SEPA-Lastschriften verarbeiten

SEPA-Lastschrift ist die gängigste Methode für europäische Clubs, Mitgliedsbeiträge einzuziehen. Anstatt darauf zu warten, dass Mitglieder manuell zahlen, erstellst du eine Bankeinreichung mit allen ausstehenden Rechnungen und sendest diese an deine Bank. Diese Anleitung führt dich durch den gesamten Einzugszyklus von Anfang bis Ende.

Bevor du beginnst

Stelle sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die SEPA-Gläubigerdaten deines Clubs sind konfiguriert (Gläubiger-ID, IBAN, BIC) -- siehe Zahlungsmethoden konfigurieren.
• Mindestens ein Mitglied hat eine SEPA-Lastschrift-Zahlungsmethode mit gültiger IBAN und gültigem Mandat eingerichtet.
• Ausstehende Rechnungen sind vorhanden, die zum Einzug bereit sind (Status: Ausstehend).

Schritt 1: Bankeinreichung erstellen

1. Navigiere zu Finanzen > SEPA Dateien in der Seitenleiste.
2. Klicke auf „Bankeinreichung erstellen". Omoplata sammelt alle ausstehenden Rechnungen, die für den SEPA-Einzug bereit sind.
3. Du kannst anschließend einzelne Rechnungen an- oder abwählen, falls bestimmte Lastschriften nicht in diesen Stapel aufgenommen werden sollen. Es gibt einen separaten Reiter „Wiederholungen" für Lastschriften, die nach einem gescheiterten Versuch erneut abgebucht werden.
4. Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Ausstehend zu Wartet auf Versand.
5. Alle zugehörigen Transaktionen werden auf Wartet auf Versand aktualisiert.

Schritt 2: Bankeinreichung an die Bank senden

1. Klicke auf der Seite Finanzen > SEPA Dateien auf die drei Punkte (⋯) neben der Bankeinreichung.
2. Wähle „An Bank senden".
3. Gib deinen Sicherheitscode ein, wenn du dazu aufgefordert wirst. Omoplata verbindet sich mit dem Online-Banking.
4. Führe die von deiner Bank geforderte TAN-Freigabe durch.
5. Nach erfolgreicher Übermittlung wird die Bankeinreichung automatisch als hochgeladen markiert. Alle zugehörigen Rechnungen wechseln von Wartet auf Versand zu An Bank gesendet.

Schritt 3: Bankverarbeitung abwarten

Nach dem Hochladen verarbeitet die Bank die Lastschriften am angegebenen Fälligkeitsdatum. Während dieser Zeit:

• Die Rechnungen verbleiben im Status An Bank gesendet.
• Mitglieder sehen die ausstehende Buchung auf ihrem Kontoauszug (abhängig davon, wann ihre Bank sie verarbeitet).
• Etwaige Rücklastschriften werden von der Bank generiert.

Schritt 4: Rechnungen werden als bezahlt markiert

Banken bestätigen nicht aktiv, dass eine Lastschrift erfolgreich war -- sie melden sich nur bei fehlgeschlagenen Zahlungen. Deshalb geht Omoplata nach 5 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum davon aus, dass die Zahlung erfolgreich war, und markiert die Rechnungen automatisch als bezahlt. Dabei geschieht Folgendes:

• Der Status der Bankeinreichung ändert sich zu Verarbeitet.
• Alle zugehörigen Rechnungen werden als Bezahlt markiert.
• Alle zugehörigen Transaktionen werden als Abgeschlossen markiert.
• Zahlungsdatensätze werden erstellt.

Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt doch noch zu einer Rücklastschrift kommen (zum Beispiel durch einen Widerspruch des Kontoinhabers), erkennt Omoplata dies beim nächsten Abruf der Banktransaktionen und setzt die bereits als bezahlt markierte Rechnung automatisch auf Wiederholung ausstehend zurück.

SEPA-Rücklastschriften verarbeiten

Wenn eine SEPA-Lastschrift fehlschlägt (zum Beispiel wegen unzureichender Deckung, einem geschlossenen Konto oder einem Mandatswiderspruch), müssen die fehlgeschlagenen Transaktionen in Omoplata verarbeitet werden.

1. Rufe unter Finanzen > SEPA Dateien die Banktransaktionen ab. Omoplata verbindet sich mit deiner Bank und gleicht die Transaktionen automatisch ab.
2. Fehlgeschlagene Lastschriften werden automatisch identifiziert und die betroffenen Rechnungen auf Wiederholung ausstehend gesetzt.
3. Das betroffene Mitglied wird automatisch per E-Mail über die fehlgeschlagene Transaktion informiert -- basierend auf dem Rückgabegrund der Bank. Wenn das Konto gesperrt ist, wird um Kontaktaufnahme zum Betreiber gebeten. In allen Fällen wird darauf hingewiesen, dass in wenigen Tagen ein erneuter Einzug stattfindet und für ausreichende Kontodeckung gesorgt werden soll.
4. Sofern eine Bearbeitungsgebühr unter Einstellungen > Abrechnung hinterlegt ist, wird diese automatisch auf die jeweilige Rechnung aufgeschlagen.
5. Die fehlgeschlagene Rechnung erscheint im separaten Reiter „Wiederholungen" und kann jederzeit erneut an die Bank gesendet werden.

Erneuter Einzug

Fehlgeschlagene Rechnungen im Status Wiederholung ausstehend erscheinen im separaten Reiter „Wiederholungen" und können jederzeit erneut an die Bank gesendet werden. Wenn du deinen nächsten Stapel erstellst, findest du diese Rechnungen dort zusammengefasst.

Die erneut eingezogene Rechnungsnummer wird mit einem Zähler versehen (zum Beispiel INV-1000042-1), damit du nachverfolgen kannst, wie viele Einzugsversuche unternommen wurden.

Bankeinreichung löschen

Falls du eine Bankeinreichung versehentlich erstellt hast oder einen Stapel vor dem Senden abbrechen musst:

1. Suche die Bankeinreichung auf der Seite Finanzen > SEPA Dateien.
2. Klicke auf Löschen.
3. Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Wartet auf Versand zurück zu Ausstehend.
4. Die Rechnungen können in einen zukünftigen Stapel aufgenommen werden.

Status auf einen Blick

Nächste Schritte

• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- erfahre, wie du fehlgeschlagene SEPA-Lastschriften und den Mahnprozess verwaltest.
• Rechnungen generieren -- verstehe, wie Rechnungen vor dem SEPA-Einzug erstellt werden.
• Zahlungsmethoden konfigurieren -- aktualisiere deine SEPA-Einstellungen.

Die vollständige Referenz zur SEPA-Lastschrift findest du unter SEPA-Lastschrift.