Erste Schritte

Willkommen bei Omoplata. Diese Anleitung führt dich durch alles, was du nach deiner ersten Anmeldung tun musst, um deinen Club zum Laufen zu bringen. Am Ende wirst du dein Clubprofil konfiguriert, deinen Stundenplan eingerichtet und deine ersten Mitglieder registriert haben.

Dein Dashboard

Wenn du dich zum ersten Mal einloggst, landest du auf dem Dashboard. Das ist die Kommandozentrale deines Clubs -- es gibt dir einen schnellen Überblick über das, was gerade in deiner Akademie passiert.

Das Dashboard zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick, darunter:

• Aktive Mitglieder -- wie viele Mitglieder derzeit eine aktive Mitgliedschaft haben und wie viele in diesem Monat beigetreten sind.
• Bevorstehende Kurse -- der heutige Trainingsplan mit der Anzahl der erwarteten Teilnehmer.
• Letzte Transaktionen -- die neuesten Zahlungen und Gebühren über alle Mitglieder hinweg.
• Gefährdete Mitglieder -- aktive Mitglieder, die in den letzten 30 Tagen keinen Kurs besucht haben, damit du dich melden kannst, bevor sie abspringen.

Die Seitenleiste links ist deine Hauptnavigation. Von dort aus kannst du auf Mitglieder, Kurse, Finanzen, Interessenten, Nachrichten, Shop und Einstellungen zugreifen. Nimm dir einen Moment, um das Menü zu erkunden -- du wirst es täglich nutzen.

Deinen Club konfigurieren

Bevor du Mitglieder einlädst, richte die grundlegenden Informationen deines Clubs ein. Gehe über die Seitenleiste zu Einstellungen > Allgemein.

Hier kannst du Folgendes konfigurieren:

• Clubname -- der Name, der auf der gesamten Plattform und auf deiner öffentlichen Website angezeigt wird.
• Adresse -- der physische Standort deiner Akademie. Dieser wird auf der Clubwebsite und auf Rechnungen angezeigt.
• Zeitzone -- stelle die Zeitzone für deine Akademie ein. Stundenpläne, Check-in-Zeitfenster und Abrechnungen werden alle auf Basis dieser Zeitzone berechnet.
• Kontakt-E-Mail -- die Haupt-E-Mail-Adresse, über die Mitglieder deinen Club kontaktieren können.

Eine detaillierte Anleitung zur Konfiguration aller Clubeinstellungen findest du unter Club konfigurieren.

Verknüpfe deine Bank mit Omoplata

Unter Einstellungen > Abrechnung kannst du deine Zahlungsbedingungen, Rechnungseinstellungen und Karenzzeiten eintragen.

Um deine Bank zu verbinden, trägst du in den Punkten unter der Überschrift "SEPA" alle deine Bankinformationen ein. Nach Eingabe deiner Bankdaten erstellt Omoplata automatisch die passenden FinTS-Einstellungen. Du musst anschließend nur noch deinen Online-Banking-Benutzernamen und dein Online-Banking-Passwort eingeben. Die Zugangsdaten werden sofort verschlüsselt gespeichert und zusätzlich durch einen PIN geschützt, den du nach Eingabe der Daten festlegen kannst. Merke dir diesen PIN gut, da du ihn bei jedem Versand einer SEPA-Datei aus Sicherheitsgründen eingeben musst.

Bei erfolgreicher Verknüpfung werden dir ein oder mehrere TAN-Verfahren angezeigt. Du wählst das TAN-Verfahren aus, das du aktuell nutzt. Nun ist die Verknüpfung hergestellt.

Rechtliches

Unter Einstellungen > Rechtliches fügst du deine Clubinformationen hinzu -- diese werden auf dem Mitgliedervertrag unter "Vertragspartner" eingefügt. Füge ebenso deine AGBs hinzu. Sollten sich diese je nach Nutzerdemographie (Kinder, Jugendliche, Erwachsene) unterscheiden, kannst du einen separaten Text einfügen. Ansonsten verwende für alle den gleichen Text.

Standorte

Unter Einstellungen > Standorte fügst du die Standorte deines Clubs hinzu. Wenn dein Club an mehr als einem Standort trainiert, füge jeden Standort hinzu, damit Kurse dem richtigen Ort zugeordnet werden können. Trage die Adresse aller Standorte ein -- diese wird in der App angezeigt und wenn sich ein Interessent für ein Probetraining anmeldet, wird der Standort des zugewiesenen Kurses angezeigt.

Wenn an einem Standort mehrere Kurse gleichzeitig stattfinden, musst du einen zweiten Trainingsbereich hinzufügen (zum Beispiel "Matte 1" und "Matte 2"). Für jeden Trainingsbereich wird ein eigener QR-Code für den Check-in erstellt.

Sportarten einrichten

Sportarten stehen für die Kampfkünste, die dein Club unterrichtet. Gehe zu Einstellungen > Sportarten, um sie anzulegen.

Gängige Beispiele sind:

• Brazilian Jiu-Jitsu (BJJ)
• Muay Thai
• Judo
• Ringen
• Boxen
• MMA
• Capoeira
• Taekwondo

Jede angelegte Sportart kann mit Kursen und Mitgliedschaftsplänen verknüpft werden. Du könntest zum Beispiel einen Kurs "BJJ Grundlagen" und einen Kurs "Muay Thai Sparring" haben, die jeweils mit der entsprechenden Sportart verbunden sind.

Wenn dein Club nur eine einzige Kampfkunst anbietet, musst du trotzdem mindestens eine Sportart anlegen -- sie wird auf der gesamten Plattform zur Organisation von Kursen und Mitgliedschaften verwendet.

In den Sportarten kannst du auch eintragen, welche Sportarten Graduierungen zulassen und für welche Altersgruppen. Markiere diese Sportarten mit dem entsprechenden Button. Weitere Infos zu Graduierungen findest du unter Graduierungen.

Nutzerdemographie festlegen

Nutzerdemographien legen fest, für welche Altersgruppen welche buchbaren Verträge angezeigt werden und welche Kurse bzw. Probetrainings gebucht werden können. Jedem Plan wird eine Zielgruppe bzw. Nutzerdemographie zugeordnet (Erwachsene, Kinder oder Familie), die das Verhalten des Plans bestimmt. Bei Kinderplänen muss zum Beispiel ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter als verantwortlicher Zahler verknüpft werden.

Typische Nutzerdemographien sind zum Beispiel:

• Kinder
• Jugendliche
• Erwachsene

Zur korrekten Einteilung orientiere dich an den Altersgruppen deiner Kurse sowie der Einteilung der Beiträge. Aktiviere alle Altersgruppen, die es in deinem Club gibt, und lege die jeweiligen Altersbereiche fest. Bei Minderjährigen wird automatisch angezeigt, dass ein Zahlungspflichtiger hinterlegt werden muss.

Pläne und Preise erstellen

Mitgliedschaftspläne definieren, was du anbietest und wie viel es kostet. Gehe zu Einstellungen > Beiträge, um deinen ersten Plan zu erstellen.

Ein Plan steht für ein Angebot deines Clubs. Der Planname kann zum Beispiel so aussehen:

• "1x wöchentlich BJJ" -- Zugang zu einem BJJ-Kurs pro Woche
• "2x wöchentlich BJJ" -- Zugang zu zwei BJJ-Kursen pro Woche
• "Unlimited" -- Zugang zu allen Kursen über alle Sportarten hinweg
• "Kinder BJJ" -- Kurse für Kinder

Jedem Plan wird eine Zielgruppe bzw. Nutzer-Demographie zugeordnet (Erwachsene, Kinder oder Familie), die das Verhalten des Plans bestimmt. Bei Kinderplänen muss zum Beispiel ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter als verantwortlicher Zahler verknüpft werden.

Beiträge

Innerhalb jedes Plans erstellst du einen oder mehrere Beiträge. Ein Beitrag definiert:

• Vertragslaufzeit -- die Dauer der Bindung (z. B. 6 Monate, 12 Monate oder 1 Monat).
• Abrechnungshäufigkeit -- wie oft dem Mitglied eine Rechnung gestellt wird (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich).
• Preis -- der Betrag, der pro Abrechnungszeitraum berechnet wird.
• Altersgruppe -- bei Kinderplänen kannst du verschiedene Preisstufen für Altersbereiche anlegen (z. B. 4-7 Jahre, 8-12 Jahre, 13-17 Jahre).

Zum Beispiel könnte dein Plan "BJJ Erwachsene" so aussehen:

So können Mitglieder die Option wählen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt, während längere Bindungen mit niedrigeren Monatsbeiträgen belohnt werden.

Abrechnungshäufigkeiten einrichten

Bevor Gebühren automatisch generiert werden können, stelle sicher, dass deine Abrechnungshäufigkeiten unter Einstellungen > Allgemein konfiguriert sind. Hier legst du die wöchentlichen oder monatlichen Zahlungstage fest -- zum Beispiel am 1. und 15. des Monats oder immer montags.

Die Häufigkeit wird mit jedem Beitrag verknüpft, sodass verschiedene Pläne unterschiedliche Abrechnungszyklen haben können.

Deinen ersten Kurs anlegen

Wenn deine Disziplinen fertig sind, kannst du deinen Trainingsplan erstellen. Gehe in der Seitenleiste zu Kurse.

Um einen Kurs zu erstellen:

1. Klicke auf Kurs erstellen.
2. Gib ihm einen Namen (z. B. "BJJ Grundlagen", "Muay Thai alle Stufen", "No-Gi Fortgeschrittene").
3. Wähle die zugehörige Disziplin.
4. Weise einen Standard-Trainer zu. Wie du Trainer anlegst, erfährst du unter Trainer-Einstellungen.
5. Optional kannst du eine maximale Teilnehmerzahl festlegen, wenn der Mattenplatz oder das Trainer-Schüler-Verhältnis dies erfordert.
6. Wähle eine Farbe für die Stundenplan-Anzeige -- das hilft, Kurse im Stundenplan visuell zu unterscheiden.

Zeitfenster

Nach dem Erstellen des Kurses füge Zeitfenster hinzu, um festzulegen, wann er jede Woche stattfindet. Zum Beispiel:

• Montag 18:00 - 19:30
• Mittwoch 18:00 - 19:30
• Freitag 18:00 - 19:30

Omoplata nutzt diese Zeitfenster, um automatisch Termine zu generieren -- einzelne Einheiten, die im Kalender erscheinen. Mitglieder sehen diese Termine in ihrer App und können angeben, ob sie teilnehmen möchten.

Mitglieder registrieren

Bestehende Mitglieder importieren

Wenn du von einem anderen System umsteigst, unterstützt Omoplata den Massenimport. Kontaktiere den Support, um den besten Ansatz für deine Datenmigration zu besprechen. Importierte Mitglieder werden als bereits aktiv behandelt, sodass keine doppelten Gebühren für vergangene Abrechnungszeiträume erstellt werden.

Vereinzelte bestehende Mitglieder hinzufügen

Für bereits bestehende Mitglieder, die du einzeln anlegen möchtest, gibt es verschiedene Wege, ein neues Mitglied zu erstellen. Eine vollständige Übersicht aller Varianten findest du unter Neues Mitglied registrieren.

Eine der Varianten ist der Erstellungsassistent über das Dashboard. Gehe in der Seitenleiste zu Mitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen. Der Assistent führt dich durch:

1. Persönliche Daten -- Name, E-Mail, Geburtsdatum und Telefonnummer.
2. Mitgliedschaftsauswahl -- wähle, für welchen Plan und Beitrag sich dieses Mitglied anmeldet. Lege das Startdatum und das Abrechnungs-Startdatum fest.
3. Zahlungsmethode -- konfiguriere, wie dieses Mitglied bezahlt (SEPA-Lastschrift, Überweisung usw.).

Diese Variante eignet sich für Mitglieder, die bereits einen handschriftlichen Vertrag unterschrieben haben, oder für Mitglieder, die per Einladungslink den Vertrag noch unterschreiben werden.

Bei Kinder-Mitgliedschaften fragt der Assistent zusätzlich nach den Daten des Elternteils bzw. Erziehungsberechtigten. Der Erziehungsberechtigte wird zum verantwortlichen Zahler und erhält die Rechnungen.

Nächste Schritte

Wenn dein Club konfiguriert und deine ersten Mitglieder registriert sind, gibt es hier einige Bereiche, die du als Nächstes erkunden kannst:

• Neue Mitglieder hinzufügen -- Erfahre alle Wege, wie du neue Mitglieder registrieren kannst -- über den Erstellungsassistenten, per Einladungslink oder über die Tablet-Station.
• Kurse verwalten -- Erfahre mehr über Termine, Anwesenheitsverfolgung und wie das Check-in-System funktioniert.
• Transaktionen und Abrechnung -- Verstehe, wie Omoplata Gebühren generiert, Rechnungen erstellt und Zahlungen automatisch verarbeitet.
• SEPA-Lastschrift -- Wenn du Zahlungen per SEPA einziehst, erfahre hier, wie du Lastschriftdateien erstellst und exportierst.
• Interessenten und Probetraining -- Richte deinen Funnel für potenzielle Mitglieder ein, vom Erstkontakt über das Probetraining bis zur Konversion.
• Nachrichten -- Kommuniziere mit deinen Mitgliedern einzeln oder in Gruppen.
• Einstellungen im Detail -- Erkunde alle verfügbaren Konfigurationsoptionen für die Feinabstimmung deines Clubbetriebs.
• Pläne & Preise -- Richte erweiterte Preisgestaltung mit Altersgruppen, Sonderrabatten und Gebühren ein.
• Mahnwesen -- Konfiguriere automatische Erinnerungen für überfällige Zahlungen.

Wenn du Hilfe brauchst, schau in den Abschnitten Einrichtungshilfen und Anleitungen in der Seitenleiste nach Schritt-für-Schritt-Anleitungen für gängige Aufgaben.