Rechnungen generieren

Rechnungen sind Zahlungsaufforderungen an Ihre Mitglieder. Omoplata generiert sie automatisch, wenn Mitgliedschaftsbuchungen erstellt werden, sodass Sie in den meisten Fällen keine Rechnungen manuell erstellen müssen. Diese Anleitung erklärt, wie der Abrechnungszyklus funktioniert und wie Sie Rechnungen bei Bedarf verwalten.

Wie die automatische Abrechnung funktioniert

Omoplata verarbeitet täglich alle aktiven Mitgliedschaften und generiert Transaktionen und Rechnungen automatisch.

Der tägliche Abrechnungszyklus

Jeden Tag führt Omoplata folgende Schritte durch:

1. Identifikation aller Zahler aktiver Mitgliedschaften.
2. Prüfung jeder Mitgliedschaft, für die sie verantwortlich sind.
3. Feststellung, ob eine Buchung fällig ist, basierend auf dem Abrechnungsplan der Mitgliedschaft (definiert durch die Abrechnungshäufigkeit des Plans).
4. Erstellung einer Transaktion für jede fällige Buchung, die den geschuldeten Betrag darstellt.
5. Erstellung einer Rechnung, die die Transaktionen für den Zahler bündelt -- mit eindeutiger ID, Bezeichnung, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum.

Rechnungsdetails

Jede automatisch generierte Rechnung enthält:

• Eine eindeutige Nummer mit Präfix (zum Beispiel INV-1000042).
• Eine Bezeichnung, die aus den Titeln aller enthaltenen Transaktionen zusammengesetzt ist, verbunden mit einem +-Zeichen (auf 140 Zeichen gekürzt für SEPA-Kompatibilität).
• Den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag.
• Ein Fälligkeitsdatum, berechnet aus dem Buchungsdatum plus der konfigurierten Zahlungsfrist.
• Einzelposten, die den jeweiligen Transaktionen entsprechen.

Rechnungen anzeigen

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Rechnungen in der Seitenleiste.
2. Die Rechnungsliste zeigt alle Rechnungen mit ID, Mitgliedsname, Betrag, Fälligkeitsdatum und Status.
3. Nutzen Sie die Suchleiste, um Rechnungen nach ID, Mitgliedsname oder Beschreibung zu finden.
4. Klicken Sie auf eine beliebige Rechnung, um die vollständigen Details einschließlich Einzelposten und Statusverlauf einzusehen.

Rechnungsstatistiken

Am oberen Rand der Rechnungsseite zeigt ein Zusammenfassungs-Widget die wichtigsten Kennzahlen für den aktuellen Monat:

• Gesamt fällig -- der Gesamtbetrag aller in diesem Monat fälligen Rechnungen.
• Bezahlt -- der bereits eingezogene Betrag.
• Ausstehend -- der Betrag, der noch auf Zahlung wartet.
• Anzahl -- die Gesamtanzahl der Rechnungen für den Monat.

Rechnungsstatus verstehen

Rechnungen durchlaufen einen definierten Lebenszyklus. Der Status bestimmt, welche Aktionen verfügbar sind.

Rechnungsstatus manuell ändern

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Rechnungen und wählen Sie die Rechnung aus.
2. Öffnen Sie das Status-Dropdown, das nur die gültigen Übergänge vom aktuellen Status anzeigt.
3. Wählen Sie den neuen Status.
4. Omoplata aktualisiert automatisch alle zugehörigen Transaktionen entsprechend:
   • Bezahlt -- Transaktionen werden als abgeschlossen markiert, ein Zahlungsdatensatz wird erstellt.
   • Ausstehend -- Transaktionen werden auf "in Rechnung gestellt" zurückgesetzt.
   • Storniert -- Transaktionen werden als storniert markiert.
   • Überfällig -- Transaktionen werden als überfällig markiert.
   • Angehalten -- Transaktionen bleiben als "in Rechnung gestellt", aber die Rechnung ist angehalten.

Rechnung manuell als bezahlt markieren

Für Zahlungsmethoden wie Barzahlung oder Überweisung, bei denen Omoplata die Zahlung nicht automatisch erkennen kann:

1. Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen und suchen Sie die Rechnung.
2. Ändern Sie den Status auf Bezahlt.
3. Das System erstellt einen Zahlungsdatensatz und markiert zugehörige Transaktionen als abgeschlossen.

Wenn Ihr Club die FinTS-Bankanbindung nutzt, können eingehende Überweisungen automatisch Rechnungen zugeordnet werden. Siehe Bankanbindung für Details.

Nullbetrags-Rechnungen

Falls eine Mitgliedschaftsbuchung eine Rechnung mit Nullbetrag ergibt (zum Beispiel während eines kostenlosen Probezeitraums), wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert und ihre Transaktionen werden abgeschlossen. Weder von Ihnen noch vom Mitglied ist eine Aktion erforderlich.

Anteilige Rechnungen

Wenn eine Mitgliedschaft mitten in einem Abrechnungszeitraum beginnt, generiert Omoplata eine anteilige Rechnung für den Teilzeitraum. Zum Beispiel: Wenn eine Mitgliedschaft am 3. Juni beginnt und die erste reguläre Buchung am 1. Juli fällig ist, deckt eine anteilige Rechnung den Zeitraum vom 3. bis 30. Juni ab.

Rückdatierte Mitgliedschaften

Wenn eine Mitgliedschaft mit einem Startdatum in der Vergangenheit erstellt wird:

• Liegt das Startdatum mehr als einen Abrechnungszeitraum zurück, werden alle historischen Buchungen sofort generiert, damit die Abrechnungshistorie vollständig ist.
• Liegt das Startdatum innerhalb des aktuellen Abrechnungszeitraums, wird nur eine anteilige Buchung erstellt.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Abrechnungshistorie korrekt ist, unabhängig davon, wann die Mitgliedschaft tatsächlich im System erfasst wurde.

Zahlungsversuche und Wiederholungen

Wenn eine SEPA-Lastschrift fehlschlägt und die Rechnung in den Status Wiederholung ausstehend wechselt, wird die Rechnungsnummer mit einem Zähler versehen:

• Erster Versuch: INV-1000042
• Nach dem ersten Fehlschlag: INV-1000042-1
• Nach dem zweiten Fehlschlag: INV-1000042-2

So lässt sich leicht erkennen, wie oft der Einzug für eine bestimmte Rechnung versucht wurde.

Rechnungs-PDFs herunterladen

1. Klicken Sie in der Rechnungsliste oder im Mitgliedsprofil auf den Download-Link neben einer Rechnung.
2. Ein PDF wird generiert und heruntergeladen, das alle Rechnungsdetails, Einzelposten und das Branding Ihres Clubs enthält.

Mitglieder können ihre eigenen Rechnungen auch im Abrechnungsbereich des Mitgliederportals herunterladen. Das Portal zeigt die fünf neuesten Transaktionen an, und jede mit einer zugehörigen Rechnung hat einen Download-Link.

Rechnungen und der SEPA-Workflow

Wenn Ihr Club SEPA-Lastschrift verwendet, durchlaufen Rechnungen einen bestimmten Ablauf:

1. Ausstehend -- Rechnung wurde erstellt und wartet auf den nächsten SEPA-Stapel.
2. Wartet auf Versand -- eine SEPA-XML-Datei wurde generiert, die diese Rechnung enthält (siehe SEPA-Lastschriften verarbeiten).
3. An Bank gesendet -- die SEPA-Datei wurde bei Ihrer Bank hochgeladen.
4. Bezahlt -- die Bank hat die Lastschrift verarbeitet (oder der automatische Fallback hat die Zahlung bestätigt).

Wenn eine SEPA-Datei vor dem Hochladen gelöscht wird, wechseln die Rechnungen von "Wartet auf Versand" zurück zu "Ausstehend" und können in einen zukünftigen Stapel aufgenommen werden.

Nächste Schritte

• SEPA-Lastschriften verarbeiten -- erfahren Sie, wie Sie ausstehende Rechnungen per SEPA einziehen.
• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- verwalten Sie Rechnungen, bei denen der Einzug fehlgeschlagen ist.
• Mitgliedschaften verwalten -- verstehen Sie, wie sich Mitgliedschaftsänderungen auf die Abrechnung auswirken.

Die vollständige Referenz zu Rechnungsstatus und -verhalten finden Sie unter Rechnungen.