Financeiro
Cobrança de inadimplência
A cobrança de inadimplência é o processo de enviar lembretes de pagamento aos alunos que têm faturas vencidas em aberto. O Omoplata oferece suporte tanto à cobrança de inadimplência automática quanto manual, com níveis crescentes de lembrete, ajudando você a recuperar taxas não pagas enquanto mantém um relacionamento profissional com seus alunos.
Como funciona a cobrança de inadimplência
Quando uma fatura passa da data de vencimento sem ser paga, ela entra no status vencida. O sistema de cobrança de inadimplência identifica essas faturas vencidas e envia os lembretes automaticamente ou permite que você os envie manualmente.
Cronograma dos lembretes
O cronograma dos lembretes segue duas regras:
| Regra | Descrição |
|---|---|
| Primeiro lembrete | enviado um número configurável de dias após a data de vencimento da fatura (padrão: 14 dias). |
| Lembretes seguintes | enviados após um intervalo configurável a partir de quando o lembrete anterior foi efetivamente enviado (padrão: 14 dias). |
O intervalo é medido a partir da data real de envio do lembrete anterior, não da data de vencimento da fatura. Isso significa que se um lembrete for enviado alguns dias atrasado, o próximo ainda segue o intervalo completo.
Por exemplo, com os intervalos padrão de 14 dias:
- Data de vencimento da fatura: 1 de janeiro
- Primeiro lembrete devido: 15 de janeiro (14 dias após o vencimento)
- Se o primeiro lembrete for enviado em 20 de janeiro, o segundo lembrete é devido em 3 de fevereiro (14 dias após o envio do primeiro)
Níveis de lembrete
O Omoplata usa quatro níveis crescentes de cobrança de inadimplência. Cada nível pode ter sua própria taxa de atraso e método de entrega:
| Nível | Nome | Taxa padrão | Entrega padrão |
|---|---|---|---|
| 1 | Lembrete de pagamento | Nenhuma | |
| 2 | Primeiro lembrete formal | 5,00 | |
| 3 | Segundo lembrete formal | 10,00 | E-mail + carta postal |
| 4 | Lembrete final | 15,00 | E-mail + correio registrado |
O nível do lembrete é determinado pela etapa mais alta entre todas as faturas incluídas em um único lembrete. Cada fatura acompanha sua própria contagem de etapas de forma independente, então se um aluno tiver várias faturas vencidas em estágios diferentes, o nível geral do lembrete reflete o mais avançado.
Taxas de atraso
As taxas de atraso são adicionadas ao valor original da fatura. Elas são configuráveis por nível e podem ser definidas como zero se você preferir não cobrar taxas nos lembretes iniciais.
Cobrança de inadimplência automática vs manual
Cobrança de inadimplência automática
Quando a cobrança de inadimplência automática está ativada, o Omoplata verifica diariamente as faturas vencidas e envia lembretes com base nas regras de cronograma que você configurou. Para ativá-la, ligue o botão cobrança automática nas suas configurações de cobrança de inadimplência.
A cada dia, o processo automático:
- Encontra todas as faturas no status vencido.
- Verifica se passou tempo suficiente desde o último lembrete (ou desde a data de vencimento para o primeiro lembrete).
- Agrupa as faturas por pagador.
- Envia os lembretes no nível apropriado.
- Registra o status de entrega e atualiza a etapa de lembrete de cada fatura.
Cobrança de inadimplência manual
Mesmo com a cobrança de inadimplência automática ativada, você pode enviar lembretes manualmente a qualquer momento na página de cobrança de inadimplência. Isso é útil quando você quer fazer o acompanhamento de um aluno específico imediatamente ou quando quer mais controle sobre o processo.
Para enviar um lembrete manual:
- Vá para Financeiro > Cobrança de inadimplência.
- Encontre o aluno com faturas vencidas.
- Selecione as faturas a incluir no lembrete.
- Clique em enviar.
O painel de cobrança de inadimplência
A página de cobrança de inadimplência em Financeiro > Cobrança de inadimplência mostra todos os alunos que têm faturas vencidas, organizados por pessoa. Para cada aluno você pode ver:
- O nome e as informações de contato dele.
- O número e o valor total das faturas vencidas.
- As datas de vencimento das faturas não pagas mais antigas.
- O histórico dos lembretes já enviados, incluindo o status de entrega.
Filtragem
A lista de cobrança de inadimplência oferece, entre outras, estas visualizações de filtro:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Todos | todos os alunos com faturas vencidas. |
| Sem lembrete | alunos que ainda não receberam nenhum lembrete. |
| Enviado | alunos que já receberam pelo menos um lembrete. |
| Criado, não enviado | pagadores cujo lembrete mais recente foi criado, mas nunca saiu. Enquanto houver algum, um card no topo da página mostra quantos são. |
| Enviado para cobrança | pagadores cuja dívida está com uma agência de cobrança. Eles não aparecem em nenhuma outra visualização (veja abaixo). |
Você também pode pesquisar por nome do aluno, e-mail ou ID da fatura.
Entrega e acompanhamento
Cada envio de lembrete é acompanhado com um status de entrega:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | O lembrete foi criado mas ainda não foi despachado. |
| Enviado | Despachado com sucesso (e-mail enviado ou carta na fila). |
| Entregue | Entrega confirmada (por exemplo, confirmação de leitura do e-mail recebida). |
| Falhou | A entrega falhou (por exemplo, e-mail rejeitado ou endereço inválido). |
Reenviar um lembrete
Às vezes um lembrete precisa sair de novo no mesmo nível: o e-mail voltou, ou o aluno passou um endereço corrigido. Clique em Reenviar o mesmo nível no painel de cobrança do pagador e escolha os Canais de envio desse reenvio:
- Os canais com que o lembrete foi enviado da primeira vez vêm marcados, desde que ainda alcancem o pagador.
- Carta e Carta Registrada podem ser marcadas assim que houver um endereço cadastrado, mesmo que o lembrete tenha saído antes só por e-mail. Assim, um lembrete criado quando ainda não havia endereço pode ser enviado pelo correio depois.
- Um canal que não alcança o pagador (sem e-mail, sem endereço postal) fica esmaecido e marcado como não entregável.
Clique em Reenviar e confirme. O aluno recebe o mesmo lembrete de novo pelos canais escolhidos; o nível de cobrança não muda. Envios pelo correio têm custo de postagem. O lembrete mantém seus canais originais; o histórico de entrega mostra como cada envio saiu.
Enquanto a dívida do pagador estiver com uma agência de cobrança, não é possível reenviar lembretes.
Configurando a cobrança de inadimplência
Todo o comportamento da cobrança de inadimplência é controlado pelas configurações. As principais configurações são:
| Configuração | Descrição | Padrão |
|---|---|---|
| Dias do primeiro lembrete | Dias após o vencimento da fatura para enviar o primeiro lembrete | 14 |
| Intervalo de lembrete | Dias entre os lembretes seguintes | 14 |
| Taxa do nível 1 | Taxa de atraso para o nível de lembrete de pagamento | Sem taxa |
| Taxa do nível 2 | Taxa de atraso para o primeiro lembrete formal | 5,00 |
| Taxa do nível 3 | Taxa de atraso para o segundo lembrete formal | 10,00 |
| Taxa do nível 4 | Taxa de atraso para o lembrete final | 15,00 |
| Entrega dos níveis 1-4 | Métodos de entrega por nível | E-mail, E-mail, E-mail + correio, E-mail + correio registrado |
| Cobrança automática | Se os lembretes diários automáticos são enviados | Desligado |
Considerações legais
Se o seu clube ficar na Alemanha, saiba que os lembretes formais de pagamento (Mahnungen) têm exigências legais. Um lembrete válido deve incluir o nome e o endereço do devedor, a referência e a data da fatura, o valor devido, a data de vencimento original, um novo prazo de pagamento, seus dados bancários (IBAN) e uma nota sobre as consequências do não pagamento. Para lembretes finais antes de escalar para uma agência de cobrança, o envio por correio registrado (Einschreiben) fornece a prova de entrega mais forte.
Caminho de escalonamento
Se a cobrança de inadimplência não resultar em pagamento, o caminho típico de escalonamento é:
- Nível 1 -- lembrete de pagamento amigável por e-mail. Sem taxa.
- Nível 2 -- primeiro lembrete formal com uma pequena taxa de atraso.
- Nível 3 -- segundo lembrete formal enviado por e-mail e carta postal. Taxa mais alta.
- Nível 4 -- lembrete final enviado por e-mail e correio registrado. Taxa mais alta. Esta etapa estabelece a prova legal de notificação.
- Agência de cobrança -- se o lembrete final ficar sem resposta, você pode entregar o caso a uma agência de cobrança (Inkasso). Pelo menos um lembrete formal deve ter sido enviado e seu prazo deve ter expirado antes de escalar.
Depois de atingir o nível final de cobrança de inadimplência, você pode marcar a fatura como incobrável se decidir não prosseguir com a cobrança, ou como anulada para baixá-la por completo.
Entrega para uma agência de cobrança
Ao decidir escalar, o Omoplata monta o pacote de entrega completo como um arquivo ZIP. Ele fica no painel de detalhes de cobrança do pagador, assim que um lembrete formal tiver de fato chegado ao aluno.
O que sempre é incluído
O protocolo de entrega (00_Inkasso_Deckblatt.pdf) é o próprio pacote e sempre é gerado. Ele traz os dados do devedor, as dívidas em aberto com os números das faturas, o histórico de cobrança e as tentativas de pagamento que falharam, com os motivos de devolução do banco.
O que você escolhe
Todo o resto são comprovantes que você marca ou desmarca a cada entrega:
| Grupo | Conteúdo no ZIP |
|---|---|
| Faturas | Um PDF de fatura por dívida em aberto, em Rechnungen/. |
| Mandato SEPA | O mandato assinado, como comprovante do acordo de pagamento. |
| Contratos de associação | O contrato assinado; com vários alunos, um arquivo para cada em Vertraege/. |
| Lembretes | O texto armazenado de cada lembrete efetivamente enviado. |
Grupos que possuem arquivos vêm pré-marcados; grupos vazios ficam esmaecidos e não podem ser selecionados. A lista de anexos na folha de rosto é montada a partir dos arquivos realmente empacotados -- ou seja, ela nunca promete à agência algo que você desmarcou.
Sempre em alemão
Todo o pacote -- folha de rosto e PDFs de faturas -- é gerado em alemão, independentemente do idioma configurado no seu clube, porque quem o lê é uma agência de cobrança alemã.
Registrar o envio
Depois de mandar o pacote para a agência, registre o envio no Omoplata, para que a dívida deixe de correr na sua régua de cobrança. No painel de cobrança do pagador, clique em Registrar envio para agência de cobrança. O formulário mostra quantas faturas vão para a agência e o total, incluindo uma eventual indenização pelo período restante. Preencha:
| Campo | |
|---|---|
| Agência de cobrança | o nome da agência (opcional). |
| Número do processo na agência | a referência da agência para o caso (opcional). |
| Enviado em | a data do envio. Pode estar no passado, se você mandou o pacote antes de registrá-lo. |
Clique em Marcar como enviado e confirme. O Omoplata então:
- passa as faturas vencidas e não pagas do pagador para o status Enviado para cobrança. Uma fatura paga em parte vai pelo valor ainda em aberto.
- marca como inadimplentes as associações ainda ativas que esse pagador financia, e a cobrança delas para.
- tira o pagador da régua de cobrança: nenhum lembrete automático ou manual, nenhum reenvio e nenhuma nova rescisão ou vencimento antecipado pelo painel.
- tira o valor do total vencido. Ele aparece separado: Com a agência de cobrança na página de cobrança de inadimplência e Na cobrança na página de faturas.
O Omoplata não avisa o aluno; quem entra em contato é a agência. Um pagador só pode ter um envio em aberto por vez.
Enquanto a dívida está com a agência
A lista de alunos mostra Enviado para cobrança no lugar do status da associação e tem uma visualização Enviado para cobrança. Na aba Cobrança do aluno, o card de comportamento de pagamento mostra a data, a agência e o valor. Na cobrança de inadimplência, o pagador aparece apenas na visualização Enviado para cobrança, onde o painel mostra o envio: data, agência, número do processo, faturas, indenização e quem registrou.
As faturas enviadas continuam em aberto, mas nunca são cobradas automaticamente, e uma devolução bancária tardia não muda o status delas. Se o aluno pagar diretamente a você, ainda é possível vincular a transferência à fatura. Enquanto o envio estiver em aberto, o aluno não pode ser excluído, e Marcar como resolvido e a reativação da associação ficam bloqueados até você encerrá-lo.
Encerrar o envio
Quando o caso terminar, encerre-o no mesmo painel:
| Botão | Quando usar | O que acontece |
|---|---|---|
| Recuperado | a agência recuperou a dívida. | As faturas enviadas são marcadas como pagas e a indenização que foi junto é dada como recuperada. As associações continuam inadimplentes; use Marcar como resolvido se quiser o aluno de volta. |
| Desfazer | a dívida foi enviada por engano. | Cada fatura volta ao status que tinha antes e retorna à régua de cobrança. As associações voltam ao status anterior. |
Cada envio e seu encerramento ficam registrados no histórico de atividades do aluno.
Comportamento de pagamento
O Omoplata lê no histórico de pagamentos como um pagador paga, para você perceber um problema antes que ele vire um caso de cobrança. Nada é alterado automaticamente: os números servem de apoio para a sua decisão.
O card de comportamento de pagamento
Na aba Cobrança de um aluno, o card Comportamento de pagamento mostra a situação do pagador (no caso de uma criança, do responsável que paga) assim que houver algo a mostrar:
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Meses com devolução | em quantos dos últimos 12 meses cobrados um débito voltou, e quantas devoluções houve no total. |
| Último pagamento bem-sucedido | a data, e se ele foi confirmado no extrato ou apenas presumido porque nenhuma devolução chegou. |
| Valor em aberto | quanto o pagador ainda deve, já descontados pagamentos parciais, e quantas mensalidades estão em aberto. |
| Último código de devolução | o código de devolução bancária mais recente, com o motivo. |
O card indica uma destas situações:
| Situação | Quando |
|---|---|
| Paga em dia | nenhuma das regras abaixo se aplica. |
| Pagador irregular | débitos voltaram em pelo menos 2 meses diferentes nos últimos 12 meses. |
| Inadimplência sugerida | pelo menos 2 mensalidades vencidas estão em aberto, ou o pagador contestou um débito (MD06) e a fatura continua em aberto. Um link leva você à cobrança de inadimplência, onde você decide se marca a inadimplência. |
| Inadimplente | uma associação que esse pagador financia está inadimplente. |
| Enviado para cobrança | o pagador tem um envio em aberto para uma agência de cobrança. |
Devoluções causadas por dados errados do lado do clube (por exemplo, um IBAN errado ou um mandato ausente) nunca contam contra o pagador.
Abaixo dos indicadores, o Histórico do status de pagamento lista cada entrada e saída da inadimplência: quando, o que mudou, como estavam os pagamentos naquele momento e quem fez a alteração.
Encontrar pagadores com problemas de pagamento
A lista de alunos tem a visualização Pagamento irregular: todos os pagadores irregulares ou com inadimplência sugerida, junto com os alunos cujas associações eles pagam.