Kommunikation > Alerts - Omoplata Dokumentation

Alerts sind Probleme, die Omoplata selbst erkennt und deinem Team vorlegt: eine SEPA-Datei, die niemand gesendet hat, ein Mitglied ohne Zahlungsmethode, ein Vertrag kurz vor dem Ende. Jeder Alert bezieht sich auf genau einen Datensatz (ein Mitglied, eine Mitgliedschaft, eine SEPA-Datei), sagt, was zu tun ist, und verschwindet, sobald das Problem behoben ist oder sich jemand darum gekümmert hat.

Wo Alerts erscheinen

Ort	Was du siehst
Die Glocke	Im Kopfbereich jeder Seite. Das Badge zählt die offenen Alerts. Tabs für Offen, Erledigt, Ignoriert und Alle; jeder Alert führt direkt dorthin, wo du das Problem behebst.
Die Alert-Seite	Alerts: Kacheln je Status (Offen, Erledigt, Automatisch gelöst, Ignoriert) plus die durchschnittliche Zeit bis zur Lösung, dazu Diagramme für ausgelöste vs. gelöste Alerts pro Woche sowie offene Alerts nach Typ und nach Kategorie. Klick auf einen Balken oder Legendeneintrag, um die Liste zu filtern.
Die Seite des Mitglieds	Offene Alerts eines Mitglieds erscheinen oben auf seiner Seite. Fehlende Zahlungsmethode und hängengebliebenes Onboarding fehlen dort, weil die Seite beides ohnehin anzeigt.

Die Glocke nach Kategorie filtern

Unter den Tabs zeigt die Glocke einen Filter je Kategorie -- System, Mitglied, Mitgliedschaft, E-Mail -- mit der Anzahl der Alerts darin. Klick auf eine Kategorie, um nur diese zu sehen; klick erneut oder auf Alle, um den Filter aufzuheben.

Alle als erledigt markieren markiert jeden offenen Alert. Ist eine Kategorie ausgewählt, heißt der Button N als erledigt markieren und markiert nur diese Kategorie; die Rückfrage lautet „N Alerts der Kategorie „X“ als erledigt markieren?“. Alerts, die sich selbst erledigen, etwa eine unzustellbare E-Mail, werden übersprungen.

Wann geprüft wird

Die Prüfungen laufen einmal täglich um 00:06 Uhr in der Zeitzone deines Clubs. Ein Problem, das du tagsüber behebst, verschwindet also über Nacht -- und ein Alert, den du als erledigt markierst, obwohl das Problem noch besteht, ist am nächsten Morgen wieder da.

Drei Alerts entstehen dagegen sofort, wenn etwas passiert: E-Mail zurückgewiesen, SMS-Limit erreicht und Neue Funktion.

Integrierte Alerts

Alert	Entsteht, wenn	Verschwindet, wenn
SEPA-Datei nicht gesendet	Eine SEPA-Datei wurde erstellt, ist aber 12 Stunden später noch nicht gesendet.	Die Datei gesendet, verarbeitet oder gelöscht wurde.
Bankumsätze abrufen	Eine SEPA-Datei wurde vor 5 oder mehr Tagen gesendet, und deine abgerufenen Bankumsätze reichen noch nicht bis 5 Tage nach dem Einzugsdatum -- siehe unten.	Deine Bankumsätze bis 5 Tage nach dem Einzugsdatum reichen (direkt nach dem Abruf) oder die Datei gelöscht wurde.
Mitglied im Onboarding hängen geblieben	Ein Mitglied hat das Onboarding vor 2 oder mehr Tagen begonnen und nicht abgeschlossen.	Das Onboarding abgeschlossen oder die Mitgliedschaft gelöscht wurde.
Mitglied ohne Zahlungsmethode	Ein Mitglied mit aktiver Mitgliedschaft hat keine aktive Zahlungsmethode (und auch kein Erziehungsberechtigter), und es ist noch etwas einzuziehen -- siehe unten.	Das Mitglied oder ein Erziehungsberechtigter eine Zahlungsmethode hinterlegt oder nichts mehr einzuziehen ist.
Mitgliedschaftspause endet	Eine Pause endet innerhalb der nächsten 7 Tage.	Das Mitglied aus der Pause zurück ist.
Mitglied mit mehreren Mitgliedschaften	Ein Mitglied hat mehr als eine aktive Mitgliedschaft; eine bereits durch einen neuen Vertrag abgelöste zählt nicht.	Nur noch eine übrig ist.
Vertrag läuft aus	Ein befristeter Vertrag ohne gesetztes Enddatum erreicht sein Vertragsende innerhalb des Alert-Zeitraums (Standard 30 Tage, in den Mitgliedschaftseinstellungen; 0 schaltet den Alert ab).	Die Mitgliedschaft gekündigt wird oder ein Enddatum bekommt, oder 7 Tage nach Vertragsende.
E-Mail zurückgewiesen	Eine E-Mail an ein Mitglied kommt als unzustellbar zurück. Weitere Rückläufer landen im selben Alert.	Die E-Mail-Adresse des Mitglieds geändert wird. Er lässt sich nicht als erledigt markieren, nur ignorieren.
SMS-Limit erreicht	Dein Club hat sein monatliches SMS-Kontingent aufgebraucht. Einmal pro Monat.	Nie von selbst -- markiere ihn als erledigt oder ignoriere ihn.
Neue Funktion	Omoplata kündigt etwas Neues an.	2 Tage nach dem Erscheinen.
Eigene Regel	Eine der eigenen Regeln deines Clubs trifft auf einen Datensatz zu -- siehe Eigene Regeln.	Der Datensatz nicht mehr zutrifft.

Mitglied ohne Zahlungsmethode: kostenlose und per Gutschein bezahlte Mitgliedschaften

Der Alert erscheint nur, wenn noch etwas einzuziehen ist. Omoplata betrachtet die aktiven Mitgliedschaften des Mitglieds und ihre wiederkehrenden Gebühren (einmalige Anmeldegebühren zählen nicht) und verrechnet die Gutscheine des Mitglieds so, wie es auch die Abrechnung tut:

Ein Gutschein zählt nur, wenn er aktiv ist, heute gültig ist und für Mitgliedschaften freigegeben ist (bzw. für Gebühren, wenn eine Gebühr bezahlt wird).
Das Guthaben eines Gutscheins wird über alle Beträge hinweg nur einmal verbraucht.
Ein Gutschein kann den Betrag einer Mitgliedschaft und höchstens eine wiederkehrende Gebühr pro Mitgliedschaft bezahlen. Jede weitere Gebühr braucht weiterhin eine Zahlungsmethode.

Eine kostenlose Mitgliedschaft löst also nichts aus, ebenso wenig eine, die ein Gutschein vollständig abdeckt. Der Alert kommt zurück, sobald das Guthaben knapp wird oder der Gutschein abläuft.

Bankumsätze abrufen: auf Rücklastschriften prüfen

Dieser Alert ist eine Erinnerung, kein Fehler: Mit der SEPA-Datei ist alles in Ordnung, und der Einzug ist meist längst auf deinem Konto gebucht.

Er erinnert dich daran, deine Bankumsätze abzurufen, damit Omoplata Rücklastschriften sieht -- Lastschriften, die die Bank eines Mitglieds zurückgibt, etwa mangels Deckung oder wegen eines Widerspruchs. Omoplata erfährt von einer Rücklastschrift nur über deine Bankumsätze. Einige Tage nach dem Einzugsdatum werden die Rechnungen einer SEPA-Datei automatisch als bezahlt markiert; hast du bis dahin nicht abgerufen, bleibt eine geplatzte Lastschrift als bezahlt stehen, und das Mitglied bekommt weder Erinnerung noch Mahnung.

Warum der Alert bleibt, obwohl der Einzug schon zu sehen ist: Die Gutschrift des Einzugs kommt zuerst, die Rücklastschriften erst in den Tagen danach. Deshalb müssen deine Bankumsätze bis 5 Tage nach dem Einzugsdatum reichen -- welches Datum das ist, steht im Text des Alerts.

Was du tun musst:

Ruf deine Bankumsätze unter Finanzen > Bankumsätze ab (per FinTS oder durch Hochladen eines Kontoauszugs).
Mach das einige Tage nach dem Einzugsdatum noch einmal, bis der Alert verschwindet. Er verschwindet von selbst, direkt nach dem Abruf -- du musst ihn nicht als erledigt markieren.

Rücklastschriften, die dabei gefunden werden, setzen die Rechnung auf Wiederholung ausstehend und starten das Mahnwesen -- siehe Fehlgeschlagene Zahlungen.

Lebenszyklus eines Alerts

Status	Bedeutung
Offen	Braucht Aufmerksamkeit.
Erledigt	Jemand aus deinem Team hat sich darum gekümmert.
Ignoriert	Jemand hat entschieden, dass er nicht relevant ist.
Automatisch gelöst	Omoplata hat erkannt, dass das Problem nicht mehr besteht.

Was passiert, wenn das Problem erneut gefunden wird:

Nach	Kommt er zurück?
Erledigt oder Automatisch gelöst	Ja. Findet die nächste Prüfung das Problem wieder, öffnet sich derselbe Alert erneut. „Erledigt“ heißt „Ich habe mich darum gekümmert“, nicht „Sag mir nichts mehr“.
Ignoriert	Nein. Ein ignorierter Alert kommt für denselben Datensatz nie zurück; nur ein manuelles Wieder öffnen holt ihn zurück.
Eigene Regeln	Die Ausnahme: Eine eigene Regel erzeugt für einen zutreffenden Datensatz einen neuen Alert, auch wenn der vorherige als erledigt markiert oder ignoriert wurde.

Pro Problem und Datensatz gibt es immer nur einen Alert: Findet eine Prüfung dasselbe Problem wieder, aktualisiert sie den offenen Alert, statt einen zweiten anzulegen.

Auslaufende Verträge bearbeiten

Der Alert „Vertrag läuft aus“ bietet beim Lösen drei Optionen, damit du direkt die passende Folgeaktion auslösen kannst:

Option	Beschreibung
Unverändert lassen	Der Alert wird geschlossen, die Mitgliedschaft bleibt unverändert.
Konditionen ändern	Plant zum Vertragsende einen Wechsel auf einen monatlichen Preis, optional mit angepasstem Betrag. Die Änderung wird am Stichtag automatisch angewendet.
Neuer Vertrag	Erstellt eine neue Mitgliedschaft ab dem Tag nach Vertragsende, beendet die aktuelle zum Vertragsende und sendet dem Mitglied einen Link zur Vertragsunterzeichnung.

Tust du nichts, läuft die Mitgliedschaft nach Vertragsende zu den alten Konditionen weiter. Der Alert bleibt eine Woche stehen, damit du es bemerkst, und verschwindet dann. Über die Filter der Mitgliederliste findest du diese Mitgliedschaften weiterhin.

Eigene Regeln

Über die integrierten Prüfungen hinaus kann dein Club eigene Alert-Regeln haben, die beliebige Bedingungen überwachen -- zum Beispiel Mitglieder ohne Login seit 30 Tagen oder offene Dokumentenanfragen. Eine Regel besteht aus:

Feld	Beschreibung
Zu überwachendes Modell	Worauf geprüft wird (z. B. Mitglied, Mitgliedschaft).
Bedingungen	Eine oder mehrere Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen (z. B. Feld `created_at` liegt mehr als 30 Tage zurück, oder es existiert keine Zahlungsmethode).
Prüffrequenz	Wie oft die Regel läuft -- höchstens einmal täglich, mit der nächtlichen Prüfung.
Vorlage	Titel und Text des erzeugten Alerts. Mit Platzhaltern wie `{first_name}` oder `{membership.plan.name}` lassen sich Werte aus dem Datensatz einsetzen.
Standard-Zuständiger	Optional, um neue Alerts direkt einem Teammitglied zuzuweisen.

Unter Einstellungen > Alerts siehst du die Regeln deines Clubs und kannst jede ein- oder ausschalten oder löschen.

Visueller Regel-Editor

Der visuelle Editor für eigene Regeln befindet sich in Entwicklung. Bis dahin werden eigene Regeln technisch eingerichtet -- sprich dafür dein Omoplata-Team an.