Leads verwalten

Leads sind Personen, die Interesse an deinem Club gezeigt haben, aber noch keine Mitglieder sind. Sie haben sich möglicherweise auf deiner Website für ein Probetraining angemeldet, wurden von einem Trainer hinzugefügt oder kamen über eine Empfehlung. Diese Anleitung behandelt den gesamten Lead-Lebenszyklus -- von der Erfassung eines neuen Leads über die Planung des Probetrainings bis zur Konvertierung in ein zahlendes Mitglied.

Die Lead-Pipeline verstehen

Leads werden auf einem visuellen Kanban-Board mit zwei Bereichen verwaltet:

Haupt-Pipeline

Die Haupt-Pipeline verfolgt den typischen Weg eines Interessenten:

1. Neu -- der Lead ist gerade eingegangen (über Probetraining-Formular, manuelle Eingabe oder Empfehlung).
2. Kontaktiert -- du hast den Lead zum ersten Mal angesprochen.
3. Interessiert -- der Lead hat positiv reagiert.
4. Eingetragen -- ein Probetraining wurde gebucht.
5. Teilgenommen -- der Lead ist zum Probetraining erschienen.
6. In Erwägung -- der Lead denkt über eine Mitgliedschaft nach.
7. Konvertiert -- der Lead ist Mitglied geworden.

Geparkte Spalten

Eine zweite Gruppe von Spalten behandelt Leads, die den Hauptablauf verlassen:

• Nachfassen -- späterer Rückruf oder Nachricht erforderlich.
• Nicht erschienen -- hatte ein Probetraining vereinbart, ist aber nicht erschienen.
• Kein Interesse -- hat ausdrücklich abgelehnt.
• Nicht erreichbar -- Kontaktaufnahme war nicht möglich.
• Pausiert -- möchte beitreten, aber nicht sofort.
• Verloren -- kein aussichtsreicher Interessent mehr.

Du kannst die geparkten Spalten einklappen, um das Board auf aktive Interessenten zu fokussieren.

Schritt 1: Leads erfassen

Es gibt zwei Wege, wie Leads ins System gelangen.

Über das Probetraining-Formular der öffentlichen Website

Wenn ein Besucher das Probetraining-Formular auf der öffentlichen Website deines Clubs absendet:

1. Ein neuer Lead wird automatisch mit dem Namen, der E-Mail, der Telefonnummer und dem Sportarteninteresse des Besuchers erstellt.
2. Wenn dein Club den Probetraining-Vertrag aktiviert hat, muss der Besucher den Vertrag vor dem Absenden akzeptieren. Ein unterschriebenes PDF wird generiert und dem Lead-Datensatz angehängt.
3. Wenn die Zeitauswahl in deinen Probetraining-Einstellungen aktiviert ist, kann der Besucher eine bevorstehende Kurseinheit für sein Probetraining wählen.
4. Der Lead erscheint in der Spalte Neu auf dem Kanban-Board.

Manuelle Eingabe

1. Navigiere zu Leads in der Seitenleiste.
2. Klicke auf Lead erstellen (oben rechts) oder auf die "+"-Schaltfläche am unteren Ende der "Neu"-Spalte.
3. Gib den Namen, die E-Mail und die Telefonnummer des Leads ein.
4. Wähle optional eine Zielgruppe und die gewünschte Sportart.
5. Klicke auf Speichern. Der Lead erscheint in der "Neu"-Spalte.

Schritt 2: Den Lead kontaktieren

Sobald ein neuer Lead auf dem Board ist, nimm Kontakt auf.

1. Finde die Lead-Karte in der Spalte Neu.
2. Klicke auf das Augensymbol, um die Schnellansicht zu öffnen, die alle Kontaktdaten anzeigt.
3. Kontaktiere den Lead per Telefon, E-Mail oder Nachricht.
4. Ziehe nach der Kontaktaufnahme die Lead-Karte von Neu nach Kontaktiert.
5. Die Statusänderung wird im Aktivitätsprotokoll erfasst.

Schritt 3: Probetraining planen

Wenn ein Lead Interesse an einem Probetraining zeigt:

1. Ziehe die Lead-Karte in die Spalte Eingetragen (oder klicke auf den Lead und wähle "Eingetragen" als neuen Status).
2. Ein Dialog öffnet sich und fordert dich auf, eine Kurseinheit für das Probetraining auszuwählen.
3. Die Einheitenauswahl zeigt Kurse nach Wochentag gruppiert mit Wochennavigation. Die Kurse werden gefiltert nach:
   • Der Zielgruppen-Präferenz des Leads.
   • Dem Sportarteninteresse des Leads.
   • Nur Kursen, die Probetrainings (accepts_leads) aktiviert haben.
4. Wähle den Kurs und das Zeitfenster für das Probetraining.
5. Bestätige die Auswahl. Der Lead-Status wechselt zu Eingetragen und der gewählte Kurs wird auf der Lead-Karte angezeigt.

Probetraining umplanen

Wenn der Lead seinen Probetraining-Termin ändern muss:

1. Ändere den Status des Leads auf Umgeplant.
2. Derselbe Einheitenauswahl-Dialog öffnet sich.
3. Die zuvor gewählte Einheit ist zur Referenz vorausgewählt.
4. Wähle den neuen Kurs und die neue Zeit.
5. Bestätige die Änderung.

Schritt 4: Probetraining nachverfolgen

Wenn der Lead teilnimmt

1. Ziehe nach dem Probetraining den Lead von Eingetragen zu Teilgenommen.
2. Sprich mit dem Lead über seine Erfahrung und sein Interesse beizutreten.
3. Wenn er nachdenkt, verschiebe ihn nach In Erwägung.
4. Wenn er bereit ist beizutreten, fahre mit der Konvertierung fort (Schritt 5).

Wenn der Lead nicht erscheint

1. Ziehe den Lead in die Spalte Nicht erschienen.
2. Fasse beim Lead nach, um einen neuen Termin zu vereinbaren oder zu erfahren, warum er nicht erschienen ist.
3. Wenn er eine weitere Chance möchte, verschiebe ihn zurück in die Haupt-Pipeline und plane erneut.

Schritt 5: Lead in ein Mitglied konvertieren

Wenn ein Lead bereit ist, deinem Club beizutreten:

1. Öffne die Schnellansicht des Leads, indem du auf das Augensymbol der Karte klickst.
2. Klicke auf die Schaltfläche Mitglied erstellen.
3. Der Konvertierungsdialog öffnet sich, vorausgefüllt mit den Lead-Informationen:
   • Name und Kontaktdaten werden aus dem Lead-Datensatz übernommen.
   • Du kannst alle Felder prüfen und anpassen.
   • Wähle bei Bedarf eine andere Zielgruppe (um sicherzustellen, dass die richtigen Pläne angezeigt werden).
4. Aktiviere optional die Checkbox, um eine Onboarding-Einladungs-E-Mail an das Mitglied (oder dessen Erziehungsberechtigten) zu senden. Diese Checkbox ist standardmäßig deaktiviert.
5. Klicke auf Erstellen, um die Konvertierung abzuschließen.

Nach der Konvertierung:

• Ein neuer Mitgliedsdatensatz wird im System erstellt.
• Ein Onboarding-Link wird generiert und dir angezeigt. Du kannst diesen Link mit dem neuen Mitglied teilen.
• Wenn die E-Mail-Option aktiviert war, wird die Einladung an das Mitglied oder dessen Erziehungsberechtigten gesendet.
• Der Lead-Status wechselt zu Konvertiert.

Lead-Informationen bearbeiten

Du kannst die Daten eines Leads aktualisieren, ohne die Indexseite zu verlassen.

1. Öffne die Schnellansicht für den Lead.
2. Klicke auf Bearbeiten, um zum Inline-Bearbeitungsformular zu wechseln.
3. Aktualisiere den Namen, die Kontaktdaten, die Zielgruppe oder die Altersgruppe des Leads.
4. Erziehungsberechtigten-Felder erscheinen automatisch, wenn die gewählte Zielgruppe einen verantwortlichen Zahler erfordert (bei Kindern).
5. Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, oder Abbrechen, um sie zu verwerfen.

Probetraining-Verträge herunterladen

Wenn ein Lead die Bedingungen im Probetraining-Anmeldeformular akzeptiert hat, wurde ein Vertrags-PDF generiert.

1. Öffne die Schnellansicht des Leads.
2. Wenn ein unterschriebener Probetraining-Vertrag vorhanden ist, wird ein Download-Link angezeigt.
3. Klicke auf den Link, um das PDF herunterzuladen.

Das Vertrags-PDF enthält den Vertragstext, die Unterschrift des Leads (falls zutreffend) sowie Datum und Uhrzeit der Annahme.

Lead-Statistiken überwachen

Am oberen Rand der Lead-Seite bieten zwei Kennzahlen einen schnellen Überblick:

• Anzahl der Leads -- Gesamtzahl der Leads im System. Der Untertext zeigt, wie viele neue Leads in diesem Monat eingegangen sind.
• Konvertierte Leads -- Gesamtzahl der Leads, die den Status "Konvertiert" erreicht haben. Der Untertext zeigt die Konvertierungen für den aktuellen Monat.

Verfolge diese Kennzahlen über die Zeit, um deine Konversionsrate und die Effektivität deiner Probetraining-Pipeline zu verstehen.

Leads suchen

Verwende die Suchleiste am oberen Rand des Kanban-Boards, um Leads nach Name oder E-Mail zu filtern. Die Ergebnisse aktualisieren sich in Echtzeit über alle Spalten hinweg, sodass du einen bestimmten Interessenten leicht finden kannst.

Tipps für eine effektive Lead-Pipeline

1. Reagiere schnell auf neue Leads. Je früher du einen neuen Lead kontaktierst, desto wahrscheinlicher vereinbart er ein Probetraining. Versuche, innerhalb von 24 Stunden Kontakt aufzunehmen.
2. Plane das Probetraining beim Erstkontakt. Wenn du den Lead am Telefon oder per E-Mail hast, buche das Probetraining sofort.
3. Fasse bei Nicht-Erscheinen nach. Ein Nicht-Erscheinen ist kein verlorener Fall. Viele Menschen hatten einfach einen Terminkonflikt und schätzen eine zweite Chance.
4. Konvertiere zeitnah nach dem Probetraining. Erstelle nach einem positiven Probetraining den Mitgliedsdatensatz und sende den Onboarding-Link, bevor die Begeisterung nachlässt.
5. Nutze die geparkten Spalten. Lass kalte Leads nicht in der Haupt-Pipeline. Verschiebe sie nach "Nachfassen", "Pausiert" oder "Verloren", um das Board übersichtlich und fokussiert zu halten.

Nächste Schritte

• Neues Mitglied registrieren -- verstehe den vollständigen Mitglieder-Erstellungsprozess nach der Lead-Konvertierung.
• Kurse einrichten -- stelle sicher, dass deine für Probetrainings freigegebenen Kurse konfiguriert sind.
• Anwesenheit erfassen -- erfasse die Anwesenheit für Probetraining-Teilnehmer.

Die vollständige Referenz zum Lead-System findest du unter Leads und Probetrainings.