Financeiro
Cobrança de inadimplência
A cobrança de inadimplência é o processo de enviar lembretes de pagamento aos alunos que têm faturas vencidas em aberto. O Omoplata oferece suporte tanto à cobrança de inadimplência automática quanto manual, com níveis crescentes de lembrete, ajudando você a recuperar taxas não pagas enquanto mantém um relacionamento profissional com seus alunos.
Como funciona a cobrança de inadimplência
Quando uma fatura passa da data de vencimento sem ser paga, ela entra no status vencida. O sistema de cobrança de inadimplência identifica essas faturas vencidas e envia os lembretes automaticamente ou permite que você os envie manualmente.
Cronograma dos lembretes
O cronograma dos lembretes segue duas regras:
| Regra | Descrição |
|---|---|
| Primeiro lembrete | enviado um número configurável de dias após a data de vencimento da fatura (padrão: 14 dias). |
| Lembretes seguintes | enviados após um intervalo configurável a partir de quando o lembrete anterior foi efetivamente enviado (padrão: 14 dias). |
O intervalo é medido a partir da data real de envio do lembrete anterior, não da data de vencimento da fatura. Isso significa que se um lembrete for enviado alguns dias atrasado, o próximo ainda segue o intervalo completo.
Por exemplo, com os intervalos padrão de 14 dias:
- Data de vencimento da fatura: 1 de janeiro
- Primeiro lembrete devido: 15 de janeiro (14 dias após o vencimento)
- Se o primeiro lembrete for enviado em 20 de janeiro, o segundo lembrete é devido em 3 de fevereiro (14 dias após o envio do primeiro)
Níveis de lembrete
O Omoplata usa quatro níveis crescentes de cobrança de inadimplência. Cada nível pode ter sua própria taxa de atraso e método de entrega:
| Nível | Nome | Taxa padrão | Entrega padrão |
|---|---|---|---|
| 1 | Lembrete de pagamento | Nenhuma | |
| 2 | Primeiro lembrete formal | 5,00 | |
| 3 | Segundo lembrete formal | 10,00 | E-mail + carta postal |
| 4 | Lembrete final | 15,00 | E-mail + correio registrado |
O nível do lembrete é determinado pela etapa mais alta entre todas as faturas incluídas em um único lembrete. Cada fatura acompanha sua própria contagem de etapas de forma independente, então se um aluno tiver várias faturas vencidas em estágios diferentes, o nível geral do lembrete reflete o mais avançado.
Taxas de atraso
As taxas de atraso são adicionadas ao valor original da fatura. Elas são configuráveis por nível e podem ser definidas como zero se você preferir não cobrar taxas nos lembretes iniciais.
Cobrança de inadimplência automática vs manual
Cobrança de inadimplência automática
Quando a cobrança de inadimplência automática está ativada, o Omoplata verifica diariamente as faturas vencidas e envia lembretes com base nas regras de cronograma que você configurou. Para ativá-la, ligue o botão cobrança automática nas suas configurações de cobrança de inadimplência.
A cada dia, o processo automático:
- Encontra todas as faturas no status vencido.
- Verifica se passou tempo suficiente desde o último lembrete (ou desde a data de vencimento para o primeiro lembrete).
- Agrupa as faturas por pagador.
- Envia os lembretes no nível apropriado.
- Registra o status de entrega e atualiza a etapa de lembrete de cada fatura.
Cobrança de inadimplência manual
Mesmo com a cobrança de inadimplência automática ativada, você pode enviar lembretes manualmente a qualquer momento na página de cobrança de inadimplência. Isso é útil quando você quer fazer o acompanhamento de um aluno específico imediatamente ou quando quer mais controle sobre o processo.
Para enviar um lembrete manual:
- Vá para Financeiro > Cobrança de inadimplência.
- Encontre o aluno com faturas vencidas.
- Selecione as faturas a incluir no lembrete.
- Clique em enviar.
O painel de cobrança de inadimplência
A página de cobrança de inadimplência em Financeiro > Cobrança de inadimplência mostra todos os alunos que têm faturas vencidas, organizados por pessoa. Para cada aluno você pode ver:
- O nome e as informações de contato dele.
- O número e o valor total das faturas vencidas.
- As datas de vencimento das faturas não pagas mais antigas.
- O histórico dos lembretes já enviados, incluindo o status de entrega.
Filtragem
A lista de cobrança de inadimplência oferece três visualizações de filtro:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Todos | todos os alunos com faturas vencidas. |
| Sem lembrete | alunos que ainda não receberam nenhum lembrete. |
| Enviado | alunos que já receberam pelo menos um lembrete. |
Você também pode pesquisar por nome do aluno, e-mail ou ID da fatura.
Entrega e acompanhamento
Cada envio de lembrete é acompanhado com um status de entrega:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | O lembrete foi criado mas ainda não foi despachado. |
| Enviado | Despachado com sucesso (e-mail enviado ou carta na fila). |
| Entregue | Entrega confirmada (por exemplo, confirmação de leitura do e-mail recebida). |
| Falhou | A entrega falhou (por exemplo, e-mail rejeitado ou endereço inválido). |
Configurando a cobrança de inadimplência
Todo o comportamento da cobrança de inadimplência é controlado pelas configurações. As principais configurações são:
| Configuração | Descrição | Padrão |
|---|---|---|
| Dias do primeiro lembrete | Dias após o vencimento da fatura para enviar o primeiro lembrete | 14 |
| Intervalo de lembrete | Dias entre os lembretes seguintes | 14 |
| Taxa do nível 1 | Taxa de atraso para o nível de lembrete de pagamento | Sem taxa |
| Taxa do nível 2 | Taxa de atraso para o primeiro lembrete formal | 5,00 |
| Taxa do nível 3 | Taxa de atraso para o segundo lembrete formal | 10,00 |
| Taxa do nível 4 | Taxa de atraso para o lembrete final | 15,00 |
| Entrega dos níveis 1-4 | Métodos de entrega por nível | E-mail, E-mail, E-mail + correio, E-mail + correio registrado |
| Cobrança automática | Se os lembretes diários automáticos são enviados | Desligado |
Considerações legais
Se o seu clube ficar na Alemanha, saiba que os lembretes formais de pagamento (Mahnungen) têm exigências legais. Um lembrete válido deve incluir o nome e o endereço do devedor, a referência e a data da fatura, o valor devido, a data de vencimento original, um novo prazo de pagamento, seus dados bancários (IBAN) e uma nota sobre as consequências do não pagamento. Para lembretes finais antes de escalar para uma agência de cobrança, o envio por correio registrado (Einschreiben) fornece a prova de entrega mais forte.
Caminho de escalonamento
Se a cobrança de inadimplência não resultar em pagamento, o caminho típico de escalonamento é:
- Nível 1 -- lembrete de pagamento amigável por e-mail. Sem taxa.
- Nível 2 -- primeiro lembrete formal com uma pequena taxa de atraso.
- Nível 3 -- segundo lembrete formal enviado por e-mail e carta postal. Taxa mais alta.
- Nível 4 -- lembrete final enviado por e-mail e correio registrado. Taxa mais alta. Esta etapa estabelece a prova legal de notificação.
- Agência de cobrança -- se o lembrete final ficar sem resposta, você pode entregar o caso a uma agência de cobrança (Inkasso). Pelo menos um lembrete formal deve ter sido enviado e seu prazo deve ter expirado antes de escalar.
Depois de atingir o nível final de cobrança de inadimplência, você pode marcar a fatura como incobrável se decidir não prosseguir com a cobrança, ou como anulada para baixá-la por completo.