Dein Team einladen

Du bist fast startklar. Der letzte Schritt vor dem Live-Gang besteht darin, dein Team mit an Bord zu holen: Konten für deine Trainer und Mitarbeitenden anzulegen und ihnen über Rollen den richtigen Zugriff zu geben. Diese Anleitung führt dich durch beides.

Rollen und Berechtigungen verstehen

In Omoplata wird der Zugriff über zwei Konzepte gesteuert:

• Eine Berechtigung ist eine einzelne Erlaubnis -- etwa "Mitglieder verwalten" oder "Zahlungen sehen".
• Eine Rolle bündelt mehrere Berechtigungen unter einem Namen. Statt jeder Person einzelne Berechtigungen zuzuweisen, gibst du ihr eine Rolle, und die Rolle bringt ihre Berechtigungen mit.

So musst du den Zugriff nur einmal pro Rolle festlegen und kannst ihn dann jedem Teammitglied über die Rolle zuweisen. Omoplata bringt bereits einige Standardrollen mit -- darunter Admin für volle Verwaltungsrechte und Rollen für Mitglieder und Erziehungsberechtigte. Für deine Trainer legst du in der Regel eine eigene Rolle an oder nutzt eine passende vorhandene Rolle.

Schritt 1: Rollen prüfen und anlegen

Navigiere zuerst zu Einstellungen > Rollen. Hier siehst du alle vorhandenen Rollen mit einer Zusammenfassung ihrer Berechtigungen.

1. Sieh dir die vorhandenen Rollen an. Standardrollen sind mit dem Hinweis Standardrolle gekennzeichnet.
2. Prüfe, ob eine vorhandene Rolle bereits zu deinen Trainern oder Mitarbeitenden passt.
3. Wenn du eine maßgeschneiderte Rolle brauchst, klicke oben rechts auf Rolle erstellen.
4. Gib der Rolle einen aussagekräftigen Namen (zum Beispiel "Trainer" oder "Empfang").
5. Wähle die Berechtigungen aus, die diese Rolle haben soll. Berechtigungen sind in Gruppen organisiert, sodass du verwandte Erlaubnisse gemeinsam aktivieren kannst.
6. Speichere die Rolle.

Du kannst die Berechtigungen einer Rolle jederzeit anpassen: Klicke bei der jeweiligen Rolle auf Bearbeiten, ändere die Berechtigungen und speichere.

Schritt 2: Teammitglieder einladen

Wechsle zu Einstellungen > Benutzer. Diese Liste enthält die Konten deiner Mitarbeitenden und Trainer -- nicht deine Mitglieder oder Erziehungsberechtigten.

1. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche, um einen neuen Benutzer zu erstellen.
2. Gib Vorname und Nachname ein.
3. Trage die E-Mail-Adresse der Person ein. Sie meldet sich damit an, und an diese Adresse geht die Bestätigungs-E-Mail.
4. Wähle die Rolle, die du dieser Person geben möchtest -- zum Beispiel die Trainer- oder Admin-Rolle aus dem vorherigen Schritt.
5. Optional: Lege ein Passwort fest. Lässt du das Feld leer, erzeugt Omoplata automatisch ein sicheres Passwort und zeigt es dir nach dem Speichern an.
6. Speichere, um das Konto anzulegen.

Wenn du kein bestätigtes Konto markierst, erhält die Person automatisch eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Adresse.

Schritt 3: Zugriff auf Standorte einschränken (optional)

Wenn dein Club an mehreren Standorten trainiert, erscheint beim Anlegen eines Benutzers zusätzlich die Möglichkeit, ihm bestimmte Standorte zuzuordnen.

1. Wähle im Benutzer-Formular die Standorte aus, für die das Teammitglied zuständig sein soll.
2. Lässt du die Auswahl leer, hat die Person Zugriff auf alle Standorte.

So kannst du zum Beispiel einem Trainer nur die Filiale zuweisen, an der er tatsächlich unterrichtet. In der Benutzerliste siehst du auf einen Blick, welche Standorte jeder Person zugeordnet sind.

Schritt 4: Bestehende Teammitglieder verwalten

Über die Benutzerliste hast du die Konten deines Teams jederzeit im Griff.

1. Klicke beim jeweiligen Benutzer auf das Stift-Symbol, um Name, Rolle oder Standortzuordnung zu ändern.
2. Über das Papierkorb-Symbol entfernst du ein Konto, das du nicht mehr benötigst. Dein eigenes Konto kannst du hier nicht löschen.

Halte diese Liste aktuell, wenn Mitarbeitende dazukommen oder den Club verlassen, damit nur aktive Teammitglieder Zugriff behalten.

Du bist startklar

Das war der letzte Einrichtungsschritt. Mit konfiguriertem Club, angelegten Sportarten und Standorten, eingerichteten Plänen und Kursen sowie deinem eingeladenen Team ist dein Club bereit für den Live-Betrieb. Als Nächstes kannst du:

• Dein erstes Mitglied registrieren -- nimm deine ersten Mitglieder direkt im System auf.
• Zahlungsmethoden konfigurieren -- aktiviere den Zahlungseinzug.
• Benachrichtigungen konfigurieren -- steuere die automatisierten E-Mails an deine Mitglieder.