Was gibt's Neues bei Omoplata

Ausstattung, die zum Vertrag gehört

Viele Clubs geben einem neuen Mitglied etwas mit: ein Club-Shirt, einen weißen Gürtel, ein Paar Handschuhe. Bisher lief das neben Omoplata her — auf einem Zettel am Tresen, in einer Tabelle, oder gar nicht. Wer im Januar wissen wollte, wie viele A2-Gis nachzubestellen sind, zählte im Kopf.

Unter Einstellungen → Shop schaltest du Ausstattung an Mitglieder ausgeben an. Ab da bekommt jeder Weg, auf dem bei euch ein Vertrag zustande kommt — der Assistent, die Lead-Umwandlung, der Kiosk — einen eigenen Schritt Ausstattung: anhaken, Größe wählen, fertig. Der Bestand geht ab, und die Größe merkt sich der Club für das nächste Mal.

Muss ein Artikel erst bestellt werden, erfasst du ihn auf dem Ausstattungs-Tab des Mitglieds und lässt Jetzt ausgegeben aus. Er sammelt sich dann auf der Bestellungen-Seite unter Noch offen — mit Namen und Artikel, verlinkt aufs Mitglied. Wenn die Lieferung kommt, steht an einer Stelle, wer worauf wartet.

Und beim Unterschreiben wird das Mitglied selbst gefragt: Erhalten oder Nicht erhalten. Sagt es "nicht erhalten", geht das Stück zurück auf den Bestand und der Posten auf die Liste — statt dass eine Unterschrift etwas quittiert, was nie angekommen ist.

• Größen bleiben am Mitglied — Was beim Ausgeben gewählt wird, steht danach im Profil des Mitglieds: beim nächsten Mal schon vorausgewählt, und jederzeit nachschlagbar, wenn du wissen willst, was jemand trägt
• Standardmäßig aus — Der Schalter ist bei jedem Club aus, bis ihr ihn anschaltet. Wer nichts mitgibt, sieht vom ganzen Thema nichts
• Zurücknehmen — Ein Leihgürtel, der wiederkommt, geht mit einem Klick zurück in den Bestand
• Auch ohne Vertragsabschluss — Was zwischendurch über den Tresen geht, erfasst du direkt auf dem Ausstattungs-Tab des Mitglieds
• Größen ohne alles — Eine Größe darf auch einfach beim Aufnahmegespräch erfragt und eingetragen werden, ohne dass je etwas ausgegeben wurde

Alle Details stehen in den Omoplata Docs.

Produkte bekommen Merkmale

Ein Produkt im Shop war bisher genau eine Zeile mit genau einer Zahl: 12 Stück Club-Gi. Welche zwölf, stand nirgends. Ging einer über den Tresen, wurde aus der 12 eine 11 — ob noch ein A2 im Regal lag oder nur noch A4, wusste allein das Regal. Wer mehrere Größen führte, legte sie als getrennte Produkte an und pflegte Preis, Bild und Beschreibung dreimal.

Auf Merkmale haben wir lange hingearbeitet, und jetzt sind sie da. Unter Shop → Produkte wählst du für ein physisches Produkt ein Merkmal, hakst an, was du führst, und trägst den Bestand je Wert ein. Ein Produkt, mehrere Werte, je eigener Bestand.

Welche Merkmale das sind, entscheidest du selbst — und in einem Kampfsportclub sind das selten dieselben. Ein BJJ-Gi läuft in A0 bis A5, ein Judogi in Zentimetern, ein Karategi ebenso, aber auf einer eigenen Skala. Der Gürtel dazu wird nach Länge geführt und hat mit dem Gürtelgrad nichts zu tun. Handschuhe haben ein Gewicht in Unzen, Schienbeinschoner S bis XL, Schuhe eine EU-Nummer, und ein Rashguard gibt es in Schwarz und in Blau. All das legst du unter Einstellungen → Shop als eigene Merkmale an, mit den Werten in deiner Reihenfolge.

Beim Verkauf kommt eine zweite Auswahl dazu. Sie zeigt hinter jedem Wert den Bestand, sperrt, was nicht da ist, und lässt den Verkauf nicht durch, solange nichts gewählt ist — der Bestand hängt schließlich am Wert.

• Preis nur, wo er abweicht — Das Feld bleibt leer und zeigt "gleich": Es gilt der Produktpreis. Kostet ein XXL-Gi fünf Euro mehr, trägst du das nur dort ein
• Der Warenwert stimmt wieder — Er wird Wert für Wert gerechnet, damit ein teureres XXL nicht mit dem Standardpreis in der Summe landet
• Die Größe steht auf dem Verkauf — "Club-BJJ-Gi (A2)" in der Bestellliste und auf der Bestellkarte, statt nur des Produktnamens
• Aus dem Sortiment, nicht aus der Historie — Hakst du einen Wert ab, verschwindet er aus den Auswahllisten, bleibt aber auf alten Verkäufen stehen
• Womit dein Club startet — Kleidergröße, Gi-Größen für Erwachsene und Kinder, Gürtellänge, Handschuhgewicht, Schuhgröße und Farbe sind schon da. Umbenennen, erweitern, löschen: alles deins
• Umbenennen statt umlernen — Handschuhe haben ein Gewicht und keine Größe, also darf die Auswahl auch "Gewicht" heißen
• Werte ausblenden statt löschen — Ein Wert, den ein Mitglied trägt oder ein Produkt führt, wird nur ausgeblendet. Nichts geht verloren

Alle Details stehen in den Omoplata Docs.

Verträge schreiben, nicht formatieren

Der Mitgliedsvertrag war bisher ein großes, leeres Textfeld. Wer eine Überschrift wollte, tippte Rauten davor; wer etwas fett haben wollte, Sternchen. Wie das am Ende aussieht, sah man erst im fertigen PDF — und für eine Kleinigkeit, ein umgestelltes Wort in der Kündigungsfrist, ging es wieder von vorn los: tippen, speichern, herunterladen, gucken.

Unter Einstellungen → Rechtliches schreibst du den Vertrag jetzt so, wie du ihn liest. Überschriften, Fettdruck, Listen und Links über eine Leiste, jede Mitgliedergruppe in ihrem eigenen Tab — Erwachsene, Kinder, Familien nebeneinander statt untereinander in einem einzigen Feld.

Und daneben liegt die Vorschau. Sie ist keine Annäherung: Sie zeigt dieselbe Vorlage, aus der auch das PDF gebaut wird, mit derselben Schrift, denselben Abständen, denselben Größen. Was dort steht, steht später im unterschriebenen Dokument.

Verbesserungen

• Alte Verträge ziehen mit um — Was noch im alten Textfeld stand, öffnet sich im Editor genau so, wie es gedruckt wurde; Tabellen und Bilder inklusive. Beim ersten Speichern wird es dauerhaft übernommen
• Platzhalter bleiben Platzhalter — {{ member }}, {{ plan }} und {{ club }} stehen im Text und werden erst beim Unterschreiben eingesetzt. Die Vorschau zeigt Beispielwerte
• Änderungen wirken nach vorn — Bereits unterschriebene Verträge liegen als PDF im Archiv und ändern sich nie nachträglich

Alle Details stehen in den Omoplata Docs.

Ein Ort für alle automatischen E-Mails

Welche E-Mails dein Club automatisch verschickt, war über mehrere Einstellungsseiten verteilt: ein Schalter in den Probetraining-Einstellungen, der nächste in den Zahlungseinstellungen. Und drei E-Mails hatten gar keinen — sie gingen raus, weil sie eben rausgingen.

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen steht jetzt auf jeder Karte, ob und wie diese E-Mail versendet wird — und du stellst es dort auch um.

Verbesserungen

• Drei ehrliche Zustände — Ein Schalter, wenn du entscheidest. „Wird immer gesendet" für alles, was untrennbar zur Aktion gehört, etwa das Zurücksetzen des Passworts. „Auf Anfrage" für das, was du im Moment der Aktion ankreuzt
• Kein zweiter Schalter — Die Karte schaltet dieselbe Einstellung wie die Fachseite. Benachrichtigungen und Probetraining- oder Zahlungseinstellungen können sich nicht mehr widersprechen
• Vorauswahl statt Gewohnheit — Bei der Pausenbestätigung legst du fest, ob das Häkchen „Zahler benachrichtigen" von vornherein gesetzt ist. Entschieden wird trotzdem beim Pausieren
• Erinnerung vor dem Pausenende — Wie viele Tage vorher erinnert wird, war bisher nirgends einstellbar. Das Feld sitzt jetzt direkt auf der Karte

Inkasso-Übergabe: du entscheidest, was mitgeht

Wenn eine Forderung an ein Inkassounternehmen geht, packt Omoplata die Unterlagen als ZIP. Bisher war das alles oder nichts — jedes Inkassounternehmen will etwas anderes sehen, und was zu viel drin war, musste jemand von Hand wieder herauslöschen.

Im Mahnbereich wählst du jetzt vor dem Download aus, was mitgeht: SEPA-Mandat, Mitgliedsverträge, versendete Mahnungen — und neu: die offenen Rechnungen, eine PDF je Forderung. Gruppen, für die es Dateien gibt, sind vorausgewählt; leere lassen sich gar nicht erst anhaken.

Das Übergabeprotokoll mit Schuldnerdaten, Forderungen, Mahnverlauf und fehlgeschlagenen Abbuchungen ist immer dabei — es ist das Paket. Seine Anlagenübersicht wird aus den Dateien erzeugt, die wirklich im ZIP liegen: Sie kann dem Inkassounternehmen nichts versprechen, was du abgewählt hast.

Wie die Übergabe abläuft, steht in den Omoplata Docs.

Der Hilfe-Button

Kleine Fragen mitten in der Arbeit — warum ist diese Lastschrift nicht auswählbar? — kosteten bisher eine E-Mail an den Support und eine Wartezeit, auch wenn die Antwort längst in der Dokumentation steht.

Unten rechts sitzt jetzt auf jeder Seite ein Hilfe-Button. Er kennt zwei Wege: fragen und uns etwas sagen.

Fragen beantwortet ein Assistent — ausschließlich aus unserer Dokumentation, mit Quellenangabe unter der Antwort. Nennt er eine Seite in Omoplata, wird daraus ein Link, der sie direkt öffnet. Solange du noch nichts getippt hast, schlägt er Fragen vor, die zu der Seite passen, auf der du gerade stehst — im Mahnwesen andere als im Kursplan. Findet er nichts, reicht er deine Frage mit einem Klick an uns weiter, ohne dass du sie neu tippst.

Support hat zwei Seiten. Unter „Problem" schilderst du, was passiert ist; die Seite, auf der du stehst, hängt automatisch mit dran, und auf Wunsch ein Screenshot. Wir antworten per E-Mail, und deine bisherigen Anfragen stehen an derselben Stelle.

Unter „Idee" liegt ein Board, das alle Clubs gemeinsam lesen. Du schreibst auf, was dir fehlt, und stimmst über die Vorschläge der anderen ab. Was oft gewünscht wird, sehen wir — und du siehst, was wir damit vorhaben. Welcher Club etwas vorgeschlagen hat, steht dort übrigens nirgends.

Verbesserungen

• Bleibt offen — Folgst du einem Link aus einer Antwort, bleibt das Gespräch stehen. Auch ein Neuladen überlebt es
• Auch über ⌘K — Die Befehlspalette hat eine Zeile „Hilfe durchsuchen"; was du schon getippt hast, wird als Frage übernommen

Vereinbarungen zum Vertrag

Bildrechte, Hausordnung, Newsletter, „mein Kind darf allein nach Hause" — Dinge, über die jedes Mitglied einzeln entscheidet. In den Vertragstext gehören sie nicht: Einen Vertrag nimmt man als Ganzes an, eine Einwilligung muss man ablehnen können, ohne dass die Anmeldung scheitert. Bisher landeten sie deshalb auf einem Zettel im Ordner oder gar nicht.

Jetzt legst du sie unter Einstellungen → Rechtliches selbst an, und sie erscheinen beim Unterschreiben direkt über der Unterschrift. Die Kästchen sind dabei live: Was das Mitglied ankreuzt, steht im selben Moment im Vertrag daneben — es unterschreibt also genau das Dokument, das es vor sich sieht.

Du entscheidest je Vereinbarung, ob sie erforderlich ist oder abgelehnt werden darf, ob sie für alle gilt oder nur für eine Altersgruppe, und ob ein ausführlicher Text dahinterliegt. Für das Probetraining-Formular geht dasselbe, mit eigenem Wortlaut. Wer wozu Ja oder Nein gesagt hat, siehst du danach im Mitgliederprofil unter „Mitgliedschaften" — und als Filter in der Mitgliederliste, etwa um vor dem Social-Media-Post die Fotoeinwilligungen zu prüfen.

Wie du sie anlegst, was beim Ändern eines Textes passiert und was eine erforderliche Vereinbarung für eine Anmeldung über unsere API bedeutet, steht in den Omoplata Docs.

Pausieren warnt vor bereits erstellten Rechnungen

Ein Mitglied meldet sich kurz vor der Abbuchung: „Ich bin ab dem 1. sechs Wochen im Ausland." Du trägst die Pause ein — und ein paar Tage später ist der Beitrag trotzdem abgebucht. Denn Rechnungen entstehen im Voraus: Die für den kommenden Zeitraum lag längst vor, offen oder schon im SEPA-Lauf, und eine Pause storniert sie nicht. Was folgt, ist Hin und Her, eine Erstattung von Hand oder eine Rücklastschrift.

Der Pausieren-Dialog zeigt diese Rechnungen jetzt, sobald du den Zeitraum wählst — mit Nummer, Betrag, Status, Fälligkeit und Zahler, und noch einmal vor dem Speichern. Du entscheidest gleich beim Pausieren, ob du sie unter Finanzen stornierst, erstattest oder bewusst laufen lässt.

• Beitrag und Gebühren — Berücksichtigt sind alle Rechnungen des Zeitraums, auch die für wiederkehrende Gebühren neben dem Beitrag
• Nur, was die Pause wirklich betrifft — Gebühren, die während einer Pause bewusst weiterlaufen, und einmalige Aufnahmegebühren tauchen nicht auf: Sie würden ohnehin berechnet

Der neue Posteingang

Im Posteingang läuft der Alltag deines Clubs zusammen: die Frage nach einer Pause, eine Kündigung, ein Interessent, der wissen will, wann das Anfängertraining ist. Wir haben ihn komplett neu gebaut — ruhiger, schneller und mit allem daneben, was du zum Antworten brauchst.

E-Mail und WhatsApp laufen dabei an einem Ort zusammen: Verbinde unter Einstellungen → Integrationen die WhatsApp-Nummer deines Clubs, und die Nachrichten landen direkt neben den E-Mails — du antwortest aus demselben Fenster, ohne aufs Handy zu wechseln. Instagram, Facebook Messenger und die internen Nachrichten an deine Mitglieder folgen als Nächstes. Der alte, separate E-Mail-Posteingang ist damit abgelöst; bestehende Lesezeichen leiten automatisch weiter.

• Alles in einem Fenster — Links deine Ansichten (Unbeantwortet, Mir zugewiesen, Zurückgestellt, Erledigt) und die IMAP-Ordner, in der Mitte das Gespräch, rechts das Mitglied mit Saldo, Anwesenheit und Status. Du antwortest, ohne vorher irgendwo nachschlagen zu müssen
• Antworten, zitieren, weiterleiten — Mit einer richtigen Empfängerzeile. Und wenn du eine Rechnung an die Buchhaltung weiterreichst, gehen die Original-Anhänge mit
• Bilder & Anhänge direkt im Verlauf — Eingebettete Bilder und Dateien siehst du im Gespräch selbst, ohne Umweg über dein Mailprogramm
• Ruhe im Posteingang — Automatische Antworten, Newsletter und Spam werden gar nicht erst zu Konversationen. Übrig bleibt, was wirklich eine Antwort braucht
• WhatsApp, wenn es verbunden ist — Der WhatsApp-Knopf erscheint nur, wenn eine sendefähige Nummer hinterlegt ist — statt dich erst am Ende des Dialogs auflaufen zu lassen

Standort-Beschränkungen greifen überall

Team-Mitglieder, die auf bestimmte Standorte beschränkt sind, sahen im Dashboard und in der Analyse trotzdem die Zahlen des ganzen Clubs. Das ist jetzt konsequent durchgezogen.

• Dashboard & Analyse — Alle Karten und Auswertungen zeigen nur die zugewiesenen Standorte; der Standort-Filter kann die Beschränkung nur weiter eingrenzen, nie umgehen
• Lead-Board & Station — Leads gehören zu allen Standorten, an denen sie ein Probetraining hatten oder haben — nicht nur zum aktuell gebuchten Termin
• Leads nach Standort suchen — Der Standortname ist jetzt Teil der Lead-Suche

Neues Design

Mitglieder, Finanzen, Kurse, Shop, Kommunikation und Handbücher folgen jetzt demselben Aufbau: Was du auf einer Seite gelernt hast, funktioniert überall gleich.

• Ansichten statt Filter-Sucherei — Jede Liste bringt fertige Ansichten mit, jeweils mit Anzahl. Bei den Mitgliedern zum Beispiel Aktiv, Neu, Gefährdet, Endet bald oder Ohne Mitgliedschaft — ein Klick, statt sich die Gruppe jedes Mal zusammenzufiltern
• Die wichtigsten Zahlen über der Liste — Inklusive Verlauf der letzten Wochen. Ein Klick darauf filtert die Liste auf genau diese Zahl
• Nachsehen ohne Seitenwechsel — Ein Klick auf eine Zeile öffnet eine Schnellansicht mit dem Wichtigsten zum Eintrag; die Liste bleibt, wo sie ist
• Auf dich zugeschnitten — Spalten, Zeilenhöhe und Statistiken lassen sich pro Liste ein- und ausblenden
• Kursübersicht als Board — Die Woche unter Kurse zeigt statt eines Zeitrasters übersichtliche Karten pro Tag, mit Trainer, Belegung und Probetrainings auf einen Blick

Dazu eine neue Topbar mit Brotkrumen und eine aufgeräumte Seitenleiste mit Suchfeld.

Anstehende Zahlungen im Mitgliederprofil

Die Vorschau auf die kommenden Zahlungen eines Mitglieds zeigt jetzt deutlich mehr — und rechnet mit denselben Bausteinen wie der echte Abrechnungslauf, sodass Vorschau und spätere Abbuchung zusammenpassen.

• Beiträge und Gebühren in einer Liste — Mitgliedsbeiträge und wiederkehrende Gebühren stehen chronologisch nebeneinander, über denselben Zeitraum
• Pausen, Ende und Preisänderungen — Pausen (auch solche, die erst in der Zukunft beginnen), das Vertragsende und geplante Preisänderungen sind in der Vorschau enthalten
• Fällig, aber noch nicht abgerechnet — Beträge, die eigentlich schon berechnet sein müssten, sind als solche gekennzeichnet
• Anteilige Schlussrechnung — Endet eine Mitgliedschaft mitten im Abrechnungszeitraum, wird nur noch der tatsächlich abgedeckte Zeitraum berechnet statt der vollen Periode
• Gebühren mit Intervall — Wiederkehrende Gebühren zeigen ihr echtes Intervall (z. B. jährlich, alle 3 Monate) statt „auf eigenem Zeitplan"
• Shop-Verkäufe an den Zahler — Ein Verkauf an ein Kind landet auf der Rechnung des zahlenden Erziehungsberechtigten — vorher entstand eine Rechnung ohne SEPA-Mandat, die im Lastschrifteinzug fehlte

Kurse mit Enddatum

Kurse müssen in Omoplata nicht wöchentlich stattfinden. Neben dem normalen Wochenplan kannst du unter Kurse eine eigene Wiederholung festlegen — etwa alle zwei Wochen montags, alle drei Wochen montags und mittwochs, jeden zweiten Montag im Monat oder jeden letzten Freitag im Monat.

Bisher ließ sich dazu nur ein Startdatum angeben, danach lief der Kurs unbegrenzt weiter. Jetzt gibt es auch ein „Endet am"-Datum — für alles, was von vornherein ein Ende hat: ein Sommer-Camp über die Ferien, ein Anfängerkurs über zehn Wochen, eine Wettkampfvorbereitung bis zum Turnier oder ein Workshop-Format bis Jahresende.

• Der letzte Termin zählt noch — Ein Training, das genau auf das Enddatum fällt, findet statt; alles danach fällt beim Speichern weg
• Jederzeit änderbar — Verlängerst oder verkürzt du das Enddatum, werden die künftigen Termine passend neu erzeugt
• Schließzeiten wirken auch rückwirkend — Termine, die erst nach dem Anlegen einer Schließzeit erzeugt werden, sind jetzt ebenfalls abgesagt. Bisher füllte sich eine geschlossene Woche stillschweigend wieder mit Kursen

Mahnwesen & Inkasso

Rund um die Übergabe an ein Inkassobüro gibt es im Mahnwesen mehrere Neuerungen.

• Restforderung stellen — Alle verbleibenden Vertragsrechnungen bis zum Vertragsende auf einen Schlag erzeugen, sofort fällig, damit die gesamte Forderung übergeben werden kann. Ein Einzug wird dabei bewusst nicht ausgelöst; der Dialog zeigt vorab Anzahl und Summe
• Warum keine Übergabe möglich ist — Statt die Optionen einfach auszublenden, nennt Omoplata den Grund (laufender Vertrag ohne Bindung, abgelaufene Laufzeit, bereits vollständig abgerechnet). Die Mahnliste hat dafür eine eigene Spalte „Inkasso-Übergabe"
• Fehlgeschlagene Erinnerung erneut senden — Ist eine Zahlungserinnerung nicht angekommen (Bounce, unzustellbarer Brief), lässt sie sich einzeln erneut senden — nur der fehlgeschlagene Kanal, mit den aktuellen Kontaktdaten. Der Fehlversuch bleibt in der Historie

Verbesserungen

• SEPA-Datei erstellen — Kopfbereich mit Summen, Reitern und Filtern bleibt beim Scrollen stehen; neue Suche über Zahlername, Rechnungsnummer, IBAN und BIC (Leerzeichen in der IBAN sind egal)

Aufgaben — Absprachen im Team

Neu im Dashboard: Aufgaben. Damit fragt ein Team-Mitglied ein anderes um eine Entscheidung — „sie will fünf Tage vor Verlängerung kündigen, halten wir die Frist ein?" — statt im Chat oder auf einem Zettel.

• Aufgabe stellen — Aus dem Aufgabenbereich, aus dem Aktionsmenü eines Mitglieds, aus einer Konversation im Posteingang oder zu einer Rechnung
• Kontext bleibt dran — Kommt die Aufgabe aus dem Posteingang, steht die letzte Nachricht des Mitglieds dabei; umgekehrt zeigt die Konversation, dass jemand bereits um eine Entscheidung gebeten wurde — so antwortet niemand doppelt
• Entscheiden statt nur abhaken — Zustimmen oder Ablehnen, mit Notiz-Thread für Rückfragen. Die Entscheidung landet als eigener Eintrag im Verlauf, mit Wer und Wann. Eine entschiedene Aufgabe lässt sich wieder öffnen, wenn die Antwort neue Fragen aufwirft
• Weiterreichen — Direkt im Verlauf an eine andere Person übergeben
• Drei Reiter — Für dich, Warten auf andere und Zuletzt erledigt; „Neue Antwort" markiert, wo sich etwas getan hat
• Formulierungshilfe — Ein „Entwurf"-Knopf schlägt Titel und Beschreibung vor, damit niemand vor einem leeren Feld sitzt
• Benachrichtigung — Wer eine Aufgabe bekommt, wird per E-Mail informiert

Mitglieder am Tablet aufnehmen — neu gestaltet

Neue Mitglieder direkt an der Station aufzunehmen, gab es schon — allerdings im selben Fenster wie im Admin-Bereich, das auf einem Tablet reichlich klein und fummelig war. Der Ablauf ist jetzt ein Vollbild-Assistent für den Touchscreen: Mitglied → Mitgliedschaft → Training → Prüfen → Übergeben.

• Große Flächen statt Formular — Altersgruppe, Tarif und Kurse als tippbare Karten, ein Schritt pro Bildschirm, Prüfung nach jedem Schritt
• Training zuweisen — Kurse, Sportarten oder Zeitfenster wie im Admin-Bereich, je nach Einstellung deines Clubs. Gibt es nichts zuzuweisen, wird der Schritt übersprungen statt eine leere Seite zu zeigen
• Erste Abbuchung im Blick — Der Assistent zeigt laufend, was beim ersten Einzug fällig wird — inklusive Aufnahmegebühr und wiederkehrender Gebühren
• Übergabe an das Mitglied — Am Ende wandert das Tablet zum neuen Mitglied: Zahlungsmethode hinterlegen und Vertrag direkt unterschreiben
• Lead umwandeln neu gestaltet — Auch im Admin-Bereich: zweispaltiges Fenster mit Mitgliedskarte, Zahler, Standort und Plan links, Konfiguration und Fälligkeits-Übersicht rechts. Beim Vertrag wählst du zwischen E-Mail, Tablet und Papier
• Mehrere Station-Nutzer — Clubs mit mehreren Eingängen oder Standorten können jetzt mehrere Station-Zugänge anlegen
• Sonderpreise ausgeblendet — Bei der Planauswahl sind Sonderpreise standardmäßig versteckt und lassen sich per Schalter einblenden, damit die normale Preisliste übersichtlich bleibt

Weitere Verbesserungen

Verbesserungen

• Pausierung mit E-Mails — Beim Pausieren geht auf Wunsch eine Bestätigung an den Zahler; ein paar Tage vor Ende der Pause erinnert eine E-Mail daran, dass Training und Abbuchung wieder starten. Beide Texte sind unter Einstellungen → Benachrichtigungen frei anpassbar
• Sonderpreise verwalten — Unter Einstellungen → Sonderpreise lassen sich Sonderpreise jetzt anlegen, bearbeiten und löschen (mit Nachweis-Pflicht und Ablauf), statt sie nur anzuzeigen
• Probetraining-Historie — Ein Badge zeigt, das wievielte Probetraining ansteht; Termine lassen sich absagen, ein weiteres Probetraining direkt ansetzen und Kontaktversuche protokollieren
• Graduierung fairer gezählt — Die Stunde, in der ein Streifen verliehen wurde, zählt nicht mehr für die nächste Graduierung. Und wer beim letzten Streifen seines Gürtels angekommen ist, sieht weiterhin einen Fortschritt Richtung nächstem Gürtel
• Weniger verwirrende Einstellungen — Die Karte für die Willkommens-E-Mail ohne Termin erscheint nur noch, wenn Probetraining ohne Termin überhaupt aktiv ist
• Formulare mit vollständigen Besucherdaten — Probetraining- und Kontaktformulare speichern die komplette Herkunft der Anfrage (Kampagne, Gerät, Spam-Signale) und respektieren den gewählten Standort bei der Terminauswahl
• iPad — Eingabefelder liefen in manchen Dialogen aus ihrem Rahmen

Probetraining — Erinnerungen & Nachfassen

Leads bekommen jetzt automatisch E-Mails rund um ihr Probetraining — von der Erinnerung vor dem Termin bis zum Nachfassen danach. Konfiguriert wird alles unter Einstellungen → Probetraining.

• Erinnerungen vor dem Termin — Bis zu zwei Erinnerungen (z. B. 24 Stunden und 2 Stunden vorher), per E-Mail und auf Wunsch per WhatsApp
• Nachfass-E-Mails — Bis zu zwei automatische Follow-ups nach dem Training („Wie war's?" und „Bereit loszulegen?")
• Nicht-erschienen-E-Mail — Wird ein Lead als „nicht erschienen" markiert, geht automatisch eine Einladung raus, einen neuen Termin zu wählen — vorher fragt ein Dialog, ob die E-Mail wirklich gesendet werden soll
• Alle Texte anpassbar — Der Wortlaut jeder E-Mail lässt sich unter Einstellungen → Benachrichtigungen bearbeiten

In der Lead-Schnellansicht siehst du außerdem alle noch anstehenden E-Mails mit ihrem Versandzeitpunkt. Einzelne E-Mails lassen sich abbrechen, wieder aktivieren und als Vorschau ansehen — exakt so, wie der Lead sie erhalten wird.

Verbesserungen im Lead-Board

• Kapazität auf einen Blick — Bei der Terminwahl zeigt Grün/Gelb/Rot, wie voll ein Kurs bereits ist (inklusive Probetraining-Limit)
• Sortierung nach Termin — Die Spalte „Geplant" sortiert standardmäßig nach dem Probetraining-Termin (nächster zuerst), umschaltbar auf „neueste zuerst"
• Letzte Aktivität — Lead-Karten und die Schnellansicht zeigen, wann bei einem Lead zuletzt etwas passiert ist

Wir haben in den letzten Wochen intensiv am Lead-Bereich gearbeitet — und machen in den nächsten Wochen genau da weiter. Es kommt also noch mehr.

Automatische E-Mails frei anpassen

Die automatischen E-Mails deines Clubs kannst du jetzt selbst umformulieren — unter Einstellungen → Benachrichtigungen.

• Bearbeiten wie in der fertigen E-Mail — Du tippst direkt in eine E-Mail-Ansicht: Betreff, Absätze, Button und Aufzählungen erscheinen genau so, wie sie verschickt werden
• Platzhalter als Bausteine — Vorname, Clubname, Datum & Co. fügst du als Chips ein — sie können nicht versehentlich kaputtgetippt werden
• Formatierung — Fett, kursiv und Links direkt im Text
• Live-Vorschau — Die Vorschau rendert exakt die E-Mail, die beim Mitglied ankommt
• Varianten — Wo sich eine E-Mail unterscheidet (z. B. Mitglied vs. Erziehungsberechtigte), wechselst du per Umschalter zwischen den Versionen
• Anpassbare E-Mails — Willkommens-E-Mails, fehlgeschlagene Zahlung, Probetraining-Bestätigung sowie die neuen Erinnerungs- und Nachfass-E-Mails
• Zurücksetzen — Jede Zeile lässt sich jederzeit auf den Standardtext zurücksetzen

Weitere Verbesserungen

Verbesserungen

• Gutscheine bei Verkäufen — Gutscheine werden jetzt auch bei Produktverkäufen automatisch verrechnet; das Verkaufsmodal zeigt vorab, welche Gutscheine des Mitglieds eingelöst werden
• Rechnungen mit Stückzahl — Verkaufspositionen zeigen Menge und Einzelpreis (z. B. „2 × 20,00 €") statt nur den Gesamtbetrag
• Mitglieder-Export erweitert — Neue Spalten: Erziehungsberechtigte samt Anschrift, Kontoinhaber & IBAN, Gürtelgrad und vergangene Pausierungen
• Kündigungsdatum mit Kündigungsfrist — Das früheste Kündigungsdatum berücksichtigt jetzt Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist; optional erhält der Zahler eine Bestätigungs-E-Mail
• Mitgliederliste aufgeräumt — Die Liste zeigt standardmäßig nur Mitglieder mit aktiver Mitgliedschaft; ein neuer Filter „Ohne Mitgliedschaft" blendet die übrigen ein
• Mitgliedschaften rückdatieren — Startdaten bis zu 5 Jahre in der Vergangenheit sind jetzt möglich — ideal, um langjährige Mitglieder nachzupflegen
• Banktransaktionen filtern — Bei mehreren Abrechnungseinheiten lassen sich Banktransaktionen nach der Einheit filtern

WhatsApp-Assistent — KI-Chatbot

Dein Club bekommt einen KI-Assistenten auf WhatsApp. Der Bot beantwortet Nachrichten von Interessenten und Mitgliedern automatisch — rund um die Uhr, in Sekunden, mit Zugriff auf echte Clubdaten. Eingerichtet wird er unter Einstellungen → Integrationen.

Typischer Anwendungsfall: Ein Interessent schreibt nachts, außerhalb deiner Öffnungszeiten. Der Bot beantwortet Fragen zu Kursplan und Preisen, qualifiziert die Person, bucht ein Probetraining und legt automatisch einen Lead an — dein Team wird benachrichtigt.

• Auskunft in Echtzeit — Kursplan, Preise, Standorte, Sportarten, Probetraining und Account-Status
• Lead-Erfassung — Aus jeder Konversation wird automatisch ein Lead
• Probetraining buchen — Interessenten buchen direkt über WhatsApp, optional mit Qualifizierungsfragen
• Mitglieder halten — Statt einer sofortigen Kündigung bietet der Bot eine Pause an
• Mehrere Nummern — Verbinde mehrere WhatsApp-Nummern, jede mit eigener Bot-Konfiguration
• Persönlichkeit & Ton — Name, Tonfall und Wissensbasis des Bots frei anpassbar
• Sprache automatisch — Der Bot erkennt die Sprache deines Gegenübers
• Transparenz — Der Bot gibt sich immer als KI zu erkennen (Modus wählbar)
• Übergabe an dein Team — Jederzeit Übergabe an einen Menschen; der Bot pausiert automatisch und kann später ohne Kontextverlust wieder übernehmen
• Pro Kontakt steuerbar — Bot für einzelne Kontakte direkt aus dem Posteingang an- oder ausschalten

App-Farben anpassen

Du kannst jetzt einzelne Oberflächen-Elemente der Mitglieder-App farblich an dein Clubdesign anpassen. Unter Einstellungen → App legst du pro Element eine eigene Farbe fest — auf Wunsch mit einer abweichenden Farbe für den Dunkelmodus.

• Anpassbare Elemente — Wochen-Streak, Kurs-Buttons, Kalendertage, Filter, Leaderboard-Button, Rechnungssymbol und die aktive Tab-Anzeige der unteren Navigation
• Hex-Farbwähler — Farben per Hex-Wert (#rrggbb) festlegen
• Hell- & Dunkelmodus — Optional je Element eine eigene Farbe für den Dunkelmodus
• Zurücksetzen — Jedes Element jederzeit auf die App-Standardfarbe zurücksetzen

Rollen & Berechtigungen

Die Verwaltung von Team-Zugängen wurde überarbeitet. Unter Einstellungen → Rollen und Einstellungen → Nutzer hast du jetzt deutlich mehr Kontrolle.

• Mehrere Rollen pro Nutzer — Ein Nutzer kann mehrere Team-Rollen gleichzeitig haben (z. B. Trainer und Admin) und erhält die kombinierten Rechte
• Mitglied zum Team befördern — Bestehende Mitglieder lassen sich zu Team-Mitgliedern machen, ohne ein neues Konto anzulegen — der Portal-Zugang als Mitglied bleibt erhalten. Der Team-Zugang kann später wieder entzogen werden, ohne die Mitgliedschaft zu löschen
• Übersichtlicher Berechtigungs-Editor — Pro Bereich einfach „Kein Zugriff", „Ansehen" oder „Verwalten" wählen — oder im Detailmodus einzelne Berechtigungen fein einstellen
• Verständliche Bezeichnungen — Berechtigungen sind jetzt klar benannt und nach Bereich gruppiert
• Zugriff auf Abrechnungseinheiten beschränken — Team-Mitglieder lassen sich auf bestimmte Abrechnungseinheiten begrenzen (sichtbar, wenn mehrere Einheiten existieren). Sie sehen dann nur Mitglieder, Rechnungen und Finanzdaten ihrer zugewiesenen Einheiten

Neues Dashboard

Das Dashboard unter Dashboard wurde komplett neu aufgebaut. Es ist jetzt frei zusammenstellbar: Karten lassen sich per Drag & Drop anordnen, in der Größe ändern sowie hinzufügen oder entfernen — jeder im Team gestaltet sich seine eigene Übersicht.

• Heute im Blick — Spotlight für die laufende Stunde (Anwesenheit, Zu-/Absagen, Probetrainings) und der Tagesplan
• Kennzahlen des Monats — Aktive Mitglieder, Umsatz, Anwesenheit, Lead-Conversion, offene Rechnungen und mehr
• Mitglieder & Training — Check-in-Verlauf, gefährdete Mitglieder, Gürtelverteilung, Geburtstage, Top-Kurse
• Finanzen & Wachstum — Einnahmen/Ausgaben-Trend, Rechnungsstatus, Customer Lifetime Value, Lead-Funnel, Plan- und Altersverteilung
• Probetraining-Karte — Anstehende und vergangene Probetrainings, direkt als „erschienen"/„nicht erschienen" markierbar
• Einrichtungs-Checkliste — Begleitet neue Clubs Schritt für Schritt durch die Ersteinrichtung
• Nach Standort filterbar — Alle Daten lassen sich auf einen Standort eingrenzen

Posteingang — alle Kanäle an einem Ort

Der neue Posteingang unter Posteingang bündelt alle Nachrichten deines Clubs an einem Ort — über WhatsApp, E-Mail, Instagram und Messenger hinweg.

• Alle Kanäle vereint — WhatsApp, E-Mail, Instagram und Messenger in einer Ansicht
• Echtzeit — Neue Nachrichten erscheinen sofort, ohne die Seite neu zu laden; ein Zähler zeigt ungelesene Konversationen
• WhatsApp 24-Stunden-Fenster — Ein Hinweis zeigt, wie lange das Antwortfenster noch offen ist
• Konversationen organisieren — Als erledigt markieren, später erinnern (Snooze) oder einem Team-Mitglied zuweisen
• Kontakte verknüpfen — Unbekannte Kontakte zu Leads machen oder mit bestehenden Mitgliedern verknüpfen
• Interne Notizen & Labels — Notizen und Tags pro Konversation

Mitgliederprofil — neue Funktionen

Das Mitgliederprofil hat mehrere Neuerungen bekommen.

• Sicherheit & Sitzungen — Ein neuer Sicherheits-Tab zeigt alle aktiven Anmeldungen eines Mitglieds mit Gerät, Browser, IP-Adresse, ungefährem Standort und letzter Aktivität. Einzelne Sitzungen oder alle auf einmal lassen sich abmelden
• Separate Rechnungsadresse — Hinterlege eine eigene Rechnungsadresse mit Firmenname und USt-IdNr. — sie wird automatisch auf den Rechnungs-PDFs verwendet
• Standortzuweisung — Bestehende Mitglieder können nachträglich einem Standort zugewiesen werden (wenn die Standortbeschränkung aktiv ist)
• Profil-Vorschau per Hover — In Mitgliederlisten erscheint beim Überfahren eines Avatars eine Karte mit den wichtigsten Infos: Kontakt, Plan, Gürtelfortschritt, Status und mehr

Flexible Kurswiederholung

Kurse müssen nicht mehr wöchentlich stattfinden. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kurses unter Kurse kannst du jetzt zwischen einem Standard- und einem benutzerdefinierten Zeitplan wählen.

Das ist ideal für Kurse, die nicht jede Woche laufen — zum Beispiel ein Workshop alle zwei Wochen oder ein Kurs am letzten Freitag jedes Monats.

• Wöchentlich oder monatlich — Wähle Frequenz und Intervall (z. B. „alle 2 Wochen")
• Wochentags-Auswahl — Lege bei wöchentlicher Wiederholung die Tage fest
• Monatliche Muster — z. B. „am 1. Montag" oder „am letzten Freitag" des Monats
• Modus jederzeit umschaltbar — Wechsle ohne Datenverlust zwischen Standard- und benutzerdefiniertem Zeitplan

Handbücher & Anleitungen

Mit der neuen Funktion „Handbücher" erstellst du interne Anleitungen und Standardabläufe (SOPs) für dein Team. Du findest sie unter Handbücher.

• Notion-ähnlicher Editor — Rich-Text mit Überschriften, Listen, Checklisten, Tabellen, Bildern und YouTube-Einbettungen über Slash-Befehle
• Automatisches Speichern — Änderungen werden automatisch gespeichert, mit Live-Statusanzeige
• Abschnitte & Struktur — Gliedere Handbücher in Abschnitte mit einer Ebene Unterabschnitte, per Drag & Drop sortierbar
• Duplizieren — Bestehende Handbücher mit einem Klick als Vorlage kopieren
• Entwurf & Veröffentlichung — Arbeite an Entwürfen und veröffentliche sie, wenn sie fertig sind; optional per Link teilbar

Skill-Tracking

Mit dem neuen Skill-Tracking dokumentierst du den Lernfortschritt deiner Mitglieder. Lege pro Sportart einen Skill-Katalog unter Einstellungen → Skills an und bewerte die Mitglieder anschließend direkt im Profil.

• Skill-Katalog pro Sportart — Techniken mit Name, Beschreibung und Tags definieren, per Drag & Drop sortierbar
• Zwei Bewertungsarten — Mehrstufig (Eingeführt → Übend → Sicher → Fortgeschritten) oder einfach Ja/Nein
• Bewertung im Profil — Coaches bewerten Skills direkt im Mitgliederprofil, mit optionalen Notizen
• Radar-Diagramm — Eine Spinnennetz-Grafik im Profil zeigt Stärken und Entwicklungsfelder auf einen Blick
• Curriculum-Verknüpfung — Skills lassen sich optional mit Gürtelstufen verknüpfen

News-Feed

Unter Kommunikation → Feed kannst du jetzt Beiträge und Umfragen direkt an deine Mitglieder senden. Beiträge erscheinen im In-App-Feed und können optional als Push-Benachrichtigung zugestellt werden. Mit Segmenten steuerst du, wer den Beitrag sieht — oder du sendest ihn an alle.

• Beiträge & Umfragen — Erstelle einfache News-Beiträge oder Umfragen mit Einfach-/Mehrfachauswahl und Freitext
• Push-Benachrichtigungen — Mitglieder werden auf Wunsch per Push auf dem Handy benachrichtigt
• Kommentare & Likes — Mitglieder können Beiträge kommentieren und liken (Kommentare werden in Kürze freigeschaltet)
• Antwortfrist — Lege bei Umfragen eine Frist fest, bis wann Antworten möglich sind
• Zielgruppen — Nutze Segmente, um Beiträge gezielt an bestimmte Mitgliedergruppen zu senden

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in den Omoplata Docs.

Segmente

Mit Segmenten kannst du wiederverwendbare Zielgruppen für dein Kommunikationssystem erstellen. Unter Einstellungen → Segmente definierst du dynamische Regeln — z. B. „Plan ist Gold UND Disziplin ist BJJ" — und Omoplata ermittelt automatisch alle passenden Mitglieder mit aktiver Mitgliedschaft.

• Regel-Builder — Kombiniere Regeln nach Plan, Disziplin, Kurs, Standort oder Altersgruppe mit UND/ODER-Logik
• Mehrfachauswahl — Mit den Operatoren „ist einer von" / „ist keiner von" wählst du mehrere Werte per Toggle-Button
• Live-Vorschau — Die Anzahl der passenden Mitglieder wird in Echtzeit angezeigt, mit aufklappbarer Mitgliederliste

Profilbild-Upload über die App

Mitglieder können nun ihr Profilbild direkt über die App hochladen. Wie immer behältst du die Kontrolle: Unter Einstellungen → App kannst du festlegen, ob Mitglieder ihr Profilbild jederzeit ändern dürfen oder nur dann, wenn noch kein Bild hinterlegt ist.

• Immer — Mitglieder können ihr Profilbild jederzeit hochladen oder ersetzen
• Nur wenn leer — Mitglieder können nur dann ein Bild hochladen, wenn noch keins vorhanden ist (Standard)

Pflicht-Telefonnummer im Probetraining-Formular

Im Probetraining-Formular gibt es eine neue Einstellung: Du kannst jetzt festlegen, ob die Telefonnummer ein Pflichtfeld sein soll. Die Einstellung findest du unter Einstellungen → Probetraining. Standardmäßig bleibt das Telefonfeld optional — das bisherige Verhalten ändert sich also nicht.

Check-in-Verlauf im Mitgliederprofil

Im Mitgliederprofil gibt es einen neuen Bereich: den Check-in-Verlauf. Hier siehst du auf einen Blick alle Check-ins eines Mitglieds — mit Datum, Uhrzeit, Kursname und Quelle (QR-Code, Admin oder Tablet).

Clubschließungen

Passend zu Ostern führen wir eine neue Funktion ein: Du kannst nun Schließzeiten für deinen Club definieren — z. B. Betriebsferien oder Wartungspausen. Alle betroffenen Kurstermine werden automatisch abgesagt. Schließzeiten können clubweit oder standortspezifisch gelten.

In der Kalenderansicht werden Schließtage farblich hervorgehoben und jede Schließzeit zeigt eine übersichtliche Liste der abgesagten Termine. Wenn du eine Schließzeit bearbeitest oder löschst, werden nur die davon betroffenen Termine wiederhergestellt — überlappende Schließzeiten bleiben berücksichtigt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in den Omoplata Docs.

E-Mail-Verfassen verbessert

Das Verfassen von E-Mails wurde grundlegend überarbeitet. Das neue Compose-Fenster erscheint kompakt in der unteren rechten Ecke — ähnlich wie bei Gmail — und lässt sich minimieren. Anhänge zeigen nun einen Upload-Fortschritt und der Senden-Button wird während des Uploads deaktiviert.

Außerdem kannst du jetzt direkt in einem E-Mail-Thread antworten, ohne das vollständige Compose-Fenster öffnen zu müssen. Im Posteingang gibt es neue Bulk-Aktionen wie Archivieren, Löschen und Markieren mit Undo-Funktion.

Kursbearbeitung im Anwesenheitsmodal

Einzelne Kurstermine können nun direkt aus der Anwesenheitsansicht heraus bearbeitet werden — ohne die Kursvorlage zu ändern. Über das neue Bearbeitungsmodal kannst du:

• Start- und Endzeit der Stunde anpassen
• Einen anderen Trainer für diesen Termin zuweisen
• Den Termin absagen oder wieder aktivieren (mit Bestätigungsdialog)

Abgesagte Termine werden in allen Ansichten deutlich gekennzeichnet — mit rotem Badge, Durchstreichung und reduzierter Deckkraft.

Probetraining-Formular einbetten

Hast du das Probetraining-Formular bereits auf deiner Website eingebunden, kannst du unter Einstellungen → Probetraining jetzt Farben und Stil komplett anpassen — über einen visuellen CSS-Builder für Farben, Schriftformatierung und Eckenradius, plus ein Freitextfeld für eigenes CSS. Eine Live-Vorschau zeigt die Änderungen in Echtzeit.

Falls du das Formular noch nicht eingebunden hast, kopiere einfach den Embed-Code aus den Einstellungen und füge ihn auf deiner Website ein. Eine Anleitung findest du in den Omoplata Docs.

Mitgliedschaften für bestehende Nutzer erstellen

Admins und Trainer können nun neue Mitgliedschaften direkt mit dem Status „Aktiv (Legacy)" anlegen. Damit wird der reguläre Onboarding-Flow umgangen, wenn Vertrag und Zahlungsdaten bereits extern vorhanden sind — ideal beim Nachtragen von Bestandsmitgliedern oder bei manueller Verwaltung.

Gebühren bei Pause

Wiederkehrende Gebühren können jetzt unabhängig von der Mitgliedschaftspause gesteuert werden. Mit dem neuen Toggle „Gebühr bei Pause pausieren" bestimmst du pro Gebühr, ob sie während einer Mitgliedschaftspause weiterhin in Rechnung gestellt wird.

Standardmäßig pausiert die Gebühr mit der Mitgliedschaft — ideal für reguläre Beiträge. Deaktivierst du die Option, wird die Gebühr auch während der Pause eingezogen — nützlich z. B. für Versicherungen oder andere laufende Kosten.

Gürtel-Graduierungssystem: Tracks

Verschiedene Kampfsportarten handhaben Gürtel unterschiedlich — manche unterscheiden zwischen Kinder- und Erwachsenengürteln, andere nutzen nur einen einzigen Pfad. Das bisherige System mit starren Altersgruppen-Kategorien wurde deshalb auf flexible Tracks umgestellt. Damit lässt sich die Gürtelverwaltung einfach und flexibel an jede Sportart anpassen.

Kurswechselfunktion

Mitglieder mit fester Kurszeit können nun einen Tausch-Credit erhalten, wenn sie einen Termin nicht wahrnehmen können. Mit diesem Credit dürfen sie innerhalb eines konfigurierbaren Zeitraums (Standard: 7 Tage) einen anderen Termin besuchen.

Optional sind auch kursübergreifende Wechsel möglich — die Kapazitätsgrenzen werden dabei berücksichtigt. Die Funktion ist auch über die API für die Mobile App verfügbar.

Limits für Probetraining

Pro Kurs kann jetzt eine maximale Anzahl an Probetraining-Anmeldungen festgelegt werden. Ist das Limit erreicht, wird der Termin im öffentlichen Anmeldeformular als ausgebucht angezeigt und kann nicht mehr gebucht werden.

Im Admin-Kalender wird eine Warnung angezeigt, wenn ein Termin seine Kapazitätsgrenze erreicht hat. So behältst du jederzeit den Überblick über die Auslastung deiner Kurse.

• Kapazitätswarnung im Admin-Kalender

Vertragsablauf-Benachrichtigungen

Omoplata benachrichtigt dich jetzt automatisch, wenn Verträge in den nächsten 30 Tagen auslaufen. Für jeden Alert stehen dir vier Optionen zur Verfügung:

• Vertrag beibehalten — keine Änderung, der Vertrag läuft weiter
• Auf monatliche Abrechnung wechseln — Vertrag wird auf monatlich kündbar umgestellt
• Preis erhöhen — mit voreingestellten Prozentsätzen oder individuellem Betrag
• Neuer Vertrag — ein Signing-Link wird automatisch an das Mitglied gesendet

Integrierte E-Mails in Omoplata

Omoplata verfügt nun über ein integriertes Postfach für deinen Club. In den meisten Fällen läuft das über die Omoplata-integrierte Adresse, z.B. clubname@clubs.omoplata.de.

Damit kannst du:

• Antworten auf Systemmails direkt im System sehen und beantworten
• Eingehende Nachrichten zentral verwalten
• Sehen, wenn automatische E-Mails (z.B. Zahlungserinnerungen) aufgrund einer fehlerhaften oder fehlenden Mailadresse nicht zugestellt werden konnten

Verbesserungen

• Integriertes Postfach pro Club
• Antworten auf Systemmails direkt im System
• Benachrichtigung bei nicht zustellbaren E-Mails

Finanzbereich — noch übersichtlicher

Im Finanzbereich haben wir für mehr Übersicht gesorgt:

• Der Button zum Versand der Bankeinreichung befindet sich jetzt direkt im Reiter „SEPA-Dateien" und der Button zur Abrufung der Banktransaktionen im gleichnamigen Reiter — nicht mehr unter „Rechnungen"
• Die bisherige Bezeichnung „PIN" heißt nun „Sicherheitscode"
• Erstellte SEPA-Dateien sind nun filterbar — als Standardeinstellung werden nur SEPA-Dateien mit dem Status „offen" angezeigt

Verbesserungen

• Bankeinreichung und Transaktionsabruf in die jeweiligen Reiter verschoben
• „PIN" in „Sicherheitscode" umbenannt
• SEPA-Dateien filterbar mit Standardansicht „offen"

Neue Filter in der Mitgliederübersicht

Die Mitgliederübersicht bietet nun zusätzliche Spezialfilter, mit denen du stets den Überblick behältst:

• Verträge, die bald das Ende der Erstlaufzeit erreichen
• Mitglieder, die bereits monatlich kündbar sind
• Weitere vertragsbezogene Filter

Verbesserungen

• Spezialfilter für Vertragsende der Erstlaufzeit
• Filter für monatlich kündbare Mitglieder
• Zusätzliche vertragsbezogene Filteroptionen

Omoplata Docs — Hilfe und Anleitungen

Mit den neuen Omoplata Docs findest du jetzt eine zentrale Sammlung von Anleitungen und Erklärungen zu allen wichtigen Bereichen im System. Die Inhalte wachsen stetig weiter. Du findest alle Infos unter omoplata.de/docs.

Weitere Verbesserungen bei Graduierungen

Die Gürtelansicht wurde weiter überarbeitet:

• Gürtel für mehrere Sportarten können nun parallel angezeigt werden
• Die Gürtelansicht wurde insgesamt überarbeitet
• Wenn du die Gürtelfarbe als Namen hinterlegst, nutzt das System automatisch die korrekte Farbdarstellung

Verbesserungen

• Parallele Anzeige von Gürteln für mehrere Sportarten
• Überarbeitete Gürtelansicht
• Automatische Farbdarstellung basierend auf dem Gürtelnamen

Mitglieder-App — Erster Launch

Die erste personalisierte Omoplata App ist live im Apple App Store und Google Play Store — umgesetzt für Supreme MMA! Die App wird zeitnah ihre ersten aktiven Nutzer haben und dient als Grundlage für weitere Rollouts.

In den nächsten Tagen wird es weitere Infos zur allgemeinen Omoplata App geben. Clubs mit personalisierter App erhalten ebenfalls Updates zum aktuellen Stand.

Probetraining-Verknüpfung

Die Probetraining-Verknüpfung mit deiner Webseite ist jetzt noch flexibler. Du kannst festlegen, ob sich Interessenten direkt für einen konkreten Kurs eintragen dürfen.

In diesem Fall passiert Folgendes automatisch:

• Es wird eine personalisierte Bestätigungsmail an den Interessenten verschickt — mit allen wichtigen Infos wie Uhrzeit und Ort
• Eine Kalendereinladung wird automatisch mitgesendet
• Die Probetrainings-Anmeldung erscheint direkt im jeweiligen Kurs in der neuen Kursübersicht

Verbesserungen

• Interessenten können sich direkt für einen konkreten Kurs anmelden
• Automatische Bestätigungsmail mit Kursdetails
• Automatische Kalendereinladung für Probetrainings

Neue Kursübersicht

Unter dem Reiter „Kurse" gibt es ab sofort eine neue Kursübersicht im Kalenderformat.

• Du siehst direkt, wer seine Teilnahmeabsicht für einen Kurs abgegeben hat und wer sich bereits eingecheckt hat
• Probetrainings-Anmeldungen werden übersichtlich im jeweiligen Kurs angezeigt
• Ist ein Trainer hinterlegt, ist dieser sofort sichtbar
• Nutzt du mehrere Standorte oder verschiedene Trainingsräume, kannst du diese nun pro Kurs hinterlegen — die Voreinstellungen dazu findest du unter Einstellungen → Venues

Verbesserungen

• Neue Kalender-Kursübersicht
• Teilnahmeabsichten und Check-ins direkt sichtbar
• Trainer-Anzeige pro Kurs
• Standort-/Raum-Zuordnung pro Kurs (konfigurierbar unter Einstellungen → Venues)

Die Omoplata Mitglieder-App

Die Mitglieder-App kommt früher als geplant! Der Launch ist pünktlich zu Beginn des Jahres 2026 vorgesehen — die App wird sowohl im Apple App Store als auch im Google Play Store verfügbar sein.

Es wird zwei App-Varianten geben:

Die Omoplata App — eine zentrale App für deine Mitglieder mit allen wichtigen Funktionen rund um Training, Kommunikation und Organisation. Eine Trainer-App ist ebenfalls in den Startlöchern! Die App ist kostenfrei für alle Clubs, die bereits Omoplata nutzen.

Deine eigene Club-App (White-Label) — mit deinem eigenen App-Icon, individuellen Hintergrundbildern und Fotos sowie vielseitigen Personalisierungs-Optionen, passend zu deinem Club und deinem Stil.

Verbesserungen bei Graduierungen

Der jeweilige Gürtel inklusive Streifen wird nun noch ansprechender in der Mitgliederliste angezeigt. Für ein Mitglied können jetzt auch mehrere Gürtel gleichzeitig angezeigt werden.

Du hast noch keine Graduierungen freigeschaltet? So geht's:

1. Wähle unter Einstellungen → Sportart die Sportart aus, für die du Graduierungen freischalten möchtest.
2. Unter Einstellungen → Graduierungen kannst du anschließend für die jeweilige Nutzer-Demographie (Kinder/Jugendliche/Erwachsene) die Gürtel hinterlegen.
3. Danach kannst du für alle Mitglieder, die die jeweilige Sportart im Profil hinterlegt haben, den aktuellen Gürtel über das Profil eintragen.

Verbesserungen

• Verbesserte Gürtel-Anzeige in der Mitgliederliste
• Mehrere Gürtel pro Mitglied gleichzeitig darstellbar

Transaktionsstatus über das Mitgliederprofil bearbeiten

Ab sofort kannst du über das Profil des Mitglieds nicht nur die vergangenen und anstehenden Transaktionen einsehen, sondern direkt auch:

• Den Status bearbeiten
• Den Verlauf einsehen
• Die Transaktion bearbeiten (sofern sie im Status „ausstehend" ist)

Verbesserungen

• Transaktionsstatus direkt im Mitgliederprofil änderbar
• Transaktionsverlauf im Profil einsehbar
• Bearbeitung ausstehender Transaktionen über das Profil

Manuelle Transaktionen erstellen

Ein Mitglied hat noch offene Rechnungen aus der Vergangenheit, die beim Datenimport noch nicht in Omoplata aufgeführt waren? Oder ein Mitglied hat eine private Einheit gebucht, die du per SEPA einziehen möchtest?

Ab jetzt kein Problem! Du kannst über das Mitgliederprofil (im Aktionen-Button unter „Übersicht" oder unter „Abrechnung") eine manuelle Transaktion erstellen. Mit der Option „Rechnung sofort erstellen" erscheint die Transaktion sofort als „ausstehend" im Rechnungsbereich und kann direkt an die Bank geschickt werden. Ohne diese Option wird sie mit dem nächsten fälligen Mitgliedsbeitrag abgerechnet.

Verbesserungen

• Manuelle Transaktionen über das Mitgliederprofil erstellen
• Option zur sofortigen Rechnungserstellung

Rechnungen filtern

Um dir einen noch besseren Überblick über den Status deiner Rechnungen zu geben, haben wir weitere Filter im Rechnungsbereich hinzugefügt. Du siehst mit einem Klick, wie viele Rechnungen im jeweiligen Status vorhanden sind:

• Rechnungen, die als ausstehend markiert sind oder bereits an die Bank geschickt wurden
• Rückläufer in „retry ausstehend", die auf erneuten Versand warten
• Nicht abbuchbare Rechnungen, bei denen die offene Forderung beim Mitglied eingefordert werden kann

Zusätzlich kann nun auch nach der Zahlungsart gefiltert werden — so kannst du genau nachverfolgen, welche Mitglieder noch offene Rechnungen per Bargeld oder Überweisung haben.

Verbesserungen

• Neue Statusfilter im Rechnungsbereich mit Anzahl-Anzeige
• Filter nach Zahlungsart (Lastschrift, Überweisung, Bargeld)

Neuer „Aktion"-Button im Mitgliederprofil

Da das Mitgliederprofil aufgrund immer neuer Funktionen etwas unübersichtlich wurde, gibt es nun einen zentralen „Aktion"-Button, über den du einige Aktionen, die du vermutlich nicht täglich benötigst, direkt ausführen kannst. Es werden hier sicherlich noch einige hinzukommen.

Dashboard, Analytics und Alerts

Basierend auf eurem Feedback befindet sich der Analytics-Bereich nun separat in der Navigation. Dies erlaubt uns, das Dashboard als aktionsbasierten Bereich zu nutzen. Du findest hier einen neuen Alerts-Bereich.

Dieser Bereich zeigt dir wichtige Hinweise und Benachrichtigungen an und hilft dir, Unstimmigkeiten rechtzeitig zu erkennen und zu beheben. Aktuell findest du Hinweise zu folgenden Themen:

• SEPA-Dateien, die erstellt, aber nicht an die Bank geschickt wurden
• Mitglieder mit fehlenden Zahlungsmethoden
• Mitglieder mit multiplen Mitgliedschaften
• Mitglieder, deren Onboarding noch nicht abgeschlossen ist
• Mitglieder, deren Pause endet

Hast du einen Alert behoben, kannst du diesen als „erledigt" markieren oder auf „ignorieren" klicken. Wenn das System erkennt, dass er doch noch nicht erledigt ist, wird die Benachrichtigung nochmal zurückkommen.

Verbesserungen

• Analytics-Bereich in eigene Navigation verschoben
• Neuer Alerts-Bereich im Dashboard
• Alerts können als erledigt markiert oder ignoriert werden

Eingeschränkte Statusänderungen im Finanzbereich

Um die Datenintegrität im Finanzbereich zu gewährleisten, sind einige Statusänderungen jetzt eingeschränkt.

SEPA-Dateien: Der Status kann nicht mehr manuell geändert werden. Ist die Datei einmal an die Bank gesendet, kann sie nicht mehr zurückgenommen werden. Nach dem Abruf der Banktransaktionen ändert sich der Status automatisch auf „verarbeitet".

Transaktionen: Ist für eine Transaktion bereits eine Rechnung erstellt, kann nur noch der Status der Rechnung geändert werden — nicht mehr der Status der Transaktion selbst.

Rechnungen: Ist eine Rechnung bereits in einer SEPA-Datei aufgeführt, kann der Status nicht mehr geändert werden. Die SEPA-Datei muss erst gelöscht, die Rechnung angepasst und die SEPA-Datei anschließend neu erstellt werden.

Verbesserungen

• Statusänderungen bei SEPA-Dateien, Transaktionen und Rechnungen eingeschränkt, um Datenintegrität sicherzustellen

Überweisungsabgleich

Überweist ein Mitglied den Mitgliedsbeitrag, führt Omoplata nun automatisch einen Zahlungsabgleich durch.

1. Rufe zunächst deine Banktransaktionen ab.
2. Erkennt das System anhand der gleichen IBAN und des fälligen Betrags einer Rechnung eine 100%ige Übereinstimmung, markiert es die Rechnung automatisch als „bezahlt" und zeigt dies als „abgeglichen" in den Banktransaktionen an.
3. Liegt keine eindeutige Zuordnung vor — z.B. weil der Rechnungsbetrag nicht exakt der fälligen Summe entspricht — wird „Prüfung ausstehend" angezeigt. Über die drei Punkte rechts kann dann eingesehen werden, welcher Rechnung die Gutschrift zugeordnet werden könnte.

Hinweis: Nur wenn die IBAN des Mitglieds im System hinterlegt ist, kann der automatische Abgleich stattfinden. Überweist ein Mitglied regelmäßig, kann als Zahlungsmethode „Überweisung" statt Lastschrift ausgewählt werden — die Rechnung wird dann erstellt, aber nicht in die SEPA-Datei aufgenommen.

Verbesserungen

• Automatischer Zahlungsabgleich bei Banküberweisungen
• Anzeige von „abgeglichen" bzw. „Prüfung ausstehend" bei Banktransaktionen
• Manuelle Zuordnung bei nicht eindeutigen Überweisungen möglich

Mitglieder als „zahlungsunfähig" markieren

Diese Funktion ist für alle Fälle gedacht, in denen Mitgliedsbeiträge trotz aktivem Vertrag wiederholt nicht per Lastschrift eingezogen werden können.

Zusätzlich zum bereits existierenden Status „zurückgestellt" kannst du ab sofort die Mitgliedschaft im Profil des betreffenden Mitglieds unter Mitgliedschaft → Mitgliedschaft verwalten → als zahlungsunfähig markieren setzen.

Kommende Rechnungen werden weiterhin erstellt, aber direkt in den Status „nicht abbuchbar" verschoben und nicht in die SEPA-Datei aufgenommen. Sobald du das Abbuchungsproblem klären konntest, kann die Mitgliedschaft wieder auf „aktiv" umgestellt werden — alle in der Zwischenzeit fällig gewordenen Rechnungen werden dann auf „ausstehend" gestellt.

Hinweis: Bereits als „ausstehend" oder „retry ausstehend" markierte Rechnungen, oder solche die sich schon in einer SEPA-Datei befinden, müssen manuell als „nicht abbuchbar" markiert werden.

Verbesserungen

• Neuer Mitgliedschaftsstatus „zahlungsunfähig"
• Automatische Erstellung von Rechnungen im Status „nicht abbuchbar"
• Automatische Wiederherstellung ausstehender Rechnungen bei Reaktivierung

KI-Assistenz — BETA

Wir haben einen neuen KI-Assistenten eingebaut, damit du schneller Antworten auf deine Fragen bekommst. Du findest ihn in der Command Palette (Strg + K) — der globalen Suchleiste über der Menüleiste.

Stelle einfach eine Frage und die KI-Assistenz antwortet dir — je nach Bedarf mit einer kurzen oder einer ausführlichen Antwort. Dies ist die BETA-Version, sodass sich die Antworten stetig verbessern werden. Bald kannst du auch konkrete Fragen zu Mitgliedern, anstehenden Kursen und mehr stellen.

Selbstverständlich erhältst du weiterhin Support auf gewohntem Wege — die neue Funktion soll dir ermöglichen, viele Fragen direkt selbst klären zu können.

Verbesserungen

• KI-Assistenz in der Command Palette (Strg + K) verfügbar
• Kurze und ausführliche Antworten je nach Fragestellung