Check-in

Omoplata bietet verschiedene Check-in-Optionen, mit denen Mitglieder ihre Anwesenheit erfassen können. Die Hauptvariante ist der Check-in per QR-Code oder NFC-Tag über die Mobile App. Alternativ können Trainer den Check-in manuell vor Ort durchführen, oder ein Tablet mit PIN-Eingabe am Eingang bereitstellen.

Check-in per QR-Code oder NFC-Tag (Hauptvariante)

Der Check-in per QR-Code oder NFC-Tag über die Mobile App ist die Hauptvariante. Das Mitglied wird dabei automatisch in den aktuellen Kurs eingecheckt.

QR-Code einrichten

1. Navigiere zu Einstellungen > Check-in.
2. Klicke auf Herunterladen, um ein PDF mit dem QR-Code zu generieren.
3. Drucke den QR-Code aus und platziere ihn am Eingang deines Clubs, in der Nähe der Matten oder überall dort, wo Mitglieder ihn bei ihrer Ankunft leicht scannen können.

So funktioniert es

1. Das Mitglied scannt den QR-Code oder den NFC-Tag mit seinem Smartphone.
2. Die Mobile App öffnet sich und erfasst die Anwesenheit automatisch für die aktuelle Kurseinheit.
3. Das Mitglied sieht eine Bestätigung mit seinem Namen und dem Kurs, in den es eingecheckt hat.

Dieselben Zeitfenster- und Validierungsregeln gelten wie bei allen anderen Check-in-Methoden -- das Mitglied kann nur innerhalb der konfigurierten Minuten vor und nach der Kursstartzeit einchecken.

Manueller Check-in durch den Trainer

Eine gute Alternative ist der manuelle Check-in durch den Trainer direkt vor Ort. Der Trainer kann über das Dashboard oder die Kursübersicht die Anwesenheit erfassen.

So funktioniert es

1. Der Trainer öffnet das Termin-Detailfenster im Stundenplan (Dashboard oder Kursseite).
2. Einzelne Mitglieder können mit einem Klick als anwesend markiert werden.
3. Bei Kursen mit Kurszuweisung können alle zugewiesenen Mitglieder mit einem einzigen Klick als anwesend markiert werden.

Diese Variante ist vor allem bei Kinderkursen ratsam, da so kein Smartphone der Eltern oder Kinder nötig ist. Besonders in Kursen mit einer direkten Kurszuteilung müssen die Trainer nur alle zugewiesenen Mitglieder mit einem Klick als anwesend markieren.

Check-in per Tablet mit PIN-Eingabe

Als dritte Variante kann ein Tablet oder Kiosk am Eingang des Clubs aufgestellt werden, über das Mitglieder sich per persönlicher PIN einchecken.

So funktioniert es

1. Ein Tablet oder iPad im Club zeigt die Station-Check-in-Seite an.
2. Wenn ein Mitglied ankommt, gibt es seine persönliche PIN auf dem angezeigten Tastenfeld ein.
3. Das System sucht das Mitglied anhand seiner PIN.
4. Omoplata prüft, ob es eine aktive Kurseinheit innerhalb des Check-in-Fensters gibt (basierend auf den Einstellungen für Minuten davor und danach).
5. Wenn eine passende Einheit gefunden wird und alle Validierungen bestanden sind, wird der Anwesenheitsdatensatz automatisch erstellt.
6. Das Mitglied sieht eine Bestätigung mit seinem Namen und dem Kurs, in den es eingecheckt hat.

PIN-Einrichtung

Jedem Mitglied kann über sein Profil eine PIN zugewiesen werden. Mitglieder können ihre eigene PIN auch über die Mobile App festlegen oder ändern.

Validierungsprüfungen

Unabhängig von der Check-in-Methode führt das System mehrere Prüfungen durch, bevor die Anwesenheit erfasst wird:

• Es muss eine aktive Kurseinheit innerhalb des konfigurierten Zeitfensters geben.
• Wenn der Kurs eine Zuweisung erfordert, muss das Mitglied dem passenden Zeitfenster zugewiesen sein.
• Wenn "Absicht erforderlich" aktiviert ist, muss das Mitglied zuvor seine Teilnahmeabsicht bestätigt haben.

Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht das Mitglied eine entsprechende Meldung (z.B. "Kein Kurs verfügbar" oder "Ungültige PIN").

Check-in und Anwesenheitsdatensätze

Alle Anwesenheitsdatensätze landen am selben Ort und werden für Auswertungen, Statistiken und Graduierungsverfolgung identisch behandelt. Der einzige Unterschied ist eine Kennzeichnung, die erfasst, wie der Check-in durchgeführt wurde:

• QR-Code -- Das Mitglied hat einen QR-Code oder NFC-Tag gescannt.
• Admin -- Manuell von einem Admin oder Trainer über das Termin-Detailfenster erfasst.
• Tablet -- Das Mitglied hat den PIN-basierten Station-Check-in verwendet.

Diese Quellenverfolgung hilft dir zu verstehen, wie deine Mitglieder bevorzugt einchecken und ob deine automatisierten Systeme angenommen werden.

Fehlgeschlagene Check-in-Versuche

Jedes Mal, wenn ein Check-in abgelehnt wird -- unabhängig vom Grund -- speichert Omoplata den Versuch. Fehlgeschlagene Versuche sind im Mitgliederprofil unter dem Bereich Check-ins sichtbar und zeigen das Datum, den Kurs, in den das Mitglied versucht hat einzuchecken, und den spezifischen Ablehnungsgrund.

Dies gibt dir eine klare Protokollübersicht, ohne dass Mitglieder erklären müssen, was passiert ist. Häufige Gründe sind:

• Kein Kurs verfügbar -- Das Mitglied ist außerhalb des Check-in-Zeitfensters erschienen, oder es war kein Kurs zu dieser Zeit geplant.
• Mitgliedschaft inaktiv -- Die Mitgliedschaft ist abgelaufen, gekündigt oder pausiert.
• Zuweisung erforderlich -- Der Kurs erfordert, dass Mitglieder einem Zeitfenster explizit zugewiesen werden, und dieses Mitglied war nicht zugewiesen.
• Zielgruppen-Mismatch -- Der Kurs ist auf eine bestimmte Zielgruppe beschränkt (zum Beispiel Kinder), und das Mitglied entspricht nicht den Anforderungen.
• Absicht nicht bestätigt -- Die Einstellung "Absicht erforderlich" ist aktiv, und das Mitglied hat seine Teilnahme nicht bestätigt.

Aggregierte Daten zu fehlgeschlagenen Versuchen findest du im Bereich Analyse > Check-ins.

Mehrfach-Check-ins

Standardmäßig kann ein Mitglied nur in einen Kurs gleichzeitig eingecheckt sein. Wenn du Open-Mat-Einheiten, Drop-in-Formate oder überlappende Kurse anbietest, bei denen Mitglieder legitimerweise mehrere Einheiten gleichzeitig besuchen, kannst du Mehrfach-Check-ins erlauben in Einstellungen > Check-in aktivieren.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Mitglieder in mehrere überlappende Termine in einer Einheit einchecken. Jeder erstellt einen unabhängigen Anwesenheitsdatensatz.

Altersgruppen-Filterung

Wenn ein Kurs für eine bestimmte Zielgruppe konfiguriert ist (zum Beispiel Kinder oder Erwachsene), wird Mitgliedern, deren Altersgruppe nicht übereinstimmt, das Einchecken verweigert. Dies verhindert, dass Kinder versehentlich in Erwachsenen-Anwesenheitsprotokollen erscheinen und umgekehrt.

Das Filterverhalten hängt von der Einstellung Altersgruppe durchsetzen in Einstellungen > Check-in ab:

• Durchsetzung ein -- Der Check-in wird hart abgelehnt, und das Mitglied sieht eine klare Fehlermeldung.
• Durchsetzung aus -- Die Nichtübereinstimmung wird als fehlgeschlagener Versuch für Berichtszwecke erfasst, aber der Check-in wird trotzdem erlaubt.

Standort- und Raumfilterung

Wenn ein Raum-QR-Code gescannt wird, schränkt Omoplata die Kurssuche auf diesen spezifischen Raum ein. Dies verhindert, dass ein Mitglied, das den BJJ-Matten-QR-Code gescannt hat, versehentlich in einen Kickboxkurs eingecheckt wird, der gleichzeitig in einem anderen Raum stattfindet.

Die Einstellung Raum ignorieren in Einstellungen > Check-in ändert dieses Verhalten: Wenn aktiviert, verankert das Scannen eines Raum-QR-Codes den Check-in zwar am Standort, sucht aber in allen Räumen desselben Standorts statt eines einzelnen Raums. Aktiviere dies, wenn dein Club mehrere Räume hat, aber einen gemeinsamen Check-in-QR-Code statt raumspezifische Codes verwendet.