Omoplata - Documentação

Administrar um clube de artes marciais envolve custos regulares -- aluguel do espaço de treino, prêmios de seguro, contas de consumo, leasing de equipamentos e muito mais. O Omoplata permite acompanhar essas despesas recorrentes para que apareçam no seu livro de transações junto com a receita das associações, oferecendo uma visão completa da saúde financeira do seu clube.

O que são despesas recorrentes

Uma despesa recorrente é um custo que seu clube paga em uma programação regular. Diferentemente das transações de alunos, que são geradas a partir das associações, as despesas representam dinheiro saindo do negócio. Ao registrá-las no Omoplata, você pode:

Ver sua receita líquida real (receita menos despesas) nas estatísticas de transações.
Acompanhar quanto cada centro de custo contribui para suas saídas.
Monitorar se as despesas estão crescendo ao longo do tempo.
Ter uma visão realista da lucratividade do seu clube.

Criando uma despesa recorrente

Acesse Finanças > Despesas recorrentes e clique no botão de criar. Preencha os seguintes detalhes:

Campo	Descrição
Título	Um nome curto para a despesa (por exemplo, "Aluguel do ginásio", "Seguro de responsabilidade civil", "Energia elétrica").
Descrição	Notas adicionais opcionais sobre a despesa.
Valor	O custo por ocorrência (por exemplo, 1.200,00 para o aluguel mensal).
Categoria	A categoria de transação a que essa despesa pertence. As categorias determinam o tipo de despesa e a alíquota de IVA padrão.
Frequência	Com que frequência a despesa ocorre (semanal, mensal, trimestral, anual ou um intervalo personalizado).
Data de início	Quando a despesa começa. As transações serão geradas a partir dessa data.
Data de término	Opcional. Se definida, nenhuma transação será gerada após essa data. Deixe em branco para despesas contínuas.
Conta bancária	De qual conta bancária a despesa é paga, caso seu clube use várias contas.
Modalidade	Opcional. Associe a despesa a uma modalidade específica (por exemplo, alocar custos de tatame ao BJJ) para relatórios mais detalhados.

Como as transações de despesa são geradas

Depois que uma despesa recorrente é criada, o Omoplata gera transações automaticamente com base na frequência configurada. O sistema usa uma regra de recorrência (semelhante ao funcionamento das cobranças de associações) para determinar quando a próxima transação deve ser criada.

Cada transação gerada:

Recebe o título da despesa recorrente.
Usa o valor, a alíquota de IVA e a categoria da despesa recorrente.
É vinculada de volta ao registro da despesa recorrente, para que você possa rastreá-la até sua origem.
Aparece no livro de transações junto com todas as outras movimentações financeiras.

O Omoplata controla quando a última transação foi gerada para cada despesa, evitando cobranças duplicadas.

Gerenciando despesas recorrentes

Visualizando a lista de despesas

A página de despesas recorrentes mostra todas as suas despesas ativas em uma tabela com as seguintes colunas:

Coluna	Descrição
Descrição	O título da despesa.
Categoria	A categoria de transação.
Frequência	Com que frequência a despesa ocorre, exibida em um formato legível (por exemplo, "Mensal", "A cada 3 meses").
Valor	O custo por ocorrência, formatado na moeda do seu clube.

Você pode filtrar as despesas por tipo usando os controles de filtro e buscar despesas específicas usando a barra de pesquisa.

Editando uma despesa

Clique no menu de ações em qualquer linha de despesa para abrir seus detalhes em uma visualização rápida. A partir daí, você pode atualizar o título, o valor, a frequência, a categoria ou a data de término.

Encerrando uma despesa

Se um custo recorrente deixar de existir (por exemplo, você se muda para um novo local de treino), defina uma data de término para a despesa. O Omoplata deixará de gerar transações após essa data. A despesa e suas transações históricas permanecem no sistema para seus registros.

Não exclua, defina uma data de término

Em vez de excluir uma despesa recorrente, defina uma data de término. Isso preserva as transações históricas que já foram geradas e mantém seus registros financeiros precisos.

Categorias de despesas

As despesas recorrentes usam o mesmo sistema de categorias de transação de todas as outras transações. Categorias comuns de despesas para clubes de artes marciais incluem:

Categoria	Exemplos
Aluguel	Espaço de treino, escritório, depósito.
Seguro	Seguro de responsabilidade civil, seguro de equipamentos.
Contas de consumo	Energia elétrica, água, aquecimento, internet.
Equipamentos	Tatames, sacos, equipamentos de treino, produtos de limpeza.
Software	Software de gestão, hospedagem de site, processamento de pagamentos.
Marketing	Publicidade, redes sociais, materiais impressos.
Salários	Remuneração de treinadores, equipe administrativa.

Cada categoria tem um tipo (despesa), um nome e uma alíquota de IVA padrão. Você pode criar categorias personalizadas nas configurações de categorias de transação para corresponder à estrutura de custos específica do seu clube.

Impacto no panorama financeiro

As despesas recorrentes alimentam diretamente as estatísticas de transações exibidas no topo da página de transações. As quatro métricas principais refletem tanto a receita quanto as despesas:

Métrica	Descrição
Receita	Total de taxas de associação e outras receitas neste mês.
Despesas	Total de despesas recorrentes e outros custos de saída neste mês.
Líquido	Receita menos despesas, mostrando seu lucro ou prejuízo real.
Contagem	Número total de todas as transações (receitas e despesas combinadas).

Ao registrar suas despesas junto com sua receita, você obtém um valor líquido preciso que mostra se o seu clube está operando com lucro. Isso é especialmente útil para acompanhar variações sazonais -- por exemplo, se a receita de associações cai durante as férias de verão enquanto o aluguel permanece o mesmo.