Aulas e presença
Ocorrências
Uma ocorrência é uma única instância de uma aula em uma data e horário específicos. Enquanto uma aula define a programação recorrente (por exemplo, "BJJ Avançado toda segunda e quinta às 19:00"), cada sessão individual -- "BJJ Avançado na segunda, 10 de março às 19:00" -- é uma ocorrência. As ocorrências são o que os alunos realmente frequentam e são a base de todo o controle de presença e check-in.
Geração automática a partir dos horários
As ocorrências são geradas automaticamente com base nos horários definidos em cada aula. Você não precisa criá-las manualmente. Quando você configura uma aula com um horário de segunda das 19:00 às 20:30, o Omoplata cria uma ocorrência para toda segunda nesse horário, abrangendo desde um mês no passado até 12 meses no futuro.
Essa geração automática acontece:
- Quando uma nova aula é criada.
- Quando os horários são modificados em uma aula existente.
- Periodicamente em segundo plano, para garantir que a programação permaneça preenchida conforme o tempo avança.
Feriados públicos
O Omoplata integra-se a um serviço de feriados para detectar feriados públicos na sua região. Quando uma ocorrência cai em um feriado público, ela ainda é criada, mas marcada com status cancelado. O nome do feriado é armazenado na ocorrência para que você veja por que ela foi cancelada (por exemplo, "Natal"). Essas sessões canceladas aparecem na grade de horários, mas são claramente marcadas como inativas.
Visualizando ocorrências
Grade de horários semanal
A principal forma de visualizar ocorrências é pela grade de horários semanal na página Aulas. Cada bloco colorido no calendário representa uma ocorrência. O bloco mostra:
- O nome da aula.
- O horário de início e término (por exemplo, 19:00 - 20:30).
- Avatares dos participantes para os alunos que confirmaram presença ou foram marcados como presentes.
- Um indicador de capacidade, caso a aula tenha um limite máximo de participantes (por exemplo, "8/15 ocupadas").
- Uma contagem de leads, caso alunos em potencial tenham se inscrito para uma aula experimental naquela sessão.
A lista de ocorrências de uma aula
Cada aula também tem sua própria lista de ocorrências. Abra a página da aula e selecione Ocorrências na barra lateral. No topo você alterna entre Próximas, Anteriores e Canceladas; logo abaixo há uma linha com a próxima sessão e a quantidade de ocorrências futuras e canceladas.
A lista é agrupada por mês. Cada linha mostra:
- A data e o dia da semana.
- O horário de início e término, e um nome diferente, caso a sessão tenha um.
- O professor daquela sessão, ou Sem professor.
- Um ícone de papel quando há conteúdo planejado ou material do treinador anexado.
- A ocupação, caso haja um limite de participantes para a sessão.
São carregadas 20 sessões por vez; Mostrar mais sessões busca as 20 seguintes.
Abrindo uma única sessão
Clicar em uma linha abre aquela sessão ali mesmo -- com a modalidade, o professor, o local, a ocupação, a lista de quem fez check-in, o conteúdo planejado e os materiais do treinador. Acima dela:
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Voltar para lista | Retorna à lista filtrada. |
| Sessão anterior / Próxima sessão | Percorre as sessões desta aula sem passar pela lista -- incluindo as canceladas. |
| Editar aula | Abre a janela de presença desta sessão. A partir dela, Editar Ocorrência altera o nome, o horário, o professor e os limites daquela sessão específica. |
| Cancelar ocorrência | Cancela essa única sessão. Em uma sessão já cancelada, o botão é Reativar ocorrência. |
Enviar o link de uma única sessão
O filtro ativo e a sessão aberta ficam na barra de endereços, então você pode copiar o link e mandar para um professor -- ele cai exatamente nessa sessão.
Modal de detalhes da ocorrência
Ao clicar em qualquer ocorrência na grade de horários semanal, abre-se um modal de detalhes. Esse modal mostra os detalhes completos da sessão, incluindo a data, o horário, o local, a modalidade, o treinador e uma lista completa de participantes. A partir desse modal, os administradores podem marcar presença diretamente.
Controle de capacidade
Quando uma aula tem um limite máximo de participantes, a capacidade é controlada no nível da ocorrência. O sistema conta o número de participantes confirmados -- tanto os alunos que fizeram check-in (registros de presença) quanto os alunos que indicaram que vão comparecer (intenções "sim").
- Na grade de horários, a taxa de preenchimento é exibida como um pequeno selo em cada ocorrência (por exemplo, "8/15 ocupadas").
- No portal do aluno, assim que a capacidade é atingida, os botões de inscrição são substituídos por uma mensagem de "aula lotada". Os alunos não podem mais criar novas intenções de presença para aquela sessão.
- No modal de detalhes da ocorrência, o administrador pode ver a contagem exata ao lado da lista de participantes.
A capacidade é por ocorrência
O limite de participantes aplica-se individualmente a cada ocorrência. Uma aula com limite de 15 permite 15 alunos por sessão, não 15 alunos no total ao longo da semana.
Aulas experimentais agendadas também ocupam uma vaga. Uma ocorrência com 15 vagas, 13 confirmações e 2 experimentais está lotada.
O que cada número conta
Vários lugares mostram um número de participantes para a mesma sessão, e eles podem divergir -- cada um responde a uma pergunta diferente. Um tooltip no número diz qual é.
| Onde | O que o número conta |
|---|---|
| Cartão no quadro semanal | Se o seu clube atribui alunos a aulas inteiras, são os alunos atribuídos à aula (tooltip Atribuído a esta turma); o visto verde ao lado conta separadamente quantos deles confirmaram presença. Caso contrário: as atribuições de horário nas aulas que exigem designação, as confirmações nas sessões futuras e quem realmente fez check-in nas passadas. |
| Escolher uma sessão para uma experimental | Confirmações, alunos com check-in e experimentais agendadas, somados. Se o seu clube atribui alunos a horários, essas atribuições entram na conta. |
| Lista de aulas, coluna Ocupação média | A média de vagas ocupadas por sessão nas últimas quatro semanas -- quantos estiveram mesmo no tatame. Sessões canceladas ficam de fora. |
| Lista de aulas, coluna Inscritos | Os alunos atribuídos a esta aula. A coluna só aparece se o seu clube atribui alunos a aulas ou a horários. |
A divergência entre o quadro semanal e o agendamento de experimentais é proposital: uma aula que acontece várias vezes por semana passaria a contar a lista inteira como participante em cada sessão.
Alterando a capacidade de uma única ocorrência
Os limites da aula valem para todas as ocorrências -- mas nem toda ocorrência é igual. Abra a ocorrência na grade de horários e clique em Editar Ocorrência. Ali você pode definir, só para essa data:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Máximo de participantes | Substitui o máximo de participantes da aula nesta ocorrência. Deixe vazio para usar o limite da aula. |
| Máx. leads experimentais | Substitui quantas aulas experimentais podem ser agendadas nesta ocorrência. Deixe vazio para o limite da aula, 0 para nenhuma experimental nesta sessão. |
Casos típicos:
- Dia de graduação ou seminário -- nenhuma experimental nesse dia: leads experimentais em 0.
- Metade do tatame -- a outra metade está ocupada: reduza o máximo de participantes pela metade nesta ocorrência.
- Dia de experimentais -- uma aula que normalmente não aceita experimentais (limite 0) abre dez vagas em um sábado.
Todas as outras ocorrências da aula continuam iguais. Para mudar o limite de todas as ocorrências, edite a própria aula.
Uma nova programação refaz as ocorrências
Alterar a programação de uma aula -- seus horários, sua recorrência personalizada ou a caixa Exige atribuição -- apaga as ocorrências futuras e as gera de novo. Com elas vai embora tudo o que estava preso a uma ocorrência específica: os limites de participantes e de experimentais, um nome diferente, horário e professor diferentes, o conteúdo planejado, um cancelamento pontual -- e as confirmações de presença daquelas sessões.
As ocorrências passadas e suas presenças ficam intactas, assim como qualquer ocorrência futura que já tenha uma experimental agendada. Portanto, defina limites por ocorrência só depois que a programação estiver fechada.
Cancelando ocorrências individuais
As ocorrências que caem em feriados públicos são automaticamente marcadas como canceladas durante a geração. O registro da ocorrência é preservado com um indicador de status e o nome do feriado, de modo que ela ainda aparece na grade de horários de uma forma visualmente distinta.
Ocorrências canceladas:
- Não estão disponíveis para check-in dos alunos.
- Não contam para as estatísticas de presença.
- Ainda aparecem no calendário para que treinadores e alunos possam ver que a sessão regular não vai acontecer e entender o motivo.
Cancelamento em massa com fechamentos
Para cancelar todas as ocorrências em um intervalo de datas -- por exemplo, durante feriados, reformas ou pausas sazonais -- use os fechamentos em vez de cancelar as sessões uma a uma. Veja Criar fechamentos para um guia passo a passo.
Substituições de treinador
Cada aula tem um treinador padrão, mas ocorrências individuais podem ter um treinador diferente designado. Isso é útil quando:
- Um instrutor substituto cobre uma sessão enquanto o treinador regular está ausente.
- Um instrutor convidado conduz um seminário especial durante um horário de aula regular.
- Diferentes treinadores se revezam na mesma aula em semanas diferentes.
Como funcionam as substituições de treinador
Quando um treinador específico é designado a uma ocorrência, esse treinador tem prioridade sobre o treinador padrão definido na aula:
- Se a ocorrência tem seu próprio treinador designado, esse treinador é exibido.
- Caso contrário, é exibido o treinador padrão da aula.
O treinador efetivo é exibido no modal de detalhes da ocorrência, na grade de horários semanal e no portal do aluno. Isso garante que os alunos sempre vejam quem de fato está conduzindo a sessão que vão frequentar.
Ocorrências passadas vs. futuras
O Omoplata trata as ocorrências passadas e futuras de forma diferente na grade de horários:
- Ocorrências futuras mostram as intenções de presença -- alunos que indicaram pelo portal que planejam comparecer.
- Ocorrências passadas mostram os registros de presença reais -- alunos que foram marcados como presentes, seja pelo check-in ou por um administrador.
Para aulas que exigem designação, os alunos designados são sempre exibidos, independentemente de a ocorrência estar no passado ou no futuro.
Essa distinção garante que a grade de horários sempre exiba as informações mais relevantes: os participantes esperados para sessões futuras e os participantes confirmados para as passadas.