Financeiro
Transações
As transações são os blocos fundamentais do sistema financeiro do Omoplata. Cada cobrança, pagamento, reembolso e taxa que passa pelo seu clube é registrada como uma transação. Seja uma mensalidade de associação, uma cobrança única de matrícula ou um pagamento de aluguel recorrente, ela aparece no livro-razão de transações para que você sempre tenha uma visão completa das finanças do seu clube.
O que é uma transação
Uma transação representa uma única movimentação financeira vinculada ao seu clube. As transações são criadas automaticamente quando as associações geram cobranças, ou manualmente quando você precisa registrar taxas pontuais, ajustes ou outros eventos financeiros.
Cada transação registra:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Uma breve descrição do que se refere a cobrança (por exemplo, "BJJ Adultos Mensal - Janeiro 2025"). |
| Valor | O valor monetário, incluindo valor líquido, alíquota de IVA e valor de IVA quando aplicável. |
| Data da transação | A data a que a cobrança se aplica. |
| Aluno | O aluno a quem a transação pertence. |
| Pagador | A pessoa responsável pelo pagamento (pode ser diferente do aluno, por exemplo um pai pagando por um filho). |
| Categoria | O tipo de transação (receita ou despesa) e sua classificação. |
| Status | Em que ponto do ciclo de vida a transação se encontra. |
| Fatura | A fatura na qual esta transação está agrupada, caso uma tenha sido gerada. |
Categorias de transação
Toda transação pertence a uma categoria que a classifica e determina seu tipo. As categorias têm dois atributos principais:
| Atributo | Descrição |
|---|---|
| Nome | Um rótulo como "Mensalidade", "Taxa de matrícula", "Aluguel" ou "Equipamento". |
| Tipo | Receita ou despesa, o que determina como a transação afeta seus relatórios financeiros. |
As categorias também carregam uma alíquota de IVA padrão que é aplicada às novas transações criadas sob essa categoria.
Status de transação
As transações passam por um ciclo de vida definido. Cada status reflete uma etapa específica do processamento.
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | Recém-criada, aguardando processamento. |
| Faturada | Incluída em uma fatura e pronta para cobrança. |
| Aguardando envio | Parte de um arquivo SEPA que foi gerado, mas ainda não enviado ao banco. |
| Enviada ao banco | Parte de um arquivo SEPA que foi enviado ao banco para processamento. |
| Concluída | Pagamento recebido e liquidado com sucesso. |
| Falhou | A tentativa de pagamento falhou. |
| Vencida | A data de vencimento passou sem pagamento. |
| Cancelada | Não será cobrada. Este é um estado final. |
| Reembolsada | Foi concluída anteriormente, mas foi reembolsada. Este é um estado final. |
| Incobrável | Considerada incobrável após repetidas tentativas falhas. |
As mudanças de status estão vinculadas às faturas
Os status de transação estão fortemente acoplados aos status de fatura. Quando você altera o status de uma fatura -- por exemplo, marcando-a como paga -- todas as transações relacionadas são atualizadas automaticamente para corresponder. Você raramente precisa alterar o status de uma transação diretamente.
Transições de status
Nem todo status pode transitar para qualquer outro status. As transições permitidas impõem um fluxo lógico:
- Pendente pode passar para Faturada ou Cancelada.
- Faturada pode passar para Pendente, Concluída, Falhou ou Cancelada.
- Aguardando envio pode passar para Concluída, Falhou ou Cancelada.
- Enviada ao banco pode passar para Concluída, Falhou ou Cancelada.
- Concluída pode passar para Pendente, Reembolsada ou Vencida.
- Falhou pode passar para Pendente ou Cancelada.
- Vencida pode passar para Pendente, Incobrável ou Cancelada.
- Incobrável pode passar para Pendente ou Cancelada.
- Cancelada e Reembolsada são estados finais sem transições adicionais.
Cada mudança de status é registrada no log de atividades, para que você sempre possa rastrear como uma transação progrediu pelo sistema.
Visualizando o livro-razão de transações
Navegue até Finanças > Transações para ver todas as transações do seu clube. O livro-razão exibe as transações em uma tabela com as seguintes colunas: título, aluno, valor, data, categoria e status.
Filtragem
A lista de transações oferece várias opções de filtragem para ajudar você a encontrar o que precisa:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Ano | Filtra as transações por ano. Por padrão, o ano atual é selecionado. Em dezembro, o Omoplata mostra automaticamente o ano atual mais o ano seguinte para que você possa ver as cobranças de janeiro que estão por vir. |
| Mês | Restringe a um mês específico dentro do ano selecionado. |
| Status | Filtra por status de transação. A visualização padrão mostra transações "em aberto", o que exclui os status terminais (concluída, falhou, cancelada, reembolsada e incobrável). Você também pode ver todas as transações ou filtrar por um status específico. |
| Tipo | Filtra por receita ou despesa. |
As etiquetas de filtro de status mostram a contagem de transações em cada status, para que você possa ver rapidamente quantas transações estão pendentes, vencidas ou em outros estados.
Pesquisa
Use a barra de pesquisa para encontrar transações por título, descrição, nome do aluno, categoria ou método de pagamento. Quando você pesquisa, o filtro de ano é temporariamente removido para que os resultados abranjam todos os anos. Você pode reativar o filtro de ano durante uma pesquisa, se necessário.
Criando transações manuais
Embora a maioria das transações seja criada automaticamente a partir de cobranças de associação, você pode criar transações manualmente para taxas pontuais, ajustes ou correções. Clique no botão de criação na página de transações e preencha:
- O aluno e o pagador
- Um título e uma descrição opcional
- O valor e a moeda
- A data da transação
- A categoria
- A conta bancária (se o seu clube usar várias contas)
As transações manuais começam no status pendente e seguem o mesmo ciclo de vida das automatizadas.
Estatísticas de transação
No topo da página de transações, uma barra de estatísticas mostra quatro números-chave do mês atual:
| Métrica | Descrição |
|---|---|
| Receita | Valor total de todas as transações de receita deste mês. |
| Despesas | Valor total de todas as transações de despesa deste mês. |
| Líquido | A diferença entre receitas e despesas. |
| Contagem | O número total de transações criadas neste mês. |
Esses números dão a você uma noção rápida da atividade financeira do seu clube sem precisar mergulhar nos relatórios.
Como as transações são geradas
Para cobranças baseadas em associação, o Omoplata processa automaticamente todas as associações ativas diariamente. O sistema verifica a agenda de cobrança de cada associação (semanal, mensal, etc.) e cria transações para quaisquer cobranças que estejam devidas.
Cada transação é vinculada de volta à sua associação de origem, para que você sempre possa rastrear qualquer cobrança até o plano e a associação que a geraram.
Alunos sem métodos de pagamento
Se um aluno tiver uma associação ativa, mas nenhum método de pagamento cadastrado, o sistema registra um erro e cria um alerta de problema. Você pode encontrá-los na seção de Alertas do painel. Resolva-os adicionando um método de pagamento ao perfil do aluno antes da próxima execução de cobrança.