Datenschutz - Wie wir mit deinen Daten umgehen

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Riemann Beal Software Solutions GbR, Erich-Müller-Str. 9, 40597 Düsseldorf, Deutschland. E-Mail: [email protected]. Unsere Plattform dient der Verwaltung von Kampfsportschulen und verarbeitet sowohl Daten unserer Kunden (Clubbetreiber) als auch Daten der Mitglieder dieser Clubs.

2. Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten: Bei Registrierung: Name, E-Mail-Adresse, Clubinformationen, Zahlungsinformationen. Bei der Nutzung: Mitgliederdaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten, Geburtsdaten), Vertragsdaten, Zahlungsdaten (SEPA-Mandate, Transaktionen), Trainingsdaten (Anwesenheit, Graduierungen), Kommunikationsdaten (Nachrichten, Benachrichtigungen). Technische Daten: IP-Adressen, Browser-Informationen, Zugriffsprotokolle.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsvertrags mit dem Kunden. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherstellung der IT-Sicherheit, Betrugsbekämpfung, Direktmarketing. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wurde. Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

4. Auftragsverarbeitung

Unsere Kunden (Clubbetreiber) sind Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die Daten ihrer Mitglieder. Wir fungieren als Auftragsverarbeiter und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung des Kunden. Mit jedem Kunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Endnutzer (Clubmitglieder), die Fragen zu ihren Daten haben, wenden sich bitte direkt an ihren Club.

5. Datenweitergabe und Empfänger

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur in folgenden Fällen: An Zahlungsdienstleister: Für die Abwicklung von Zahlungen (z.B. Stripe für Kartenzahlungen, Banken für SEPA-Lastschriften). An technische Dienstleister: Hosting-Anbieter (Server in Deutschland), E-Mail-Versand, Analysetools. Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen: An Behörden bei rechtlichen Anforderungen. Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Für die optionalen KI-Funktionen, sobald ein Club sie eingeschaltet hat: KI-Dienstleister, die Daten nur erhalten, nachdem Namen, Kontakt- und Bankdaten durch Platzhalter ersetzt wurden (siehe Abschnitt 15).

6. Datenübermittlung in Drittländer

Grundsätzlich erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland. In Einzelfällen kann es zu einer Datenübermittlung in Drittländer kommen (z.B. bei Nutzung internationaler Zahlungsdienstleister). In diesen Fällen stellen wir sicher, dass angemessene Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO bestehen (z.B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, Angemessenheitsbeschlüsse).

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist: Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6-10 Jahre für steuerliche und handelsrechtliche Unterlagen). Mitgliederdaten: Solange der Club Kunde unserer Plattform ist. Nach Vertragsende werden die Daten nach 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Protokolldaten: Bis zu 90 Tage für Sicherheitszwecke.

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen. Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen. Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen, soweit diese auf berechtigten Interessen beruht. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [email protected]

9. Widerruf von Einwilligungen

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Den Widerruf richten Sie bitte an: [email protected]

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnsitz oder an unserem Firmensitz. Für Nordrhein-Westfalen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, [email protected]

11. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Analyse-Cookies: Wir verwenden Fathom Analytics, ein datenschutzfreundliches Analysetool ohne Cookies, das anonymisierte Statistiken erstellt. Marketing-Cookies: Werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in Ihrem Account anpassen.

12. Datensicherheit

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten: SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, Verschlüsselte Datenspeicherung, Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests, Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte, Regelmäßige Backups, Schulung unserer Mitarbeiter im Datenschutz. Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen kann eine absolute Sicherheit bei der Datenübertragung über das Internet nicht garantiert werden.

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie gesondert informieren.

14. Datenerhebung in der App und im Mitgliederportal

Omoplata erhebt keine personenbezogenen Daten von Nutzern der Clubverwaltungsanwendung (App) oder des Mitgliederportals (Portal) über das hinaus, was für den Betrieb des Dienstes gemäß dieser Datenschutzerklärung zwingend erforderlich ist. Wir verwenden keine Tracking-Technologien, Analysetools oder sonstige Formen der Verhaltensprofilierung in der App oder im Portal. Keine Daten werden verkauft, zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke als die Erbringung des vertraglich vereinbarten Dienstes für den Club und seine Mitglieder verwendet. Alle in der App und im Portal eingegebenen Daten werden ausschließlich im Auftrag des Clubbetreibers gemäß dem in Abschnitt 4 beschriebenen Auftragsverarbeitungsvertrag verarbeitet.

15. KI-Funktionen

Omoplata bietet KI-Assistenten, die Fragen des Club-Personals beantworten und Änderungen vorbereiten, zum Beispiel die Vergabe von Gürteln. Die KI-Funktionen sind Opt-in: Sie sind für jeden Club standardmäßig ausgeschaltet. Sie bleiben ausgeschaltet, bis eine berechtigte Person des Clubs die KI-Bedingungen in der App akzeptiert; die Zustimmung wird mit Datum und zustimmender Person gespeichert und kann jederzeit zurückgezogen werden. Die Privatsphäre der Mitglieder ist uns wertvoll, deshalb geben die Assistenten so wenig Informationen wie möglich preis: Bevor eine Anfrage den KI-Anbieter erreicht, werden Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankdaten durch Platzhalter ersetzt; die echten Werte werden erst in der Antwort für das Club-Personal wieder eingesetzt. Jede Anfrage enthält nur die Daten, die für die Antwort nötig sind, und alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS). Wir setzen KI-Dienstleister als Unterauftragsverarbeiter ein; Daten können außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, mit den in Abschnitt 6 beschriebenen Garantien. Die KI ändert niemals selbst Daten: Jede vorgeschlagene Änderung wird erst übernommen, nachdem eine Person des Club-Personals sie geprüft und bestätigt hat. Der Club ist als Verantwortlicher dafür zuständig, seine Mitglieder über den Einsatz von KI-Funktionen zu informieren.

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