Financeiro
Faturas
As faturas são solicitações de pagamento enviadas aos seus alunos. Elas agrupam uma ou mais transações em um único documento com uma data de vencimento, deixando claro o que um aluno deve e quando o pagamento é esperado. O Omoplata gera faturas automaticamente quando as cobranças de associação são criadas, mas você também pode gerenciá-las manualmente quando necessário.
Como as faturas são geradas
Geração automática
Quando o Omoplata cria transações a partir de associações ativas, uma fatura é gerada ao mesmo tempo. Cada fatura agrupa as transações de um determinado pagador e inclui:
- Um ID de fatura único com um prefixo (por exemplo,
INV-1000042). - Um título construído a partir dos títulos de todas as transações incluídas, unidos por um sinal de
+. - O valor total (líquido, IVA e bruto).
- Uma data de vencimento calculada a partir da data de cobrança mais um período de carência.
- Itens correspondentes a cada transação da fatura.
O título da fatura é limitado a 140 caracteres porque as informações de remessa SEPA têm esse comprimento máximo.
Datas de vencimento das faturas
A data de vencimento é calculada adicionando o período de carência configurado à data de cobrança. Isso dá aos alunos alguns dias extras para pagar. Se a data calculada ficar a menos de um dia no futuro, o Omoplata a define para amanhã, garantindo uma janela de pagamento razoável. Você pode ajustar o período de carência em Configurações > Cobrança.
Faturas de valor zero
Se uma cobrança de associação resultar em uma fatura de valor zero (por exemplo, um período de aula experimental gratuito), a fatura é automaticamente marcada como paga e suas transações são concluídas. Nenhuma ação é necessária de você ou do aluno.
Status das faturas
As faturas seguem um ciclo de vida definido. O status atual determina quais ações estão disponíveis e o que acontece com as transações relacionadas.
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | Recém-criada, aguardando processamento ou pagamento. |
| Processando | Sendo preparada para faturamento (status legado, mantido para compatibilidade com versões anteriores). |
| Aguardando envio | Incluída em um arquivo XML SEPA que foi gerado, mas ainda não enviado ao banco. |
| Enviada ao banco | Incluída em um arquivo XML SEPA que foi enviado ao banco para cobrança. |
| Em espera | Pausada temporariamente. Útil quando você precisa investigar um problema antes de cobrar. |
| Aguardando nova tentativa | Uma tentativa de cobrança anterior falhou. A fatura está na fila para outra tentativa. |
| Vencida | A data de vencimento passou sem pagamento. |
| Paga | A fatura foi quitada. |
| Cancelada | A fatura não será cobrada. Pode ser reativada ao voltar para pendente. |
| Reembolsada | Foi paga, mas posteriormente reembolsada ao aluno. |
| Anulada | Anulada permanentemente. Diferente de cancelada, uma fatura anulada não pode ser reativada em circunstâncias normais. |
Efeitos colaterais do status
Quando você altera o status de uma fatura, o Omoplata atualiza automaticamente as transações relacionadas para manter tudo sincronizado:
| Status | Descrição |
|---|---|
| Paga | as transações são concluídas e um registro de pagamento é criado. |
| Pendente | as transações voltam a faturadas. |
| Cancelada | as transações são marcadas como canceladas. |
| Reembolsada | as transações são marcadas como reembolsadas. |
| Vencida | as transações são marcadas como vencidas. |
| Aguardando nova tentativa | as transações são marcadas como falhadas para que possam ser tentadas novamente. |
| Em espera | as transações permanecem como faturadas, mas a fatura fica pausada. |
| Anulada | as transações são marcadas como anuladas. |
O fluxo de pagamento SEPA
Quando seu clube usa débito direto SEPA, as faturas seguem um caminho específico pelo sistema:
- Pendente -- a fatura é criada e aguarda o próximo lote SEPA.
- Aguardando envio -- um arquivo XML SEPA que inclui esta fatura foi gerado.
- Enviada ao banco -- o arquivo SEPA foi enviado ao banco.
- Paga -- o banco processou o débito com sucesso, ou o fallback automático confirmou o pagamento após um período de espera.
Se um arquivo SEPA for excluído antes de ser enviado, todas as faturas com status "aguardando envio" são automaticamente revertidas para pendente.
Visualizando e gerenciando faturas
Navegue até Finanças > Faturas para ver todas as faturas. A lista mostra o ID, o nome do aluno, o valor, a data de vencimento e o status de cada fatura. Você pode pesquisar por ID da fatura, nome do aluno ou descrição.
Alterando o status da fatura
Selecione uma fatura para ver seus detalhes e as ações disponíveis. O menu suspenso de status mostra apenas as transições válidas a partir do estado atual. Os status gerenciados pelo sistema (aguardando envio, enviada ao banco, processando) não podem ser definidos manualmente -- eles são controlados pelo fluxo SEPA.
Tentativas de pagamento
Quando uma fatura passa por várias tentativas de cobrança (por exemplo, após uma devolução SEPA), seu ID recebe um contador como sufixo: INV-1000042-1, INV-1000042-2 e assim por diante. Isso facilita ver quantas vezes a cobrança foi tentada.
Se um débito SEPA for devolvido sem pagamento, o aluno pode ser cobrado por uma taxa adicional. O valor da taxa é configurado em Configurações > Cobrança.
Baixando PDFs das faturas
Você pode baixar uma versão em PDF de qualquer fatura. No portal do aluno, os alunos também podem baixar suas próprias faturas na seção de cobrança. O link de download aparece ao lado do valor da fatura em qualquer lugar onde as faturas são exibidas.
Estatísticas de faturas
No topo da página de faturas, um widget de resumo mostra os números principais do mês atual:
| Métrica | Significado |
|---|---|
| Total a vencer | o valor total de todas as faturas que vencem neste mês. |
| Pago | o valor que já foi cobrado. |
| Em aberto | o valor ainda aguardando pagamento. |
| Contagem | o número total de faturas do mês. |
Essas estatísticas são atualizadas periodicamente ao longo do dia.
Faturas no portal do aluno
Os alunos podem visualizar o próprio histórico de cobrança no portal de autoatendimento. A página de cobrança do portal mostra as cinco transações mais recentes do pagador, com cada entrada exibindo a descrição, o valor formatado e a data da transação. Se existir uma fatura para uma transação, um link de download é exibido para que o aluno possa obter o PDF diretamente.