Configurar seu clube

Este é o maior passo da configuração -- e o mais importante. Aqui você define o que o seu clube oferece, onde se treina e quanto custa. Todo o resto se apoia nisso: contratos, alunos, faturas e débitos diretos usam exatamente essas informações.

Geral

A base: nome, endereço, país e fuso horário do seu clube. Esses dados reaparecem em todo lugar -- nas faturas, nos contratos, em cada e-mail para os seus alunos e no site público do clube.

1. Acesse Configurações > Geral.
2. Preencha nome do clube, endereço e e-mail de contato.
3. Escolha país e estado/região. O país também determina, mais adiante, quais alíquotas de imposto ficam disponíveis para você.
4. Defina o fuso horário.
5. Envie o seu logotipo -- ele aparece em contratos, PDFs de faturas, no site do clube e nos e-mails.
6. Salve.

Todos os campos desta página em detalhe: Configurações gerais.

Grupos de alunos

Os grupos de alunos (chamados Demografias de usuários no painel) são a base de quase tudo o que vem depois. Eles decidem quais preços valem, se é preciso um responsável pelo pagamento, quem pode frequentar qual aula -- e cada grupo ganha mais adiante o seu próprio texto de contrato.

Crie-os do jeito que o seu modelo de preços é montado:

• Crianças
• Adolescentes
• Adultos
• Família

Se adultos pagam algo diferente de adolescentes, cada um precisa do seu grupo. Se o preço é o mesmo, um só basta.

Também vale olhar para a sua grade de aulas: uma aula pode estar aberta a vários grupos de alunos -- por exemplo, a adolescentes e adultos ao mesmo tempo.

1. Acesse Configurações > Grupos de alunos.
2. Crie um registro para cada grupo.
3. Defina idade mínima e idade máxima.
4. Defina se é obrigatório um responsável pelo pagamento -- no caso de menores de idade, um dos pais precisa estar cadastrado e ser cobrado.

Faixas etárias (opcional)

Dentro de um grupo você pode criar faixas etárias mais finas -- por exemplo, "Mini-crianças" (4--6) e "Crianças" (7--10) dentro do grupo Crianças. Você só precisa disso se essas faixas pagarem preços diferentes.

Mais sobre isso: Grupos de alunos.

Modalidades

Cadastre cada modalidade que o seu clube oferece. Aulas e graduações dependem delas.

1. Acesse Configurações > Modalidades.
2. Clique em Criar nova modalidade.
3. Digite o nome (por exemplo, "Brazilian Jiu-Jitsu", "Muay Thai", "Kickboxing").
4. Use a chave Graduações para decidir se essa modalidade trabalha com faixas.
5. Salve e repita para cada modalidade.

A chave define apenas se existem graduações. Quais faixas existem e em que ordem vem no ponto seguinte.

Mesmo que o seu clube ensine uma única arte marcial, você precisa de um registro para ela -- aulas, planos e o acompanhamento de graduações são organizados por modalidade.

Mais sobre isso: Modalidades.

Graduações

Para cada modalidade em que você ativou a chave Graduações, agora você define a escada de faixas.

1. Acesse Configurações > Graduações.
2. Escolha a modalidade.
3. Cadastre as faixas na ordem em que são concedidas.
4. Defina em cada faixa os requisitos que o seu clube exige -- por exemplo, um número mínimo de treinos ou um tempo mínimo na faixa atual.

Sem a escada de faixas você não consegue registrar promoções mais adiante, e a exibição de graduações no perfil do aluno e no aplicativo fica vazia.

Mais sobre isso: Configurar graduações.

Locais

Um local é um endereço físico de treino. Se o seu clube tem um, você cadastra um; se você treina em vários endereços, cadastra cada um separadamente.

1. Acesse Configurações > Locais.
2. Crie um novo local.
3. Digite nome e endereço.
4. Salve e repita para cada endereço adicional.

Áreas

Dentro de um local você define áreas -- os espaços de treino individuais: Tatame 1, Tatame 2, ringue de boxe, sala de musculação. Cada local ganha automaticamente uma primeira área ("Área principal"), que você pode renomear.

Crie áreas se no seu clube várias aulas acontecem ao mesmo tempo. Assim cada aula pode ser atribuída à sua área e fica bem separada. As áreas também são relevantes depois para a visão geral das aulas, o check-in por QR code e a ligação com as aulas experimentais.

As áreas você gerencia direto no card do local: ícone de lápis para renomear, Adicionar área para mais uma, lixeira para remover. A última área de um local não pode ser excluída.

Mais sobre isso: Locais e recursos.

Aulas

As aulas vêm só agora -- uma aula aponta para grupos de alunos, modalidades e locais, e eles precisam já existir para isso.

1. Acesse Aulas. Você cai na visão da semana.
2. Clique em Criar aula, no canto superior direito.
3. Dê um nome à aula (por exemplo, "BJJ Fundamentos", "Judô Infantil").
4. Escolha o público-alvo -- um ou vários grupos de alunos. É possível escolher mais de um, por exemplo adolescentes e adultos.
5. Escolha a modalidade.
6. Escolha o local e, se houver, a área.
7. Defina os horários: dia da semana, hora de início, hora de término -- um horário para cada sessão da semana.
8. Opcional: subtítulo para o site do clube, número máximo de participantes, cor para a visão da semana.
9. Salve.

A partir dos horários, o Omoplata gera automaticamente as sessões individuais dos próximos 12 meses. Os feriados da sua região são reconhecidos e as sessões afetadas já saem canceladas -- você pode reativá-las se o seu clube treinar em feriados.

Mais sobre isso: Gerenciar aulas e Horários.

Taxas

Antes de criar planos de mensalidade, cadastre todas as taxas que o seu clube usa. Elas são escolhidas depois no plano -- se uma taxa não estiver aqui, você não vai conseguir vinculá-la lá.

Exemplos típicos:

• Taxa de matrícula
• Taxa trimestral
• Taxa de federação
• Taxa de exame

1. Acesse Configurações > Taxas.
2. Crie um registro para cada taxa, com nome e valor.
3. Se você deixar a repetição em branco, é uma taxa única -- ela é cobrada uma vez na assinatura do contrato.
4. Se você definir um ritmo de repetição, a taxa é cobrada regularmente junto com a mensalidade e aparece como um item próprio na fatura.

Mais sobre isso: Taxas.

Planos de mensalidade

Um plano de mensalidade é a oferta pela qual o aluno opta. Cada plano pertence a exatamente um grupo de alunos -- se você quiser cobrar de adultos e crianças de formas diferentes, precisa de um plano para cada.

Preços especiais

Cadastre primeiro os seus preços especiais, para poder escolhê-los direto no plano:

• preço reduzido para um segundo integrante da família
• desconto para estudantes
• outras condições especiais individuais

Para isso, acesse Configurações > Preços especiais. Na assinatura do contrato é possível escolher preços especiais -- mas eles só aparecem lá se estiverem ativados.

Mais sobre isso: Preços especiais.

Verificar frequências

Um preço de plano é formado por uma duração de contrato e um intervalo de cobrança. Você escolhe os dois em uma lista -- e nela só está o que estiver ativado em Configurações > Frequências. Se faltar uma duração no formulário de preço, quase sempre é por isso.

Frequências não são criadas do zero: você liga ou desliga as existentes. Esconda o que o seu clube não oferece -- isso mantém a lista enxuta. Mais sobre isso: Frequências.

Criar planos de mensalidade

1. Acesse Configurações > Planos.
2. Clique em Criar plano.
3. Digite o nome do plano (por exemplo, "Jiu-Jitsu Adultos", "BJJ Infantil").
4. Escolha o grupo de alunos -- no formulário esse campo se chama Tipo de Tarifa. Se o seu clube tem apenas um grupo, ele é escolhido automaticamente.
5. Escolha a modalidade.
6. Opcional: limites do plano, como número máximo de aulas por semana ou de horários.
7. Salve o plano e adicione na área de preços pelo menos um preço -- com valor, duração de contrato e intervalo de cobrança.
8. Vincule ao plano as taxas e os preços especiais correspondentes.

Um plano sem preço não pode ser contratado. Vários preços por plano são comuns, por exemplo:

Mais sobre isso: Planos e preços.

Formas de pagamento

Defina como os seus alunos podem pagar. O que você ativar aqui é o que fica disponível no registro de um aluno -- e só isso.

1. Acesse Configurações > Métodos de pagamento.
2. Ative as formas de pagamento que o seu clube aceita:
   • Débito direto SEPA -- o caso normal para clubes europeus. Você mesmo faz a cobrança.
   • Transferência -- o aluno transfere e o pagamento é conciliado pela integração bancária.
   • Dinheiro -- o aluno paga no local e a sua equipe marca a fatura como paga.
3. Salve.

Se você usa apenas débito direto SEPA, o aluno vê no registro só essa opção -- o que deixa a inscrição mais curta.

Mais sobre isso: Provedores de pagamento e Formas de pagamento no perfil do aluno.

Cobrança

Aqui você define quando se cobra e sob quais condições.

1. Acesse Configurações > Cobrança.
2. Opções de dia de pagamento: informe os dias em que é permitido cobrar -- mensalmente como números de dia (por exemplo, "1, 15"), semanalmente como dias da semana (1 = segunda, 7 = domingo).
3. Momento da transação: quantos dias antes do vencimento a transação é criada. O valor padrão dá tempo para você preparar o arquivo SEPA.
4. Alíquota de imposto padrão: a pré-seleção para novas mensalidades, taxas e produtos. Quais alíquotas ficam disponíveis depende do país do seu clube.
5. Taxa por transação malsucedida: o que você cobra de um aluno quando um débito direto é devolvido. 0 significa: você mesmo arca com os custos da devolução.
6. Prazo de aviso de cancelamento: quantos dias antes do fim do período um aluno precisa cancelar para que o contrato não se renove.
7. Salve.

O dia de pagamento não é a mesma coisa que a frequência: a frequência diz com que frequência se cobra, o dia de pagamento diz em que dia. Se um aluno começa em 10 de junho e você permite os dias 1 e 15, a primeira cobrança é em 15 de junho.

Mais sobre isso: Configurações de cobrança.

Notificações

O Omoplata envia e-mails automáticos aos seus alunos -- convite para o registro, lembrete de pagamento, aviso de débito malsucedido, fim de uma pausa. Vale revisar esses textos uma vez antes que os primeiros alunos os recebam.

1. Acesse Configurações > Notificações.
2. Percorra a lista de modelos. Eles estão agrupados por motivo.
3. Abra um modelo. À esquerda você escreve o texto, à direita vê a prévia de como o e-mail chega ao aluno.
4. Ajuste assunto e texto ao tom do seu clube e salve.

Você não pode criar novos tipos de notificação -- os motivos são definidos pelo sistema. Mas o conteúdo de cada modelo pode ser alterado por completo.

Mais sobre isso: Modelos de notificação.

Próximo passo

Seu clube está configurado. Siga para Cadastrar dados contratuais -- os textos que os seus alunos assinam na inscrição.