Ocorrências

Uma ocorrência é uma única instância de uma aula em uma data e horário específicos. Enquanto uma aula define a programação recorrente (por exemplo, "BJJ Avançado toda segunda e quinta às 19:00"), cada sessão individual -- "BJJ Avançado na segunda, 10 de março às 19:00" -- é uma ocorrência. As ocorrências são o que os alunos realmente frequentam e são a base de todo o controle de presença e check-in.

Geração automática a partir dos horários

As ocorrências são geradas automaticamente com base nos horários definidos em cada aula. Você não precisa criá-las manualmente. Quando você configura uma aula com um horário de segunda das 19:00 às 20:30, o Omoplata cria uma ocorrência para toda segunda nesse horário, abrangendo desde um mês no passado até 12 meses no futuro.

Essa geração automática acontece:

• Quando uma nova aula é criada.
• Quando os horários são modificados em uma aula existente.
• Periodicamente em segundo plano, para garantir que a programação permaneça preenchida conforme o tempo avança.

Feriados públicos

O Omoplata integra-se a um serviço de feriados para detectar feriados públicos na sua região. Quando uma ocorrência cai em um feriado público, ela ainda é criada, mas marcada com status cancelado. O nome do feriado é armazenado na ocorrência para que você veja por que ela foi cancelada (por exemplo, "Natal"). Essas sessões canceladas aparecem na grade de horários, mas são claramente marcadas como inativas.

Visualizando ocorrências

Grade de horários semanal

A principal forma de visualizar ocorrências é pela grade de horários semanal na página Aulas. Cada bloco colorido no calendário representa uma ocorrência. O bloco mostra:

• O nome da aula.
• O horário de início e término (por exemplo, 19:00 - 20:30).
• Avatares dos participantes para os alunos que confirmaram presença ou foram marcados como presentes.
• Um indicador de capacidade, caso a aula tenha um limite máximo de participantes (por exemplo, "8/15").
• Uma contagem de leads, caso alunos em potencial tenham se inscrito para uma aula experimental naquela sessão.

Calendário de ocorrências da aula

Cada aula também tem sua própria visualização de ocorrências. Acesse a página de detalhes da aula e selecione Ocorrências na barra lateral. Isso mostra um calendário mensal com as datas destacadas que têm sessões agendadas. Ao clicar em uma data, são exibidas as ocorrências daquele dia com:

• O nome da aula e o intervalo de horário.
• O treinador designado.
• Avatares dos participantes mostrando quem compareceu ou planeja comparecer.
• A taxa de preenchimento da capacidade (por exemplo, "12/20").

Modal de detalhes da ocorrência

Ao clicar em qualquer ocorrência na grade de horários semanal, abre-se um modal de detalhes. Esse modal mostra os detalhes completos da sessão, incluindo a data, o horário, o local, a modalidade, o treinador e uma lista completa de participantes. A partir desse modal, os administradores podem marcar presença diretamente.

Controle de capacidade

Quando uma aula tem um limite máximo de participantes, a capacidade é controlada no nível da ocorrência. O sistema conta o número de participantes confirmados -- tanto os alunos que fizeram check-in (registros de presença) quanto os alunos que indicaram que vão comparecer (intenções "sim").

• Na grade de horários, a taxa de preenchimento é exibida como um pequeno selo em cada ocorrência (por exemplo, "8/15").
• No portal do aluno, assim que a capacidade é atingida, os botões de inscrição são substituídos por uma mensagem de "aula lotada". Os alunos não podem mais criar novas intenções de presença para aquela sessão.
• No modal de detalhes da ocorrência, o administrador pode ver a contagem exata ao lado da lista de participantes.

Cancelando ocorrências individuais

As ocorrências que caem em feriados públicos são automaticamente marcadas como canceladas durante a geração. O registro da ocorrência é preservado com um indicador de status e o nome do feriado, de modo que ela ainda aparece na grade de horários de uma forma visualmente distinta.

Ocorrências canceladas:

• Não estão disponíveis para check-in dos alunos.
• Não contam para as estatísticas de presença.
• Ainda aparecem no calendário para que treinadores e alunos possam ver que a sessão regular não vai acontecer e entender o motivo.

Cancelamento em massa com fechamentos

Para cancelar todas as ocorrências em um intervalo de datas -- por exemplo, durante feriados, reformas ou pausas sazonais -- use os fechamentos em vez de cancelar as sessões uma a uma. Veja Criar fechamentos para um guia passo a passo.

Substituições de treinador

Cada aula tem um treinador padrão, mas ocorrências individuais podem ter um treinador diferente designado. Isso é útil quando:

• Um instrutor substituto cobre uma sessão enquanto o treinador regular está ausente.
• Um instrutor convidado conduz um seminário especial durante um horário de aula regular.
• Diferentes treinadores se revezam na mesma aula em semanas diferentes.

Como funcionam as substituições de treinador

Quando um treinador específico é designado a uma ocorrência, esse treinador tem prioridade sobre o treinador padrão definido na aula:

1. Se a ocorrência tem seu próprio treinador designado, esse treinador é exibido.
2. Caso contrário, é exibido o treinador padrão da aula.

O treinador efetivo é exibido no modal de detalhes da ocorrência, na grade de horários semanal e no portal do aluno. Isso garante que os alunos sempre vejam quem de fato está conduzindo a sessão que vão frequentar.

Ocorrências passadas vs. futuras

O Omoplata trata as ocorrências passadas e futuras de forma diferente na grade de horários:

• Ocorrências futuras mostram as intenções de presença -- alunos que indicaram pelo portal que planejam comparecer.
• Ocorrências passadas mostram os registros de presença reais -- alunos que foram marcados como presentes, seja pelo check-in ou por um administrador.

Para aulas que exigem designação, os alunos designados são sempre exibidos, independentemente de a ocorrência estar no passado ou no futuro.

Essa distinção garante que a grade de horários sempre exiba as informações mais relevantes: os participantes esperados para sessões futuras e os participantes confirmados para as passadas.