SEPA-Lastschriften verarbeiten

SEPA-Lastschrift ist die gängigste Methode für europäische Clubs, Mitgliedsbeiträge einzuziehen. Anstatt darauf zu warten, dass Mitglieder manuell zahlen, erstellen Sie eine Stapeldatei mit allen ausstehenden Rechnungen und laden diese bei Ihrer Bank hoch. Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Einzugszyklus von Anfang bis Ende.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die SEPA-Gläubigerdaten Ihres Clubs sind konfiguriert (Gläubiger-ID, IBAN, BIC) -- siehe Zahlungsmethoden konfigurieren.
• Mindestens ein Mitglied hat eine SEPA-Lastschrift-Zahlungsmethode mit gültiger IBAN und gültigem Mandat eingerichtet.
• Ausstehende Rechnungen sind vorhanden, die zum Einzug bereit sind (Status: Ausstehend).

Schritt 1: SEPA-XML-Datei generieren

1. Navigieren Sie zu Finanzen > SEPA in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren.
3. Omoplata sammelt alle ausstehenden Rechnungen, die für den SEPA-Einzug bereit sind, und erstellt eine SEPA-XML-Datei im Standard-Lastschriftformat.
4. Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Ausstehend zu Wartet auf Versand.
5. Alle zugehörigen Transaktionen werden auf Wartet auf Versand aktualisiert.

Die generierte Datei enthält:

• Eine eindeutige Nachrichten-ID zur Identifizierung des Stapels.
• Die Anzahl der enthaltenen Transaktionen.
• Die Kontrollsumme (Gesamtbetrag aller Transaktionen).
• Die Gläubigerdaten Ihres Clubs.

SEPA-Sequenztypen

Omoplata verwaltet den Sequenztyp für jede Lastschrift automatisch:

• FRST (Erstlastschrift) -- wird für die allererste Lastschrift unter einem neuen Mandat verwendet (zum Beispiel bei einem Mitglied, das sich gerade angemeldet hat).
• RCUR (Folgelastschrift) -- wird für alle weiteren Lastschriften unter demselben Mandat verwendet.

Diese Unterscheidung ist vom SEPA-Regelwerk vorgeschrieben und muss von Ihnen nicht manuell verwaltet werden.

Schritt 2: XML-Datei herunterladen

1. Suchen Sie auf der Seite Finanzen > SEPA die neu erstellte SEPA-Datei in der Liste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Herunterladen, um die XML-Datei auf Ihrem Computer zu speichern.
3. Bewahren Sie die Datei sicher auf -- Sie werden sie im nächsten Schritt bei Ihrer Bank hochladen.

Schritt 3: Bei der Bank hochladen

Laden Sie die SEPA-XML-Datei über eine der folgenden Methoden bei Ihrer Bank hoch:

Option A: Online-Banking-Portal

1. Melden Sie sich im Online-Banking-Portal Ihrer Bank an.
2. Navigieren Sie zum Bereich SEPA-Lastschrift oder Sammelzahlung.
3. Laden Sie die XML-Datei hoch.
4. Prüfen Sie die Stapeldetails (Anzahl der Transaktionen, Gesamtbetrag).
5. Bestätigen und übermitteln Sie die Datei.
6. Führen Sie die erforderliche TAN- oder Zwei-Faktor-Authentifizierung durch.

Option B: FinTS-Integration

Falls Sie Ihre Bank über FinTS angebunden haben (siehe Zahlungsmethoden konfigurieren):

1. Nutzen Sie die FinTS-Schnittstelle in Omoplata, um die Datei direkt hochzuladen.
2. Geben Sie Ihre PIN ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
3. Führen Sie die von Ihrer Bank geforderte TAN-Authentifizierung durch.

Schritt 4: Datei als hochgeladen markieren

Kehren Sie nach dem Hochladen der XML-Datei bei Ihrer Bank zu Omoplata zurück und bestätigen Sie den Upload.

1. Suchen Sie auf der Seite Finanzen > SEPA die SEPA-Datei, die Sie gerade hochgeladen haben.
2. Markieren Sie die Datei als hochgeladen.
3. Dadurch werden folgende Aktualisierungen ausgelöst:
   • Der Status der SEPA-Datei ändert sich zu Hochgeladen mit einem Zeitstempel.
   • Alle zugehörigen Rechnungen wechseln von Wartet auf Versand zu An Bank gesendet.
   • Alle zugehörigen Transaktionen werden auf An Bank gesendet aktualisiert.

Schritt 5: Bankverarbeitung abwarten

Nach dem Hochladen verarbeitet die Bank die Lastschriften am angegebenen Fälligkeitsdatum. Während dieser Zeit:

• Die Rechnungen verbleiben im Status An Bank gesendet.
• Mitglieder sehen die ausstehende Buchung auf ihrem Kontoauszug (abhängig davon, wann ihre Bank sie verarbeitet).
• Etwaige Rücklastschriften werden von der Bank generiert.

Schritt 6: Rechnungen werden als bezahlt markiert

Rechnungen werden über einen von zwei Mechanismen als bezahlt markiert:

Automatische Verarbeitung (Fallback)

Omoplata markiert SEPA-Dateien nach einer konfigurierbaren Wartezeit automatisch als verarbeitet (Standard: 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum). Dabei geschieht Folgendes:

• Der Status der SEPA-Datei ändert sich zu Verarbeitet.
• Alle zugehörigen Rechnungen werden als Bezahlt markiert.
• Alle zugehörigen Transaktionen werden als Abgeschlossen markiert.
• Zahlungsdatensätze werden erstellt.

Dies gilt nur für Dateien, bei denen alle Fälligkeitsdaten älter als die Wartezeit sind, damit genug Zeit bleibt, dass eventuelle Rücklastschriftdateien eintreffen, bevor Erfolg angenommen wird.

Manuelle Bestätigung

Wenn Sie nicht auf den automatischen Fallback warten möchten:

1. Gehen Sie zu Finanzen > SEPA und wählen Sie die Datei aus.
2. Markieren Sie die Datei als verarbeitet.
3. Alle zugehörigen Rechnungen und Transaktionen werden entsprechend aktualisiert.

SEPA-Rücklastschriften verarbeiten

Wenn eine SEPA-Lastschrift fehlschlägt (zum Beispiel wegen unzureichender Deckung, einem geschlossenen Konto oder einem Mandatswiderspruch), stellt Ihnen Ihre Bank eine Rücklastschriftdatei bereit.

Schritt 1: Rücklastschriftdatei herunterladen

1. Melden Sie sich im Online-Banking-Portal Ihrer Bank an.
2. Laden Sie die CAMT-Rücklastschriftdatei herunter (CAMT.054-Format).

Schritt 2: Rücklastschriftdatei hochladen

1. Klicken Sie auf der Seite Finanzen > SEPA auf die Schaltfläche zum Hochladen von Rücklastschriften.
2. Wählen Sie die CAMT-Datei von Ihrem Computer aus.
3. Omoplata liest die Rücklastschriftdatei ein und identifiziert die betroffenen Rechnungen.

Schritt 3: Ergebnisse prüfen

Nach der Verarbeitung der Rücklastschriftdatei:

• Betroffene Rechnungen werden in den Status Wiederholung ausstehend versetzt.
• Zugehörige Transaktionen werden als fehlgeschlagen markiert.
• Wenn eine Rücklastschriftgebühr konfiguriert ist, wird diese automatisch dem Konto des Mitglieds belastet.
• Omoplata verfolgt jede hochgeladene Rücklastschriftdatei, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.

Schritt 4: Erneuter Einzug

Fehlgeschlagene Rechnungen im Status Wiederholung ausstehend werden automatisch in die nächste von Ihnen generierte SEPA-XML-Datei aufgenommen. Wenn Sie Ihren nächsten Stapel erstellen, werden diese Rechnungen zusammen mit neuen ausstehenden Rechnungen erneut eingezogen.

Die erneut eingezogene Rechnungsnummer wird mit einem Zähler versehen (zum Beispiel INV-1000042-1), damit Sie nachverfolgen können, wie viele Einzugsversuche unternommen wurden.

SEPA-Datei löschen

Falls Sie eine SEPA-Datei versehentlich generiert haben oder einen Stapel vor dem Hochladen abbrechen müssen:

1. Suchen Sie die Datei auf der Seite Finanzen > SEPA.
2. Klicken Sie auf Löschen.
3. Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Wartet auf Versand zurück zu Ausstehend.
4. Die Rechnungen können in einen zukünftigen Stapel aufgenommen werden.

SEPA-Dateistatus auf einen Blick

Nächste Schritte

• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- erfahren Sie, wie Sie fehlgeschlagene SEPA-Lastschriften und den Mahnprozess verwalten.
• Rechnungen generieren -- verstehen Sie, wie Rechnungen vor dem SEPA-Einzug erstellt werden.
• Zahlungsmethoden konfigurieren -- aktualisieren Sie Ihre SEPA-Einstellungen.

Die vollständige Referenz zur SEPA-Lastschrift finden Sie unter SEPA-Lastschrift.