Benachrichtigungen
Benachrichtigungsregeln
Benachrichtigungen (Alerts) überwachen deinen Club automatisch und erstellen erledigbare Aufgaben, sobald etwas deine Aufmerksamkeit braucht. Statt jeden Bereich manuell zu kontrollieren, prüft das System regelmäßig auf bekannte Probleme und meldet sie an dein Team -- mit Zuständigem, Status und Verlauf.
Navigiere zu Einstellungen > Benachrichtigungsregeln, um deine Benachrichtigungen zu verwalten.
Integrierte Benachrichtigungen
Das System enthält fertige Prüfungen, die stündlich für deinen Club laufen. Sie decken die häufigsten betrieblichen Risiken ab:
| Benachrichtigung | Beschreibung |
|---|---|
| SEPA-Datei nicht versendet | Eine SEPA-Datei wurde erstellt, aber nach 12 Stunden nicht hochgeladen. |
| Bankumsätze nicht abgerufen | Eine SEPA-Datei wurde versendet, aber 5 Tage später wurden keine Bankumsätze verarbeitet. |
| Mitglied im Onboarding hängengeblieben | Ein Mitglied hat das Onboarding nach 2 Tagen nicht abgeschlossen. |
| Mitglied ohne Zahlungsmethode | Ein aktives Mitglied hat keine hinterlegte Zahlungsmethode. |
| Mitgliedschaftspause endet | Eine Pause endet innerhalb der nächsten 7 Tage. |
| Mitglied mit mehreren Mitgliedschaften | Ein Mitglied hat mehr als eine aktive Mitgliedschaft (abgelöste Verträge ausgenommen). |
| Vertrag läuft aus | Ein Vertrag endet innerhalb eines konfigurierbaren Zeitfensters (Standard: 30 Tage). |
Lebenszyklus einer Benachrichtigung
Jede Benachrichtigung durchläuft einen klaren Status, damit nichts übersehen wird:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Aktiv und erfordert Aufmerksamkeit. |
| Erledigt | Von einem Teammitglied gelöst. |
| Ignoriert | Als nicht relevant verworfen. |
| Automatisch gelöst | Das System hat erkannt, dass die Bedingung nicht mehr besteht. |
Benachrichtigungen können außerdem neu zugewiesen (an ein anderes Teammitglied) und wieder geöffnet werden, wenn ein gelöstes Problem erneut auftritt. Viele Benachrichtigungen lösen sich von selbst auf -- sobald z. B. eine fehlende Zahlungsmethode hinterlegt wird, verschwindet die zugehörige Aufgabe automatisch.
Automatische Auflösung
Du musst die meisten Benachrichtigungen nicht manuell schließen. Behebst du die zugrunde liegende Ursache, erkennt der stündliche Prüflauf das und setzt die Benachrichtigung auf "Automatisch gelöst".
Auslaufende Verträge bearbeiten
Die Benachrichtigung "Vertrag läuft aus" bietet beim Lösen drei Optionen, damit du direkt die passende Folgeaktion auslösen kannst:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Unverändert lassen | Die Benachrichtigung wird geschlossen, die Mitgliedschaft bleibt unverändert. |
| Konditionen ändern | Plant zum Vertragsende einen Wechsel auf einen monatlichen Preis, optional mit angepasstem Betrag. Die Änderung wird am Stichtag automatisch angewendet. |
| Neuer Vertrag | Erstellt eine neue Mitgliedschaft ab dem Tag nach Vertragsende, kündigt die aktuelle zum Vertragsende und sendet dem Mitglied einen Link zur Vertragsunterzeichnung. |
Eigene Regeln
Über die integrierten Prüfungen hinaus kannst du eigene Benachrichtigungsregeln definieren, um beliebige Bedingungen zu überwachen -- zum Beispiel Mitglieder ohne Login seit 30 Tagen oder offene Dokumentenanfragen. Eine Regel besteht aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zu überwachendem Modell | worauf geprüft wird (z. B. Mitglied, Mitgliedschaft). |
| Bedingungen | eine oder mehrere Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen (z. B. Feld created_at liegt mehr als 30 Tage zurück, oder es existiert keine Zahlungsmethode). |
| Prüffrequenz | wie oft die Regel ausgeführt wird. |
| Vorlage | Titel und Text der erzeugten Benachrichtigung. Mit Platzhaltern wie {first_name} oder {membership.plan.name} lassen sich Werte aus dem Datensatz einsetzen. |
| Standard-Zuständiger | optional, um neue Benachrichtigungen direkt einem Teammitglied zuzuweisen. |
Visueller Regel-Editor
Der visuelle Editor für eigene Regeln befindet sich in Entwicklung. Bis dahin werden eigene Regeln technisch eingerichtet -- sprich dafür dein Omoplata-Team an.