Benachrichtigungen konfigurieren

Omoplata sendet automatisierte Benachrichtigungen an deine Mitglieder zu wichtigen Zeitpunkten -- wenn eine Zahlung fehlschlägt, wenn das Onboarding aussteht, wenn eine Lastschrift bald eingezogen wird und mehr. Diese Anleitung führt dich durch die Konfiguration deiner E-Mail-Einstellungen, die Anpassung von Vorlagen und die Steuerung, welche Benachrichtigungen aktiv sind.

Schritt 1: E-Mail-Einstellungen konfigurieren

Jeder Club nutzt seinen eigenen E-Mail-Server zum Versenden von Nachrichten, sodass Benachrichtigungen von der E-Mail-Adresse deines Clubs kommen und nicht von einem generischen Absender.

1. Gehe zu deinen E-Mail-Konfigurationseinstellungen.
2. Trage die E-Mail-Server-Details ein. Diese erhältst du von deinem E-Mail-Anbieter (z.B. Gmail, dein Webhosting-Anbieter oder ein transaktionaler E-Mail-Dienst wie Mailgun oder Postmark):
   • Host -- die Adresse deines E-Mail-Servers (von deinem E-Mail-Anbieter bereitgestellt).
   • Port -- der Verbindungsport (von deinem E-Mail-Anbieter bereitgestellt).
   • Benutzername -- dein E-Mail-Login-Benutzername.
   • Passwort -- dein E-Mail-Login-Passwort.
   • Absenderadresse -- die E-Mail-Adresse, die als Absender für alle ausgehenden Nachrichten erscheint (zum Beispiel info@deinverein.com).
3. Speichere die Einstellungen.
4. Sende eine Test-E-Mail, um die Konfiguration zu überprüfen. Prüfe, ob die E-Mail ankommt, korrekt angezeigt wird und die konfigurierte Absenderadresse deines Clubs zeigt.

Schritt 2: Benachrichtigungsvorlagen überprüfen

Omoplata enthält vordefinierte Benachrichtigungsvorlagen für alle Systemereignisse. Du kannst keine neuen Typen erstellen, aber den Inhalt jeder Vorlage vollständig anpassen.

1. Gehe zu Einstellungen > Benachrichtigungen.
2. Durchsuche die Liste der verfügbaren Benachrichtigungsvorlagen. Jede Vorlage hat:
   • Einen Namen -- beschreibt, wann die Benachrichtigung gesendet wird.
   • Einen Kanal -- die Zustellmethode (E-Mail, SMS oder Brief).
   • Einen Betreff -- die E-Mail-Betreffzeile.
   • Einen Text -- den Nachrichteninhalt im Markdown-Format.

Gängige Benachrichtigungstypen

Hier sind einige der Vorlagen, die du überprüfen und anpassen solltest:

• Lastschrift fehlgeschlagen -- wird gesendet, wenn eine SEPA-Lastschrift unbezahlt zurückkommt. Fordert das Mitglied auf, seine Zahlungsmethode zu aktualisieren.
• Onboarding-Einladung -- wird an neue Mitglieder (oder deren Erziehungsberechtigte) gesendet mit einem Link zur Vervollständigung der Registrierung.
• Pausenende der Mitgliedschaft -- informiert Mitglieder, dass ihre Pause bald endet und die Abrechnung wieder aufgenommen wird.
• Zahlungserinnerung -- wird vor oder nach dem Rechnungsfälligkeitsdatum gesendet, abhängig von deinen Mahnungseinstellungen.
• Willkommens-E-Mail -- wird an neue Mitglieder gesendet, nachdem ihr Konto erstellt wurde.

Schritt 3: Benachrichtigungsvorlage anpassen

1. Klicke in der Benachrichtigungsliste unter Einstellungen > Benachrichtigungen auf die Vorlage, die du bearbeiten möchtest.
2. Der Editor-Bereich öffnet sich auf der linken Seite, wo du den Inhalt mit Markdown-Formatierung schreiben oder ändern kannst:
   • Verwende # für Überschriften.
   • Verwende **fett** und *kursiv* für Hervorhebungen.
   • Verwende - für Aufzählungen.
   • Verwende [Text](URL) für Links.
3. Der Vorschau-Bereich auf der rechten Seite zeigt eine Live-Darstellung, wie die E-Mail für deine Mitglieder aussehen wird. Die Vorschau aktualisiert sich während des Tippens.
4. Bearbeite die Betreffzeile, falls die Vorlage eine enthält.
5. Klicke auf Speichern, wenn du mit dem Inhalt zufrieden bist.

Handlungsaufforderungen (Call-to-Action-Buttons) verwenden

Vorlagen können CTA-Buttons (Handlungsaufforderungen) enthalten, die Mitglieder zu bestimmten Aktionen verlinken. Um einen Button einzufügen, setze folgenden Platzhalter in den Vorlagentext:

[cta type='confirm']

Beim Versand der Benachrichtigung wird dieser Platzhalter durch einen gestalteten Button ersetzt. Der Buttontext und die URL werden von der Benachrichtigungsklasse bereitgestellt. Zum Beispiel könnte eine Benachrichtigung über eine fehlgeschlagene Zahlung einen Button "Zahlungsmethode aktualisieren" generieren, der das Mitglied zu seinen Zahlungseinstellungen führt.

Die Vorschau zeigt Beispiel-CTA-Buttons, damit du sehen kannst, wie sie in der fertigen E-Mail aussehen werden.

Schritt 4: Benachrichtigungskanäle konfigurieren

Jede Benachrichtigungsvorlage ist einem Zustellkanal zugeordnet. Prüfe die Kanäle für jede Vorlage:

• E-Mail -- die primäre Zustellmethode. Wird über die in Schritt 1 konfigurierten SMTP-Einstellungen gesendet.
• SMS -- für ausgewählte Benachrichtigungstypen verfügbar, wenn dein Club den SMS-Versand konfiguriert hat.
• Brief -- für Benachrichtigungen, die als physische Post versendet werden müssen (wird in einigen Mahnszenarien verwendet).

Der Kanal ist pro Vorlage festgelegt und bestimmt, wie die Nachricht das Mitglied erreicht.

Schritt 5: Benachrichtigungsauslöser aktivieren oder deaktivieren

Einige Benachrichtigungen können je nach Präferenz deines Clubs ein- oder ausgeschaltet werden.

1. Gehe zu Einstellungen > Abrechnung und prüfe die Benachrichtigungsschalter.
2. Suche nach Optionen wie Benachrichtigung bei fehlgeschlagener Zahlung senden. Schalte dies ein, um Mitglieder zu benachrichtigen, wenn ihre SEPA-Lastschrift fehlschlägt, oder aus, wenn du fehlgeschlagene Zahlungen manuell behandeln möchtest.
3. Prüfe die mahnungsbezogenen Benachrichtigungseinstellungen. Wenn du automatisches Mahnwesen aktiviert hast, werden Erinnerungen gemäß deinem Mahnplan gesendet (siehe Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln für Details).
4. Speichere die Einstellungen.

Schritt 6: Mahnbenachrichtigungen konfigurieren (optional)

Wenn dein Club das Mahnwesen für überfällige Rechnungen nutzt, sind die Benachrichtigungsvorlagen für Zahlungserinnerungen Teil der Mahneskalation.

1. Gehe zu Einstellungen > Mahnwesen (oder siehe Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln).
2. Konfiguriere die Zustellmethode für jede Mahnstufe:
   • Stufe 1 -- nur E-Mail (freundliche Zahlungserinnerung).
   • Stufe 2 -- nur E-Mail (erste formelle Mahnung).
   • Stufe 3 -- E-Mail und Postbrief.
   • Stufe 4 -- E-Mail und Einschreiben.
3. Passe die Mahn-Benachrichtigungsvorlagen unter Einstellungen > Benachrichtigungen an den Ton deines Clubs für jede Eskalationsstufe an.

Ausführliche Details zum Mahnprozess findest du unter Mahnwesen.

Schritt 7: Benachrichtigungen testen

Bevor du dich auf automatisierte Benachrichtigungen verlässt, überprüfe, ob sie korrekt funktionieren.

1. Erstelle ein Testmitglied (oder nutze dein eigenes Konto).
2. Löse eine Benachrichtigung aus, indem du die entsprechende Aktion durchführst (zum Beispiel eine Onboarding-Einladung vom Mitgliederprofil aus senden).
3. Prüfe, ob die E-Mail im erwarteten Postfach ankommt.
4. Überprüfe, ob Inhalt, Formatierung und CTA-Buttons korrekt dargestellt werden.
5. Stelle sicher, dass die Absenderadresse mit der konfigurierten E-Mail-Adresse deines Clubs übereinstimmt.

Nächste Schritte

Mit konfigurierten Benachrichtigungen hält dein Club seine Mitglieder automatisch auf dem Laufenden. Fahre mit diesen Anleitungen fort:

• Neues Mitglied registrieren -- die Onboarding-Einladung wird automatisch gesendet.
• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- konfiguriere Mahnerinnerungen für überfällige Rechnungen.
• Rechnungen erstellen -- verstehe, wie Abrechnungsbenachrichtigungen ausgelöst werden.

Die vollständige Referenz zu Benachrichtigungsvorlagen und Kanälen findest du unter Benachrichtigungen.