Mitglieder
Ausstattung
Viele Clubs geben einem neuen Mitglied etwas mit: ein Club-Shirt, einen weißen Gürtel, ein Paar Handschuhe. Dabei sind zwei Dinge festzuhalten -- welche Größe und dass es raus ist. Genau dafür gibt es den Tab Ausstattung im Profil eines Mitglieds.
Erst einschalten
Der Tab erscheint nur, wenn Ausstattung an Mitglieder ausgeben in den Shop-Einstellungen angeschaltet ist. Ist der Schalter aus, taucht das Thema nirgends in der App auf.
Öffne ein Mitglied unter Mitglieder und wechsle auf den Tab Ausstattung.
Größen
Ganz oben stehen die Größen dieses Mitglieds -- eine Auswahl je Merkmal, das du in den Shop-Einstellungen als Mitgliedsgröße geführt hast. Wähle eine Größe aus, und sie ist gespeichert; unter der Auswahl steht, wann sie zuletzt erfasst wurde.
Angeboten werden nur die Skalen, die zu diesem Mitglied passen: Ein Kind bekommt die Kinder-Gi-Größen, ein Erwachsener die für Erwachsene. Der Mitgliedstyp kommt aus dem Plan des Mitglieds, ersatzweise aus seinem Alter.
Dieselbe Auswahl steht auch auf dem Tab Profil des Mitglieds -- ihr müsst für eine Größe also nicht extra hierher wechseln. Hat dein Club noch gar keine Mitgliedsgrößen angelegt, bleibt der Abschnitt an beiden Stellen leer.
Die neueste Information gewinnt. Ob dein Team eine Größe hier einträgt oder ob sie bei einer Ausgabe anfällt -- beides schreibt dieselbe Größe fort, und die spätere Angabe zählt.
| Situation | Ergebnis |
|---|---|
| Noch keine Größe bekannt, das Mitglied bekommt ein L | Größe = L |
| Größe bekannt, eine spätere Ausgabe weicht ab | die spätere gilt |
| Dein Team korrigiert sie von Hand | dieser Wert gilt, bis das Nächste passiert |
Ein Mitglied kann eine Größe haben, ohne je etwas bekommen zu haben -- gefragt beim Aufnahmegespräch, eingetippt ins Profil, aus einem Import übernommen. Genau das macht die Frage "Wie viele A2-Gis brauchen wir?" beantwortbar, bevor irgendetwas ausgegeben wurde.
Ausgegeben
Darunter steht, was dieses Mitglied bekommen hat -- ein Eintrag je Artikel, mit Größe, Grund, Datum und der Person, die es ausgegeben hat.
Jeder Eintrag trägt einen von drei Zuständen:
| Status | Bedeutung | Bestand |
|---|---|---|
| Offen | Der Club schuldet den Artikel noch -- er muss erst bestellt werden, oder das Mitglied sagt, es habe ihn nie bekommen. | unverändert |
| Ausgegeben | Der Artikel ist raus. | ein Stück ab |
| Zurückgenommen | Der Artikel ist zurück im Club. | ein Stück drauf |
Steht ein Eintrag auf Offen, kannst du ihn über Als ausgegeben markieren herausgeben -- in dem Moment geht das Stück vom Bestand ab. Bei einem ausgegebenen Artikel gibt es stattdessen Zurücknehmen, was ihn wieder auf den Bestand bucht.
Hat das Mitglied den Empfang beim Unterschreiben selbst bestätigt, steht das mit Datum am Eintrag.
Eine Ausgabe von Hand erfassen
Über Ausgabe erfassen hältst du etwas fest, das außerhalb eines Vertragsabschlusses über den Tresen ging:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Artikel | Zur Auswahl steht, was du unter Produkte als Bei Abschluss ausgeben markiert hast. |
| Größe | Die Variante, in der der Artikel rausgeht. Kommt das Produkt in einer Mitgliedsgröße, wird die bekannte Größe des Mitglieds vorgeschlagen -- und mit dem, was du hier wählst, fortgeschrieben. |
| Menge | Wie viele Stück. |
| Grund | Im Vertrag enthalten oder Geschenk. |
| Jetzt ausgegeben | An, wenn der Artikel gerade rausgeht. Aus, wenn er erst bestellt werden muss -- dann wird er als Offen erfasst und geht erst bei der Ausgabe vom Bestand ab. |
| Notizen | Freitext für alles, was sonst nirgends hinpasst. |
Ausgeben ist nicht verkaufen
Auf diesem Tab wird nichts berechnet: keine Rechnung, keine Buchung, kein Preis. Verkaufst du einem Mitglied etwas, gehört das in Bestellungen. Ist der verkaufte Artikel zugleich als Bei Abschluss ausgeben markiert, legt der Verkauf hier automatisch einen Eintrag Im Shop verkauft an -- so lernt der Club die Größe mit, ohne den Bestand ein zweites Mal zu belasten.
Ausstattung beim Vertragsabschluss
Ist der Schalter an, bekommt jeder Weg, auf dem bei euch ein Vertrag zustande kommt, einen Schritt Ausstattung:
- der Assistent Mitglied anlegen in der App,
- die Anmeldung am Kiosk (Station).
Bei der Umwandlung eines Leads in ein Mitglied steht dasselbe als eigener Abschnitt im Formular.
Der Schritt listet die Produkte, die als Bei Abschluss ausgeben markiert sind und zum Mitgliedstyp dieses Mitglieds passen. Hake an, was mitgeht, wähle die Größe -- die bekannte Größe ist vorausgewählt, wenn der Club die Person schon kennt -- und setze die Menge.
Alles, was du in diesem Schritt anhakst, gilt als ausgegeben und geht vom Bestand ab -- hier wird nicht gefragt, ob das Mitglied den Artikel wirklich mitgenommen hat. Ist eine Größe nicht auf Lager, weist der Schritt darauf hin; ausgeben kannst du sie trotzdem.
Soll etwas als offener Posten stehen, weil es erst bestellt werden muss, erfasst du es über Ausgabe erfassen auf dem Ausstattungs-Tab und lässt dort Jetzt ausgegeben aus.
Was das Mitglied dazu sagt
Dass der Club "ausgegeben" angehakt hat, ist die Sicht des Clubs. Unterschreibt das Mitglied den Vertrag im Portal, wird es zu jedem Artikel selbst gefragt: Erhalten oder Nicht erhalten. Beantwortet werden muss jede Zeile -- ohne Antwort geht die Unterschrift nicht durch.
- Erhalten hält die Bestätigung mit Datum am Eintrag fest.
- Nicht erhalten setzt den Eintrag zurück auf Offen und das Stück zurück auf den Bestand. Das ist keine Sackgasse: Die Unterschrift geht durch, und der Artikel steht wieder auf eurer Liste.
Auf dem Vertrags-PDF taucht davon nichts auf -- der Nachweis ist der Eintrag hier.
Was noch offen ist
Alles, was auf Offen steht, sammelt sich auf der Seite Bestellungen in der Karte Noch offen -- Mitglied und Artikel, verlinkt auf den jeweiligen Ausstattungs-Tab. So siehst du an einer Stelle, was nachzuliefern ist, wenn die Bestellung eintrifft.
Dorthin kommt ein Posten auf zwei Wegen: Du hast ihn mit ausgeschaltetem Jetzt ausgegeben erfasst, oder das Mitglied hat beim Unterschreiben Nicht erhalten geantwortet.