Kommunikation
Newsletter
Newsletter sind E-Mails, die du einmal schreibst und gleichzeitig an viele Mitglieder schickst: ein Monatsrückblick, eine Event-Einladung, eine Stundenplanänderung. Du baust sie in einem Drag-and-drop-Editor, jede E-Mail spricht das Mitglied mit Namen an, und eine Auswertung zeigt, wer sie geöffnet, einen Link geklickt oder sich abgemeldet hat.
Die Newsletter findest du unter Kommunikation > Newsletter. Jede E-Mail erscheint in der Liste als Vorschaukarte. Entwürfe und geplante E-Mails öffnen den Editor, gesendete E-Mails ihre Auswertung.
Für kurze Mitteilungen in der Mitglieder-App nutzt du stattdessen den Feed.
Richte vorher einen eigenen Versand ein
Solange Newsletter über den SMTP-Server deines Clubs rausgehen, zeigt die leere Liste einen Hinweis: Große Aussendungen können die Limits deines Anbieters erreichen oder im Spam landen -- und das trifft dann auch deine normalen Club-Mails. Über Massenversand einrichten wählst du unter Einstellungen > E-Mails (Massen-E-Mails) einen eigenen Versandweg.
Neuen Newsletter beginnen
Klicke auf Neuer Newsletter und wähle einen Ausgangspunkt. Alles lässt sich danach noch ändern.
| Vorlage | Beschreibung |
|---|---|
| Leer | Dein Club-Kopfbereich und eine leere Seite. |
| Monatlicher Newsletter | Neuigkeiten, was ansteht, und ein Link zum Stundenplan. |
| Event-Einladung | Seminar, Turnier oder Feier, mit den wichtigsten Infos in einer Box. |
| Stundenplanänderung | Ferien, Schließzeiten oder neue Kurszeiten. |
| Angebot | Freund mitbringen, Rabatt oder neuer Kurs, mit einem klaren Button. |
| Persönliche Nachricht | Schlichter Text, der wie eine persönliche E-Mail aussieht, ohne Design. |
Im Reiter Deine Vorlagen findest du die Vorlagen, die dein Team gespeichert hat (siehe Vorlagen).
E-Mail gestalten
Der Editor hat drei Schritte: Inhalt, Empfänger und Prüfen & senden. Deine Arbeit wird automatisch gespeichert.
Unter Inhalt gibst du den Betreff ein und optional den Vorschautext, den Posteingänge neben dem Betreff anzeigen. Dann baust du die E-Mail aus Blöcken: Ziehe einen Block aus dem Bereich Blöcke in die E-Mail oder klicke ihn an, um ihn unter dem ausgewählten Block einzufügen.
| Block | Verwendung |
|---|---|
| Kopfbereich | Dein Logo oder ein Text statt Logo. |
| Überschrift, Text | Du schreibst direkt in die E-Mail. Markiere Text, um ihn fett zu machen, eine Liste oder einen Link einzufügen. |
| Bild | JPG, PNG oder GIF bis 8 MB, optional mit Link. |
| Button | Ein Aufruf zum Handeln. Ein Button ohne Link wird in der E-Mail weggelassen. |
| Zwei Spalten | Zwei Texte oder Bilder nebeneinander. |
| Hinweisbox | Eine farbige Box für die wichtigsten Infos: wann, wo, was mitbringen. |
| Trennlinie, Abstand | Trennen Abschnitte voneinander. |
| Links | Website, Instagram, Facebook, YouTube, TikTok und WhatsApp. Nur ausgefüllte Links werden angezeigt. |
Klicke auf einen Block, um ihn im Bereich rechts einzustellen; über seine Werkzeugleiste verschiebst, duplizierst oder löschst du ihn. Im Reiter Design legst du Hintergrund, Akzentfarbe, Textfarbe, Schriftart und eine Fußzeile fest (z.B. deine Adresse). Jede E-Mail endet mit deinem Clubnamen und einem Abmeldelink.
Mit Desktop und Mobil prüfst du beide Ansichten. Rückgängig und Wiederholen gehen durch deine Änderungen. Eine E-Mail kann bis zu 80 Blöcke enthalten.
Persönliche Felder
Feld einfügen setzt einen Platzhalter ein, der für jeden Empfänger ausgefüllt wird: Vorname, Nachname, Vollständiger Name, E-Mail oder Clubname. Aus „Hallo Vorname“ wird in Annas E-Mail „Hallo Anna“.
Mit KI schreiben
Mit KI schreiben erstellt die E-Mail aus einer kurzen Beschreibung, z.B. „Open Mat am Samstag, 14. Juni, 10–12 Uhr, alle Level willkommen“. Wähle einen Ton (Freundlich, Energiegeladen oder Förmlich), und die Änderungen erscheinen Block für Block im Editor.
- Neu schreiben ersetzt den Inhalt zwischen deinem Kopfbereich und deinen Links.
- Überarbeiten (Standard, sobald die E-Mail Text hat) ändert nur, worum du bittest, z.B. „mach es kürzer und füge einen Button zum Probetraining-Formular hinzu“.
Die KI schlägt die Fakten deines Clubs selbst nach: Termine, den Stundenplan (auch ausfallende Kurse), Schließzeiten, Standorte, Preise, Links wie das Probetraining-Formular und die App-Stores, deine Club-Notizen und die Zahl der Graduierungen. Was sie nicht findet, lässt sie als Lücke für dich offen. Rückgängig holt die vorige Fassung in einem Schritt zurück, und Abbrechen stellt die E-Mail wieder her.
Voraussetzung
Dafür muss die Funktion E-Mail-Entwürfe unter Einstellungen > KI eingeschaltet sein und dein Club die KI-Bedingungen angenommen haben.
Empfänger wählen
Newsletter gehen nur an aktive Mitglieder: Personen mit einer aktiven Mitgliedschaft oder Personen, die eine bezahlen (z.B. ein Elternteil, das die Mitgliedschaft seines Kindes zahlt). Mitglieder mit gekündigter Mitgliedschaft bekommen nie einen Newsletter.
| Option | Wer ihn bekommt |
|---|---|
| Alle Mitglieder | Alle aktiven Mitglieder mit E-Mail-Adresse. Mit Pausierte Mitglieder einbeziehen kommen Mitglieder dazu, deren Mitgliedschaft gerade pausiert ist. |
| Segmente | Alle in den gewählten Segmenten, auch pausierte Mitglieder. Personen zeigen listet sie auf. |
| Bestimmte Personen | Personen, die du einzeln auswählst (auch pausierte Mitglieder) oder über Liste einfügen mit Mitgliedsnummern, Mitgliedscodes oder E-Mail-Adressen hinzufügst. |
Du siehst, wie viele Personen die E-Mail bekommen. Mitglieder, die Club-News abgeschaltet haben oder deren Adresse gesperrt ist, werden automatisch übersprungen und separat gezählt. Dein Club hat außerdem ein tägliches Versandlimit; Vom heutigen Limit übrig zeigt, wie viel noch geht.
Prüfen, testen und senden
Prüfen & senden kontrolliert, ob die E-Mail einen Betreff, Inhalt, keine unbekannten Felder und Empfänger hat. Hier legst du außerdem fest:
- Absendername und Antworten gehen an (standardmäßig die Adresse des Clubs).
- Vorschau als: Du siehst die E-Mail so, wie ein bestimmter Empfänger sie bekommt.
- Test senden: schickt die E-Mail an deine eigene Adresse, mit „[Test]“ vor dem Betreff. Tests zählen nicht zum Tageslimit.
Dann wählst du Jetzt senden oder Planen mit Datum und Uhrzeit mindestens fünf Minuten in der Zukunft. Eine geplante E-Mail geht innerhalb von fünf Minuten nach diesem Zeitpunkt raus, in der Zeitzone deines Clubs. Vor dem Versand zeigt eine Bestätigung Empfänger, Betreff, Absender und Zeitpunkt.
Kein Zurückholen
Eine versendete E-Mail lässt sich nicht zurückholen. Eine geplante E-Mail kannst du bis dahin noch ändern oder mit Planung aufheben stoppen.
Auswertung
Jede gesendete E-Mail hat eine Auswertung:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Empfänger | An wie viele Personen die E-Mail ging. |
| Zugestellt | E-Mails, die ohne Bounce oder Fehler rausgegangen sind. |
| Geöffnet | Personen, die die E-Mail geöffnet haben. |
| Geklickt | Personen, die einen Link geklickt haben. |
| Abgemeldet | Personen, die sich über diese E-Mail abgemeldet haben. |
Die Tabelle Links zeigt, wie oft jeder Link geklickt wurde und von wie vielen Personen. Die Empfängerliste kannst du durchsuchen und nach Geöffnet, Geklickt, Abgemeldet, Nicht geöffnet und Nicht zugestellt filtern; für jede Person siehst du die E-Mail so, wie sie sie bekommen hat.
Öffnungen sind ein Mindestwert
Viele Mail-Apps blockieren das Tracking-Bild, die echten Öffnungen liegen also meist höher. Ein Klick zählt immer auch als Öffnung.
In der Auswertung kannst du die E-Mail Als neuen Newsletter erneut senden (eine Kopie zum Bearbeiten und Senden) oder Als Vorlage speichern. Konnte eine geplante E-Mail nicht gesendet werden, steht das in der Auswertung; Bearbeiten und erneut versuchen macht sie wieder zum Entwurf.
Abmelden
Jeder Newsletter enthält einen Abmeldelink. Wer ihn nutzt, schaltet Club-News ab und wird bei künftigen Newslettern übersprungen; Rechnungen und andere Konto-E-Mails sind davon nicht betroffen. Die Auswertung zeigt, wer sich über welche E-Mail abgemeldet hat.
Vorlagen
Mit Als Vorlage speichern im Editor oder in einer Auswertung speicherst du Design, Betreff und Vorschautext einer E-Mail zur Wiederverwendung. Die Empfänger werden nicht gespeichert. Dein Team findet die Vorlage dann beim Beginnen eines neuen Newsletters unter Deine Vorlagen. Löschst du eine Vorlage, bleiben daraus erstellte E-Mails unverändert.
Berechtigung
Für die Liste und die Auswertungen brauchst du die Berechtigung Ansehen für Kommunikation > Newsletter; zum Erstellen, Bearbeiten und Senden Verwalten. Beides stellst du unter Einstellungen > Rollen ein. Rollen, die bisher schon Mitglieder-E-Mails senden durften, haben diese Berechtigungen automatisch bekommen.