Kurse & Anwesenheit
Kurse
Kurse bilden das Fundament des Stundenplans deines Clubs. Jeder Kurs steht für eine wiederkehrende Trainingseinheit -- zum Beispiel "Fortgeschrittenes BJJ", "Kinder-Judo" oder "Open Mat". Sobald du einen Kurs erstellst und ihm Zeitfenster zuweist, generiert Omoplata automatisch einzelne Einheiten (sogenannte Termine), die im Stundenplan erscheinen und für die Anwesenheitserfassung verfügbar sind.
Deine Kurse anzeigen
Navigiere zu Kurse in der Hauptnavigation, um den Kursstundenplan zu öffnen. Dieser zeigt eine Wochenkalenderansicht mit allen anstehenden Einheiten deines Clubs.
Der Stundenplan bietet folgende Funktionen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Wochennavigation | Verwende die Pfeiltasten, um zwischen den Wochen zu wechseln, oder klicke auf Heute, um zur aktuellen Woche zurückzukehren. |
| Standortfilter | Wenn dein Club an mehreren Standorten trainiert, kannst du den Stundenplan nach einem bestimmten Standort filtern. |
| Zielgruppenfilter | Filtere nach Zielgruppe (z.B. Erwachsene, Kinder), um die angezeigten Kurse einzugrenzen. |
| Farbcodierte Einheiten | Jeder Kurs kann eine eigene Farbe haben, sodass verschiedene Trainingseinheiten auf einen Blick unterscheidbar sind. |
| Kapazitätsanzeige | Wenn ein Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hat, zeigt der Stundenplan an, wie viele Plätze belegt sind (z.B. "8/15 belegt"). |
Durch Klicken auf eine Einheit im Kalender öffnet sich das Termin-Detailfenster, in dem du die Anwesenheit einsehen und verwalten kannst.
Einen Kurs erstellen
Um einen neuen Kurs zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche Kurs erstellen oben rechts auf der Kursseite. Es öffnet sich ein Formular, in dem du die Kursdetails festlegst.
Pflichtfelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Ein aussagekräftiger Name für den Kurs, z.B. "Montag Abend No-Gi" oder "Grundlagen BJJ". |
| Zielgruppe | Für welche Mitgliedergruppen der Kurs angeboten wird (z.B. Erwachsene, Kinder). Du kannst mehrere auswählen -- etwa Jugendliche und Erwachsene für ein gemeinsames Training. Wenn dein Club nur eine Zielgruppe konfiguriert hat, wird diese automatisch ausgewählt. Siehe Wer darf in welchen Kurs. |
| Zeitfenster | Mindestens ein wöchentliches Zeitfenster muss definiert werden. Siehe Zeitfenster für Details. |
Optionale Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Untertitel | Ein kurzer Untertitel, der auf der öffentlichen Clubwebseite im Stundenplan unter dem Kursnamen angezeigt wird. Zum Beispiel "Alle Leistungsstufen willkommen" oder "Wettkampfvorbereitung". |
| Max. Teilnehmer | Die maximale Anzahl an Mitgliedern, die an einer Einheit teilnehmen können. Wenn gesetzt, verhindert das Mitgliederportal neue Anmeldungen, sobald dieses Limit erreicht ist, und zeigt die Meldung "Kurs voll" an. Im Admin-Stundenplan wird eine Belegungsanzeige dargestellt (z.B. "12/20 belegt"). Einzelne Termine können das Limit überschreiben. |
| Max. Probetraining-Leads | Wie viele Probetrainings pro Einheit eingeplant werden können, wenn der Kurs Probetrainings annimmt. Leer lassen für kein Limit; 0 nimmt kein Probetraining an, außer ein einzelner Termin erlaubt welche. |
| Trainer | Der Standardtrainer für diesen Kurs. Der Trainer wird in den Termindetails und im öffentlichen Stundenplan angezeigt. Bei einzelnen Terminen kann der Trainer bei Bedarf überschrieben werden. |
| Disziplin | Die Kampfsportdisziplin (z.B. BJJ, Judo, Muay Thai). Diese wird für Filter verwendet und ist relevant für die Gürtelgraduierungsverfolgung. |
| Altersgruppe | Wenn deine Zielgruppen Altersgruppen konfiguriert haben, kannst du den Kurs auf eine bestimmte Altersspanne beschränken. Nur verfügbar, solange der Kurs für genau eine Zielgruppe angeboten wird. |
| Standort | Der Ort, an dem der Kurs stattfindet. Pflichtfeld, wenn dein Club mehrere Standorte hat. |
| Farbe | Wähle eine Farbe aus der Palette, um den Kurs im Stundenplan visuell zu kennzeichnen. Zum Beispiel könntest du Blau für BJJ-Kurse und Rot für Muay Thai verwenden. |
| Zuweisung erforderlich | Wenn aktiviert, müssen Mitglieder bestimmten Zeitfenstern zugewiesen werden, bevor sie teilnehmen können. Siehe Kurszuweisungen weiter unten. |
Automatische Planung
Wenn du einen Kurs erstellst, generiert Omoplata automatisch Termine für die nächsten 12 Monate basierend auf den definierten Zeitfenstern. Feiertage in deiner Region werden erkannt und die entsprechenden Einheiten automatisch als abgesagt markiert. Du kannst Termine auch gesammelt über Schließzeiten absagen.
Einen Kurs bearbeiten
Um einen Kurs zu bearbeiten, klicke im Stundenplan unten auf der Karte einer Einheit auf Kurs bearbeiten, oder öffne die Kursseite und wähle Bearbeiten in der Seitenleiste. Die Kursseiten -- Überblick, Bearbeiten, Termine und Zeitfenster -- folgen demselben Aufbau wie die Einstellungen.
Das Bearbeitungsformular enthält dieselben Felder wie das Erstellungsformular, gegliedert in Abschnitte (Für wen, Grunddaten, Trainer, Standort, Farbe, Optionen, Zeitplan). Änderungen, die du hier vornimmst, gelten für zukünftige Termine. Wenn du beispielsweise den Trainer änderst, wird der Standardtrainer für alle kommenden Einheiten aktualisiert, die noch keinen eigenen Trainer zugewiesen haben.
Klicke nach den Änderungen auf Änderungen speichern, um sie zu übernehmen.
Zeitfenster bearbeiten
Du kannst beim Bearbeiten eines Kurses Zeitfenster hinzufügen oder entfernen. Wenn sich Zeitfenster ändern, berechnet Omoplata die zukünftigen Termine entsprechend dem neuen Plan neu. Bestehende vergangene Termine und deren Anwesenheitsdaten bleiben erhalten.
Einen Kurs löschen
Um einen Kurs zu löschen, öffne die Kursbearbeitungsseite und klicke ganz unten in der Gefahrenzone auf Löschen. Dadurch werden der Kurs und alle zukünftigen Termine entfernt. Vergangene Termine und Anwesenheitsdaten für bereits stattgefundene Einheiten bleiben für die historische Auswertung erhalten.
Löschung ist endgültig
Das Löschen eines Kurses kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn du einen Kurs nur vorübergehend aussetzen möchtest, entferne stattdessen seine Zeitfenster. Dadurch werden keine neuen Termine mehr generiert, während die Kurskonfiguration erhalten bleibt.
Wer darf in welchen Kurs
Ob ein Mitglied einen Kurs besuchen darf, entscheiden zwei Seiten, die zusammenpassen müssen:
- Der Kurs wird für eine oder mehrere Zielgruppen angeboten -- etwa nur Kinder, oder Jugendliche und Erwachsene gemeinsam.
- Das Mitglied trainiert mit einer oder mehreren Trainingsgruppen. Beim Anlegen bekommt es die Gruppe seines Plans; ändern kannst du das im Mitgliederprofil.
Ein Mitglied darf in einen Kurs, sobald mindestens eine seiner Gruppen zu den Zielgruppen des Kurses gehört. Ist der Kurs zusätzlich auf eine Altersgruppe beschränkt, zählt auch die.
Beispiel: Jugendliche an der Schwelle
Ein Club bietet Kinder-, Jugend- und Erwachsenenkurse an. Das Donnerstagstraining ist für Jugendliche und Erwachsene -- alle Jugendlichen dürfen also rein. Ein 16-Jähriger, der schon so weit ist, soll aber auch die übrigen Erwachsenenkurse besuchen: Du gibst ihm im Profil zusätzlich die Trainingsgruppe Erwachsene. Er behält seinen Jugendplan und seinen Preis.
Diese Prüfung gilt beim Check-in, im Stundenplan der App und in den Auswahllisten für Kurszuweisungen. Preise, Gebühren, Verträge und Segmente richten sich weiterhin nach dem Plan.
Kurszuweisungen
Einige Clubs verlangen, dass Mitglieder bestimmten wöchentlichen Zeitfenstern vorab zugewiesen werden, anstatt eine offene Teilnahme zu ermöglichen. Das ist besonders bei Kinderprogrammen oder bei begrenzter Mattenfläche üblich.
Freischaltung erforderlich
Wenn du die Kurszuweisungsfunktion nutzen möchtest, kontaktiere den Support -- wir schalten dich hierfür frei.
Um dies zu aktivieren, setze beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses den Haken bei Zuweisung erforderlich. Wenn aktiv:
- Mitglieder müssen über ihre Mitgliedschaft bestimmten Zeitfenstern zugeordnet werden. Ein Admin weist jedes Mitglied einem oder mehreren wöchentlichen Zeitfenstern zu (z.B. "Montag 17:00" und "Mittwoch 17:00").
- Das Portal zeigt nur die Einheiten an, denen das Mitglied zugewiesen ist.
- Beim Check-in wird geprüft, ob das Mitglied der aktuellen Einheit zugewiesen ist.
- Die Termindetailansicht listet zugewiesene Mitglieder separat von denjenigen auf, die ihre Teilnahme über das Portal angekündigt haben.
Du kannst unter dem Reiter Zeitfenster in der Kursdetail-Seitenleiste einsehen, welche Mitglieder den einzelnen Zeitfenstern zugewiesen sind. Weist dein Club Mitglieder ganzen Kursen statt einzelnen Zeitfenstern zu, heißt der Reiter Mitglieder und zeigt eine Liste für den ganzen Kurs.