Check-in

Omoplata bietet automatisierte Check-in-Optionen, mit denen Mitglieder ihre eigene Anwesenheit erfassen können, ohne dass ein Admin jeden manuell als anwesend markieren muss. Es gibt zwei Hauptmethoden: PIN-basierter Check-in an einer Tablet-Station und QR-Code-Scan über die Mobile App.

Check-in-Einstellungen

Konfiguriere das Check-in-Verhalten unter Einstellungen > Check-in. Folgende Optionen sind verfügbar:

Check-in-Zeitfenster

• Minuten vor Beginn -- Wie viele Minuten vor Kursbeginn der Check-in verfügbar wird. Standard: 30 Minuten. Wenn ein Kurs um 19:00 beginnt, können Mitglieder ab 18:30 einchecken.
• Minuten nach Beginn -- Wie viele Minuten nach Kursbeginn der Check-in noch akzeptiert wird. Standard: 10 Minuten. Bei einem 19:00-Kurs schließt der Check-in um 19:10.

Dieses Zeitfenster stellt sicher, dass Mitglieder nur einchecken können, wenn sie tatsächlich im Club sind und der Kurs in Kürze beginnt oder gerade begonnen hat. So werden versehentliche oder verfrühte Check-ins verhindert.

Teilnahmeabsichten

• Teilnahmeabsicht aktiviert -- Wenn aktiviert (Standardeinstellung), sehen Mitglieder in ihrer App eine Frage, ob sie an kommenden Kursen teilnehmen möchten. Sie können für jede Einheit mit "Ja" oder "Nein" antworten. Wenn deaktiviert, zeigt die App einfach die kommenden Kurse an, ohne nach einer Antwort zu fragen.
• Absicht erforderlich -- Wenn aktiviert, kann ein Mitglied nur einchecken, wenn es zuvor seine Teilnahme bestätigt hat (durch Setzen der Absicht auf "Ja"). Mitglieder, die ihre Absicht nicht bestätigt haben, werden beim Check-in abgewiesen. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.

PIN-basierter Check-in

Der PIN-Check-in ist für ein Tablet oder einen Kiosk gedacht, der am Eingang deines Clubs oder in der Nähe der Matten platziert wird. Mitglieder geben ihre persönliche PIN ein, um bei ihrer Ankunft die Anwesenheit zu erfassen.

So funktioniert es

1. Ein Tablet oder iPad im Club zeigt die Station-Check-in-Seite an.
2. Wenn ein Mitglied ankommt, gibt es seine persönliche PIN auf dem angezeigten Tastenfeld ein.
3. Das System sucht das Mitglied anhand seiner PIN.
4. Omoplata prüft, ob es eine aktive Kurseinheit innerhalb des Check-in-Fensters gibt (basierend auf den Einstellungen für Minuten davor und danach).
5. Wenn eine passende Einheit gefunden wird und alle Validierungen bestanden sind, wird der Anwesenheitsdatensatz automatisch erstellt.
6. Das Mitglied sieht eine Bestätigung mit seinem Namen und dem Kurs, in den es eingecheckt hat.

PIN-Einrichtung

Jedem Mitglied kann über sein Profil eine PIN zugewiesen werden. PINs werden als Benutzeridentifikation vom Typ "PIN" gespeichert. Mitglieder können ihre eigene PIN auch über die Mobile App festlegen oder ändern.

Validierungsprüfungen

Wenn ein Mitglied seine PIN eingibt, führt das System mehrere Prüfungen durch, bevor die Anwesenheit erfasst wird:

• Die PIN muss einem registrierten Mitglied zugeordnet sein.
• Es muss eine aktive Kurseinheit innerhalb des konfigurierten Zeitfensters geben.
• Wenn der Kurs eine Zuweisung erfordert, muss das Mitglied dem passenden Zeitfenster zugewiesen sein.
• Wenn "Absicht erforderlich" aktiviert ist, muss das Mitglied zuvor seine Teilnahmeabsicht bestätigt haben.

Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht das Mitglied eine entsprechende Meldung (z.B. "Kein Kurs verfügbar" oder "Ungültige PIN").

QR-Code-Check-in

Beim QR-Code-Check-in scannen Mitglieder mit ihrem Handy einen Code, um sich über die Mobile App einzuchecken.

QR-Codes einrichten

1. Navigiere zu Einstellungen > Check-in.
2. Klicke auf Herunterladen, um ein PDF mit dem QR-Code zu generieren.
3. Drucke den QR-Code aus und platziere ihn am Eingang deines Clubs, in der Nähe der Matten oder überall dort, wo Mitglieder ihn bei ihrer Ankunft leicht scannen können.

Der QR-Code enthält die URL zur Station-Check-in-Seite. Wenn ein Mitglied ihn mit seinem Handy scannt, wird es zu einer Check-in-Seite weitergeleitet, die die Anwesenheitserfassung übernimmt.

So funktioniert der QR-Check-in

1. Das Mitglied scannt den ausgedruckten QR-Code mit der Handykamera.
2. Der Browser öffnet die Check-in-Seite.
3. Wenn das Mitglied in der App angemeldet ist, wird seine Anwesenheit für die aktuelle Kurseinheit erfasst.
4. Der Anwesenheitsdatensatz wird mit der Quelle "QR-Code" markiert, die als kleines QR-Symbol neben dem Namen des Mitglieds im Termin-Detailfenster erscheint.

Dieselben Zeitfenster- und Validierungsregeln gelten wie beim PIN-Check-in -- das Mitglied kann nur innerhalb der konfigurierten Minuten vor und nach der Kursstartzeit einchecken.

Stationsmodus

Die Station ist eine spezielle Oberfläche, die für Tablets in deinem Club entwickelt wurde. Sie bietet ein vereinfachtes, zweckgebundenes Erlebnis für den Empfangsbetrieb.

Zugriff auf die Station

Die Station läuft unter einer eigenen URL für deinen Club. Sie verwendet ein schlankes Layout, das für Tablet-Bildschirme optimiert ist und vom vollständigen Admin-Dashboard getrennt ist.

Station-Funktionen

Das Station-Dashboard bietet:

• Interessenten-Verwaltung -- Interessenten (potenzielle Mitglieder) anzeigen, suchen und in vollwertige Mitglieder umwandeln.
• Neumitglieder-Registrierung -- Den Aufnahmeprozess für Laufkundschaft direkt vom Tablet aus starten.
• Ausstehende Aufnahmen -- Mitglieder einsehen, die ihre Registrierung begonnen, aber noch nicht abgeschlossen haben, und deren Aufnahmeprozess fortsetzen.

Die Station im Tagesgeschäft nutzen

Ein typischer Arbeitsablauf in einem Club mit einer Tablet-Station:

1. Vor dem Kurs -- Die Station zeigt die Liste der Interessenten und ausstehenden Aufnahmen an. Wenn ein neuer Besucher hereinkommt, kann das Personal seinen Interessenten-Datensatz nachschlagen und den Mitglieder-Umwandlungsprozess starten.
2. Bei der Ankunft -- Mitglieder geben ihre PIN an der Station ein, um einzuchecken, oder scannen den QR-Code mit ihrem Handy.
3. Nach dem Kurs -- Admins können die Anwesenheit über das Termin-Detailfenster im Haupt-Dashboard überprüfen, um die Vollständigkeit sicherzustellen.

Check-in und Anwesenheitsdatensätze

Unabhängig von der Check-in-Methode landen alle Anwesenheitsdatensätze am selben Ort und werden für Auswertungen, Statistiken und Graduierungsverfolgung identisch behandelt. Der einzige Unterschied ist eine Kennzeichnung, die erfasst, wie der Check-in durchgeführt wurde:

• Admin -- Manuell von einem Admin über das Termin-Detailfenster erfasst.
• QR-Code -- Das Mitglied hat einen QR-Code gescannt.
• Tablet -- Das Mitglied hat den PIN-basierten Station-Check-in verwendet.

Diese Quellenverfolgung hilft dir zu verstehen, wie deine Mitglieder bevorzugt einchecken und ob deine automatisierten Systeme angenommen werden.