Mitgliedschaft für eine Person, die es schon gibt

In Omoplata gibt es jede Person nur einmal. Steht jemand schon im System - als Elternteil eines Kindes, als früheres Mitglied, als Kunde mit einer Karte oder als Trainer -, legst du die Person nicht noch einmal an. Du gibst ihrem vorhandenen Profil eine Mitgliedschaft. Diese Anleitung zeigt für jede Situation den richtigen Weg.

Die Regel in zwei Sätzen

Welche Situation hast du?

Woran du merkst, dass es die Person schon gibt

Omoplata erkennt eine Person an ihrer E-Mail-Adresse. Jede Adresse gehört in deinem Club zu genau einem Profil.

Du bekommst eine Meldung. Trägst du unter Mitglied erstellen oder beim Umwandeln eines Interessenten eine Adresse ein, die schon vergeben ist, erscheint E-Mail ist bereits vergeben. Das ist kein Fehler, den du umgehen musst, sondern der Hinweis: Diese Person steht schon im System. Brich ab und nimm den Weg über ihr Profil.

Du suchst vorher. So findest du eine vorhandene Person:

• Suchleiste links in der Navigation: Sie findet alle Personen, auch Eltern ohne eigene Mitgliedschaft. Diese sind mit Verantwortlich gekennzeichnet.
• Mitgliederliste: Sie zeigt nur Mitglieder. Findet deine Suche dort niemanden, erscheint darunter der Block Andere Benutzer mit passenden Eltern und Mitarbeitern - von dort öffnest du das Profil.
• Über das Kind: Öffne das Profil des Kindes, dann Profil › Verantwortliche, und klicke auf den Namen des Elternteils.

Ein Elternteil will selbst trainieren

Der Elternteil steht schon als Verantwortlicher eines Kindes im System: mit Namen, E-Mail-Adresse, meist auch mit Adresse und Zahlungsmethode. Er braucht nur noch eine eigene Mitgliedschaft.

1. Öffne das Profil des Elternteils - über die Suchleiste oder über das Profil des Kindes (siehe oben).
2. Klicke auf Mitgliedschaften. Dort steht Keine Mitgliedschaften gefunden.
3. Klicke auf Mitgliedschaft erstellen.
4. Wähle den Tarif. Zeigt der Dialog die falschen Tarife, klicke oben auf Ändern und wähle die passende Mitgliedsart, zum Beispiel Erwachsene.
5. Prüfe Beginnt am, Beitragstag und Betrag sowie die Gebühren.
6. Wähle die Vertragsart (siehe unten) und klicke auf Erstellen.

Das passiert dabei:

• Kein zweites Profil. Der Elternteil behält sein Profil, seine E-Mail-Adresse und seinen Login. Er ist jetzt zusätzlich Mitglied und erscheint in der Mitgliederliste.
• Die Zahlungsmethode wird übernommen. Der Dialog fragt nicht danach: Die Zahlungsmethode, mit der der Elternteil schon für sein Kind zahlt, gilt auch für seine eigene Mitgliedschaft.
• Der Mehrfachrabatt ist schon eingerechnet. Hast du unter Einstellungen › Tarife einen Rabatt für mehrere Mitgliedschaften eingerichtet, zählt die Mitgliedschaft des Kindes mit. Der Betrag ist entsprechend vorausgefüllt, mit einem Hinweis darunter.
• In der App steht beides nebeneinander: die eigene Mitgliedschaft und die Kinder. Mehr dazu unter Angehörige.

Ein weiteres Kind für einen Elternteil, den es schon gibt

Das Kind ist eine neue Person, der Elternteil nicht. Du legst also das Kind neu an und trägst beim Verantwortlichen die Adresse ein, die Omoplata schon kennt.

1. Gehe zu Mitglieder und klicke auf Mitglied erstellen.
2. Wähle den Mitgliedstyp oder die Altersklasse für Kinder. Erst dann erscheint der Block Verantwortlich.
3. Trage Vor- und Nachnamen des Kindes ein. Die E-Mail-Adresse des Kindes kann leer bleiben.
4. Trage im Block Verantwortlich die E-Mail-Adresse des Elternteils ein - genau die, die schon im System steht.
5. Omoplata erkennt die Adresse sofort: Vor- und Nachname werden ausgefüllt, und darunter steht Diese E-Mail ist bereits registriert. Der Verantwortliche wird … sein.
6. Wähle Tarif, Startdatum und Beitragstag wie bei jedem neuen Mitglied.
7. Im Schritt Zahlungsinformationen zeigt Omoplata die Bereits vorhandene Zahlungsmethode des Elternteils. Du gibst nichts ein und klickst auf Weiter.
8. Wähle die Vertragsart und klicke auf Mitglied erstellen.

Das Kind hängt jetzt am selben Elternteil wie sein Geschwisterkind. Der Elternteil zahlt für beide mit derselben Zahlungsmethode, unterschreibt den Vertrag und sieht beide Kinder in einem Login.

Gut zu wissen:

• Lass den ausgefüllten Namen stehen. Was du im Block Verantwortlich an Vor- und Nachname änderst, wird im Profil des Elternteils geändert.
• Es funktioniert auch, wenn der Elternteil selbst Mitglied oder Trainer ist. Entscheidend ist nur die E-Mail-Adresse.
• Der Weg führt immer über das Kind. Auf der Seite Angehörige im Profil des Elternteils siehst du die Kinder, kannst dort aber kein neues anlegen.
• Der Mehrfachrabatt für das zweite oder dritte Kind ist im Betrag vorausgefüllt, wenn du ihn eingerichtet hast.

Ein Mitglied bekommt eine weitere oder neue Mitgliedschaft

Das gilt für ein Mitglied, das eine zweite Mitgliedschaft dazunimmt, und für ein früheres Mitglied, das nach einer Kündigung zurückkommt. In beiden Fällen ist das Profil mit allen Daten noch da.

1. Öffne das Profil des Mitglieds. Frühere Mitglieder findest du in der Mitgliederliste, wenn du den Statusfilter auf Alle stellst, oder über die Suchleiste.
2. Klicke auf Mitgliedschaften und dann auf Mitgliedschaft erstellen.
3. Wähle Tarif, Beginnt am, Beitragstag und Vertragsart und klicke auf Erstellen.

Die neue Mitgliedschaft erscheint als eigene Karte. Gekündigte Mitgliedschaften bleiben unter Inaktiv stehen - mit ihrem Vertrag und ihrer Abrechnung.

Ist das Mitglied ein Kind, zahlt weiterhin der Elternteil: Zahler ist immer der primäre Verantwortliche, und der Vertrag geht an ihn.

Kartenbesitzer, Shop-Kunden und Trainer

Wer bisher nur eine Karte gekauft oder im Shop eingekauft hat, steht schon als Person im System - nur ohne Mitgliedschaft. Dasselbe gilt für Trainer.

1. Suche die Person. Kartenbesitzer und Shop-Kunden findest du in der Mitgliederliste mit den Filtern Ohne Mitgliedschaft oder Kartenbesitzer.
2. Öffne das Profil, klicke auf Mitgliedschaften und dann auf Mitgliedschaft erstellen.
3. Wähle Tarif, Startdatum, Beitragstag und Vertragsart und klicke auf Erstellen.

Karten, Käufe und Rechnungen bleiben im selben Profil. Ein Trainer bleibt Trainer und ist zusätzlich Mitglied.

Ein Interessent, den es schon als Person gibt

Ein Elternteil, dessen Kind bei dir trainiert, bucht über deine Website ein Probetraining für sich selbst. Jetzt gibt es einen Interessenten mit einer E-Mail-Adresse, die schon zu einem Profil gehört. Klickst du beim Interessenten auf Mitglied erstellen, erscheint E-Mail ist bereits vergeben - denn das Umwandeln legt immer eine neue Person an.

So gehst du vor:

1. Öffne das Profil der vorhandenen Person und erstelle dort die Mitgliedschaft, wie unter Ein Elternteil will selbst trainieren beschrieben.
2. Gehe zu Interessenten und ziehe die Karte des Interessenten in die Spalte Konvertiert.
3. Bestätige Als konvertiert markieren? Findet Omoplata ein Mitglied mit passenden Daten, zeigt es dir dieses zur Kontrolle an. Es wird kein zweites Mitglied angelegt - der Interessent ist nur abgeschlossen.

In der Trainer-App: Die App erkennt die Person

In der Trainer-App gibt es nur einen Weg, und er ist für neue und vorhandene Personen derselbe: Neues Mitglied. Die App prüft die E-Mail-Adresse und fragt nach, statt die Anmeldung abzulehnen.

1. Tippe unter Mitglieder auf das + und wähle, wo die Mitgliedschaft abgeschlossen wird.
2. Trage unter Mitgliederdaten die E-Mail-Adresse der Person ein.
3. Kennt Omoplata die Adresse, erscheint die Karte Diese E-Mail kennt der Club bereits mit Name, Tarif und letztem Besuch. Bei einem Elternteil steht dort, dass die Person als Elternteil hinterlegt und noch kein Mitglied ist.
4. Tippe auf Ja, das ist die Person. Die Karte wechselt zu Mitgliedschaft wird diesem Mitglied hinzugefügt.
5. Wähle den Tarif und schließe die Anmeldung ab.

Die neue Mitgliedschaft landet im vorhandenen Profil. Es entsteht kein zweites.

Meldest du in der App ein Kind an und trägst beim Elternteil eine Adresse ein, die es schon gibt, wird diese Person automatisch als Verantwortliche übernommen.

Die Vertragsart

Beim Erstellen der Mitgliedschaft wählst du, wie der Vertrag unterschrieben wird:

Bis zur Unterschrift hat die Mitgliedschaft den Status Neu, und es wird nichts abgerechnet. Mit der Unterschrift wird sie aktiv. Die Unterschiede und die Widerrufsfrist stehen unter Neues Mitglied registrieren.

Was übernommen wird - und was nicht

Der Dialog Mitgliedschaft erstellen ist kürzer als der Assistent für neue Mitglieder, weil das meiste schon im Profil steht.

Am Tablet: Die Station erkennt die Person von selbst

Meldet sich jemand am Station-Tablet an und gibt eine E-Mail-Adresse ein, die schon im System steht, fragt die Station nach: Diese E-Mail kennen wir schon. Darunter steht, was Omoplata über die Person weiß - zum Beispiel für welche Kinder sie verantwortlich ist und dass Zahlungsdaten schon vorliegen.

• Ja, das ist … - die Person bekommt die Mitgliedschaft zu ihrem vorhandenen Profil dazu.
• Jemand anderes - zurück zur Eingabe, um eine andere Adresse zu verwenden.

Häufige Fragen

Kann ein Elternteil sich selbst oder ein weiteres Kind in der App anmelden?

Nein. In der App und im Portal sehen Eltern ihre Kinder und Mitgliedschaften, können aber keine neue Mitgliedschaft abschließen. Das machst du im Club - über das Profil, den Assistenten oder das Station-Tablet.

Ich habe versehentlich ein zweites Profil angelegt. Was jetzt?

Entscheide, welches Profil bleibt - in der Regel das ältere, an dem Kinder, Zahlungsmethode und Rechnungen hängen. Erstelle die Mitgliedschaft dort und lösche das versehentlich angelegte Profil über Weitere Aktionen. Hat es schon eine aktive Mitgliedschaft, kündige diese zuerst - mit einer aktiven Mitgliedschaft lässt sich ein Profil nicht löschen.

Der Elternteil hat inzwischen eine neue E-Mail-Adresse.

Ändere die Adresse im Profil des Elternteils unter Profil. Lege kein neues Profil mit der neuen Adresse an.

Die Mutter ist als Verantwortliche hinterlegt, jetzt will der Vater trainieren.

Der Vater ist eine andere Person. Steht er schon als weiterer Verantwortlicher im System, öffne sein Profil und erstelle dort die Mitgliedschaft. Steht er noch nicht im System, lege ihn über Mitglied erstellen neu an.

Nächste Schritte

• Neues Mitglied registrieren - der Assistent für neue Personen und die Vertragsoptionen im Detail.
• Angehörige - Kinder, primäre und weitere Verantwortliche, Abrechnung in der Familie.
• Mitgliedschaften im Überblick - pausieren, kündigen, Tarif wechseln.
• Interessenten verwalten - vom Probetraining zum Mitglied.