WhatsApp - Omoplata Dokumentation

Omoplata lässt sich direkt mit WhatsApp verbinden. Du hinterlegst die WhatsApp-Nummer deines Clubs, und ab dann landen eingehende Nachrichten im Omoplata-Posteingang, dein Team antwortet gemeinsam darauf, und du kannst einzelne Mitglieder oder Interessenten direkt aus Omoplata heraus anschreiben.

Die Verbindung läuft über die offizielle WhatsApp Business Platform von Meta (Cloud API) — nicht über ein Tool, das WhatsApp Web fernsteuert. Das heißt: keine Sperrgefahr für deine Clubnummer, aber auch die Grenzen, die Meta setzt (siehe Gruppen und Communities).

Was Omoplata mit WhatsApp kann

Funktion	Beschreibung
Eigene Clubnummer	Du verbindest deine eigene Nummer. Deine Mitglieder sehen weiterhin den Namen und die Nummer deines Clubs.
Parallel zur WhatsApp-Business-App	Über die sogenannte Coexistence kannst du dieselbe Nummer weiterhin auf dem Handy in der WhatsApp-Business-App nutzen und in Omoplata. Nachrichten, die du am Handy schreibst, erscheinen auch im Omoplata-Posteingang.
Gemeinsamer Posteingang	Eingehende Nachrichten landen im Posteingang. Mehrere Trainer sehen dieselbe Unterhaltung, können sie einander zuweisen, interne Notizen hinterlassen und als erledigt markieren.
Nachricht an ein Mitglied senden	Du kannst direkt aus Omoplata heraus eine WhatsApp-Nachricht an eine bestimmte Person senden. Antworten auf eine Anfrage sind kostenlos; beginnst du die Unterhaltung, berechnet Meta die Nachricht (siehe Kosten).
Zustell- und Lesebestätigungen	An jeder gesendeten Nachricht siehst du, ob sie zugestellt und gelesen wurde — oder warum sie nicht ankam.
KI-Assistent	Optional beantwortet ein Assistent Standardfragen automatisch und bucht sogar Probetrainings (siehe KI-Assistent).

Nummer verbinden

Die Einrichtung findest du unter Einstellungen > Integrationen im Bereich WhatsApp.

Mit Meta verbinden

Klicke auf Mit Meta verbinden. Du wirst zu Meta weitergeleitet, meldest dich mit deinem Facebook-Konto an und wählst dort deinen WhatsApp-Business-Account und die Nummer aus, die du verbinden möchtest.

Nummer auswählen

Kommt mehr als eine Nummer zurück, zeigt Omoplata eine Auswahl an — du entscheidest, welche verbunden wird. Bei nur einer Nummer geschieht das automatisch.

Nummer verifizieren

Ist die Nummer bei Meta noch nicht bestätigt, kannst du sie direkt in Omoplata verifizieren: Code per SMS oder Anruf anfordern und eintragen.

Fertig

Ab jetzt landen eingehende Nachrichten im Posteingang, und du kannst von dort aus antworten.

Nummer läuft schon auf der WhatsApp-Business-App?

Das ist der Weg, den wir empfehlen

Läuft deine Clubnummer schon auf der WhatsApp-Business-App, verbinde sie über Coexistence, statt sie umzuziehen. Du behältst die Nummer, behältst die App auf deinem Handy und antwortest dort weiter wie bisher — Omoplata kommt einfach dazu. An deinem Alltag ändert sich nichts, und es muss nichts migriert werden.

Dann nutze den Link „Bereits in der WhatsApp-Business-App?" statt der normalen Schaltfläche. Meta startet dann den Coexistence-Ablauf: Du scannst während der Einrichtung einen QR-Code mit der WhatsApp-Business-App auf deinem Handy, und danach läuft die Nummer parallel auf beiden Wegen.

Voraussetzungen von Meta: WhatsApp-Business-App ab Version 2.24.17, die Nummer wird seit mindestens 7 Tagen in der App genutzt, und das Handy muss die App mindestens alle 14 Tage öffnen, damit die Synchronisierung bestehen bleibt.

Nummer läuft bei einem anderen Anbieter?

Wenn deine Nummer bereits bei einem anderen WhatsApp-Anbieter (Twilio, 360dialog, respond.io …) läuft, nutze die normale Schaltfläche „Mit Meta verbinden" — nicht den Coexistence-Link.

Zwei-Faktor-PIN vorher deaktivieren

Bevor du eine Nummer von einem anderen Anbieter umziehst, musst du dort die Zwei-Schritt-Verifizierung (die 6-stellige PIN) deaktivieren. Sonst blockiert Meta den Umzug und die Nummer bleibt im Status „ausstehend" hängen.

Freigegebene Textvorlagen, Anzeigename, Qualitätsbewertung und dein Versandlimit ziehen automatisch mit um.

Was WhatsApp-Nachrichten kosten

Wichtig zu verstehen: Die Kosten für WhatsApp-Nachrichten stellt Meta, nicht Omoplata. Sie werden über deinen WhatsApp-Business-Account direkt bei dir abgerechnet. Omoplata berechnet keinen Aufschlag pro Nachricht.

Kostenlos: Antworten innerhalb von 24 Stunden

Sobald dir jemand über WhatsApp schreibt, öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster (Kundenservice-Fenster). Innerhalb dieses Fensters kannst du kostenlos und unbegrenzt frei formulierte Nachrichten an diese Person senden.

Das ist der Normalfall im Cluballtag: Ein Interessent fragt nach dem Probetraining, ein Mitglied fragt nach den Trainingszeiten — du antwortest, und das kostet nichts. Jede neue Nachricht der Person startet das 24-Stunden-Fenster neu.

Kostenpflichtig: Von dir begonnene Unterhaltungen

Willst du jemanden anschreiben, der dir gerade nicht geschrieben hat — oder ist das 24-Stunden-Fenster abgelaufen —, verlangt Meta eine vorab freigegebene Textvorlage (Template), und die Nachricht ist kostenpflichtig. Meta unterscheidet drei Kategorien:

Kategorie	Wofür	Beispiel im Club
Utility (Service)	Nachrichten zu einem laufenden Vorgang	Erinnerung ans gebuchte Probetraining, Hinweis auf eine fehlgeschlagene Zahlung
Marketing	Werbung, Angebote, Reaktivierung	Ankündigung eines Seminars, Rabattaktion, „Wir vermissen dich"-Nachricht
Authentication	Einmalcodes	Login-Bestätigung

Preise für Deutschland

Meta rechnet pro zugestellter Vorlagen-Nachricht ab, und der Preis hängt vom Land der Empfängerin oder des Empfängers ab. Deutschland gehört zu den teuersten Märkten weltweit. Richtwerte (Stand August 2026):

Kategorie	Preis pro Nachricht (Deutschland)
Marketing	ca. 0,1131 €
Utility	ca. 0,0456 €
Authentication	ca. 0,0456 €
Antworten im 24-Stunden-Fenster	kostenlos

Zur Einordnung: Eine Marketing-Ankündigung an 200 Mitglieder kostet rund 23 €. Dieselbe Information als Antwort auf eine Anfrage kostet nichts.

Preise ändern sich

Die Preise legt Meta fest und passt sie regelmäßig an. Die verbindlichen, aktuellen Sätze stehen immer in Metas offizieller Preisliste:

Textvorlagen

Jede Vorlage muss vorab von Meta geprüft und freigegeben werden — meist innerhalb weniger Minuten bis Stunden. Vorlagen können Platzhalter enthalten (Vorname, Kursname, Datum), die Omoplata beim Senden befüllt. Für Marketing-Vorlagen brauchst du eine Einwilligung der Empfängerin oder des Empfängers.

Melde dich bei uns, wenn du Vorlagen einrichten möchtest — wir gehen mit dir durch, welche Vorlagen für deinen Club sinnvoll sind, wie sie formuliert sein müssen, damit Meta sie freigibt, und richten sie gemeinsam ein. Schreib uns an hallo@omoplata.de oder über den Support in Omoplata.

Gruppen und Communities

Eine häufige Frage: „Kann Omoplata neue Mitglieder automatisch in die passende WhatsApp-Gruppe oder Community aufnehmen?"

Kurz: nein — und das liegt an WhatsApp, nicht an Omoplata. Meta öffnet seine Schnittstelle für Unternehmen bewusst fast ausschließlich für 1:1-Chats:

Communities haben überhaupt keine Schnittstelle für Software von außen.
Für Gruppen gibt es seit Juni 2026 eine offizielle Schnittstelle, aber mit maximal 8 Teilnehmern pro Gruppe — und nur für Gruppen, die über diese Schnittstelle selbst angelegt wurden. Deine bestehenden Eltern-, Bambini- und Erwachsenengruppen aus der WhatsApp-App sind für Omoplata schlicht unsichtbar.
Niemand kann per Software in eine Gruppe hinzugefügt werden. WhatsApp lässt ausschließlich den Weg über einen Einladungslink zu, den die Person selbst antippt. Das ist eine bewusste Datenschutz-Entscheidung von Meta.

Es gibt Drittanbieter-Tools, die das umgehen, indem sie WhatsApp Web fernsteuern. Die verstoßen gegen die WhatsApp-Nutzungsbedingungen und führen regelmäßig zur Sperrung der Nummer. Für die Hauptnummer deines Clubs würden wir das nie einbauen.

Die Alternative: Gruppen in Omoplata

Alles, wofür du WhatsApp-Gruppen nutzt, kann Omoplata selbst — ohne die Grenzen von Meta und ohne Kosten pro Nachricht.

Du legst beliebig viele Gruppen an: eine für die Eltern, eine für die Bambinis, eine pro Altersklasse, eine für die Erwachsenen, eine pro Kurs. Gruppen bleiben dauerhaft bestehen, sodass der gesamte Verlauf an einem Ort liegt statt in immer neuen Rundnachrichten.

Was du bekommst	So funktioniert es
Unbegrenzt viele Gruppen und Teilnehmer	Keine 8-Personen-Grenze, keine Freigabe, keine Kosten pro Nachricht.
Empfänger nach Kriterien auswählen	Stelle eine Gruppe nach Kurs, Sportart, Mitgliedern oder Trainern zusammen — statt Telefonnummern einzeln hinzuzufügen.
Drei Kanäle auf einmal	Beim Schreiben wählst du, ob die Nachricht als In-App-Nachricht, als Push-Benachrichtigung und/oder als E-Mail rausgeht. Dieselbe Nachricht, auf dem Weg, den deine Mitglieder tatsächlich lesen.
Mitglieder können antworten	Es ist ein echtes Gespräch, keine Einbahnstraße. Antworten landen wieder bei deinem Team.
Keine Telefonnummern sichtbar	Mitglieder sehen Namen, nicht die Nummern der anderen.

Deine Mitglieder sehen das alles in der Club-App — entweder in der normalen Omoplata-App oder in deiner eigenen Club-App mit deinem Icon und deinem Branding (siehe Mitglieder-App) — und im Mitgliederportal im Browser.

Für einen reinen Ankündigungskanal — die „allgemeine Info"-Gruppe, in der niemand mitreden soll — nutze stattdessen den Feed (Neuigkeiten): Du richtest ihn an Segmente aus, und er geht als Push-Benachrichtigung an die App.

Wie Gruppen im Alltag funktionieren, steht unter Nachrichten.

Datenschutz-Hinweis

In einer WhatsApp-Gruppe sehen alle Teilnehmer die Telefonnummern aller anderen. Bei Eltern- und Kindergruppen ist das datenschutzrechtlich heikel. Gruppen in Omoplata vermeiden das: Mitglieder sehen Namen, keine Nummern.

KI-Assistent (Chatbot)

Optional kann ein KI-Assistent eingehende WhatsApp-Nachrichten automatisch beantworten. Er ist nicht nur ein FAQ-Automat, sondern greift auf die echten Daten deines Clubs zu und kann Aufgaben erledigen:

Auskunft geben

Trainingszeiten und Kursplan, auf Wunsch pro Standort
Sportarten und Disziplinen, die dein Club anbietet
Preise und Mitgliedschaftsmodelle
Adresse, Anfahrt und Öffnungszeiten
Ablauf und Bedingungen des Probetrainings

Aufgaben erledigen

Probetraining buchen, umbuchen oder absagen — inklusive Kinder mit Angabe der Eltern
Vorher Qualifizierungsfragen stellen, die du selbst definierst (z. B. „Hast du Kampfsporterfahrung?"), mit Folgefragen je nach Antwort
Neue Interessenten als Lead in Omoplata anlegen
Bestehenden Mitgliedern Auskunft zu ihrem Mitgliedschaftsstatus geben
Eine Mitgliedschaft pausieren (bis zu einer von dir festgelegten Höchstdauer)
Links verschicken, z. B. zum Anmeldeformular

An einen Menschen übergeben

Der Assistent erkennt, wann er nicht weiterhelfen kann, und weist die Unterhaltung einem Menschen zu. Du legst dafür eigene Übergabe-Trigger fest (z. B. Beschwerden, Verletzungen, Kündigungen).

Was du einstellen kannst

Einstellung	Beschreibung
Name und Tonalität	Wie der Assistent heißt und wie er schreibt (locker, sachlich, herzlich …).
Transparenz	Ob und wie der Assistent offenlegt, dass er kein Mensch ist.
Wissensdatenbank	Freitext mit allem, was dein Club sonst noch erklären muss — Parkplätze, Kleiderordnung, Ferienregelung.
Aktive Zeiten	Zeitfenster, in denen der Assistent antwortet. Außerhalb bleibt die Nachricht für dein Team liegen.
Übergabe-Trigger	Themen, bei denen sofort ein Mensch übernimmt.
Begrenzungen	Maximale Antworten pro Stunde und maximale Anzahl an Gesprächsrunden pro Unterhaltung.

Interesse am KI-Assistenten?

Der KI-Assistent ist derzeit die einzige Funktion in Omoplata, die separat berechnet wird — alle anderen Funktionen sind in deinem Tarif enthalten. Was er kostet, sagen wir dir, bevor du ihn einschaltest.

Außerdem wird er gemeinsam mit dir eingerichtet: Wir gehen einmal durch, was er wissen und tun soll, und testen ihn mit deinen echten Fragen. Schreib uns einfach an hallo@omoplata.de oder über den Support in Omoplata.