Anwesenheit erfassen

Die Anwesenheitserfassung hilft dir zu verstehen, welche Mitglieder regelmäßig trainieren und welche möglicherweise abspringen. Omoplata unterstützt PIN-basiertes Check-in an einer Tablet-Station, QR-Code-Scannen über das Mitgliederportal und manuelle Erfassung durch einen Admin. Diese Anleitung behandelt die Einrichtung und Nutzung aller drei Methoden.

Check-in einrichten

Schritt 1: Check-in-Einstellungen konfigurieren

1. Navigiere zu Einstellungen > Check-in.
2. Lege das Check-in-Zeitfenster fest:
   • Minuten vor Beginn -- wie früh vor einem Kurs der Check-in geöffnet wird (Standard: 30 Minuten).
   • Minuten nach Beginn -- wie spät nach Kursbeginn der Check-in noch akzeptiert wird (Standard: 10 Minuten).
3. Konfiguriere die Teilnahmeabsicht:
   • Teilnahmeabsicht aktiviert -- wenn aktiviert, werden Mitglieder über das Portal gefragt, ob sie an kommenden Einheiten teilnehmen möchten. Das hilft Trainern bei der Planung der Kursgröße.
   • Absicht erforderlich -- wenn aktiviert, kann ein Mitglied nur einchecken, wenn es zuvor seine Teilnahmeabsicht bestätigt hat. Lass diese Option für die meisten Clubs deaktiviert.
4. Speichere die Einstellungen.

Schritt 2: PIN-basiertes Check-in einrichten

PIN-Check-in ist für ein Tablet oder einen Kiosk am Clubeingang gedacht. Mitglieder geben ihre persönliche PIN ein, um bei ihrer Ankunft die Anwesenheit zu erfassen.

1. Platzieren du ein Tablet oder iPad am Clubeingang oder im Trainingsbereich.
2. Öffne auf dem Tablet die Station-Check-in-Seite, indem du zur Station-URL deines Clubs navigieren.
3. Melde dich mit einem Admin- oder Trainerkonto an. Lass das Tablet eingeloggt, damit Mitglieder die PIN-Check-in-Funktion nutzen können.
4. Mitglieder geben ihre persönliche PIN auf der Bildschirmtastatur ein.

PINs an Mitglieder vergeben

Jedes Mitglied benötigt eine PIN, bevor es die Station nutzen kann.

1. Gehe zum Profil des Mitglieds.
2. Suche den Bereich Identifikationen und füge eine PIN hinzu.
3. Alternativ können Mitglieder ihre PIN auch selbst über das Mitgliederportal festlegen oder ändern.

Schritt 3: QR-Code-Check-in einrichten

QR-Check-in ermöglicht es Mitgliedern, mit ihrem Handy einen Code zu scannen und über das Portal einzuchecken.

1. Navigiere zu Einstellungen > Check-in.
2. Klicke auf Herunterladen, um ein PDF mit dem QR-Code zu generieren.
3. Drucke den QR-Code aus und platziere ihn am Clubeingang, neben den Matten oder überall dort, wo Mitglieder ihn leicht scannen können.
4. Wenn ein Mitglied den QR-Code mit dem Handy scannt, öffnet der Browser die Check-in-Seite.
5. Wenn das Mitglied in seinem Portal eingeloggt ist, wird die Anwesenheit automatisch für die aktuelle Kurseinheit erfasst.

Anwesenheit erfassen

Methode 1: Automatisches Check-in (PIN oder QR)

Wenn ein Mitglied per PIN oder QR-Code eincheckt, führt das System automatisch folgende Schritte durch:

1. Identifikation des Mitglieds.
2. Suche nach der aktiven Kurseinheit innerhalb des konfigurierten Zeitfensters.
3. Validierung, dass das Mitglied alle Anforderungen erfüllt:
   • Die PIN stimmt mit einem registrierten Mitglied überein (beim PIN-Check-in).
   • Es gibt eine aktive Kurseinheit innerhalb des Zeitfensters.
   • Das Mitglied ist dem Zeitfenster zugewiesen (falls Kurszuweisungen erforderlich sind).
   • Das Mitglied hat seine Teilnahmeabsicht bestätigt (falls erforderlich).
4. Erstellung des Anwesenheitseintrags.
5. Anzeige einer Bestätigung mit dem Namen des Mitglieds und dem Kurs, in den es eingecheckt hat.

Wenn eine Validierung fehlschlägt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt (zum Beispiel "Derzeit kein Kurs verfügbar" oder "Ungültige PIN").

Methode 2: Manuelle Erfassung durch einen Admin

Für Situationen, in denen das automatische Check-in nicht verfügbar ist, können Admins die Anwesenheit manuell erfassen.

1. Navigiere zu Kurse in der Seitenleiste, um den Wochenplan zu öffnen.
2. Klicke auf die Kurseinheit, für die du die Anwesenheit erfassen möchtest.
3. Scrolle im Detaildialog der Kurseinheit zum Bereich Teilnehmer hinzufügen.
4. Beginne, einen Mitgliedsnamen in das Suchfeld einzugeben.
5. Wähle das Mitglied aus den Ergebnissen aus.
6. Das Mitglied wird sofort zur Anwesenheitsliste hinzugefügt -- es ist kein Speichern nötig.

Um einen Anwesenheitseintrag zu entfernen, klicke auf das Häkchen neben dem Namen des Teilnehmers. Der Eintrag wird sofort gelöscht.

Anwesenheitsdaten auswerten

Im Stundenplan

Der wöchentliche Stundenplan bietet eine visuelle Übersicht:

• Jeder Kursblock zeigt Teilnehmer-Avatare (bis zu 5) und das Füllungsverhältnis, wenn eine Kapazität konfiguriert ist (zum Beispiel "8/15").
• Klicke auf eine beliebige Kurseinheit, um den Detaildialog mit der vollständigen Teilnehmerliste zu öffnen.

Im Detaildialog der Kurseinheit

Der Dialog zeigt drei Kategorien von Mitgliedern:

• Anwesend -- Mitglieder, die als anwesend markiert wurden (mit tatsächlichen Anwesenheitseinträgen).
• Dabei -- Mitglieder, die ihre Teilnahme angekündigt haben, aber noch nicht eingecheckt sind.
• Zugewiesen -- bei Kursen mit erforderlicher Zuweisung die dem Zeitfenster zugewiesenen Mitglieder.

Jeder Teilnehmereintrag zeigt:

• Name und Profilbild des Mitglieds.
• Die Check-in-Quelle als kleines Symbol: Admin (manuell), QR-Code oder Tablet (PIN).
• Den aktuellen Gurt des Mitglieds (falls Graduierungsverfolgung für die Disziplin des Kurses aktiviert ist).
• Einen Fortschrittszähler mit den Einheiten seit der letzten Graduierung (zum Beispiel "45/50").

Im Kurseinheiten-Kalender

1. Navigiere zu einer Kursdetailseite.
2. Wähle Kurseinheiten in der Seitenleiste.
3. Diese Kalenderansicht zeigt vergangene Einheiten mit erfasster Anwesenheit und zukünftige Einheiten mit Teilnahmeabsichten und Zuweisungen.

Teilnahmeabsichten

Wenn Teilnahmeabsichten aktiviert sind, sehen Mitglieder auf ihrem Portal-Dashboard eine Frage, ob sie an kommenden Einheiten teilnehmen möchten. Sie antworten mit "Ja" oder "Nein" für jede Einheit.

Vorteile von Teilnahmeabsichten

• Trainer können sich vorbereiten -- das Wissen, wie viele Mitglieder teilnehmen möchten, hilft bei der Mattenflächen-Planung und Unterrichtsvorbereitung.
• Kapazitätsverwaltung -- wenn ein Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hat, verhindert das Portal neue Anmeldungen, sobald die bestätigten Teilnehmer (Anwesende plus "Ja"-Absichten) das Limit erreichen. Mitglieder sehen die Meldung "Kurs voll".
• Zuverlässigkeitsverfolgung -- wenn ein Admin ein Mitglied mit Teilnahmeabsicht als anwesend markiert, erfasst das System, dass das Mitglied eine vorherige Absicht hatte. Diese Daten stehen für Berichte über die Verbindlichkeitsquote zur Verfügung.

Gefährdete Mitglieder erkennen

Gefährdete Mitglieder sind aktive Mitglieder, die in den letzten 30 Tagen an keinem einzigen Kurs teilgenommen haben. Sie verlieren möglicherweise die Motivation und könnten von einer persönlichen Ansprache profitieren.

Gefährdete Mitglieder finden

1. Navigiere zu Mitglieder in der Seitenleiste.
2. Schaue auf das Statistik-Panel oben. Die Kennzahl "Gefährdete Mitglieder" zeigt die Anzahl aktiver Mitglieder ohne Anwesenheit in den letzten 30 Tagen.
3. Klicke auf den Filter Gefährdet in den Statusfiltern, um die vollständige Liste anzuzeigen.

Maßnahmen ergreifen

Erwägen du für jedes gefährdete Mitglied:

• Eine persönliche Nachricht senden und fragen, wie es ihm geht.
• Einen Zeitplanwechsel anbieten, falls die gewohnten Kurszeiten nicht mehr passen.
• Vorschlagen, eine andere Disziplin oder einen anderen Kurs auszuprobieren.
• Eine Mitgliedschaftspause besprechen, falls das Mitglied eine Auszeit braucht (siehe Mitgliedschaften verwalten).

Anwesenheits-Heatmaps

In der Mitgliederliste enthält jede Mitgliedszeile eine Anwesenheits-Heatmap über die letzten drei Monate. Grüne Quadrate zeigen Wochen mit Trainingsaktivität an. Eine Reihe grauer Quadrate macht es einfach, Mitglieder zu erkennen, die aufgehört haben zu trainieren, ohne in deren Profil klicken zu müssen.

Anwesenheit und Graduierungen

Wenn dein Club die Graduierungsverfolgung nutzt, fliessen Anwesenheitsdaten direkt in die Graduierungsanforderungen ein.

• Der Detaildialog der Kurseinheit zeigt den aktuellen Gurt jedes Teilnehmers.
• Ein Fortschrittszähler zeigt die Einheiten seit der letzten Graduierung (zum Beispiel "45/50").
• Mitglieder, die die Anwesenheitsanforderung erfüllen, werden hervorgehoben, sodass Trainer leicht erkennen können, wer zur Graduierung bereit ist.

Anwesenheit zählt nur für die Gurtprogression bei Kursen, die dieselbe Disziplin wie der Gurt des Mitglieds haben. Die Teilnahme an einem Muay-Thai-Kurs zählt nicht für die BJJ-Gurt-Progression.

Nächste Schritte

• Kurse einrichten -- erstelle oder ändere deinen Trainingsplan.
• Neues Mitglied registrieren -- füge Mitglieder hinzu, die einchecken und an Kursen teilnehmen können.
• Leads verwalten -- plane Probetrainings für Interessenten.

Die vollständige Referenz zur Anwesenheitserfassung findest du unter Anwesenheit und Check-in.