Comunicação > Alertas - Documentação Omoplata

Alertas são problemas que a Omoplata encontra sozinha e coloca diante da sua equipe: um arquivo SEPA que ninguém enviou, um aluno sem nada para cobrar, um contrato perto do fim. Cada alerta aponta para um registro (um aluno, uma associação, um arquivo SEPA), diz o que fazer e some quando o problema é resolvido ou alguém cuida dele.

Onde os alertas aparecem

Lugar	O que você vê
O sino	No cabeçalho de todas as páginas. O contador mostra os alertas abertos. Abas Aberto, Concluído, Ignorado e Todos; cada alerta leva direto ao lugar onde você resolve o problema.
A página de alertas	Alertas: blocos por status (Aberto, Concluído, Resolvido automaticamente, Ignorado) mais o tempo médio até a resolução, e gráficos de alertas gerados vs. resolvidos por semana e de alertas abertos por tipo e por categoria. Clique em uma barra ou em um item da legenda para filtrar a lista.
A página do aluno	Os alertas abertos de um aluno aparecem no topo da página dele. Método de pagamento ausente e integração travada ficam de fora ali, porque a página já mostra os dois.

Filtrar o sino por categoria

Abaixo das abas, o sino mostra um filtro por categoria -- Sistema, Membro, Adesão, E-mail -- com o número de alertas em cada uma. Clique em uma categoria para ver só ela; clique de novo, ou em Todas, para limpar o filtro.

Marcar todos como concluídos marca todos os alertas abertos. Com uma categoria selecionada, o botão passa a ser Marcar N como concluídos e marca só aquela categoria; a confirmação pergunta "Marcar N alertas da categoria X como concluídos?". Alertas que se resolvem sozinhos, como um e-mail rejeitado, ficam de fora.

Quando as verificações rodam

As verificações rodam uma vez por dia, às 00:06 no fuso horário do seu clube. Então um problema que você resolve durante o dia some durante a noite, e um alerta que você marca como concluído enquanto o problema ainda existe volta na manhã seguinte.

Três alertas surgem no momento em que algo acontece: E-mail rejeitado, Limite de SMS atingido e Nova funcionalidade.

Alertas integrados

Alerta	Surge quando	Some quando
Arquivo SEPA não enviado	Um arquivo SEPA foi criado, mas 12 horas depois ainda não foi enviado.	O arquivo é enviado, processado ou excluído.
Buscar transações bancárias	Um arquivo SEPA foi enviado há 5 dias ou mais, e as transações bancárias buscadas ainda não chegam a 5 dias após a data de cobrança -- veja abaixo.	Suas transações bancárias chegam a 5 dias após a data de cobrança (logo após a busca), ou o arquivo é excluído.
Aluno travado na integração	Um aluno começou a integração há 2 dias ou mais e não terminou.	A integração é concluída ou a associação é excluída.
Aluno sem método de pagamento	Um aluno com associação ativa não tem método de pagamento ativo (nem algum responsável), e ainda há algo a cobrar -- veja abaixo.	O aluno ou um responsável cadastra um método de pagamento, ou não há mais nada a cobrar.
Pausa de associação terminando	Uma pausa termina dentro dos próximos 7 dias.	O aluno volta da pausa.
Aluno com múltiplas associações	Um aluno tem mais de uma associação ativa, sem contar uma já substituída por um novo contrato.	Resta apenas uma.
Contrato a expirar	Um contrato com prazo fixo e sem data de término definida chega ao fim dentro da janela do alerta (padrão 30 dias, nas configurações de associação; 0 desativa o alerta).	A associação é cancelada ou recebe uma data de término, ou 7 dias após o fim do contrato.
E-mail rejeitado	Um e-mail para um aluno volta como não entregue. Novas rejeições entram no mesmo alerta.	O e-mail do aluno é alterado. Não pode ser marcado como concluído, só ignorado.
Limite de SMS atingido	Seu clube esgota a cota mensal de SMS. Uma vez por mês.	Nunca sozinho -- marque como concluído ou ignore.
Nova funcionalidade	A Omoplata anuncia algo novo.	2 dias depois de aparecer.
Regra personalizada	Uma das regras próprias do seu clube corresponde a um registro -- veja Regras personalizadas.	O registro deixa de corresponder.

Aluno sem método de pagamento: associações gratuitas e pagas com voucher

O alerta só aparece quando ainda há algo a cobrar. A Omoplata olha as associações ativas do aluno e as taxas recorrentes delas (taxas únicas de inscrição não contam) e aplica os vouchers do aluno do mesmo jeito que o faturamento:

Um voucher só conta se estiver ativo, válido hoje e liberado para associações (ou para taxas, quando paga uma taxa).
O saldo de cada voucher é usado uma única vez entre todas as cobranças.
Um voucher pode pagar o valor de uma associação e no máximo uma taxa recorrente por associação. Qualquer outra taxa ainda precisa de um método de pagamento.

Assim, uma associação gratuita não gera alerta, nem uma totalmente coberta por voucher. O alerta volta quando o saldo do voucher fica baixo ou o voucher expira.

Buscar transações bancárias: verificar débitos devolvidos

Este alerta é um lembrete, não um erro: não há nada de errado com o arquivo SEPA, e a cobrança geralmente já foi creditada na sua conta.

Ele lembra você de buscar suas transações bancárias para que o Omoplata veja os débitos devolvidos -- débitos que o banco do aluno devolve, por exemplo por falta de saldo ou contestação. O Omoplata só fica sabendo de uma devolução pelas suas transações bancárias. Alguns dias após a data de cobrança, as faturas de um arquivo SEPA são marcadas como pagas automaticamente; se você não buscou até lá, um débito que falhou continua marcado como pago e o aluno não recebe lembrete.

Por que o alerta continua mesmo com a cobrança já visível: o crédito da cobrança chega primeiro, as devoluções só nos dias seguintes. Por isso suas transações bancárias precisam chegar a 5 dias após a data de cobrança -- o texto do alerta mostra qual data é essa.

O que fazer:

Busque suas transações bancárias em Finanças > Transações bancárias (via FinTS ou enviando um extrato).
Repita alguns dias após a data de cobrança até o alerta sumir. Ele some sozinho logo após a busca -- não é preciso marcá-lo como concluído.

As devoluções encontradas assim colocam a fatura em nova tentativa pendente e iniciam a cobrança de inadimplência -- veja Pagamentos com falha.

O ciclo de vida de um alerta

Status	Significado
Aberto	Precisa de atenção.
Concluído	Alguém da sua equipe cuidou dele.
Ignorado	Alguém decidiu que ele não importa.
Resolvido automaticamente	A Omoplata viu que o problema não existe mais.

O que acontece quando o problema é encontrado de novo:

Depois de	Volta?
Concluído ou Resolvido automaticamente	Sim. Se a próxima verificação encontrar o problema de novo, o mesmo alerta é reaberto. "Concluído" quer dizer "eu cuidei disso", não "pare de me avisar".
Ignorado	Não. Um alerta ignorado nunca volta para o mesmo registro; só um Reabrir manual o traz de volta.
Regras personalizadas	A exceção: uma regra personalizada gera um alerta novo para um registro correspondente, mesmo que o anterior tenha sido concluído ou ignorado.

Existe sempre só um alerta por problema e registro: quando uma verificação encontra o mesmo problema de novo, ela atualiza o alerta aberto em vez de criar um segundo.

Lidando com contratos a expirar

Quando você resolve um alerta de "Contrato a expirar", recebe três opções para acionar o acompanhamento certo diretamente:

Opção	Descrição
Manter como está	O alerta é fechado e a associação permanece inalterada.
Alterar termos	Agenda uma mudança para um preço mensal ao final do contrato, opcionalmente com um valor personalizado. A alteração é aplicada automaticamente na data de término do contrato.
Novo contrato	Cria uma nova associação que começa no dia seguinte ao término do contrato, encerra a atual na data de término do contrato e envia ao aluno um link para assinatura do contrato.

Se você não fizer nada, a associação continua com os termos antigos depois do fim do contrato. O alerta fica uma semana para você perceber e depois some. Os filtros da lista de alunos continuam encontrando essas associações.

Regras personalizadas

Além das verificações integradas, seu clube pode ter suas próprias regras de alerta personalizadas para monitorar qualquer condição -- por exemplo, alunos que não fazem login há 30 dias ou solicitações de documentos não atendidas. Uma regra consiste em:

Campo	Descrição
Modelo a monitorar	O que está sendo verificado (por exemplo, Aluno, Associação).
Condições	Uma ou mais condições que devem ser todas atendidas (por exemplo, o campo `created_at` é de mais de 30 dias atrás, ou não existe método de pagamento).
Frequência de verificação	Com que frequência a regra roda -- no máximo uma vez por dia, com a verificação noturna.
Modelo (template)	O título e o corpo do alerta resultante. Marcadores como `{first_name}` ou `{membership.plan.name}` inserem valores do registro.
Responsável padrão	Opcional, para atribuir novos alertas a um membro da equipe automaticamente.

Em Configurações > Alertas você vê as regras do seu clube e pode ativar, desativar ou excluir cada uma.

Construtor visual de regras

O construtor visual de regras personalizadas está em desenvolvimento. Até lá, as regras personalizadas são configuradas tecnicamente -- peça ajuda à sua equipe Omoplata.