälligen Rechnungen.
3. Wählen Sie die Rechnungen aus, die in die Mahnung aufgenommen werden sollen.
4. Klicken Sie auf Senden.
5. Die Mahnung wird auf der entsprechenden Stufe gesendet, basierend auf der höchsten Stufe unter den ausgewählten Rechnungen.

Mahn-Liste filtern

Die Mahnseite unterstützt drei Ansichten:

• Alle -- jedes Mitglied mit überfälligen Rechnungen.
• Keine Mahnung -- Mitglieder, die noch keine Mahnung erhalten haben.
• Gesendet -- Mitglieder, denen bereits mindestens eine Mahnung gesendet wurde.

Sie können auch nach Mitgliedsname, E-Mail oder Rechnungsnummer suchen.

Schritt 5: Mit dem Mitglied Kontakt aufnehmen

Nach dem Versand einer Mahnung müssen Sie möglicherweise persönlich nachfassen:

Zahlungsdaten aktualisieren

Wenn der Fehlschlag durch falsche oder abgelaufene Bankdaten verursacht wurde:

1. Gehen Sie zum Profil des Mitglieds und öffnen Sie den Reiter Zahlungsmethoden.
2. Klicken Sie auf Verwalten bei der SEPA-Zahlungsmethode.
3. Geben Sie die aktualisierte IBAN und den Kontoinhaber ein.
4. Ein neues Mandat wird mit dem aktuellen Datum erstellt. Die alte Zahlungsmethode wird deaktiviert.
5. Alle aktiven Mitgliedschaften werden automatisch auf die neue Zahlungsmethode umgestellt.

Alternativ können Sie das Mitglied anweisen, seine Zahlungsdaten über das Mitgliederportal zu aktualisieren, sofern Ihre Einstellungen die Selbstverwaltung der Zahlungsmethode erlauben.

Mitglied kontaktieren

Nutzen Sie die Nachrichtenfunktion oder nehmen Sie per E-Mail oder Telefon Kontakt auf, um die Situation zu besprechen. Häufige Gründe für fehlgeschlagene Zahlungen sind:

• Unzureichende Deckung -- das Mitglied benötigt möglicherweise eine Änderung des Zahlungstermins.
• Geändertes Bankkonto -- das Mitglied muss neue IBAN-Daten bereitstellen.
• Mandatsprobleme -- das Mitglied muss das SEPA-Mandat möglicherweise erneut autorisieren.

Schritt 6: Rechnung klären

Sobald die Zahlungssituation geklärt ist, aktualisieren Sie den Rechnungsstatus:

Das Mitglied zahlt

1. Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen und suchen Sie die überfällige Rechnung.
2. Ändern Sie den Status auf Bezahlt.
3. Transaktionen werden abgeschlossen und ein Zahlungsdatensatz wird erstellt.

Wenn das Mitglied per Überweisung zahlt und Sie die FinTS-Integration nutzen, kann die Zahlung automatisch zugeordnet werden. Siehe Bankanbindung.

SEPA-Einzug wiederholen

Wenn das Mitglied seine Zahlungsdaten aktualisiert hat und Sie erneut per SEPA einziehen möchten:

1. Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsstatus Ausstehend oder Wiederholung ausstehend ist.
2. Die Rechnung wird in die nächste von Ihnen generierte SEPA-XML-Datei aufgenommen.
3. Folgen Sie dem normalen SEPA-Ablauf (siehe SEPA-Lastschriften verarbeiten).

Rechnung abschreiben

Falls die Rechnung uneinbringlich ist:

1. Ändern Sie den Status auf Storniert (kann später reaktiviert werden) oder Ungültig (endgültig).
2. Die zugehörigen Transaktionen werden entsprechend aktualisiert.

Schritt 7: Bei Bedarf eskalieren

Wenn das Mahnverfahren nicht zur Zahlung führt, ist der typische Eskalationsweg:

1. Stufe 1 -- freundliche E-Mail-Erinnerung. Keine Gebühr.
2. Stufe 2 -- erste Mahnung mit einer geringen Verspätungsgebühr.
3. Stufe 3 -- zweite Mahnung per E-Mail und Postbrief. Höhere Gebühr.
4. Stufe 4 -- letzte Mahnung per E-Mail und Einschreiben. Dies liefert einen rechtlichen Zustellnachweis.
5. Inkasso -- wenn die letzte Mahnung unbeantwortet bleibt, können Sie den Fall an ein Inkassounternehmen übergeben. Mindestens eine formelle Mahnung muss versendet worden sein und deren Frist muss abgelaufen sein, bevor eskaliert wird.

Trends bei fehlgeschlagenen Zahlungen beobachten

Behalten Sie die Zahlungsgesundheit an mehreren Stellen im Blick:

• Dashboard -- das Dashboard zeigt aktuelle Transaktionen und Finanzzusammenfassungen.
• Mitgliederliste -- die Filter "Gefährdet" und "Zahlungsverzug" helfen bei der Identifizierung von Mitgliedern mit Zahlungsproblemen.
• Rechnungsstatistiken -- die monatliche Zusammenfassung am oberen Rand der Rechnungsseite zeigt ausstehende Beträge.
• Mahn-Dashboard -- eine eigene Ansicht aller überfälligen Fälle und deren Mahnverlauf.

Nächste Schritte

• SEPA-Lastschriften verarbeiten -- erneuter Einzug nach Klärung von Zahlungsproblemen.
• Rechnungen generieren -- den Abrechnungszyklus verstehen.
• Mitgliedschaften verwalten -- Mitgliedschaftsänderungen im Zusammenhang mit Zahlungsverzug handhaben.

Die vollständige Referenz zum Mahnsystem finden Sie unter Mahnwesen. Für die Rechnungsverwaltung siehe Rechnungen.